Verwalten von Aufgabenlisten für Ihre Teams in Microsoft StaffHub

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Wichtig: Wirksamer 1. Oktober 2019 wird Microsoft StaffHub zurückgezogen. Wir erstellen StaffHub-Funktionen, einschließlich Terminplanung und Aufgabenverwaltung, in Microsoft Teams. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft StaffHub, um den Ruhestand zuerhalten.

Letzte Aktualisierung: 29. August 2017

Mit StaffHub können Sie ganz einfach Aktionselemente erstellen, verwalten und nachverfolgen, die bei der Arbeit auftreten. Damit ist sichergestellt, dass Sie nie wieder wichtige Aktionselemente vergessen oder aus den Augen verlieren. Auch die Verwaltung von Aufgabenlisten von Anfang bis Ende ist nun einfacher!

Abbildung des Features "Aufgabenliste"

Abbildung einer Aufgabenliste

Abbildung einer Aufgabe

Vorbemerkungen zu Aufgabenlisten

  1. Sowohl Manager als auch Mitarbeiter können Aufgaben erstellen und nachverfolgen.

  2. Manager können alle Aufgaben anzeigen, die von Personen im Team erstellt wurden, ganz gleich, welcher Person diese zugewiesen wurden.

  3. Nur Manager und die Person, die ein Aufgabenelement erstellt hat, kann dieses auch löschen.

  4. Sie können Aufgabenelemente einem bestimmten Teammitglied zuweisen oder es als Jeder kennzeichnen, um dem Team die Zuweisung zu überlassen.

    Wenn eine Aufgabe mit "Jeder" gekennzeichnet ist, empfehlen wir, die Teammitglieder zu bitten, diese Aufgabe im Team zuzuweisen, wenn sie damit beginnen. Andernfalls kann mehr als eine Person dieselbe Aufgabe erledigen.

  5. Standardmäßig wird ein neues Aufgabenelement mit Jeder gekennzeichnet.

  6. Jede Aufgabe umfasst einen Titel, eine Zuweisung, ein Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit und kann Notizen und ein Bild enthalten. Der Titel kann nur vom Manager und dem Ersteller der Aufgabe bearbeitet werden. Die anderen Eigenschaften können von jedem geändert werden, der Zugriff auf die Aufgabe hat.

  7. In den Details zur Aufgabe wird gezeigt, wer die letzte Aktualisierung vorgenommen hat, z. B. "Aktualisiert am 14 Aug um 14:07 von Jakob Solstad".

  8. Gelöschte Aufgaben können nicht wiederhergestellt werden.

Mitarbeiter haben folgende Möglichkeiten:

  • Anzeigen der von ihnen erstellten Aufgaben, der ihnen zugewiesenen Aufgaben und der Aufgaben, die im Team Jedem zugewiesen sind.

  • Öffnen von Aufgaben und Zuweisen zu anderen Personen im Team.

  • Alle Aufgaben als "Erledigt" kennzeichnen, die sie sehen: ihnen zugewiesene Aufgaben, von ihnen erstellte Aufgaben (und die möglicherweise anderen Personen zugewiesen wurden) sowie Aufgaben öffnen.

  • Eine Aufgabe einer anderen Person im Team zuweisen.

  • Aufgaben erneut öffnen, die als "Erledigt" gekennzeichnet wurden.

Verwenden von Aufgabenlisten

Hinzufügen einer Aufgabe

  1. Klicken Sie auf dem Aufgabenblatt auf die Schaltfläche "+" unten auf der Seite "MeineSchicht" von StaffHub.

  2. Fügen Sie Ihrer Aufgabe einen Titel hinzu. Dies ist erforderlich.

  3. Weisen Sie Ihre Aufgabe sich selbst oder einer anderen Person zu. Standardmäßig werden alle Aufgaben Jedem zugewiesen.

    Teammanager können alle Aufgaben anzeigen, ganz gleich, wem sie zugewiesen sind.

  4. Sie können das Fälligkeitsdatum und die -uhrzeit bearbeiten, indem Sie auf das angezeigte Datum und die angezeigte Uhrzeit klicken und nach Belieben ändern.

  5. Fügen Sie Ihrer Aufgabe optionale Notizen mit Details hinzu. Sie können auch Bilder hinzufügen.

  6. Wählen Sie Fertig aus.

    Nun wird die soeben erstellte Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt. Die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, muss benachrichtigt werden, damit Sie in der Lage sind nachzuverfolgen, wann die Person die Aufgabe erledigt hat.

    Haben Sie einen Fehler gemacht? Kein Problem. Sie können jederzeit sämtliche Details Ihrer Aufgabe bearbeiten.

Zuweisen oder erneutes Zuweisen einer Aufgabe

Eine Aufgabe kann einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden oder im nicht zugewiesenen Zustand bleiben. Nicht zugewiesene Aufgaben bleiben für jeden im Team zur Erledigung verfügbar.

  1. Klicken Sie auf der Seite mit den Aufgabendetails auf den Namen der Person, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.

  2. Suchen Sie auf der Seite zum Zuweisen von Aufgaben nach dem Namen eines Teammitglieds, oder wählen Sie Jeder aus.

  3. Wählen Sie Fertig aus.

Was als Nächstes geschieht:

  • Wenn Sie den Namen eines Teammitglieds ausgewählt haben, wird die entsprechende Person benachrichtigt, und die entsprechende Aufgabe wird in der Aufgabenliste unter der Kategorie Meine angezeigt.

  • Wenn Sie als Zuweisung Jeder ausgewählt haben, wird die Aufgabe für das gesamte Team in der Aufgabenliste unter der Kategorie Offen angezeigt.

  • Wenn Sie die Aufgabe sich selbst zugeordnet haben, wird diese Aufgabe in der Aufgabenliste unter Ihrer Kategorie Meine angezeigt.

  • Alle Vorgesetzten und der Ersteller der Aufgabe können die Ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen.

Ändern einer Aufgabe

Der Titel einer Aufgabe kann nur von Teammanagern oder der Person geändert werden, die die Aufgabe ursprünglich hinzugefügt hat.

Die Zuordnung, Datum und Uhrzeit der Fälligkeit, Notizen und Bild einer Aufgabe können jederzeit von jeder Person im Team geändert werden, die Zugriff auf die Aufgabe hat.

  1. Wählen Sie auf der ersten Seite der Aufgabenliste die zu ändernde Aufgabe aus.

  2. Wählen Sie auf der Detailseite der Aufgabe das Detail aus, das Sie bearbeiten möchten.

  3. Wählen Sie Fertig aus, um die Änderungen zu speichern.

Markieren einer Aufgabe als erledigt

Um eine Aufgabe als erledigt zu markieren, tippen Sie auf das Kontrollkästchen, das links neben ihr angezeigt wird. Die Aufgabe wird daraufhin in den Abschnitt Erledigt verschoben, und Ersteller und Manager der Aufgabe werden benachrichtigt.

Außerdem können Sie auf das markierte Kontrollkästchen tippen, um die Markierung aufzuheben. Dadurch wird die Aufgabe aus dem Abschnitt Erledigt verschoben und wieder aktiviert.

Anzeigen der Teamaufgabenliste

Insgesamt können bis zu vier verschiedene Kategorien in der Aufgabenliste Ihres Teams angezeigt werden. Abhängig von den hinzugefügten Aufgaben sehen Sie entweder alle dieser Kategorien oder nur einige.

  • Meine: Dies sind die Ihnen zugewiesenen Aufgaben.

    Hinweis:  Wenn Sie eine Aufgabe erstellt und sie sich selbst zugewiesen haben, kann ihr Vorgesetzter sie anzeigen.

  • Offen: Diese Aufgaben sind nicht zugewiesen, und Jeder im Team kann sie erledigen.

  • Anderen zugewiesen: Dies sind Aufgaben, die anderen Teammitgliedern zugewiesen sind.

    Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, sehen Sie in diesem Abschnitt Aufgaben, die Sie erstellt und anderen zugewiesen haben.

    Wenn Sie Vorgesetzter sind, sehen Sie in diesem Abschnitt alle Aufgaben im Team, die erstellt und anderen zugewiesen wurden.

  • Erledigt: Dies sind erledigte Aufgaben.

Löschen einer Aufgabe

Nur ein Teammanager und die Person, die eine Aufgabe erstellt hat, kann eine Aufgabe löschen.

  1. Wählen Sie auf der Seite mit der Aufgabenliste die zu löschende Aufgabe aus.

  2. Wählen Sie unten auf der Detailseite Löschen aus.

  3. Ein Popup wird angezeigt, das Sie auffordert, Ihre Aktion zu bestätigen. Nach der Bestätigung wird die Aufgabe endgültig gelöscht und kann von keinem Teammitglied mehr angezeigt werden.

    Gelöschte Aufgaben können nicht wiederhergestellt werden.

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