Verwalten externer Datenbereiche und ihrer Eigenschaften

Ein externer Datenbereich ist ein definierter Name oder Tabellenname, der die Position der Daten definiert, die in ein Arbeitsblatt eingefügt werden. Wenn Sie eine Verbindung mit externen Daten herstellen, erstellt Excel automatisch einen externen Datenbereich. Die einzige Ausnahme ist ein PivotTable-Bericht, der mit einer Datenquelle verbunden ist – ein PivotTable-Bericht verwendet keinen externen Datenbereich. In Excel können Sie einen externen Datenbereich formatieren und anordnen oder ihn wie bei anderen Daten in Berechnungen verwenden.

Eigenschaften des externen Datenbereichs

Ein externer Datenbereich verfügt über zusätzliche Eigenschaften (nicht zu verwechseln mit Abfrage- oder Verbindungseigenschaften), mit denen Sie die Daten steuern können, z. B. die Beibehaltung der Zellformatierung und spaltenbreite. Sie können diese Eigenschaften des externen Datenbereichs ändern, indem Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Connections auf Eigenschaften klicken. Nehmen Sie dann Ihre Änderungen vor, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Verwenden Sie für externe Datenbereiche, die über Microsoft Query und den Datenverbindungs-Assistenten erstellt werden, das Dialogfeld Eigenschaften externer Daten .

• Verwenden Sie für externe Datenbereiche, die aus einer importierten Textdatei oder Webabfrage erstellt werden, die HTML-Daten abruft, das Dialogfeld Eigenschaften des externen Datenbereichs .

• Verwenden Sie für externe Datenbereiche, die aus einer Webabfrage erstellt werden, die XML-Daten abruft, das Dialogfeld XML-Zuordnungseigenschaften .

1. Wählen Sie das Arbeitsblatt aus, in dem Sie nach einem Externer Datenbereich suchen möchten.

2. Klicken Sie im Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Feld Name, und klicken Sie dann auf den Namen des gewünschten externen Datenbereichs.

1. Wählen Sie Formeln > Namens-Manager aus.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Namens-Manager auf den Namen des externen Datenbereichs, und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Sie können auch auf den Namen doppelklicken.

3. Geben Sie im Dialogfeld Name bearbeiten den neuen Namen für den Verweis in das Feld Name ein.

Sie können die zugrunde liegende Abfrage für einen externen Datenbereich ändern, der aus Microsoft Query, einer importierten Textdatei, einer Webabfrage oder dem Datenverbindungs-Assistenten erstellt wurde.

1. Klicken Sie auf der Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Feld Name, und wählen Sie den Namen des externen Datenbereichs aus, den Sie kopieren möchten.

   Wählen Sie für eine Excel-Tabelle den Namen des Bereichs aus, und drücken Sie dann STRG+A, um die Tabellenüberschriften auszuwählen.

   Wenn Sie Spaltenbeschriftungen oder Formeln einschließen möchten, die nicht Teil des externen Datenbereichs sind, wählen Sie die Zellen aus, die die Spaltenbeschriftungen oder Formeln enthalten, die Sie kopieren möchten. Klicken Sie auf der Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Feld Name , und klicken Sie auf den Namen des externen Datenbereichs, den Sie kopieren möchten.

2. Wählen Sie Start > Kopieren aus.

3. Wechseln Sie zu der Arbeitsmappe, in die Sie den externen Datenbereich einfügen möchten.

4. Klicken Sie auf die zelle oben links des Bereich zum Einfügen.

   Um sicherzustellen, dass die Externe Daten keine vorhandenen Daten ersetzt, stellen Sie sicher, dass das Arbeitsblatt unter oder rechts neben der Zelle, auf die Sie klicken, keine Daten enthält.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen.

Sie können steuern, wie ein kleineres oder größeres Dataset behandelt wird, das an Excel zurückgegeben wird, wenn Daten aktualisiert werden.

1. Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften des externen Datenbereichs unter Wenn sich die Anzahl der Zeilen im Datenbereich bei der Aktualisierung ändert auf eine der folgenden Optionen:

   • Einfügen von Zellen für neue Daten, Löschen nicht verwendeter Zellen

     Hinweise: 

     • Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle hinzugefügt werden, werden Zellen direkt unter dem externen Datenbereich nach unten verschoben, aber Zellen rechts neben dem externen Datenbereich werden nicht verschoben.

     • Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle gelöscht werden, werden Die Zellen direkt unter dem externen Datenbereich nach oben verschoben, die Zellen rechts neben dem externen Datenbereich werden jedoch nicht verschoben.

   • Einfügen ganzer Zeilen für neue Daten, Löschen nicht verwendeter Zellen

     Hinweise: 

     • Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle hinzugefügt werden, werden Zellen direkt unter und rechts neben dem externen Datenbereich nach unten verschoben.

     • Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle gelöscht werden, werden Zellen, die direkt unter und rechts neben dem externen Datenbereich liegen, nicht verschoben.

   • Vorhandene Zellen mit neuen Daten überschreiben, nicht verwendete Zellen löschen

     Hinweise: 

     • Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle hinzugefügt werden, werden Zellen direkt unter dem externen Datenbereich überschrieben, aber Zellen rechts neben dem externen Datenbereich werden nicht verschoben.

     • Wenn eine oder mehrere Zeilen in der Datenquelle gelöscht werden, werden Zellen, die direkt unter und rechts neben dem externen Datenbereich liegen, nicht verschoben.

1. Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus.

2. Führen Sie unter Datenformatierung und -layout eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

   • Um Feldnamen als erste Zeile einzuschließen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feldnamen einschließen .

     Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist nur für einen externen Datenbereich verfügbar, der aus einem Microsoft Office 2003-Programm konvertiert wird, oder in einen externen Datenbereich, der programmgesteuert erstellt wird.

   • Um eine Spalte mit Zeilennummern hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeilennummern einschließen .

     Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist für eine importierte Textdatei, XML-Datei oder Webabfrage nicht verfügbar.

   • Um die angewendete Zellformatierung beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zellenformatierung beibehalten .

     Hinweis: Bei einer Webabfrage wird diese Option automatisch deaktiviert, wenn Sie im Dialogfeld Optionen die Option Vollständige HTML-Formatierung auswählen. Sie greifen über das Dialogfeld Abfrage bearbeiten auf das Dialogfeld Optionen zu.

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Spaltenbreite anpassen, um die von Ihnen festgelegten Spaltenbreiten beizubehalten .

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Spaltensortierung/-filter/layout beibehalten , um die angewendete Spaltensortierung, -filter und -layout beizubehalten.

     Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist für eine Webabfrage nicht verfügbar.

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Spaltenfilter beibehalten, um die angewendete Spaltenfilterung beizubehalten .

     Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist nur für eine Webabfrage verfügbar, die auf XML-Daten basiert.

1. Geben Sie eine Formel in eine Zelle ein, die an die erste Datenzeile im externen Datenbereich angrenzt.

   Hinweis: Die erste Datenzeile kann die erste oder zweite Zeile im externen Datenbereich sein, je nachdem, ob die erste Zeile Kopfzeilen enthält.

2. Wählen Sie die Zelle aus, und doppelklicken Sie auf die Ausfüllkästchen, um die Formel in alle Zeilen im externen Datenbereich zu kopieren.

3. Klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich.

4. Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus.

5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften des externen Datenbereichs das Kontrollkästchen Formeln in Spalten neben Daten ausfüllen .

   Hinweis: Wenn der externe Datenbereich erweitert wird, wenn Sie Aktualisieren, kopiert Excel nur die Formeln, die direkt an den externen Datenbereich angrenzen oder darin liegen.

Durch das Fixieren eines externen Datenbereichs werden die Daten, aber nicht die zugrunde liegende Abfrage beibehalten, sodass ein fixierter externer Datenbereich nicht aktualisiert werden kann.

1. Fügen Sie eine leere Zeile über dem externen Datenbereich ein, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

   • Wählen Sie eine Zelle aus, über der Sie die neue Zeile einfügen möchten. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen auf den Pfeil neben Einfügen, und klicken Sie dann auf Blattzeilen einfügen. Da Sie eine Zelle ausgewählt haben, wird über der aktuellen Zeile eine neue Zeile eingefügt.

   • Klicken Sie auf die Zeilenauswahl der Zeile, über der Sie eine neue Zeile einfügen möchten. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen auf Einfügen. Da Sie eine ganze Zeile ausgewählt haben, wird über der ausgewählten Zeile eine neue Zeile eingefügt.

2. Geben Sie die gewünschten Bezeichnungen in den Zellen in der leeren Zeile ein.

3. Klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich.

4. Wählen Sie Daten > Eigenschaften aus.

5. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften des externen Datenbereichs unter Datenformatierung und -layout das Kontrollkästchen Feldnamen einschließen , und klicken Sie dann auf OK.

6. Um die vorhandenen Feldnamen zu entfernen und den externen Datenbereich zu aktualisieren, klicken Sie auf eine Zelle im externen Datenbereich, und klicken Sie dann auf Daten aktualisieren .

1. Klicken Sie auf das Arbeitsblatt, das den externen Datenbereich enthält, den Sie löschen möchten.

2. Klicken Sie auf der Bearbeitungsleiste auf den Pfeil neben dem Feld Name, und klicken Sie dann auf den Namen des externen Datenbereichs, den Sie löschen möchten.

   Wenn der externe Datenbereich eine Excel-Tabelle ist, drücken Sie STRG+A, um die gesamte Tabelle auszuwählen.

3. Um den externen Datenbereich zu löschen, drücken Sie ENTF.

4. Klicken Sie zum Löschen der zugrunde liegenden Abfrage auf Ja , wenn Excel Sie dazu auffordert.