Verwenden der Access-Datenbankvorlage für die Kontaktverwaltung

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Verwenden Sie die Vorlage Access 2007 Contact Management Database , um Namen, Adressen, Telefonnummern und andere Informationen nachzuverfolgen. Mit dieser neuen Version einer beliebten Access-Vorlage können Sie auch jeden Kontakt kategorisieren, e-Mail-Nachrichten senden und Karten von Adressen erstellen.

Kontaktverwaltungsdatenbank

Verwenden der Datenbank

In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte bei der Verwendung der Datenbankvorlage für die Kontaktverwaltung behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

  • Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access die Seite "erste Schritten" an. Wenn Sie verhindern möchten, dass diese Seite beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Schritte beim Öffnen dieser Datenbank anzeigen .

    Schließen Sie die Seite Erste Schritte, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.

  • Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind:

    1. Klicken Sie in der Statusleiste auf Optionen.

    2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen auf Diesen Inhalt aktivieren und dann auf OK.

      Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel entscheiden, ob Sie einer Datenbank vertrauen möchten.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Office Outlook 2007

Wenn Sie Office Outlook 2007 verwenden, können Sie Kontakte aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

  1. Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf aus Outlook hinzufügen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Suchen nach einem Kontakt

Im Feld " Schnellsuche " können Sie schnell einen Kontakt im Formular " Kontaktliste " finden.

  • Geben Sie im Formular Kontaktliste im Feld Schnellsuche den Text ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, oder klicken Sie auf Gehe zu.

    Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Wenn Sie zur vollständigen Liste zurückkehren möchten, klicken Sie auf alle Datensätze anzeigen.

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Im Formular Kontaktliste sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie die angezeigten Felder:

  1. Klicken Sie auf Felder einblenden/ausblenden.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.

Anzeigen von Berichten

Die Kontakt Verwaltungsdatenbank umfasst zwei Berichte: Verzeichnis und Telefonbuch. So zeigen Sie einen Bericht an:

  • Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

Anzeigen von Kontaktdetails

Im Formular Kontakt Details können Sie weitere Informationen zu jedem Kontaktanzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular Kontakt Details an:

  • Klicken Sie im Formular Kontaktliste neben dem Kontakt, den Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .

Hinzufügen eines Bilds

Im Formular Kontakt Details können Sie ein Bild für den Kontakt hinzufügen.

  1. Klicken Sie unter dem Bilderrahmen auf +/– Bilder.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  3. Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.

  4. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Hinweis: Sie können jedem Kontakt mehrere Dateien anfügen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kontakts

Wenn Sie im Formular Kontakt Details eine Straßenadresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Orts anzeigen:

  • Klicken Sie auf zum Zuordnen.

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