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Verwandeln von Angeboten in bezahlte Rechnungen mit der Webdatenbankvorlage "Dienstleistungen"

Die Access 2010 Services-webdatenbanks Vorlage erstellt eine Ready-to-use-Datenbank, mit der Sie Angebote, Rechnungen, Kunden und andere Daten nachvollziehen können, die mit der Ausführung eines Dienst Unternehmens verbunden sind.

Das folgende Video zeigt ein kurzes Szenario, wie diese Vorlage verwendet werden kann.

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Wenn noch nicht geschehen, Laden Sie die Vorlage Dienste herunter.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Vorlage verwenden, um Ihre eigene Datenbank zu erstellen und zu verwenden, um Ihr Unternehmen zu unterstützen.

Inhalt dieses Artikels

Erstmaliges Starten der Datenbank

Erste Schritte: Hinzufügen vorhandener Daten zu ihrer Dienstdatenbank

Dashboard: nachvollziehen aktiver Angebote und Rechnungen

Angebote: Verwalten aller Angebote

Rechnungen: Verwalten aller Rechnungen

Berichts Center: anzeigen und Drucken von Berichten

Erweitert: Verwalten von Dienstleistungen, Produkten, Mitarbeitern und Kunden

Weitere Schritte

Erstmaliges Starten der Datenbank

Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob Sie die Beispieldaten beibehalten oder löschen möchten, damit Sie mit der Eingabe eigener Daten beginnen können:

Startformular der Webdatenbankvorlage 'Dienstleistungen'

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche auf der linken Seite, um die Datenbank zu öffnen und mit den Beispieldaten zu arbeiten. Access füllt die Services-Datenbank mit Daten des fiktiven Unternehmens Northwind Traders auf.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche auf der rechten Seite, um die Beispieldaten zu löschen, damit Sie mit der Eingabe beginnen können.

Das Löschen der Beispieldaten verhindert auch, dass das Dialogfeld "Start" später wieder angezeigt wird.

3. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um zu verhindern, dass das Dialogfeld später wieder angezeigt wird.

Hinweis: Alle Felder und Steuerelemente in der Dienstvorlage, die Währungsdaten anzeigen, verwenden ein Dollarzeichen ($) als Währungssymbol. Wenn Ihr Gebietsschema ein anderes Währungssymbol verwendet, sollten Sie die betroffenen Felder und Steuerelemente anpassen, bevor Sie die Beispieldaten entfernen.

Erste Schritte: Hinzufügen vorhandener Daten zu ihrer Dienstdatenbank

Die Registerkarte Erste Schritte enthält die folgenden anderen Registerkarten, die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsdaten an Ort und Stelle zu erhalten:

Registerkarten "erste Schritte"

Features

Welcome

Links zu hilfreichen Ressourcen

Unternehmensinformationen

Felder zum Speichern von Informationen zu Ihrem Unternehmen für die Verwendung in Rechnungen und anderen Berichten

Employees

Datenblattansicht der Mitarbeiter. Der angemeldete Mitarbeiter wird auf neue Angebote und Rechnungen aufgenommen

Dienste

Datenblattansicht der Dienste, die Sie zu angeboten und Rechnungen hinzufügen können

Produkte

Datenblattansicht der Materialien, die Sie weiterverkaufen oder verwenden Sie können diese Produkte zu angeboten und Rechnungen hinzufügen.

Angebote #a0 Rechnungen

Zwei Datenblattansichten: Ihre Angebote und Ihre Rechnungen

Wenn Sie im Dialogfeld "Start" auf " meine Daten eingeben " klicken, gelangen Sie aufdie Registerkarte " Erste Schritte", auf der Sie den Prozess der Eingabe Ihrer Daten in Ihre neue Dienstdatenbank beginnen können.

Registerkarte 'Erste Schritte' der Webdatenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Sie müssen nicht die Registerkarte " Erste Schritte " verwenden, um alle Ihre Daten einzugeben. Die Registerkarte dient zur Vereinfachung der ersten Schritte. Die meisten Informationen, die Sie auf den folgenden Registerkarten "erste Schritte" eingeben können, können auch auf den Hauptregisterkarten eingegeben werden, beispielsweise auf der Registerkarte " Kurse " oder auf der Registerkarte Rechnungen . Sie können jedoch nur Ihre Unternehmensinformationen (die in angeboten und Rechnungen angezeigt werden) über die Registerkarte Unternehmensinformationen eingeben.

Registerkarte "Willkommen": Hilfe und andere Ressourcen

Die Links auf der Registerkarte " Willkommen " zeigen auf die aktuellsten Ressourcen, damit Sie Ihre Dienstdatenbank optimal nutzen können. Obwohl sich die Verknüpfungen nicht ändern, werden die Verknüpfungsziele aktualisiert, sobald neue Ressourcen zur Verfügung stehen.

  • Wenn Sie alle Informationen auf der Registerkarte " Willkommen " angezeigt haben, klicken Sie auf weiter , um zur Registerkarte Unternehmensinformationen zu gelangen.

Registerkarte "Unternehmensinformationen": Geben Sie Ihre Unternehmensinformationen ein.

Auf der Registerkarte Unternehmensinformationen können Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen eingeben, beispielsweise Name, Standort, Telefon und e-Mail-Adresse. Diese Informationen werden auf Rechnungen und anderen von der Datenbank erstellten Berichten angezeigt.

Registerkarte 'Firmeninfos' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

  • Geben Sie die Informationen zu Ihrem Unternehmen in die Felder ein, und klicken Sie dann auf weiter.

Registerkarte "Mitarbeiter": eingeben von Mitarbeiterinformationen

Auf der Registerkarte Mitarbeiter können Sie mit dem Hinzufügen von Mitarbeitern zur Datenbank beginnen. So können Sie nachverfolgen, welcher Mitarbeiter was gemacht hat. Wenn beispielsweise ein neues Angebot erstellt wird, wird der angemeldete Mitarbeiter als Teil des neuen Angebots erfasst.

  • Geben Sie die Informationen jedes Mitarbeiters in das Datenblatt ein, und klicken Sie dann auf weiter.

    Sie können auf der Registerkarte Haupt Mitarbeiter auch Mitarbeiter anzeigen, bearbeiten und hinzufügen.

Registerkarte Dienste: eingeben von Dienstinformationen

Fügen Sie auf der Registerkarte Dienste Informationen zu den von Ihnen bereitgestellten Diensten hinzu, beispielsweise den Stundensatz für jeden. Sie können Dienste auch entfernen, indem Sie Sie löschen oder Sie nicht mehr markieren. Sie können einen Dienst nur löschen, wenn er nicht in Anführungszeichen oder Rechnungen angezeigt wird.

Wenn Sie einen Dienst zu einem Angebot oder einer Rechnung hinzufügen, wird der Standardstundensatz für diesen Dienst dem Angebot oder der Rechnung hinzugefügt. Sie können jedoch den Stundensatz für jeden Dienst anpassen, bevor Sie ein bestimmtes Angebot oder eine Rechnung übermitteln. Das Anpassen der Rate für ein Angebot oder eine Rechnung hat keinen Einfluss auf den Standardstundensatz für den Dienst.

Hinzufügen von Dienst Daten, die Sie in Excel gespeichert haben

Sie können Daten aus Excel in ein Access-Datenblatt kopieren und einfügen. Durch das Kopieren und Einfügen von Daten können Sie Zeit sparen, insbesondere dann, wenn sich die Daten in Excel bereits in Zeilen oder Spalten befinden, die mit den Spalten im Datenblatt identisch oder sehr ähnlich sind.

Es gibt zwei Hauptaspekte, wenn Sie sich vorbereiten, Excel-Daten zu kopieren und in Access einzufügen:

  • Wenn die Excel-Daten in Zeilen angeordnet sind (im Gegensatz zu Spalten), sollten Sie die Daten in Excel Transponieren , bevor Sie Sie in Access einfügen.

  • Wenn sich die Excel-Spalten nicht in derselben Reihenfolge wie die Spalten auf dem Access-Datenblatt befinden, sollten Sie die Spalten in Excel neu anordnen , bevor Sie Sie in Access einfügen.

Wichtig: Der Spalten Dienst Code muss einen Wert für jeden Dienst aufweisen, und der Wert muss eindeutig sein, d. h., dass zwei oder mehr Dienste nicht denselben Namen haben können.

Hinweis: Bei den Schritten in diesem Abschnitt wird davon ausgegangen, dass Sie Daten für alle vier Spalten im Datenblatt " Dienste " haben. Wenn Sie nicht über Daten für alle verfügen, können Sie die Daten, die Sie haben, kopieren. Die einzige Spalte, die erforderlich ist und eindeutige Werte enthalten muss, ist Service Code.

Transponieren von Excel-Daten aus Zeilen in Spalten

Tipp: Wenn Ihre Daten nicht wie die Spalten im Access-Datenblatt angeordnet werden, sollten Sie ein Arbeitsblatt in Excel einfügen und die Daten auf dem neuen Arbeitsblatt transponieren. Wenn Sie ein neues Arbeitsblatt verwenden, können Sie die Daten in der Reihenfolge der Access-Datenblattspalten einfacher anordnen.

  1. Wählen Sie in Excel die Daten aus, und drücken Sie dann STRG + C.

    Tipp: Wenn Sie mehrere nicht benachbarte Zellen Gruppen auswählen möchten, halten Sie die STRG-Taste gedrückt, während Sie auswählen.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, die sich außerhalb der ausgewählten Daten befindet (beispielsweise eine Zelle unter der niedrigsten Zeile Ihrer Auswahl), und klicken Sie unter Einfügeoptionenauf
    die Schaltfläche Transponieren : Einfügen, Transponieren

Neuanordnen von Spalten mit Excel-Daten, die sich in einer anderen Reihenfolge aus dem Datenblatt "Dienste" befinden
  1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, die die Daten zu Ihren Diensten enthält.

  2. Einfügen eines neuen Arbeitsblatts Hilfe zu diesem Schritt finden Sie im Excel-Artikel Einfügen oder Löschen eines Arbeitsblatts.

  3. Auf dem neuen Arbeitsblatt:

    1. Geben oder fügen Sie den Dienst Code in Zelle a1 ein.

    2. Geben oder fügen Sie eine Dienstbeschreibung in Zelle B1 ein.

    3. Geben oder fügen Sie in Zelle C1 den Standardstundensatz ein.

    4. Geben oder fügen Sie Notizen in Zelle D1 ein.

  4. Kopieren Sie die Namen oder Codes Ihrer Dienste in Spalte A:

    1. Klicken Sie auf die Registerkarte des Arbeitsblatts, in der die Namen oder Codes aufgeführt sind.

    2. Wählen Sie die Liste der Namen oder Codes aus, und drücken Sie dann STRG + C.

    3. Klicken Sie auf die Registerkarte des neuen Arbeitsblatts.

    4. Wählen Sie Zelle a2 aus, und drücken Sie dann STRG + V.

  5. Kopieren Sie die Beschreibungen ihrer Dienste in Spalte B:

    1. Klicken Sie auf Zelle B2, und geben Sie dann ein Gleichheitszeichen (=) ein.

    2. Klicken Sie auf die Registerkarte des Arbeitsblatts, in der die Beschreibungen aufgelistet sind.

    3. Klicken Sie auf die Zelle, die die erste Beschreibung enthält, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
      Excel fügt den Zellbezug in Zelle B2 auf dem neuen Arbeitsblatt ein.

    4. Klicken Sie auf dem neuen Arbeitsblatt erneut auf Zelle B2, und doppelklicken Sie dann auf die Ausfüllkästchen Ausfüllkästchen .
      Excel fügt die Zellbezüge für den restlichen Teil der Liste in Spalte B ein.

  6. Wiederholen Sie Schritt 5, verwenden Sie aber Spalte C, und kopieren Sie die Standardstunden Sätze für ihre Dienste.

  7. Wiederholen Sie Schritt 5, verwenden Sie aber Spalte D, und kopieren Sie die Notizen für ihre Dienste.

Einfügen von Daten aus Spalten, die sich in der gleichen Reihenfolge wie die Spalten im Datenblatt "Dienste" befinden
  1. Wählen Sie in Excel die Daten aus, und drücken Sie dann STRG + C.

    Wenn Sie mehrere nicht benachbarte Zellen Gruppen auswählen möchten, drücken Sie die STRG-Taste, und halten Sie sie gedrückt, während Sie auswählen.

  2. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Dienste mit der rechten Maustaste auf das Sternchen auf dem Datenblatt, und klicken Sie dann auf Einfügen.
    Kontextmenü auf dem Datenblatt 'Dienstleistungen'

Gleichzeitiges Hinzufügen von Diensten

  • Klicken Sie auf neuen Dienst hinzufügen , um das Formular Service Details zu öffnen, und geben Sie Informationen zu einem Dienst ein.
    oder

  • Geben Sie Daten in das Datenblatt auf der Registerkarte Dienste ein.

Registerkarte "Produkte": eingeben von Produktinformationen

Fügen Sie auf der Registerkarte Produkte Informationen zu Produkten hinzu, die Sie weiterverkaufen oder während des Diensts verwenden.

Wenn Sie ein Produkt zu einem Angebot oder einer Rechnung hinzufügen, wird der Einzelpreis als Teil des Angebots oder der Rechnung erfasst. Sie können jedoch den Einzelpreis für ein Produkt anpassen, bevor Sie ein bestimmtes Angebot oder eine Rechnung übermitteln. Das Anpassen des Preises für ein Angebot oder eine Rechnung hat keinen Einfluss auf den Einzelpreis des Produkts.

Hinzufügen von Produktdaten, die Sie in Excel gespeichert haben

Sie können Daten aus Excel in ein Access-Datenblatt kopieren und einfügen. Durch das Kopieren und Einfügen von Daten können Sie Zeit sparen, insbesondere dann, wenn sich die Daten in Excel bereits in Zeilen oder Spalten befinden, die mit den Spalten im Datenblatt identisch oder sehr ähnlich sind.

Es gibt zwei Hauptaspekte, wenn Sie sich vorbereiten, Excel-Daten zu kopieren und in Access einzufügen:

  • Wenn die Excel-Daten in Zeilen angeordnet sind (im Gegensatz zu Spalten), sollten Sie die Daten in Excel Transponieren , bevor Sie Sie in Access einfügen.

  • Wenn sich die Excel-Spalten nicht in derselben Reihenfolge wie die Spalten auf dem Access-Datenblatt befinden, sollten Sie die Spalten in Excel neu anordnen , bevor Sie Sie in Access einfügen.

Wichtig: Der Artikel Code der Spalte muss einen Wert für jeden Dienst aufweisen, und der Wert muss eindeutig sein, d. h., dass zwei oder mehr Dienste nicht denselben Namen haben können.

Hinweis: Bei den Schritten in diesem Abschnitt wird davon ausgegangen, dass Sie Daten für alle vier Spalten im Datenblatt " Produkte " haben. Wenn Sie nicht über Daten für alle verfügen, können Sie die Daten, die Sie haben, kopieren. Die einzige Spalte, die erforderlich ist und eindeutige Werte enthalten muss, ist Produkt Code.

Transponieren von Excel-Daten aus Zeilen in Spalten

Wenn sich Ihre Daten in Zeilen (im Gegensatz zu Spalten) befinden, Transponieren Sie die Daten in Excel, bevor Sie Sie in Access einfügen.

Tipp: Wenn Ihre Daten nicht wie die Spalten im Access-Datenblatt angeordnet werden, sollten Sie ein Arbeitsblatt in Excel einfügen und die Daten auf dem neuen Arbeitsblatt transponieren. Wenn Sie ein neues Arbeitsblatt verwenden, können Sie die Daten in der Reihenfolge der Access-Datenblattspalten einfacher anordnen.

  1. Wählen Sie in Excel die Daten aus, und drücken Sie dann STRG + C.

    Wenn Sie mehrere nicht benachbarte Zellen Gruppen auswählen möchten, halten Sie die STRG-Taste gedrückt, während Sie auswählen.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, die sich außerhalb der ausgewählten Daten befindet (beispielsweise eine Zelle unter der niedrigsten Zeile Ihrer Auswahl), und klicken Sie unter Einfügeoptionenauf
    die Schaltfläche Transponieren : Einfügen, Transponieren

Neuanordnen von Excel-Spalten, die sich in einer anderen Reihenfolge als dem Produktdatenblatt befinden
  1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, die die Daten zu ihren Produkten enthält.

  2. Einfügen eines neuen Arbeitsblatts Hilfe zu diesem Schritt finden Sie im Excel-Artikel Einfügen oder Löschen eines Arbeitsblatts.

  3. Auf dem neuen Arbeitsblatt:

    1. Geben oder fügen Sie Produkt Code in Zelle a1 ein.

    2. Geben oder fügen Sie die Produktbeschreibung in Zelle B1 ein.

    3. Geben oder fügen Sie den Einzelpreis in Zelle C1 ein.

    4. Geben oder fügen Sie die Menge pro Einheit in Zelle D1 ein.

    5. Geben oder fügen Sie Notizen in Zelle E1 ein.

  4. Kopieren Sie die Namen oder Codes für Ihre Produkte in Spalte A:

    1. Klicken Sie auf die Registerkarte des Arbeitsblatts, in der die Namen oder Codes aufgeführt sind.

    2. Wählen Sie die Liste der Namen oder Codes aus, und drücken Sie dann STRG + C.

    3. Klicken Sie auf die Registerkarte des neuen Arbeitsblatts.

    4. Wählen Sie Zelle a2 aus, und drücken Sie dann STRG + V.

  5. Kopieren Sie die Beschreibungen ihrer Produkte in Spalte B:

    1. Klicken Sie auf Zelle B2, und geben Sie dann ein Gleichheitszeichen (=) ein.

    2. Klicken Sie auf die Registerkarte des Arbeitsblatts, in der die Beschreibungen aufgelistet sind.

    3. Klicken Sie auf die Zelle, die die erste Beschreibung enthält, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
      Excel fügt den Zellbezug in Zelle B2 auf dem neuen Arbeitsblatt ein.

    4. Klicken Sie auf dem neuen Arbeitsblatt erneut auf Zelle B2, und doppelklicken Sie dann auf die Ausfüllkästchen Ausfüllkästchen .
      Excel fügt die Zellbezüge für den restlichen Teil der Liste in Spalte B ein.

  6. Wiederholen Sie Schritt 5, verwenden Sie aber Spalte C, und kopieren Sie den Einzelpreis für Ihre Produkte.

  7. Wiederholen Sie Schritt 5, verwenden Sie aber Spalte D, und kopieren Sie die Menge pro Einheit für Ihre Produkte.

  8. Wiederholen Sie Schritt 5, verwenden Sie aber Spalte E, und kopieren Sie die Notizen für Ihre Produkte.

Einfügen von Daten aus Spalten, die in der gleichen Reihenfolge wie die Spalten im Datenblatt "Produkte" enthalten sind
  1. Wählen Sie in Excel die Daten aus, und drücken Sie dann STRG + C.

    Wenn Sie mehrere nicht benachbarte Zellen Gruppen auswählen möchten, drücken Sie die STRG-Taste, und halten Sie sie gedrückt, während Sie auswählen.

  2. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Produkte mit der rechten Maustaste auf das Sternchen auf dem Datenblatt, und klicken Sie dann auf Einfügen.
    Kontextmenü auf dem Datenblatt 'Dienstleistungen'

Hinzufügen von Produkten nacheinander

  • Klicken Sie auf Neues Produkt hinzufügen , um das Formular Produkt Detail zu öffnen, und geben Sie die Produktinformationen ein.
    oder

  • Geben Sie Daten in das Datenblatt auf der Registerkarte Produkte ein.

Zitate #a0 Registerkarte ' Rechnungen ': eingeben von angeboten und Rechnungen

Wenn Sie bereits einige Angebote und Rechnungen zur Hand haben, können Sie diese in die Datenblätter auf der Registerkarte Quotes #a0 Rechnungen eingeben.

  1. Wenn Sie ein Angebot eingeben möchten, klicken Sie auf Neues Angebot hinzufügen. Wenn Sie eine Rechnung eingeben möchten, klicken Sie auf neue Rechnung hinzufügen.

  2. Geben Sie im daraufhin geöffneten Detailformular die gewünschten Informationen ein, beispielsweise den Status, den Mitarbeiter, der das Angebot oder die Rechnung erstellt hat, und den Kunden.

  3. Wenn Sie einen Kunden eingeben, der nicht in der Datenbank enthalten ist, werden Sie von Access aufgefordert, den neuen Kunden einzugeben. Klicken Sie auf Ja, und geben Sie dann die Informationen zum neuen Kunden ein. Wenn Sie das Datenblatt schließen, steht der Kunde in der Dropdownliste Customer zur Verfügung.

  4. Klicken Sie auf speichern #a0 schließen , nachdem Sie die einzelnen Angebote oder Rechnungen beendet haben. Die Daten werden gespeichert, und das Formular wird geschlossen.

  5. Wenn Sie alle vorhandenen Angebote und Rechnungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf weiter.

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Dashboard: nachvollziehen aktiver Angebote und Rechnungen

Die Registerkarte " Dashboard " bietet eine bequeme Stelle zum nachvollziehen offener Angebote und nicht bezahlter Rechnungen sowie zum Hinzufügen eines neuen Angebots oder einer Rechnung.

Registerkarte 'Dashboard' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Anzeigen von Details zu einem Angebot oder einer Rechnung

  • Klicken Sie auf einen Wert unter Zitat # , um das Formular Angebots Details für dieses Angebot zu öffnen.

    Sie können die Details eines Angebots bearbeiten, bevor es übermittelt wird – also, wenn es sich um einen neuenStatus handelt.

  • Klicken Sie auf einen Wert unter Rechnungsnummer , um das Formular Rechnungs Details für diese Rechnung zu öffnen.

Erstellen eines neuen Angebots oder einer neuen Rechnung

  • Klicken Sie auf Neues Angebot oder neue Rechnung, und füllen Sie dann das Formular aus, das angezeigt wird.

    Hinweis: Wenn Sie nicht bei der Datenbank angemeldet sind, wählen Sie in der Dropdownliste Verkäufer ihren Namen aus, um Ihren Namen dem Angebot oder der Rechnung hinzuzufügen.

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Angebote: Verwalten aller Angebote

Die Registerkarte Zitate bietet Ansichten, die Ihnen helfen, Angebote auf Grundlage ihres Status zu verwalten.

Registerkarte 'Angebote' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Angebote sind auf den folgenden Registerkarten aufgelistet:

  • Aktiv    Listet Angebote auf, die nicht fakturiert, abgelehnt oder abgelaufen sind.

  • Genehmigt    Listet Angebote auf, die genehmigt oder fakturiert wurden.

  • Fakturiert    Listet Angebote auf, die fakturiert wurden. Sie können die Rechnung eines angegebenen Angebots anzeigen.

  • Abgelaufen    Listet Angebote auf, die abgelaufen sind, ohne fakturiert zu werden.

  • Abgelehnt    Listet Angebote auf, die abgelehnt wurden. Sie können ein abgelehntes Angebot genehmigen, um es für die Fakturierung zur Verfügung zu stellen.

Anzeigen von Details zu einem Angebot

  • Klicken Sie auf einen Wert unter Zitat # , um das Formular Angebots Details für dieses Angebot zu öffnen.

    Sie können die Details eines Angebots bearbeiten, bevor es übermittelt wird – also, wenn es sich um einen neuenStatus handelt.

Formular 'Angebot'

Formular 'Angebot'

1. die Angebotsnummer und der Status werden in der oberen linken Ecke des Formulars " Angebots Details " angezeigt.

2. verwenden Sie die Schaltflächen am oberen Rand des Formulars " Angebots Details ", um ein Angebot zu übermitteln, zu genehmigen, abzulehnen oder in Rechnung zu stellen, um ein Duplikat eines Angebots zu erstellen und ein Angebot in Vorbereitung auf den Druck anzuzeigen.

3. Allgemeine Informationen zu einem Angebot finden Sie in den Feldern direkt unter den Schaltflächen am oberen Rand des Formulars " Angebots Details ".

4. auf den Registerkarten in der Mitte des Formulars " Angebotsdetails " finden Sie Details zu dem Angebot: Posten (Dienstleistungen und Produkte), Dienststandort, Steuern und Bedingungen sowie Notizen. Sie können die Tarife und VK-Preise für Einzelposten in einem beliebigen Angebot anpassen, ohne den Standardwert für den zugehörigen Dienst oder das entsprechende Produkt zu beeinflussen.

5. Gesamtbeträge für Dienstleistungen, Produkte und Steuern werden in der unteren rechten Ecke des Formulars " Angebots Details " angezeigt. Wenn Sie Details auf der Registerkarte " Einzelposten " oder auf der Registerkarte " Steuern #a0 Begriffe " aktualisieren, klicken Sie auf Summen aktualisieren, um die in diesem Bereich angezeigten Beträge zu aktualisieren.

Erstellen eines neuen Angebots

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Zitate auf Neues Angebot, und füllen Sie dann das Formular Angebots Details aus.

    Hinweis: Wenn Sie nicht bei der Datenbank angemeldet sind, wählen Sie in der Dropdownliste Verkäufer ihren Namen aus, um Ihren Namen dem Angebot hinzuzufügen.

Senden eines Angebots zur Genehmigung

Angebote, die nicht übermittelt wurden, haben keine Angebotsnummer; der Wert [...] wird unter Zitat #angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zitate in der Zeile mit dem Zitat, das Sie übermitteln möchten, auf [...] .
    Access öffnet das Formular " Angebots Details " und zeigt das Angebot an.

  2. Überprüfen Sie die allgemeinen Informationen und Details für das Angebot, und nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor, beispielsweise das Hinzufügen oder Entfernen von Einzelposten, das Anpassen des Kurses oder des VK-Preises für eine Einzelposition oder das Hinzufügen von Notizen.

  3. Klicken Sie oben im Formular Angebots Details auf Absenden.

Genehmigen oder ablehnen eines übermittelten Angebots

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zitate auf einen Wert unter Zitat # , um das Formular " Angebots Details " zu öffnen und das Angebot anzuzeigen.

  2. Überprüfen Sie die Angebotsinformationen, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn das Angebot akzeptabel ist, klicken Sie oben im Formular Angebots Details auf genehmigen .

    • Wenn das Angebot mit geringfügigen Änderungen akzeptabel ist, klicken Sie oben im Formular " Angebots Details " auf Duplizieren . Access erstellt ein neues Angebot, das auf dem Original basiert. Sie können dann das neue Angebot überarbeiten und übermitteln und dann genehmigen.

    • Wenn das Angebot nicht akzeptabel ist, klicken Sie oben im Formular " Angebots Details " auf ablehnen .

Umwandeln eines genehmigten Angebots in eine Rechnung

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Angebote auf die Registerkarte genehmigt .
    Access zeigt Angebote an, die genehmigt wurden, einschließlich Zitate, die bereits fakturiert wurden.

  2. Klicken Sie auf einen Wert unter Zitat # , um das Formular Angebots Details für dieses Angebot zu öffnen.

  3. Überprüfen Sie die Angebotsinformationen.

    Hinweis: Sie können keine Details zu einem Angebot ändern, das genehmigt wurde. Sie können jedoch ein doppeltes Angebot erstellen, indem Sie auf Duplizieren, überarbeiten und das doppelte Angebot übermitteln und dann genehmigen und dieses Angebot verwenden, um eine Rechnung zu erstellen.

  4. Klicken Sie oben im Formular " Angebots Details " auf Rechnung.

Drucken oder Senden eines Angebots per e-Mail

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zitate auf einen Wert unter Zitat # , um das Formular " Angebots Details " zu öffnen und das Angebot anzuzeigen.

  2. Klicken Sie oben im Formular " Angebots Details " auf Angebot anzeigen.
    Access öffnet das Angebot in dem Formular, in dem es gedruckt wird.

    Hinweis: Die Schaltflächen am oberen Rand des Angebots werden in der endgültigen Kopie nicht angezeigt.

  3. Klicken Sie oben im Angebot auf die entsprechende Schaltfläche.

Seitenanfang

Rechnungen: Verwalten aller Rechnungen

Auf der Registerkarte Rechnungen können Sie neue Rechnungen erstellen und Rechnungen nach Status überprüfen.

Registerkarte 'Rechnungen' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Rechnungen sind auf den folgenden Registerkarten aufgelistet:

  • Unbezahlt    Listet Rechnungen auf, die nicht bezahlt, aber noch nicht fällig sind.

  • Über fällig   Listet Rechnungen auf, die noch nicht bezahlt wurden und überfällig sind.

  • Bezahlt   Listet Rechnungen auf, die bezahlt wurden.

Anzeigen von Details zu einer Rechnung

  • Klicken Sie auf einen Wert unter Rechnungsnummer , um das Formular Rechnungs Details für diese Rechnung zu öffnen.

    Sie können die Details einer Rechnung bearbeiten, bevor Sie übermittelt werden – also, wenn der Status neuist.

Das Formular 'Rechnung'

Das Formular 'Rechnung'

1. die Rechnungsnummer und der Status werden in der oberen linken Ecke des Formulars " Rechnungs Details " angezeigt.

2. verwenden Sie die Schaltflächen am oberen Rand des Formulars " Rechnungs Details ", um eine Rechnung zu übermitteln oder Sie zu begleichen, um ein Duplikat einer Rechnung zu erstellen, um zu sehen, wie eine Rechnung gedruckt aussehen wird, und um Änderungen an einer Rechnung zu speichern und das Formular Rechnungs Details zu schließen.

3. Allgemeine Informationen zu einer Rechnung finden Sie in den Feldern direkt unter den Schaltflächen am oberen Rand des Formulars " Rechnungs Details ". Wenn die Rechnung aus einem Angebot erstellt wurde, erbt Sie diese Informationen von diesem Angebot, Sie können aber Änderungen an der Rechnung vornehmen, ohne dass sich dies auf das ursprüngliche Angebot auswirkt.

4. auf den Registerkarten in der Mitte des Formulars Rechnungsdetails finden Sie Details zur Rechnung: Einzelposten (Dienstleistungen und Produkte), Dienststandort, Steuern und Bedingungen sowie Notizen. Wenn die Rechnung aus einem Angebot erstellt wurde, erbt Sie diese Details aus diesem Angebot, Sie können jedoch Änderungen an den Rechnungsdetails vornehmen, ohne dass sich dies auf das ursprüngliche Angebot auswirkt. Sie können auch die Tarife und VK-Preise für Einzelposten auf jeder Rechnung anpassen, ohne den Standardwert für den zugehörigen Dienst oder das Produkt zu beeinflussen.

5. Gesamtbeträge für Dienstleistungen, Produkte und Steuern werden in der unteren rechten Ecke des Formulars " Rechnungs Details " angezeigt. Wenn Sie Details auf der Registerkarte " Einzelposten " oder auf der Registerkarte " Steuern #a0 Begriffe " aktualisieren, klicken Sie auf Summen aktualisieren, um die in diesem Bereich angezeigten Beträge zu aktualisieren.

Erstellen einer neuen Rechnung

  • Klicken Sie auf neue Rechnung, und füllen Sie dann das Formular Rechnungs Details aus.

    Hinweis: Wenn Sie nicht bei der Datenbank angemeldet sind, wählen Sie in der Dropdownliste Verkäufer ihren Namen aus, um Ihren Namen dem Angebot hinzuzufügen.

Übermitteln einer Rechnung zur Zahlung

Rechnungen, die nicht übermittelt wurden, besitzen keine Rechnungsnummer; der Wert [...] wird unter Rechnung #angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Rechnungen in der Zeile mit der Rechnung, die Sie zur Zahlung einreichen möchten, auf [...] .
    Access öffnet das Formular Rechnungs Details und zeigt die Rechnung an.

  2. Überprüfen Sie die allgemeinen Informationen und Details für die Rechnung, und nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor, beispielsweise das Hinzufügen oder Entfernen von Einzelposten, das Anpassen des Kurses oder des VK-Preises für eine Einzelposition oder das Hinzufügen von Notizen.

  3. Klicken Sie am oberen Rand des Formulars Rechnungs Details auf Absenden.

Drucken oder Senden einer Rechnung per e-Mail

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Rechnungen auf einen Wert unter Rechnungsnummer , um das Formular Rechnungs Details zu öffnen und die Rechnung anzuzeigen.

  2. Klicken Sie am oberen Rand des Formulars Rechnungs Details auf Rechnung anzeigen.
    Access öffnet die Rechnung in dem Formular, in dem Sie gedruckt werden soll.

    Hinweis: Die Schaltflächen am oberen Rand der Rechnung werden in der endgültigen Kopie nicht angezeigt.

  3. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche oben auf der Rechnung.

Eine Rechnung als bezahlt markieren

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Rechnungen auf der Registerkarte nicht bezahlt auf einen Wert unter Rechnungsnummer , um das Formular Rechnungs Details zu öffnen und die Rechnung anzuzeigen.

  2. Klicken Sie am oberen Rand des Formulars Rechnungs Details auf Zahlung kennzeichnen.

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Berichts Center: anzeigen und Drucken von Berichten

Die Datenbankvorlage "Dienstleistungen" umfasst vier Berichte: eine Kundenliste und drei Umsatzberichte (monatlich, quartalsweise und jährlich).

Registerkarte 'Berichtscenter' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

So zeigen Sie eine Vorschau eines Berichts an:

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Berichts Center , und klicken Sie dann unter Bericht auswählenauf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
    Access zeigt den Bericht im Vorschaufenster an.

Sie können Ihre Vorschau mithilfe der Optionen anpassen, die am oberen Rand des Vorschaubereichs angezeigt werden. Welche Optionen angezeigt werden, hängt davon ab, in welchem Bericht Sie eine Vorschau anzeigen.

So drucken Sie einen Bericht:

  1. Zeigen Sie in der Vorschau den Bericht an, den Sie drucken möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichts Center auf in neuer Registerkarte öffnen, und drücken Sie dann STRG + P.

Erweitert: Verwalten von Dienstleistungen, Produkten, Mitarbeitern und Kunden

Die Registerkarte " erweitert " bietet eine bequeme Position zum Verwalten der folgenden Listen:

  • Customers

  • Employees

  • Produkte

  • Dienste

Jede Liste wird als Datenblatt angezeigt, in dem es einfacher ist, Inkonsistenzen zu erkennen und Massenänderungen an Daten vorzunehmen.

Registerkarte 'Erweitert' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Weitere Schritte

Wenn Sie mit der Verwendung der Services-Datenbank für die Verwaltung Ihres Unternehmens beginnen, werden Sie sich wahrscheinlich mit neuen Methoden vertraut sein, mit denen Sie Ihre Daten Abfragen oder filtern möchten. Sie können auch feststellen, dass Sie die Datenbank so ändern möchten, dass Sie Ihren Anforderungen besser entspricht. Über die Links in diesem Abschnitt erhalten Sie weitere Informationen zu den typischen Aufgaben und Änderungen, die Sie durchführen können.

Hinweis:  Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Lassen Sie uns bitte wissen, ob diese Informationen hilfreich für Sie waren. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

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