Veröffentlichen einer Datenbank auf einer SharePoint-Website

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Wenn Sie eine Microsoft Office Access 2007-Datenbank auf einer Windows SharePoint Services 3.0-Website veröffentlichen, können andere Mitglieder Ihrer Organisation mit der Datenbank arbeiten.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Veröffentlichen der Datenbank auf einer SharePoint-Website

Erneutes Veröffentlichen einer Datenbank auf einer SharePoint-Website

Übersicht

Wenn Sie eine Datenbank auf einer SharePoint-Website veröffentlichen, können Sie die Daten für andere Personen freigeben, die die SharePoint-Website verwenden, während Sie Access weiterhin als Front-End für Formulare, Berichte und Abfragen in der Datenbank verwenden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie mit einer veröffentlichten Datenbank arbeiten können. Wenn Sie ein Datenbankdesigner sind, können Sie Abfragen, Formulare und Berichte erstellen, die die Daten der SharePoint-Website verwenden. Wenn Sie ein Datenbankbenutzer sind, können Sie Access verwenden, um Daten von der SharePoint-Website einzugeben, anzuzeigen und zu analysieren.

Sie können eine Datenbank veröffentlichen, die Sie bereits erstellt haben, oder Sie können eine Datenbank aus einer oder mehreren Tabellen erstellen, die mit SharePoint-Listen oder-Bibliotheken verknüpft sind. Wenn Daten aus einer SharePoint-Liste oder-Bibliothek mit einer Access-Tabelle verknüpft sind, können Sie Ansichten für diese Listen oder Bibliotheken erstellen, die auf Formularen, Abfragen und Berichten in Access basieren. Auf diese Weise können Sie eine Access-Anwendung erstellen, die die Daten auf Ihrer SharePoint-Website nachverfolgt.

Wenn Ihre SharePoint-Website Listen enthält, in denen Kundenservicevorgänge nachverfolgt und Mitarbeiterinformationen gespeichert werden, können Sie in Access eine Datenbank als Front-End für diese Listen erstellen. Sie können Access-Abfragen erstellen, um diese Vorgänge zu analysieren, und Access-Berichte einrichten, um Berichte für eine Statusbesprechung des jeweiligen Teams zu formatieren und zu veröffentlichen. Wenn Personen Zugriff auf ihren Computern haben, werden die Access-Abfragen und-Berichte im Menü Menü 'Ansicht' für die SharePoint-Liste angezeigt . Wenn Benutzer die Liste auf der SharePoint-Website anzeigen, können Sie durch Klicken auf das Menü Ansicht die Abfragen, Berichte und anderen Access-Objekte finden und öffnen.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Datenbank auf einer SharePoint-Website veröffentlichen, stellt Access eine Liste von Webservern bereit, die es einfacher machen, zu dem Speicherort zu navigieren, an dem Sie die Veröffentlichung durchführen möchten, beispielsweise eine Dokumentbibliothek. Nachdem Sie die Datenbank veröffentlicht haben, merkt sich Access den Speicherort, sodass Sie den Server nicht erneut finden müssen, wenn Sie Änderungen veröffentlichen.

Das Veröffentlichen einer Datenbank auf einer SharePoint-Website ist nur für Datenbankdateien verfügbar, die im Office Access 2007-Format gespeichert sind.

Arbeiten mit Daten auf einer SharePoint-Website

Wenn Sie eine Datenbank erstellen möchten, die auf einer SharePoint-Liste basiert, können Sie mit der SharePoint-Liste beginnen. Sie können in Microsoft Access im Menü Aktionen Menübild für die SharePoint-Liste auf Öffnen klicken und dann eine Verknüpfung zu den Daten auf der SharePoint-Website erstellen. Anschließend können Sie Formulare, Berichte und Abfragen für die Daten sowie alle anderen Listen erstellen, die Sie der Datenbank hinzufügen.

Wenn Sie die Datenbank in einer Bibliothek auf der SharePoint-Website veröffentlichen, stehen die Objekte, die Sie in Access erstellt haben, anderen Benutzern im Menü Ansicht für die SharePoint-Liste zur Verfügung. Wenn Personen die Ansichten öffnen, stehen die Access-Objekte schreibgeschützt zur Verfügung. Wenn Sie die Ansichten aktualisieren möchten, können Sie die entsprechenden Objekte aktualisieren, indem Sie die von Ihnen veröffentlichte Datenbank bearbeiten.

Während Personen mit einer veröffentlichten Datenbank arbeiten, werden Sie aufgefordert, eine lokale Kopie zu speichern. Die Änderungen werden lokal gespeichert, bis Sie Ihre Änderungen veröffentlichen. Dadurch wird die Leistung in der Regel beschleunigt, und die Daten können bei einem Netzwerkfehler einfacher wiederhergestellt werden. Wenn Sie Änderungen an den Daten oder Objekten vornehmen, müssen Sie die Datenbank erneut veröffentlichen, bevor die Änderungen für andere Personen verfügbar werden.

Access bietet mehrere Schaltflächen, mit denen Sie problemlos mit den Daten aus den SharePoint-Listen arbeiten können, beispielsweise zum Erstellen von Benachrichtigungen und zum Ändern der Spalten für die Listen. Wenn Sie Access zum Bearbeiten der Tabellen verwenden, die mit SharePoint-Listen in einer veröffentlichten Datenbank verknüpft sind, stehen die Schaltflächen auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe SharePoint-Liste zur Verfügung.

Wenn Sie eine Datenbank auf einer SharePoint-Website veröffentlichen, steht die Datenbank für Personen mit der Berechtigung zum Arbeiten mit der Website zur Verfügung. Wenn Personen über die Berechtigung zum Ändern der Listen an der Stelle verfügen, an der Sie die Datenbank veröffentlicht haben, beispielsweise eine Dokumentbibliothek, können Sie die Datenbank aktualisieren. Wenn Personen über die Berechtigung zum mitwirken an den Listen auf der SharePoint-Website verfügen, können Sie der Datenbank Daten hinzufügen. Wenn Personen über die Berechtigung zum Anzeigen der Listen verfügen, können Sie die Daten in der Datenbank anzeigen.

Erneutes Veröffentlichen Ihrer Datenbank

Wenn Sie eine Datenbank auf einer SharePoint-Website veröffentlichen und dann Änderungen an den Daten vornehmen, sollten Sie die Datenbank erneut veröffentlichen, damit die neuesten Änderungen gespeichert werden. Wenn Sie die Datenbank erneut veröffentlichen, wird Sie beim nächsten Öffnen der Access-Datenbank als verfügbare Datenbank aufgelistet.

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Veröffentlichen der Datenbank auf einer SharePoint-Website

Wenn Sie eine Datenbank veröffentlichen, können Sie mit einer vorhandenen Datenbank beginnen oder eine Datenbank erstellen, indem Sie die Listen auf der SharePoint-Website verwenden.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf veröffentlichen , und klicken Sie dann auf Dokument Verwaltungs Server.

  2. Geben Sie die URL der SharePoint-Website ein, auf der Sie die Datenbank veröffentlichen möchten.

    Wenn Sie beim letzten Öffnen von Access denselben Speicherort verwendet haben, wird die Datenbank im Dialogfeld auf dem Webserver veröffentlichen angezeigt.

    Hinweis: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Ihre Datenbank im Office Access 2007-Format gespeichert ist.

  3. Wählen Sie die Bibliothek aus, beispielsweise eine Dokumentbibliothek, in der Sie die Datenbank veröffentlichen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  4. Geben Sie im Feld Name einen Dateinamen für die Datenbank ein.

  5. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Hinweis: Wenn Sie die Datenbank auf der SharePoint-Website öffnen, werden Sie aufgefordert, eine lokale Kopie zu speichern.

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Erneutes Veröffentlichen einer Datenbank auf einer SharePoint-Website

Nachdem Sie Änderungen an den Daten oder am Entwurf einer Datenbank vorgenommen haben, sollten Sie Sie erneut auf Ihrer SharePoint-Website veröffentlichen. Wenn Sie eine Datenbank erneut veröffentlichen, merkt sich Access die Position, sodass Sie nicht erneut darauf zugreifen müssen.

Wenn Sie eine Datenbank für die Bearbeitung öffnen, die in einer SharePoint-Bibliothek veröffentlicht wurde, wird am oberen Rand der Datenbank eine Statusleiste mit der Schaltfläche auf SharePoint-Website veröffentlichen angezeigt. Wenn die Statusleiste aus irgendeinem Grund nicht zur Verfügung steht, beispielsweise wenn Sie die Statusleiste während der Arbeit geschlossen haben, können Sie die Veröffentlichungs Befehle auf der Microsoft Office-Schaltflächeverwenden.

  1. Klicken Sie auf der Statusleiste auf die Schaltfläche in SharePoint-Website veröffentlichen .

    Hinweis: Wenn keine Statusleiste mit der Schaltfläche auf SharePoint-Website veröffentlichen angezeigt wird, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf veröffentlichen , und klicken Sie dann auf Dokument Verwaltungs Server.

  2. Überprüfen Sie im Dialogfeld auf dem Webserver veröffentlichen , ob es sich bei der gezeigten Bibliothek um die Stelle handelt, an der Sie die Veröffentlichung erneut veröffentlichen möchten.

  3. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

  4. Wenn Sie aufgefordert werden, die Kopie der Datenbank auf der Website zu ersetzen, klicken Sie auf Ja.

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