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Verschieben von Dokumenten und Dateien auf die SharePoint Online-Website

Verschieben von Dokumenten und Dateien auf die SharePoint Online-Website

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Wenn Sie SharePoint Online für Office 365 einrichten, haben Sie wahrscheinlich an Dokumenten und Dateien, die Sie zu Ihrer Teamwebsite hinzufügen möchten. Hier sind einige Möglichkeiten, die Sie verschiedene Arten von Inhalten zu Ihrer Website hinzufügen können.

Hinweis: Einen Artikel zum Einrichten von OneDrive for Business und Teamwebsites, damit gemeinsam verwendet werden kann finden Sie unter Einrichten von Office 365-Dateispeicher und freigeben.

Inhalt dieses Artikels

Vorbemerkung

Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites

Hochladen von Dokumenten, Bildern und Dateien

Erwägen Sie das Erstellen von SharePoint-Listen für Kontakte, Kalender und Tabellen

Lösungen Sie SharePoint-für einfache geschäftliche Anforderungen

Suche nach Ihren Inhalten Websitebenutzer-Hilfe

Vorbereitende Schritte

Bevor Sie beginnen, Verschieben von Dateien, wie viel Speicherplatz für SharePoint Online in Office 365 stehen Ihnen zu überprüfen. Informationen zu von Speichergrenzwerten für SharePoint Online finden Sie unter SharePoint Online-Grenzwerte.

Tipp: Es ist wichtig, die in Office 365 merken, Speichergrenzwerte für SharePoint Online (Ihrer Teamwebsite) geregelt Speichergrenzwerte für Exchange Online (für e-Mail-Konten). Weitere Informationen zu Speichergrenzwerte für Postfächer finden Sie unter Empfänger, in der Office 365 Beschreibungen der Dienste für Exchange Online.

Der nächste Schritt besteht in der Analyse Ihres aktuell vorhandenen Inhalts. Dies umfasst Dokumente, Bilder, Formulare usw.

Tipp:  Suchen Sie im Datei-Explorer Ihre vorhandenen Dateien nach Größe und Datum. Dies kann Ihnen bei der schnellen Identifizierung der Dateien helfen, die zuletzt verwendet wurden bzw. sehr groß sind.

Überlegen Sie, ob alle gespeichert werden sollen und wie viel Inhalt regelmäßig verwendet wird es in Office 365. Wie Sie vorgehen, wenn Sie mit einem kleineren House verschieben, ist das Ziel entscheiden, was bei der neuen Website ausgedrückt werden kann. Wenn Ihre Organisation jetzt mehr Speicher als der Grenzwert Office 365 für SharePoint Online verwendet, müssen Sie beispielsweise entscheiden, wie diese:

  • Welche Dateien möchten Sie verschieben?

  • Möchten Sie mehr Speicherplatz kaufen?

  • Sollten Sie Raum für zukünftiges Wachstum Ihrer Website einplanen? (und sie wird mit Sicherheit wachsen...)

Wenn Ihre Organisation Groß oder komplex ist, sollten Sie Rat sollen Ihnen beim einladen. Sie können seriösen Unterstützung bei Microsoft Pinpointsuchen. Pinpoint ist eine schnelle und einfache Möglichkeit für Unternehmen weltweit zu zertifizierten Microsoft-Experten und professionellen Dienstleistungen

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Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites

Nachdem Sie die Inhalte ermittelt haben, die verschoben werden sollen, müssen Sie planen, wie diese Inhalte organisiert werden sollen. Möglicherweise beginnen Sie damit, Dateien in die Dokumentbibliothek auf Ihrer Teamwebsite hochzuladen. Es ist eine gute Idee, die Inhalte zu organisieren, speziell wenn Sie davon ausgehen, dass die Anzahl der Dateien hoch sein wird. Mit zunehmendem Wachstum der Inhaltsmenge können Sie zusätzliche Dokumentbibliotheken, Formularbibliotheken und Bildbibliotheken zum Speichern dieser Inhalte erstellen. Sie können außerdem Unterwebsites für unterschiedliche Arten von Dokumenten oder Projekten erstellen.

Weitere Informationen dazu, wie Sie eine Struktur des Inhalts auf Ihrer Website planen finden Sie unter Planen des Inhalts für Ihre SharePoint-Teamwebsite.

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Hochladen von Dokumenten, Bildern und Dateien

Wenn Sie Dateien wie Word-Dokumente, PDF-Dateien oder JPG-Fotos Hochladen auf eine Bibliothek oder einen Ordner in einer Bibliothek hochladen.

Hinweis: Die maximale Dateigröße für eine Datei, die in eine Bibliothek SharePoint Online hochgeladen werden kann, ist derzeit 2 GB. Darüber hinaus können Sie jeweils nur bis zu 100 Dateien hochladen.

Die beste Vorgehensweise hierbei hängt von der Anzahl der Dateien ab. Wechseln Sie zuerst zur Zielbibliothek, und verwenden Sie dann diese Tabelle, um eine Methode auszuwählen:

Anzahl der Dateien

Uploadmethode

Einzelnes Dokument

Wählen Sie Neues Dokument > VORHANDENE DATEI HOCHLADEN, und wechseln Sie zu der Datei auf Ihrem Computer.

Viele Dokumente und Ordner

Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte Bibliothek die Schaltfläche Mit Explorer öffnen. Ziehen Sie dann die Dateien mithilfe des Datei-Explorers, und legen Sie sie ab.

Weitere Informationen finden Sie unter Hochladen, erstellen oder Löschen von Dateien in einer Bibliothek.

Hinweis: Es gibt bestimmte Dateitypen, die in einer Bibliothek hochgeladen werden können. Eine Liste dieser Formate finden Sie unter Dateitypen, die zu einer Liste oder Bibliothek nicht hinzugefügt werden können.

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Erstellen von SharePoint-Listen für Kontakte, Kalender und Tabellen

Jedes Unternehmen verfügt über Daten in unterschiedlichen Formaten, wie Kalender, Aufgaben und Tabellen. Bei diesen Datentypen können Sie die Inhalte in eine Liste auf Ihrer Website verschieben oder konvertieren. So können Sie beispielsweise Ihre Liste mit Geschäftskontakten in eine Kontaktliste konvertieren. Darüber hinaus können Sie häufig Kalender in einen SharePoint-Kalender konvertieren, wobei es sich um um eine spezielle Art von Liste handelt.

Wenn Sie Microsoft Excel-Kalkulationstabellen jetzt verwenden, um Informationen zu verfolgen, können Sie diese Tabellen direkt in einer Dokumentbibliothek in SharePoint Online hochladen. Alternativ können Sie eine Kalkulationstabelle als SharePoint-Listen importieren. Da viele Personen gleichzeitig zu eine Liste aktualisieren können, helfen SharePoint-Listen für die Zusammenarbeit zu fördern. Sie können die verschiedene Ansichten von Listen, um genau die Informationen verfügbar zu machen, die gewünschte erstellen.

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SharePoint-Lösungen für einfache geschäftliche Anforderungen

Eine andere Methode zum Verschieben von Inhalt besteht in der Verwendung einer SharePoint-Lösung, um eine vorhandene Aufgabe besser zu erledigen. Beispielsweise möchten die meisten Organisationen das tägliche Wissen der dort arbeitenden Personen erfassen und teilen. Ein Wiki auf Ihrer Website kann sich beispielsweise optimal für diese Art der Freigabe eignen.

In dieser Tabelle werden SharePoint-Features beschrieben, die Ihnen bei der Verwaltung von Geschäftsprozessen helfen können.

Geschäftsprozess

Beschreibung

Bekanntgeben wichtiger Ankündigungen über einen Teamblog

Blogs können ein hilfreiches Tool für die Weitergabe von Informationen an Kollegen sein. Wenn Sie ein Forum für den Austausch von Informationen möchten, sollten Sie im Bedarfsfall einen Blog einrichten.

Verwenden eines Wikis zum Teilen von Teamwissen und für die Zusammenarbeit

Wikis sind spezielle Websites, auf denen eine Benutzercommunity Informationen erstellt und pflegt. Wikis können ein großartiges Tool für das Erfassen und die gemeinsame Nutzung von Prozessinformationen oder allgemeinen Referenzinformationen sein, die für Ihre Arbeit wichtig sind.

Verschieben der Ressourcenplanung in SharePoint-Gruppenkalender

Gruppenkalender kann eine gute Möglichkeit, gemeinsame Ressourcen, wie z. B. Konferenzräumen und audiovisueller Ausrüstung usw. planen sein. Da Gruppenkalender auf einer Website SharePoint Online verfügbar ist, kann alle Personen in Ihrem Team es einfach auf SharePoint oder in Outlook anzeigen.

Konvertieren von Datenbankprogrammen in eine Access-App

Mithilfe von Microsoft Access 2013 können Sie eine Datenbank entwerfen und veröffentlichen und dann eine Access-App erstellen, um die Datenbank auf Ihrer Teamwebsite zu verwenden.

Automatisieren von Geschäftsprozessen mit Workflows

Mit Workflows werden die wesentlichen Aufgaben in einem Geschäftsprozess automatisiert und nachverfolgt. Sie eignen sich hervorragend für Aufgaben wie Genehmigungsprozesse oder das Sammeln von Feedback.

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Unterstützen von Websitebenutzern bei der Suche nach Ihren Inhalten

Nachdem Sie Ihre Dokumente und Dateien auf die Teamwebsite verschoben haben, teilen Sie dies den anderen Websitebenutzer mit. Sie können mehrere unterschiedliche Methoden anbieten, mit denen sie Inhalte auf der Website auffinden können.

In dieser Tabelle werden die unterschiedlichen Methoden beschrieben, die Sie verwenden können.

Methode

Beschreibung

Verwenden der Suche zum Auffinden von Inhalten

Die einfachste Möglichkeit zum Auffinden von Inhalten auf einer Website SharePoint Online ist die Verwendung die Suchfunktion.

Konfigurieren von Ansichten für Listen und Bibliotheken, um Inhalte auffindbar zu machen

Sie können die Elemente auswählen, die in einer Ansicht angezeigt werden. So können Sie beispielsweise in einer Ansicht den Titel und Autor anzeigen und in einer anderen vielleicht nur die Elemente, die nach einem bestimmten Datum hinzugefügt wurden.

Anpassen der Websitenavigation

Sie können die Navigation auf Ihrer Teamwebsite anpassen, damit die Websitebenutzer Inhalte einfacher finden können.

Suchen nach Onlineinhalten, wenn der Computer offline ist

Sie können OneDrive for Business oder Outlook nach Inhalten suchen, die auf der Website SharePoint Online wird, wenn Sie offline sind

Nachverfolgen von Inhaltsaktualisierungen

Weitere Informationen zu Möglichkeiten, die Ihnen helfen können, dass Benutzer einfach Suche nach Inhalten, finden Sie im Planungshandbuch im Artikel Planen des Inhalts für Ihre Teamwebsites aus.

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Aktualisierte 31 Oktober 2016

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