Verknüpfen oder Importieren von Daten aus Microsoft Graph

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Sie können Daten aus Microsoft Graph, einer Datenquelle, importieren oder verknüpfen, die eine Vielzahl von Office 365-Informationen und-Beziehungen abruft, um wertvolle Schlüsse und Einblicke in Einzelpersonen, Gruppen und Organisationen zu gewinnen. Mit diesen Daten können Sie die Intelligenz und Produktivität Ihrer Access-Lösungen erhöhen. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Graph.

  • Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten herstellen, erstellt Access eine bidirektionale Verbindung, die Änderungen an Daten in Access und Microsoft Graph synchronisiert.

  • Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine einmalige Kopie der Daten, sodass Änderungen an Daten in Access oder Microsoft Graph nicht synchronisiert werden.

Übersicht über Access-Verbindung mit Microsoft Graph

Dieses Feature ist nur für Abonnenten verfügbar. Die Möglichkeit zum Verknüpfen oder Importieren von Daten aus Microsoft Graph steht nur für Office 365-Abonnentenzur Verfügung.

Was ist Microsoft Graph?

Microsoft Graph verbindet die Punkte zwischen vielen Office 365-apps und-Diensten, indem Sie unterschiedliche Daten (Benutzer, Gruppen, Nachrichten, Kontakte, Konversationen, Aufgaben, Dateien usw.) in einer Reihe von Beziehungen sammeln und organisieren. Beispiele für Beziehungen sind: ein Benutzer ist ein Mitglied einer Gruppe, der aktuelle Manager des Benutzers, der Benutzer wird in mehreren Unterhaltungen erwähnt, oder das Dokument des Benutzers wurde in den letzten Stunden von mehreren Kollegen zusammengearbeitet.

Das Wort "Graph" ist ein Ausdruck, der dazu dient, ein soziales Netzwerk von Informationen zu kennzeichnen. Microsoft Graph ist ein Netzwerk von sozialen und Datenverbindungen in Office 365. Der Wert eines Netzwerks wächst exponentiell mit der Anzahl der Verbindungen. In Microsoft Graph basieren diese Verbindungen auf dem, woran Sie gerade arbeiten, mit wem Sie arbeiten und was für Sie wichtig ist.

Sie können schnell aktuelle Erkenntnisse aus dem maschinellen lernen von Microsoft Graph-Tabellen erhalten, weitere Aktionen für Sie durchführen und die smartität und Produktivität Ihrer Access-Datenbanklösung erhöhen. So können Sie beispielsweise die relevantesten Personen für einen Benutzer suchen und diese als e-Mail-Links zu einem Bericht hinzufügen oder einen Bericht in einer e-Mail an eine Gruppe senden, in der der Benutzer Mitglied ist.

Vorbereitende Schritte

Sie wünschen einen reibungsloseren Ablauf? Dann treffen Sie die folgenden Vorbereitungen, bevor Sie die Verknüfung zu Daten herstellen oder Daten importieren:

  • Microsoft Graph-Daten basieren auf Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto. Wenn Sie Microsoft Graph zum ersten Mal verwenden, müssen Sie sich möglicherweise bei Office 365 anmelden.

  • Beachten Sie die Anzahl der Spalten in jeder Tabelle oder Ansicht. Access unterstützt maximal 255 Felder in einer Tabelle, sodass nur die ersten 255 Spalten verknüpft oder importiert werden.

  • Ermitteln Sie die Gesamtmenge der zu importierenden Daten. Die maximale Größe einer Access-Datenbank betragt 2 GB, abzüglich des für Systemobjekte erforderlichen Speicherplatzes. Microsoft Graph enthält große Tabellen, die möglicherweise sehr lange geladen werden, und Sie können Sie möglicherweise nicht alle in eine einzelne Access-Datenbank importieren. Verwenden Sie Microsoft Graph-Abfrageparameter , um die Menge der verknüpften Daten zu minimieren.

  • Sichern Sie Ihre Access-Datenbank und die darin enthaltenen Verbindungsinformationen unter Verwendung eines vertrauenswürdigen Speicherorts und eines Kennworts für die Access-Datenbank. Weitere Informationen finden Sie unter Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll und Verschlüsseln einer Datenbank mithilfe eines Datenbankkennworts.

  • Planen Sie zusätzliche Beziehungen ein. Zugriff auf Links zu ausgewählten Tabellen und gefilterten Untermengen im Microsoft Graph-Datenmodell. Möglicherweise möchten Sie mithilfe des Fensters "Beziehungen" zusätzliche Beziehungen zwischen neuen und vorhandenen Tabellen manuell erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist das Fenster "Beziehungen"? und Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

Erste Schritte

  1. Wählen Sie externe Daten _GT_ neue Datenquellen > aus Online Diensten > von Microsoft Graph aus.

  2. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, müssen Sie sich bei Ihrem Office 365-Geschäfts-oder Schulkonto anmelden.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie zum Importieren die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aus.

    • Wählen Sie zum Herstellen einer Verknüpfung die Option Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen aus.

  4. Wählen Sie OK aus.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Tabellen verknüpfen oder Objekte importieren unter Tabellendie einzelnen Tabellen aus, die Sie verknüpfen oder importieren möchten, und klicken Sie dann auf OK.

    Eine Liste der vordefinierten Filter

Filtern von Verknüpfungs Ergebnissen mithilfe eines Microsoft Graph-Abfrageparameters

Beim Verknüpfen mit und Importieren von Microsoft Graph können große Datenmengen zurückgegeben werden, besonders bei Gruppen und Benutzern in einer großen Organisation. Überlegen Sie sich, ob Sie beim Verknüpfen die folgenden Microsoft Graph-Abfrageparameter verwenden sollten, um die Daten auf dem Server zu filtern, bevor Sie die Daten abrufen:

  • $top    Findet eine begrenzte Anzahl von Datensätzen basierend auf einer Zahl, z. B. die ersten 25 Zeilen.

    Hinweis    Als bewährte Methoden für die erste Verwendung empfehlen wir den $top=n-Abfrageparameter, um eine kleine Datenmenge zurückzugeben, damit Sie sich mit den Feldern und Werten vertraut machen können.

  • $filter    Filtert die Anzahl von Zeilen basierend auf deinem Ausdruck.

  • $select   Gibt nur die Spalten, die Sie angeben. Access gibt jedoch immer das Feld "ID" zurück.

Beachten Sie, dass Access Microsoft Graph nur eine Teilmenge von Ausdrücken, Syntax und Spalten unterstützt. Weitere Informationen zu den neuesten Updates und dazu, was unterstützt wird, finden Sie unter Verwenden von Abfrageparametern zum Anpassen von Antworten, Benutzer-Ressourcentypen und Gruppen-Ressourcentypen.

  1. Geben Sie im Dialogfeld Ergebnisse filtern einen Microsoft Graph-Abfrageparameter ein. In den folgenden Beispielen werden Gruppen und Benutzer gezeigt, Sie können aber ähnliche Filter für die anderen Tabellen erstellen.

    $top=10
    $filter=securityEnabled eq false
    $filter=startswith(displayName, 'M')
    $filter=startswith(mailNickname, 'S')
    $filter=startswith(mail,'S') or startswith(mail,'T')
    $filter=startswith(mail, 'B') & $select=mail
    $select=mail,mailEnabled,mailNickname
    $select=classification,displayName
    $top=50
    $filter=startswith(givenName,'J') 
    $filter=startswith(givenName, 'B') & $top=3
    $filter=accountEnabled eq false
    $filter=startswith(jobTitle,'SENIOR')
    $filter=usageLocation eq 'GB' or usageLocation eq 'RU'
    $filter=userType eq 'Member'
    $select=displayName,mail,surname,postalCode
    $select=givenName,jobTitle,mobilePhone
  2. Wählen Sie OK aus.

Ergebnisse

Wenn ein Verknüpfungs-oder Importvorgang abgeschlossen ist, werden die Tabellen im Navigationsbereich mit dem gleichen Namen wie die Tabelle Microsoft Graph angezeigt. Wenn der jeweilige Name bereits verwendet wird, fügt Access bei einem Importvorgang "1" an den neuen Tabellennamen an. Wenn dieser Name während eines Verknüpfungsvorgangs bereits verwendet wird, fügt Access "1" an den neuen Tabellennamen an, aber nur, wenn ein anderer Filter angewendet wird. Sie können die Tabellen immer in etwas sinnvolleres umbenennen.

Die Tabellen mit einem "My"-Präfix geben Daten basierend auf der Person zurück, die der aktuell signierte Benutzer ist.

Sie können meine Outlook-Kontakteaktualisieren, aber alle anderen Microsoft Graph-Tabellen sind schreibgeschützt.

Bei einem Importvorgang überschreibt Access nie eine Tabelle in der Datenbank. Obwohl Microsoft Graph nicht direkt an eine vorhandene Tabelle angefügt werden kann, können Sie eine Anfügeabfrage zum Anfügen von Daten erstellen, nachdem Sie Daten aus ähnlichen Tabellen importiert haben.

Wenn in einem Verknüpfungsvorgang Spalten schreibgeschützt in der Microsoft Graph-Tabelle sind, sind Sie auch in Access schreibgeschützt.

Tipp    Wenn Sie die Microsoft Graph-URL einschließlich aller Abfrageparameter anzeigen möchten, zeigen Sie auf die Tabelle im Access-Navigationsbereich.

Ändern eines vorhandenen Microsoft Graph-Abfrageparameters

Wenn Sie über eine vorhandene verknüpfte Tabelle mit einem Abfrageparameter verfügen, können Sie Sie ändern.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die verknüpfte Tabelle, und wählen Sie dann verknüpfte Tabellen-Manageraus.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld tabellenVerknüpfungs -Manager auf das Pluszeichen (+), um den Namen der Microsoft Graph-Datenquelle zu erweitern, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben dem Namen der Datenquelle , die Sie ändern möchten.

  3. Wählen Sie erneut Verknüpfenaus.

  4. Aktualisieren Sie die Abfrageparameter Zeichenfolge im Dialogfeld <Linked-Tabellen name> erneut verknüpfen .

    Ändern Sie beispielsweise $top = 100 in $filter = usertype EQ "Member".

    Stellen Sie sicher, dass ein Fragezeichen (?) zwischen dem Tabellennamen und dem Abfrageparameter vorhanden ist.

  5. Wählen Sie OK aus.

  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der bestimmten Datenquelle , die Sie geändert haben.

  7. Wählen Sie Aktualisierenaus.

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