Verwenden der Access-Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung

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Verwenden Sie die Access 2007-Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung , um eine Gruppe von Arbeitsaufgaben nachzuverfolgen, die Sie oder Ihr Team erledigen müssen. Sie können auch Aufgabendetails durchsuchen und Filtern, Spalten ein-oder ausblenden, e-Mail-Nachrichten senden und die Adressen von Aufgaben Besitzern zuordnen.

Die Access 2007-Vorlage für die Datenbank 'Aufgaben'

Verwenden der Datenbank

In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte bei der Verwendung der Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

  • Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access die Seite "erste Schritten" an. Wenn Sie verhindern möchten, dass diese Seite beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Schritte beim Öffnen dieser Datenbank anzeigen .

    Schließen Sie die Seite Erste Schritte, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.

  • Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind:

    1. Klicken Sie in der Statusleiste auf Optionen.

    2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen auf Diesen Inhalt aktivieren und dann auf OK.

      Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel entscheiden, ob Sie einer Datenbank vertrauen möchten.

Sammeln von Daten per e-Mail

Sie können Aufgabeninformationen von e-Mail-Benutzern sammeln, indem Sie Ihnen ein Dateneingabeformular in einer e-Mail-Nachricht senden. Wenn Benutzer das ausgefüllte Formular zurückgeben, können die Daten verarbeitet und in Ihrer Aufgabenliste gespeichert werden.

  1. Klicken Sie im Formular Aufgabenliste auf Daten sammeln.

  2. Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten zum Sammeln von Daten über e-Mail-Nachrichten , um Daten von den angegebenen e-Mail-Empfängern zu sammeln.

Suchen nach einer Aufgabe oder einem Kontakt

Im Feld " Schnellsuche " können Sie schnell eine Aufgabe im Formular " Aufgabenliste " oder einen Kontakt im Formular " Kontaktliste " finden.

  • Geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Feld Schnellsuche ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, oder klicken Sie auf Gehe zu.

    Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Wenn Sie zur vollständigen Liste zurückkehren möchten, klicken Sie auf alle Datensätze anzeigen.

Filtern der Aufgabenliste

Im Formular Aufgabenliste können Sie die Liste der Vorgänge Filtern und Ihre bevorzugten Filter zur späteren Verwendung speichern.

  1. Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.

  2. Klicken Sie auf Filter speichern.

  3. Geben Sie im Formular Filter Details einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

  4. Verwenden Sie das Feld " Favoriten Filtern ", um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Im Formular " Aufgabenliste " und im Formular " Kontaktliste " sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie die angezeigten Felder:

  1. Klicken Sie auf Felder einblenden/ausblenden.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Spalten einblenden die Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.

Anzeigen von Aufgaben-oder Kontaktdetails

Mit dem Formular " Aufgabendetails " und dem Formular " Kontaktdetails " können Sie weitere Informationen zu einem Element anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular " Aufgabendetails " oder das Formular " Kontaktdetails " an

  • Klicken Sie im Formular Aufgabendetails oder im Formular Kontaktdetails neben dem Element, das Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .

Hinzufügen von Anlagen

Auf dem Formular " Aufgabendetails " und dem Formular " Kontaktdetails " können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

  • Klicken Sie im Detailformular auf +/– Bilder.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  • Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.

  • Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Hinweis: Sie können für jedes Element mehrere Dateien anfügen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Office Outlook 2007

Wenn Sie Office Outlook 2007 verwenden, können Sie Kontakte oder Aufgabenbesitzer aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

  1. Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf aus Outlook hinzufügen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kontakts

Wenn Sie im Formular Kontakt Details eine Straßenadresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Orts anzeigen:

  • Klicken Sie auf zum Zuordnen.

Anzeigen von Berichten

Die Datenbank "Aufgaben" enthält mehrere Berichte, einschließlich aktiver Aufgaben, Aufgaben Details, Kontakt Adressbuch und mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:

  • Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

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