Verwalten der Antworten für Ihre Access-Datensammlung

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In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre Datensammlungsantworten anzeigen, wie Sie die Einstellungen für die e-Mail-Verarbeitung überprüfen und welche Schritte Sie ausführen können, um häufige Arten von Fehlermeldungen oder Probleme mit den Antworten zu behandeln.

Das Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten unterstützt Sie beim Verwalten der Daten Sammlungs Nachrichten, die Sie an e-Mail-Empfänger gesendet haben, und den Antworten, die Sie für jede dieser Nachrichten in Ihrem Outlook-Posteingang erhalten haben.

Dialogfeld 'Datensammlungsmeldungen verwalten'

Wenn das Dialogfeld nicht angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus, um es zu öffnen:

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die die Nachricht enthält, die Sie verwalten möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten.

Was möchten Sie tun?

Antworten anzeigen

Hier erfahren Sie, was passiert, nachdem Sie das Daten Sammlungs Formular per e-Mail gesendet haben. Die Empfänger Antworten auf die Nachricht, indem Sie auf Antworten klicken, das Formular ausfüllen und dann auf senden klicken. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie die Antworten anzeigen und was Sie tun können, wenn eine der Antworten nicht ordnungsgemäß verarbeitet wird. Unabhängig davon, ob die Antworten automatisch oder manuell verarbeitet werden sollen, können Sie die Antworten manuell öffnen oder herausfinden, wer geantwortet hat. Weitere Informationen zum Einrichten von Optionen für die Antwort Prozession finden Sie im Artikel Hinzufügen der per e-Mail erfassten Daten zu Ihrer Access-Datenbank.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Antworten anzuzeigen:

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook 2007 oder 2010, und navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie zum Speichern von Datensammlungsantworten festgelegt haben.

    Tipp: Wenn Sie den Namen des Ordners nicht vergessen haben, klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Im Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten finden Sie den Ordnernamen in der Spalte Outlook-Ordner in der Zeile, die der Nachricht entspricht, deren Antworten Sie anzeigen möchten.

  2. Um eine Antwort in Outlook zu öffnen, doppelklicken Sie auf die Antwort. Das Formular wird angezeigt, wie es vom Absender abgeschlossen wurde.

Access verarbeitet keine Antworten auf eine Antwortnachricht. Wenn Sie also feststellen, dass ein oder mehrere Formulare von Empfängern leer, unvollständig oder nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden, müssen Sie die ursprüngliche e-Mail-Nachricht an diese Benutzer erneut senden, statt den Befehl " Antworten " zu verwenden. Weitere Informationen zum erneuten Senden einer Datensammlungsnachricht finden Sie unter erneutes Senden einer Datensammlungsnachricht.

Wenn Sie die Anfrage an weitere Personen senden möchten, müssen Sie die ursprüngliche Nachricht erneut senden, statt sie weiterzuleiten.

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ÜberPrüfen der Einstellungen für die automatische Verarbeitung von Antworten

Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Antworten automatisch verarbeitet werden sollen, gehen Sie folgendermaßen vor, um sicherzustellen, dass Antworten ordnungsgemäß verarbeitet werden:

  • Überprüfen Sie für jede Antwort die Werte in den Spalten "nach Verfolgung ", " Daten Sammlungs Status " und " Kategorien ".

    Tipp: Wenn das Kennzeichen Spaltennachverfolgung, der Status der Datensammlung und Kategorien in ihrer Ansicht nicht angezeigt wird, fügen Sie Sie mithilfe der Feldauswahl hinzu. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Feldauswahl. Ziehen Sie im Dialogfeld Feldauswahl jedes Feld, und legen Sie es rechts oder Links von einer vorhandenen Spaltenüberschrift ab.

    Wenn im Outlook-Ordner das nach Verfolgungs Kennzeichen auf Datensammlungsvorgang erfolgreich war, die Spalte Daten Sammlungs Status leer ist und in der Spalte Kategorien ein grüner Indikator vorhanden ist, wurde die Antwort erfolgreich verarbeitet.

  • Darüber hinaus empfiehlt es sich, den Inhalt der Zieltabellen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die gesammelten Daten entweder als neue Datensätze oder als Updates für vorhandene Datensätze gespeichert werden.

    Hinweis: Sie können die Daten aus einer e-Mail-Antwort nicht hinzufügen, wenn Ihr Empfänger entweder Hotmail oder Yahoo zum Senden des Daten Sammlungs Formulars verwendet hat.

Behandeln von Problemen bei automatisch verarbeiteten Antworten

Ihre e-Mail-Empfänger melden möglicherweise, dass Sie die Formulare ausgefüllt und als Antworten an Sie zurückgesendet haben. Die erwarteten Ergebnisse in Access oder Outlook werden jedoch nicht angezeigt. Beispiel:

  • Die Daten in den Zieltabellen in Access werden nicht angezeigt. Neue Datensätze werden nicht hinzugefügt, oder vorhandene Datensätze werden nicht aktualisiert.

  • In der Spalte " Daten Sammlungs Status " für die Nachricht in Outlook wird entweder eine Fehlermeldung oder die Zeichenfolge "unverarbeitete Nachricht" angezeigt. Darüber hinaus wird in der Spalte Kategorien für die Nachricht entweder ein rotes Quadrat oder leer angezeigt.

Wenn diese Art von Problemen auftritt, lesen Sie die Schritte zur Problembehandlung in " meine Datensammlung Antworten werden nicht automatisch verarbeitet.

Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen der per e-Mail erfassten Daten zu Ihrer Access-Datenbank , wenn Sie überprüfen möchten, ob Sie die automatische Verarbeitung ordnungsgemäß eingerichtet haben.

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Manuelles Verarbeiten von Antworten

Die manuelle Verarbeitung einer Antwort umfasst das Starten des Exportvorgangs aus Outlook. Sie können jeweils nur eine Antwort exportieren. Vermeiden Sie Antworten, bei denen die Spalte " Daten Sammlungs Status " auf das Sammeln von Daten mithilfe von e-Mail- Nachrichten eingestellt ist. Dieser Status gibt an, dass die Antwort bereits erfolgreich verarbeitet wurde. Antworten, bei denen die Spalte " Daten Sammlungs Status " auf " Nachricht nicht verarbeitet " eingestellt ist, müssen manuell verarbeitet werden. EINE Antwort mit einer Fehlermeldung in dieser Spalte wurde nicht automatisch verarbeitet, und es ist eine Problembehandlung erforderlich, bevor Sie Sie manuell exportieren können. Hilfe zur Problembehandlung finden Sie unter Meine Datensammlungsantworten werden nicht automatisch verarbeitet.

  1. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf die Antwort, die Sie manuell verarbeiten möchten.

  2. Klicken Sie auf Daten nach Microsoft Office Access exportieren.

  3. Überprüfen Sie im Dialogfeld Daten nach Microsoft Access exportieren die Details der Antwort, und klicken Sie dann auf OK, um Sie zu exportieren. Wenn der Exportvorgang erfolgreich ausgeführt wurde, werden die Nachrichten Daten erfolgreich in die Datenbank exportiert. Wenn der Vorgang fehlschlägt, sehen Sie, dass die Nachricht aufgrund von Fehlern keine Daten importieren kann, gefolgt von einer Beschreibung der Probleme, die den Fehler verursacht haben. In der folgenden Tabelle sind die Probleme aufgeführt, die möglicherweise dazu führen, dass ein Exportvorgang fehlschlägt.

Behandeln von Problemen bei manuell verarbeiteten Antworten

Problem oder Spalten Meldung ' Daten Sammlungs Status '

Ursache

Lösung

Wenn ich mit der rechten Maustaste auf eine Antwort klicke, wird der Befehl Daten nach Microsoft Access exportieren nicht angezeigt.

Die ausgewählte Nachricht ist keine gültige Antwort auf eine Datensammlung.

Sie können Nachrichten löschen, die keine Antworten auf die Datensammlung aus dem angegebenen Ordner sind.

EINE Antwort wird nicht in den richtigen Ordner verschoben.

Nur ursprüngliche Antworten auf eine Nachricht werden in den festgelegten Ordner verschoben.

Ihre Antworten auf Ihre eigenen Nachrichten (es sei denn, Sie haben die Kopie der Nachricht im Ordner " Gesendete Elemente " zum Generieren der Antwort verwendet) und Antworten, die Teil eines für die Diskussion verwendeten e-Mail-Diskussionsfadens sind, werden möglicherweise nicht in den festgelegten Ordner verschoben.

Weitere mögliche Gründe sind: dass Access nicht installiert ist oder dass das Add-in, das zum Verarbeiten der Antworten erforderlich ist, entweder fehlt oder beschädigt ist.

Wenn eine Ihrer Antworten nicht verarbeitet wird, füllen Sie das Formular aus, das sich in der gesendeten Nachricht im Ordner Gesendete Elemente befindet.

Wenn ein Benutzer ein Formular in einer Antwort auf eine Antwort ausgefüllt hat, bitten Sie den Benutzer, auf die ursprüngliche Nachricht zu antworten.

Wenn Sie vermuten, dass das Add-in entweder fehlt oder beschädigt ist, wechseln Sie zu Outlook, und führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Optionen, und klicken Sie dann im Dialogfeld Outlook-Optionen auf Add-ins.

  2. Stellen Sie sicher, dass unter Aktive Anwendungs-Add-ins das Microsoft Access Outlook-Add-in für die Datensammlung und-Veröffentlichung angezeigt wird.

Wenn der Eintrag unter deaktivierte Anwendungs-Add-ins angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil im Feld Verwalten, wählen Sie deaktivierte Elemente aus, und wählen Sie dann im Dialogfeld Deaktivierte Elemente das Microsoft Access Outlook-Add-in für die Datensammlung aus, und Veröffentlichen aus, und klicken Sie auf aktivieren.

Wenn das Microsoft Access Outlook-Add-in für die Datensammlung und-Veröffentlichung nicht angezeigt wird, versuchen Sie, Access erneut zu installieren.

Die Datenbank kann nicht gefunden werden. Suchen Sie die Datenbank, und importieren Sie die Daten manuell.

Die Datenbank wurde entweder an einen anderen Speicherort verschoben, umbenannt oder gelöscht oder beschädigt.

Stellen Sie die Datenbank am ursprünglichen Speicherort wieder her, und versuchen Sie es dann erneut.

Die Datenbank wird bereits verwendet.

Die Datenbank ist im exklusiven Modus geöffnet, und Änderungen an der Datenbank können erst vorgenommen werden, wenn die exklusive Sperre aufgehoben wird.

Bitten Sie den Benutzer, der die Datenbank geöffnet hat, im exklusiven Modus, um die Datenbank im Normalmodus zu schließen und zu öffnen. Versuchen Sie dann, die Antwort manuell zu exportieren.

Tabelle, Abfrage oder ein Feld fehlt.

EINE Zieltabelle oder-Abfrage wurde entweder gelöscht oder umbenannt, oder ihre Struktur wurde so geändert, dass der Inhalt des Formulars nicht zu den Tabellen hinzugefügt werden kann.

Erstellen Sie die fehlenden Zieltabellen und Abfragen, oder erstellen Sie eine neue Datensammlungsnachricht, und senden Sie Sie.

Das Formular ist entweder beschädigt oder wurde geändert.

Entweder ist das Formular in der Antwort beschädigt, oder jemand (der Empfänger oder der Absender) hat das Formular geändert.

Wenn der Empfänger das Formular geändert hat, bitten Sie ihn, das Formular erneut an Sie zu senden, und exportieren Sie dann die Antwort manuell.

Wenn das Formular in der ursprünglichen Nachricht beschädigt oder ungültig ist, müssen Sie eine neue Nachricht erstellen und senden.

Die zum Abschließen der Verarbeitung erforderlichen Informationen fehlen.

Die Informationen, die für das Zuordnen der Antwort an den vorhandenen Datensatz erforderlich sind, der aktualisiert werden muss, fehlen.

Die Nachrichteneinstellungen müssen mit Outlook synchronisiert werden. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Wählen Sie im Dialogfeld Antworten verwalten die Nachricht aus. Unter Nachrichten Details zeigt Access ein Warnungsfeld an. Klicken Sie auf die Warnung, um die Einstellungen zu synchronisieren, und schließen Sie dann das Dialogfeld. Wechseln Sie zurück zu Outlook, und versuchen Sie dann, die Antwort manuell zu exportieren.

Daten können nicht hinzugefügt oder aktualisiert werden, da die Daten einen doppelten Wert in einem Feld ergeben, das nur eindeutige Werte akzeptiert.

Ein Feld, dessen indizierte Eigenschaft auf Ja (ohne Duplikate) gesetzt ist, darf keine doppelten Werte enthalten. Wenn der dem Formularfeld zugewiesene Wert bereits im entsprechenden Feld in der Tabelle vorhanden ist, tritt beim Vorgang ein Fehler auf.

Bitten Sie die Empfänger, eine weitere Antwort mit einem anderen Wert im Formularfeld zu senden.

Der eingegebene Wert ist kein Element in der Liste der Auswahlmöglichkeiten.

Entweder enthält das Formular ein erforderliches Feld, in dem Werte gesucht werden, aber der Benutzer hat keinen Wert für das Feld angegeben, oder die LimitToList-Eigenschaft des Felds ist auf Ja festgelegt, und der Benutzer hat einen Wert angegeben, der nicht in der Liste enthalten ist.

Bitten Sie die Empfänger, die Antwort nach dem Ausfüllen aller Felder erneut zu senden, oder füllen Sie das Formular aus, und speichern Sie es, und versuchen Sie es dann erneut mit dem Exportieren.

UnGültiger Wert in einem Formularfeld.

Der Empfänger hat ungültige Daten in einem oder mehreren Feldern eingegeben.

Bitten Sie die Empfänger, die Antwort nach dem Ausfüllen aller Felder erneut zu senden, oder füllen Sie das Formular aus, und speichern Sie es, und versuchen Sie es dann erneut.

Die Antwort enthält ein Formular, das Sie ausfüllen müssen. Wenn Sie fertig sind, senden Sie Sie an den Absender dieser e-Mail-Nachricht.

Der Empfänger hat das Formular nicht ausgefüllt.

Bitten Sie die Empfänger, nach dem Ausfüllen des Formulars eine weitere Antwort zu senden.

Wenn die ursprüngliche Nachricht einige Benutzer nicht erreicht hat, versuchen Sie, die Nachricht erneut zu senden, statt sie weiterzuleiten. Weitere Informationen zum erneuten Senden einer Nachricht finden Sie unter erneutes Senden einer Datensammlungsnachricht.

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