Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Mit Regeln können Sie E-Mail-Nachrichten automatisch verschieben, kennzeichnen und auf Sie antworten. Sie können auch Regeln verwenden, um Sounds wiederzugeben, Nachrichten in Ordner zu verschieben oder Benachrichtigungen über neue Elemente anzuzeigen.

Die einfachste und häufigste zu erstellende Regel ist eine, mit der Sie ein Element von einem bestimmten Absender oder mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile in einen anderen Ordner verschieben können. Sie können diese Regel direkt aus einer Nachricht erstellen, die Sie bereits erhalten haben.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht im Posteingang oder einem anderen E-Mail-Ordner, und wählen Sie Regeln aus.

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine erhaltene Nachricht, um eine Regel zu erstellen.
  2. Wählen Sie eine der Optionen aus. Outlook schlägt automatisch vor, eine Regel basierend auf dem Absender und den Empfängern zu erstellen. Wenn Sie weitere Optionen anzeigen möchten, wählen Sie Regel erstellen aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Regel erstellen eines oder mehrere der ersten drei Kontrollkästchen aus.

    Wählen Sie „Regel erstellen" aus, um eine neue Regel zu erstellen.
  4. Wenn Sie im Abschnitt Gehen Sie wie folgt vor die Regel zum Verschieben einer Nachricht in einen Ordner verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben, und wählen Sie dann den Ordner im eingeblendeten Dialogfeld Ordner auswählen aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Sie können Elemente in einen vorhandenen oder neuen Ordner verschieben.
  5. Klicken Sie aufOK, um Ihre Regel zu speichern.

    Hinweis: Wenn Sie die Regel für bereits empfangene Nachrichten ausführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Bestätigungsdialogfeld, das eingeblendet wird, und klicken Sie dann auf OK.

Erstellen einer Regel mit dem Regel-Assistenten

Es gibt drei Arten von Regeln, die Sie mit dem Regel-Assistenten erstellen können.

  • Behalten Sie den Überblick: Mithilfe dieser Regeln können Sie Nachrichten filtern, ablegen und nachverfolgen.

  • Bleiben Sie auf dem Laufenden: Mithilfe dieses Regeln werden Sie beim Erhalt einer Nachricht benachrichtigt, die einem bestimmten Satz von Kriterien entspricht.

  • Benutzerdefinierte Regeln: Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie ohne Vorlage erstellen.

Regeln sind nahezu unbegrenzt anpassbar. Es gibt eine Reihe von Optionen, die Sie für jeden von Ihnen erstellten Regeltyp festlegen können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu erfahren, wie Sie mithilfe des Regel-Assistenten eine Regel erstellen.

  1. Wählen Sie Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus, um das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen zu öffnen.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail die Option Neu aus.

  3. Wählen Sie eine der Vorlagen aus Schritt 1 aus. Wenn Sie mit einer leeren Regel beginnen möchten, wählen Sie Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden oder Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden aus.

  4. Klicken Sie im Feld Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf unterstrichene Optionen, um Sie festzulegen. Wenn Sie beispielsweise in Schritt 1 Nachrichten von einer anderen Person für die Nachverfolgung markiert haben, klicken Sie auf Personen oder öffentliche Gruppe, um die Nachrichten der Absender auszuwählen, die Sie kennzeichnen möchten. Klicken Sie anschließend auf Jetzt nachverfolgen, um eine Kennzeichnung und einen Nachverfolgungstermin auszuwählen.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

Auf der zweiten Seite des Regel-Assistenten können Sie Ihrer Regel zusätzliche Bedingungen hinzufügen. Beispielsweise können Sie von einer bestimmten Person gesendete Nachrichten auswählen, die auch bestimmte Wörter im Betreff oder im Nachrichtentext enthalten.

  1. Im Feld Schritt 1: Bedingung(en) auswählen sind alle auf dem vorherigen Bildschirm festlegten Bedingungen aktiviert. Sie können mehrere zusätzliche Bedingungen auswählen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.

  2. Klicken Sie im Feld Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf weitere unterstrichene Bedingungen, die Sie soeben hinzugefügt haben. Klicken Sie dann auf Weiter.

Auf der dritten Seite des Regel-Assistenten können Sie weitere Aktionen auswählen, die für die Nachricht übernommen werden sollen. Beispielsweise können Sie Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen und eine Nachricht als wichtig kennzeichnen.

  1. Im Feld Schritt 1: Bedingung(en) auswählen wird jede Aktion aktiviert, die Sie auf dem ersten Bildschirm festlegen. Sie können mehrere zusätzliche Aktionen auswählen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.

  2. Klicken Sie im Feld Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf alle weiteren unterstrichenen Aktionen, die Sie soeben hinzugefügt haben. Klicken Sie dann auf Weiter.

Auf der vierten Seite des Regel-Assistenten können Sie beliebige Ausnahmen zur Regel hinzufügen. Beispielsweise können Sie eine Ausnahme erstellen, um sicherstellen, dass alle mit einer bestimmten Wichtigkeitsstufe gekennzeichneten Nachrichten nicht zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind.

  1. Wählen Sie im Feld Schritt 1: Bedingung(en) auswählen alle Ausnahmen für Ihre Regel aus, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.

  2. Klicken Sie im Feld Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf alle weiteren unterstrichenen Ausnahmen, die Sie soeben hinzugefügt haben. Klicken Sie dann auf Weiter.

  1. Geben Sie auf der letzten Seite des Regel-Assistenten einen Namen für die Regel ein.

  2. Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im „Posteingang“ befinden.

  3. Diese Regel aktivieren ist standardmäßig aktiviert. Sie können dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wenn die Regel zu diesem Zeitpunkt nicht aktiviert werden soll.

  4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Regel zu speichern und zu aktivieren.

Sie können eine Regel löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Regel aus, die Sie löschen möchten.

  3. Wählen Sie Löschen Symbol "Löschen" > OK aus.

Sie können eine oder mehrere Regeln manuell ausführen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten und auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Regeln jetzt anwenden aus.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie ausführen möchten.

  3. Wählen Sie im Feld Anwenden im Ordner die Option Durchsuchen aus, um einen anderen Ordner auszuwählen, und wählen Sie abschließend OK aus.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen, um alle Unterordner des in Schritt 3 ausgewählten Ordners einzubeziehen.

  4. Übernehmen Sie in der Liste Regeln anwenden auf die Standardeinstellung "Alle Nachrichten", oder ändern Sie die Einstellung in "Gelesene Nachrichten" oder "Ungelesene Nachrichten".

  5. Wählen Sie Jetzt ausführen aus.

In Outlook gibt es zwei verschiedene Typen von Regeln: serverbasierte und Nur-Client-Regeln.

  • Serverbasierte Regeln    
    Bei Verwendung eines Microsoft Exchange Server-Kontos sind einige Regeln serverbasiert. Diese Regeln werden für Ihr Postfach auf dem Exchange-Mailserver auch dann ausgeführt, wenn Outlook nicht ausgeführt wird.

    Serverbasierte Regeln müssen auf Nachrichten angewendet werden, sobald diese an Ihren Posteingang übermittelt werden. Außerdem müssen die Regeln auf dem Server vollständig ausgeführt werden können. Eine Regel, mit der angegeben wird, dass eine Nachricht gedruckt werden soll, kann z. B. erst ausgeführt werden, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurde. Wenn eine Regel auf dem Server nicht angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet und wird zu einer Nur-Client-Regel.

  • Nur-Client-Regeln   
    Nur-Client-Regeln sind Regeln, die nur auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Diese Regeln werden in Outlook statt auf dem Exchange-Server ausgeführt. Nur-Client-Regeln können nur ausgeführt werden, wenn Outlook ausgeführt wird.

Tipp: Wenn Ihre Regelliste beide Regeltypen aufweist, werden zuerst die serverbasierten und dann die Nur-Client-Regeln ausgeführt.

Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten

Wenn Regeln angewendet werden, werden Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten (Abwesenheitsmitteilungen) wie Nachrichten verarbeitet. Wenn mit einer Regel z. B. Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate oder eine automatische Antwort in diesen Ordner verschoben.

Hinweis: Wenn mit einer Regel Abstimmungsresultate aus dem Ordner Posteingang in einen anderen Ordner verschoben werden, wirkt sich dies auf den Abstimmungsverlauf aus. Wenn eine gesendete Nachricht, in der eine Abstimmungsschaltfläche enthalten war, geöffnet wird, werden die Antworten, die von einer Regel verschoben wurden, nicht in den Verlaufsinformationen berücksichtigt. Das manuelle Verschieben oder Löschen einer Antwort wirkt sich nicht auf den Verlauf aus.

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente werden als Nachrichten behandelt. Wenn Sie eine Regel erstellen, die aufgrund bestimmter erfüllter Bedingungen (Kriterien) ein Element in einen bestimmten Ordner verschiebt, werden auch alle Besprechungs- und Aufgabenanfragen, die diesen Bedingungen entsprechen, verschoben. Berücksichtigen Sie jedoch die folgenden Einschränkungen, wenn Sie Regeln erstellen, die sich auf diese Elementtypen auswirken:

  • Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Mailordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.

  • Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.

  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.

  • Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.

Kontaktgruppen

Eine Regel, die eine Kontaktgruppe umfasst, kann sich je nach Erstellungsweise der Regel anders verhalten:

  • An eine öffentliche Gruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben   
    Diese Regel ist nur verfügbar, wenn Sie ein Exchange Server-Konto verwenden. Nur an die Kontaktgruppe gesendete Nachrichten werden in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die Mitglied der Kontaktgruppe sind, werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben.

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