Vereinfachen des Anzeigens und Druckens von Datenblättern

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Beim Öffnen einer Tabelle oder die Ergebnisse einer Abfrage anzeigen, zeigt Microsoft Office Access 2007 das Ergebnis Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht. Tabelle Daten oder Abfrage Ergebnisse, die in der Datenblattansicht angezeigt werden, werden häufig als Datenblatt bezeichnet. Sie können die Darstellung eines Datenblatts zum Anzeigen von bestimmter Daten zur Verwendung in Form eines einfachen Berichts anpassen.

Inhalt dieses Artikels

Erfahren Sie mehr über die Datenblätter

Organisieren von Daten durch Ändern und Verschieben von Spalten oder Zeilen

Ändern der Farbe der Gitternetzlinien und der Hintergrundfarbe

Ändern des Textformats

Zusammenfassen von Daten durch Hinzufügen einer Ergebniszeile

Sortieren und Filtern

Speichern Sie Ihre Änderungen layout

Erfahren Sie mehr über die Datenblätter

Ein Datenblatt ist die visuelle Darstellung der Daten in einer Tabelle enthalten sind, oder von einer Abfrage zurückgegebenen Ergebnisse. Die Felder für jeden Datensatz aus einer Tabelle, einem Formular oder einem Abfrageergebnis in einem tabellarischen (Zeile und Spalte) Format angezeigt, wie hier dargestellt.

Tabelle 'Personal' in der Datenblattansicht

Öffnen standardmäßig in der Datenblattansicht Tabellen und Abfragen. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste, einer Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf die Tabelle oder Abfrage als Datenblatt öffnen auf Öffnen.

Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht

Beim Anwenden von bestimmter Formaten auf Zeilen und Spalten oder einer Ergebniszeile hinzufügen, kann ein Datenblatt auch als einen einfachen Bericht dienen.

Seitenanfang

Organisieren von Daten durch Ändern und Verschieben von Spalten oder Zeilen

Sie können Daten im Datenblatt anzeigen oder nur die benötigten Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt angezeigt werden soll einfacher organisieren. In diesem Abschnitt werden verschiedene Arten, in denen Sie dies erreichen können.

Ändern der Größe von Spalten und Zeilen

Manchmal ist es nicht aller Spalten in einem Datenblatt wird auf dem Bildschirm oder im Ausdruck anpassen oder einzelne Spalten möglicherweise mehr Platz für ihre Inhalte müssen, sondern beanspruchen. Darüber hinaus sollten Sie die Höhe der Zeilen zu ändern, damit der Text, der nicht in einer Spalte passt in einer neuen Zeile fortzusetzen.

Nachdem Sie eine Tabelle, Abfrage oder Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie Manuelles Ändern der Größe der einzelnen Spalten oder die Größe einer Spalteninhalts entsprechend dem Inhalt automatisch.

Manuelles Ändern der Größe von Spalten

  1. Positionieren Sie den Mauszeiger auf den Rand der Spalte, die Sie ändern möchten.

  2. Wenn der Zeiger ein Doppelpfeil wird, ziehen Sie den Rand der Spalte, bis die gewünschte Größe aufweist.

Ändern der Größe einer Spalte auf dem Datenblatt

Automatisches Ändern der Größe einer Spalteninhalts

  1. Ändern der Größe eine Spalte entsprechend dem Inhalt positionieren Sie den Mauszeiger auf den Rand der Spalte, die Sie ändern möchten.

  2. Doppelklicken Sie auf den Rand der Spalte, wenn der Zeiger ein Doppelpfeil wird.

Anpassen der Größe einer Spalte für eine bessere Aufnahme von Text

Ändern der Größe mehrerer Spalten

  • Wenn mehrere Spalten gleichzeitig ändern möchten, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, mehrere benachbarte Spalten auswählen, und ändern Sie die Größe der ausgewählten Spalten. Sie können auch markieren der gesamten Tabelle und Ändern der Größe aller Spalten.

Ändern der Größe von Zeilen

  • Zum Ändern der Größe von Zeilen positionieren Sie den Mauszeiger zwischen einem beliebigen zwei Datensatzmarkierer im Datenblatt, und ziehen Sie, bis die Zeilen die Größe haben die gewünschte.

Sie können nicht jede Zeile einzeln Größe – Wenn Sie die Größe eine Zeile ändern, werden alle Zeilen Größe geändert.

Ändern der Größe einer Zeile auf dem Datenblatt

Zurücksetzen der Zeilenhöhe auf den Standardwert

  1. Zum Ändern der Größe von Zeilen, die die Standardhöhe mit der rechten Maustaste in eines Datensatzmarkierer, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zeilenhöhe.

    Klick mit der rechten Maustaste auf einen Datensatzmarkierer

    Klicken auf 'Zeilenhöhe' im Kontextmenü

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Zeilenhöhe das Kontrollkästchen Standardhöhe, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis: Sie können keine Änderungen vor, um die Breite einer Spalte oder die Höhe der Zeilen rückgängig machen, indem Sie auf die Schaltfläche Rückgängig auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wenn Sie Änderungen rückgängig machen möchten, schließen Sie das Datenblatt, und klicken Sie auf Nein, wenn Sie aufgefordert werden, um die Änderungen zu speichern, um das Layout des Datenblatts. Wenn Sie auf Nein werden auch alle anderen Layout Änderungen rückgängig machen, die Sie vorgenommen.

Verschieben einer Spalte

Sie können die Reihenfolge der Spalten in einem Datenblatt schnell ändern, indem die Spalten an unterschiedlichen Standorten innerhalb der Tabelle ziehen. Beispielsweise können Sie so vorgehen, damit eine bestimmte Spalte immer im Blick bleibt.

  • Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte zum Markieren einer Spalteninhalts oder halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, um mehrere benachbarte Spalten auszuwählen, und ziehen Sie dann die Spalte oder Spalten an eine neue Position.

Verschieben der Spalte 'Vorname' nach ganz links

Umbenennen einer Spalte

Wenn Sie eine Spalte umbenennen, damit sie die Daten besser beschreibt die darin enthaltenen möchten Anlässe möglicherweise. Wenn eine Spalte, die e-Mail-Adressen enthält EMAdd benannt wird, sollten Sie nehmen Sie die Spalte Überschrift leichter um zu verstehen, indem Sie ihn an e-Mail-Adresse ändern. Hierzu mit der rechten Maustaste in der Überschrift der Spalte, klicken Sie im Kontextmenü auf Spalte umbenennen , und geben Sie den neuen Namen ein. Geben Sie beispielsweise die E-Mail-Address.

Umbenennen einer Spalte

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Wenn Sie anzeigen oder nur bestimmte Spalten für den einfachen Bericht drucken möchten, können Sie die Spalten ausblenden, die nicht in einem Datenblatt angezeigt. Beispielsweise wenn Sie mit einer Datenbank mit Kontaktinformationen arbeiten, möglicherweise möchten Sie nur den vollständigen finden Sie unter Namen und e-Mail-Adresse für jeden Kontakt. Sie können diese Ansicht erstellen, indem Sie alle anderen Spalten ausblenden.

Ausblenden von Spalten

  1. Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, die Sie ausblenden möchten.

    Um aneinander grenzende Spalten auszuwählen, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt und klicken auf die zusätzlichen Spaltenüberschriften.

    Hinweis: Sie können keine nicht zusammenhängenden Spalten markieren. Wählen Sie alle zusätzlichen Spalten aus, und blenden Sie die separat aus.

  2. Mit der rechten Maustaste in der Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spalten ausblenden.

Ausblenden von Spalten auf einem Datenblatt

Anzeigen von Spalten

  1. Mit der rechten Maustaste in eine beliebige Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spalten einblenden.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen, klicken Sie im Dialogfeld Spalten einblenden.

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Ändern der Farbe der Gitternetzlinien und der Hintergrundfarbe

Wenn Sie einem Datenblatt als einen einfachen Bericht zu verwenden, können Sie die Darstellung der Daten durch die Formate, wie die Gitternetzlinien Formatvorlage oder die Hintergrundfarbe ändern oder durch Erstellen von unterschiedlichen Farben für unterschiedliche Zeilen verbessern.

Festlegen des Formats von Gitternetzlinien

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben der Schaltfläche Gitternetzlinien.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Art der Gitternetzlinien.

    Schaltfläche 'Gitternetzlinien' in der Gruppe 'Schriftart'

Festlegen der Hintergrundfarbe

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben der Schaltfläche Füll-/Hintergrundfarbe.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Hintergrundfarbe.

    Schaltfläche 'Füll-/Hintergrundfarbe' in der Gruppe 'Schriftart'

Ändern der Hintergrundfarbe von Zeilen im Wechsel

Sie können die Hintergrundfarbe der abwechselnden Zeilen in einem Datenblatt unabhängig von der Standardhintergrundfarbe festlegen. Unterschiedliche Hintergrundfarbe festgelegt ist, können Sie aneinander grenzende Zeilen unterscheiden erleichtern.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben der Schaltfläche Alternative Füllung/Hintergrundfarbe.

    Schaltfläche 'Alternative Füll-/Hintergrundfarbe' in der Gruppe 'Schriftart'

  2. Klicken Sie auf die Hintergrundfarbe, die Sie anwenden möchten.

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Ändern des Textformats

Nachdem Sie eine Tabelle, Abfrage oder Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie die Darstellung des Texts, einschließlich der Formatierung ändern. Beachten Sie, dass Ihre Änderungen zu, um das gesamte Datenblatt übernehmen. Wenn die Änderungen automatisch das nächste Mal angezeigt werden, dass Sie das Datenblatt geöffnet werden soll, müssen Sie auf Ja klicken, wenn Sie das Datenblatt schließen und Aufforderung zum Speichern der Änderungen auf das Layout.

Die folgende Abbildung zeigt die Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start. Mit den Befehlen in dieser Gruppe können Sie die Schrifteigenschaften auf dem Datenblatt ändern.

Gruppe 'Schriftart'

  1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Datenblatt.

  2. Führen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

    • Um die Schriftart zu ändern, geben Sie in das Feld Schriftart eine Schriftart ein, oder klicken Sie auf eine Schriftart.

    • Um den Schriftgrad zu ändern, geben Sie in das Feld Schriftgrad einen Schriftgrad ein, oder klicken Sie auf einen Schriftgrad.

    • Um die Schriftart zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Fett, Kursiv und Unterstrichen (oder eine beliebige Kombination der drei).

    • Zum Anwenden einer anderen Schriftfarbe klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Schriftfarbe, und wählen Sie dann aus der Palette die gewünschte Farbe aus.

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Zusammenfassen von Daten durch Hinzufügen einer Ergebniszeile

Durch Hinzufügen einer Ergebniszeile in einem Datenblatt, können Sie schnell die berechnete Summe für eine Spalte anzeigen. Zusätzlich zu summieren einer Datenspalte, können Sie die Ergebniszeile zum Ausführen anderer Berechnungen, z. B. Mittelwerten ermitteln, zählen der Anzahl von Elementen in einer Spalte, und suchen den kleinsten oder größten Wert in einer Spalte mit Daten verwenden.

Wenn die Ergebniszeile anzeigen möchten, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Am unteren Rand des Datenblatts wird eine neue Zeile angezeigt, wobei in der ersten Spalte das Wort Summe steht.

  2. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, der in derselben Zeile wie die Zelle, die das Wort Ergebnisenthält.

  3. Klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf den Typ der Berechnung, die in der Zelle angezeigt werden soll.

    Die Liste der Funktionen oder Typen von Berechnungen, die verfügbar sind, hängt von der Datentyp der Spalte ab. Wenn die Spalte Währungswerte enthält, wird beispielsweise eine Liste der Funktionen, die auf Währung Berechnungen, z. B. Minimum und Maximum anwenden.

Eine Ergebniszeile in einem Datenblatt mit einer Auswahl an Funktionen

Weitere Informationen zur Verwendung der Funktion Ergebniszeile finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch.

Sortieren und Filtern

Es gibt einige weiteren schnellen Änderungen, die leichter können des Datenblatts anzeigen oder drucken. In der folgenden Abbildung, beispielsweise werden die Firmennamen alphabetisch sortiert.

Ein Datenblatt mit einer alphabetisch sortierten Spalte

  • Klicken Sie zum Sortieren angewendet werden, mit der rechten Maustaste in der Spalte (oder klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift), und klicken Sie dann auf die gewünschte Sortieroption.

  • Um einen Filter anzuwenden, klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, und wählen Sie die Kontrollkästchen für die Werte, die angezeigt werden soll. Alternativ können Sie Textfilter oder Zahlenfilter um ausführlichere Filter erstellen klicken.

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Speichern Sie Ihre Änderungen layout

Nachdem Sie das Layout und die Darstellung eines Datenblatts zu ändern, müssen Sie die Änderungen zu speichern, wenn Sie die Änderungen das nächste Mal beibehalten, wenn Sie das Datenblatt öffnen möchten. Wenn Sie einem Datenblatt schließen, nachdem Sie deren Layout ändern, werden Sie aufgefordert, um die Änderungen zu speichern. Wenn Sie auf Ja klicken, werden die Änderungen gespeichert und das nächste Mal, Sie das Datenblatt öffnen angewendet. Wenn klicken Sie auf Nein, die Änderungen verworfen und das Datenblatt wird geöffnet, und die Standardeinstellungen für das Layout (oder die zuletzt gespeicherten Einstellungen) die nächste Zeit, dass Sie ihn zu öffnen.

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