Untersuchung läuft teilweise indizierte Elemente in Office 365 eDiscovery

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Ein Inhaltssuche, die aus der Office 365 Security & Compliance Center automatisch ausgeführt werden, umfasst die geschätzte Suchergebnisse teilweise indizierte Elemente beim Ausführen einer Suche. Teilweise indiziert Elemente sind Exchange postfachelementen und Dokumente auf SharePoint und OneDrive for Business Websites, die aus einem beliebigen Grund für die Suche vollständig indiziert waren nicht. Die meisten e-Mail-Nachrichten und Dokumente werden erfolgreich indiziert, da sie innerhalb der Indizierung Grenzwerte für Office 365liegen. Einige Elemente können diese Indizierung Grenzwerte überschreiten und teilweise indiziert. Hier sind andere Gründe, warum Elemente können nicht für die Suche indiziert werden und werden als teilweise indizierte Elemente zurückgegeben, wenn Sie eine Inhaltssuche ausführen:

  • E-Mail-Nachrichten haben eine angefügte Datei einen Dateityp aus, der nicht indiziert werden kann. in den meisten Fällen ist der Dateityp Unbekanntes oder nicht unterstütztes für die Indizierung

  • Nachrichten weisen eine angefügte Datei ohne einen gültigen Ereignishandler, z. B. Bilddateien; Dies ist die häufigste Ursache für teilweise indiziert e-Mail-Elemente

  • Zu viele Dateien als Anlage einer e-Mail-Nachricht

  • Eine Dateianlage in einer e-Mail-Nachricht ist zu groß

  • Der Dateityp ist für die Indizierung unterstützt, aber Indizierung Fehler für eine bestimmte Datei

Auch wenn es variiert, haben die meisten Office 365 Organisationen Kunden weniger als 1 % von Inhalten in Volumen und kleiner als 12 % des Inhalts nach Größe, die sich teilweise indiziert ist. Der Grund für die Differenz zwischen der Lautstärke im Vergleich zu Größe ist, dass größere Dateien eine höhere Wahrscheinlichkeit von mit Inhalten, die nicht vollständig indiziert werden kann.

Warum wird die Anzahl der teilweise indizierte Elemente für eine Suche geändert?

Nachdem Sie ein Inhaltssuche in der Office 365 Security & Compliance Center ausgeführt haben, werden die Gesamtzahl und die Größe des teilweise indizierte Elemente an, die durchsucht wurden in das Ergebnis Suchstatistik aufgeführt, die in die detaillierten Statistiken für die Suche angezeigt werden. Beachten Sie, dass diese nicht indizierten Elemente in die Suchstatistik genannt werden. Hier sind ein paar Punkte, die die Anzahl der teilweise indizierte Elemente auswirken, die in den Suchergebnissen zurückgegeben werden:

  • Wenn ein Element teilweise indiziert sind und die Suchabfrage entspricht, ist es in der Anzahl (und die Größe) der zu suchenden Ergebniselemente und teilweise indizierte Elemente enthalten. Wenn die Ergebnisse dieser dieselbe Suche exportiert werden, ist das Element jedoch nur in einem Satz von Suchergebnissen enthalten. Es wurde nicht als teilweise indiziert Artikel enthalten.

  • Wenn Sie einen Datumsbereich für eine Suchabfrage (einschließlich es in der Abfrage Schlüsselwort) oder mithilfe einer bedingungs angeben, wird keine teilweise indizierte Elemente, die den Datumsbereich entsprechen nicht in die Anzahl der teilweise indizierte Elemente enthalten. Nur die teilweise indizierte Elemente, die in den Datumsbereich fallen sind in der Anzahl der teilweise indizierte Elemente enthalten.

Hinweis: Teilweise indiziert Elemente im SharePoint und OneDrive Websites sind nicht im Lieferumfang von des geschätzten teilweise indizierte Elemente, der in die detaillierten Statistiken für die Suche angezeigt wird. Teilweise indizierte Elemente können jedoch exportiert werden, wenn Sie die Ergebnisse einer Suche Inhalt exportieren. Beispielsweise, wenn Sie nur Websites in einem Inhaltssuche die geschätzte Anzahl teilweise suchen sein indizierte Elemente 0 (null).

Berechnen des Verhältnisses der teilweise indizierte Elemente in Ihrer Organisation

Zum Anzeigen von Ihrer Organisation teilweise indizierte Elemente zu verstehen, können Sie eine Suche für den gesamten Inhalt in alle Postfächer (mithilfe einer Abfrage leere Schlüsselwort) ausführen. Im folgenden Beispiel 56,208 (4,830 MB) Es gibt vollständig indiziert Elemente und 470 (316 MB) Elemente teilweise indiziert.

Beispiel für Suchen Statistiken mit indizierte teilweise Elemente

Sie können den Prozentsatz der teilweise indizierte Elemente mithilfe der folgenden Berechnungen bestimmen.

Um das Verhältnis zwischen der teilweise indizierte Elemente in Ihrer Organisation zu berechnen:

(Total number of partially indexed items/Total number of items) x 100
(470/56,208) x 100 = 0.84%

Mit den Suchergebnissen aus dem vorherigen Beispiel,. 84 % aller Postfächer Elemente werden teilweise indiziert.

Um den Prozentsatz der Größe des teilweise indizierte Elemente in Ihrer Organisation zu berechnen:

(Size of all partially indexed items/Size of all items) x 100
(316 MB/4830 MB) x 100 = 6.54%

Damit im vorherigen Beispiel "6,54". % der Gesamtgröße von postfachelementen aus teilweise indizierte Elemente sind. Wie zuvor erwähnt, die meisten Office 365 Organisationen Kunden weniger als 1 % von Inhalten in Volumen und kleiner als 12 % des Inhalts nach Größe verfügen, die teilweise indiziert ist.

Arbeiten mit teilweise indizierte Elemente

Wenn Sie untersuchen teilweise Elemente, um zu überprüfen, dass sie nicht relevante Informationen enthalten, können Sie einen Bericht Inhaltssuche exportieren müssen, enthält, die in Fällen Informationen teilweise indizierte Elemente. Beim Exportieren eines Berichts Inhaltssuche müssen Sie wählen Sie eine der Optionen exportieren, die sich teilweise indizierte Elemente enthält.

Wählen Sie aus der zweiten oder dritten Option zum Exportieren von teilweise indizierte Elemente

Beim Exportieren von Inhalten Suchergebnisse oder Inhaltssuche Bericht mithilfe einer der folgenden Optionen enthält das Exportieren ein Berichts mit dem Namen nicht indizierten Items.csv an. Der Bericht enthält die meisten dieselben Informationen wie die Datei ResultsLog.csv; die Datei nicht indizierten Items.csv enthält jedoch auch zwei Felder im Zusammenhang mit teilweise indizierte Elemente: Fehler Tags und Eigenschaften zurück. Diese Felder enthalten Informationen über die Indizierung Fehler für jedes Element teilweise indiziert. Verwenden die Informationen in den folgenden beiden Feldern kann Ihnen helfen festzustellen, und zwar unabhängig davon, ob der Indizierung Fehler für eine bestimmte wirkt sich Ihre Untersuchung auf. Ist dies der Fall ist, können Sie eine gezielte Inhaltssuche ausführen und Abrufen und Exportieren von bestimmter e-Mail-Nachrichten und SharePoint oder OneDrive Dokumente, damit Sie prüfen können, um zu bestimmen, wenn sie für Ihre Untersuchung relevant sind. Schrittweise Anweisungen finden Sie unter Vorbereiten einer CSV-Datei für eine gezielte Inhaltssuche in Office 365.

Hinweis: Die Datei nicht indizierten Items.csv enthält auch Felder, die mit dem Namen Fehlertyp und die Fehlermeldung. Hierbei handelt es sich um ältere Felder, die Informationen enthalten, die die Informationen in den Feldern Fehler Kategorien und Eigenschaften zurück , aber weniger detaillierte Informationen ähnlich ist. Sie können diese legacy Felder ignorieren.

Fehler im Zusammenhang mit teilweise indizierte Elemente

Fehler Tags bestehen aus zwei Teilen von Informationen, die den Fehler und den Dateityp. Angenommen, in diesem Fehler/Dateityp Paar:

 parseroutputsize_xls

parseroutputsize wird der Fehler und xls ist den Typ der Datei, die, der auf der Fehler aufgetreten ist. In Fällen wurden der Dateityp wurde nicht erkannt oder der Dateityp wurde gilt nicht auf den Fehler, der Wert noformat anstelle der Dateityp werden angezeigt.

Im folgenden finden eine Liste der Fehler und eine Beschreibung für die Ursache des Fehlers Indizierung.

Fehlertag

Beschreibung

attachmentcount

Eine e-Mail-Nachricht hatte zu viele Anlagen, und einige dieser Anlagen, werden nicht verarbeitet.

attachmentdepth

Der Inhalte Suchfunktion und Dokument-Parser gefunden zu viele Ebenen von Anlagen in anderen Anlagen geschachtelt. Einige dieser Anlagen wurden nicht verarbeitet.

attachmentrms

Fehler bei eine Anlage decodieren, da es RMS-geschützten wurde

attachmentsize

Eine Dateianlage in einer e-Mail-Nachricht zu groß wurde und konnten nicht verarbeitet werden.

indexingtruncated

Wenn die verarbeiteten e-Mail-Nachricht an den Index zu schreiben, eine der Eigenschaften indiziert wurde zu groß und wurde abgeschnitten. Die abgeschnittenen Eigenschaften werden im Feld Fehlereigenschaften aufgeführt.

invalidunicode

Eine e-Mail-Nachricht enthält Text, der als gültige Unicode verarbeitet werden konnten nicht. Für diesen Artikel Indizierung möglicherweise unvollständig.

parserencrypted

Der Inhalt der Anlage oder e-Mail-Nachricht ist verschlüsselt und Office 365 konnten nicht den Inhalt entschlüsseln.

parsererror

Während der Analyse ist ein unerwarteter Fehler aufgetreten. Dies führt in der Regel aus einem Software-Fehler oder einem Absturz Dienst.

parserinputsize

Anlage zu groß für den Parser verarbeitet wurde und die Analyse von die Anlage nicht erfolgen oder wurde nicht abgeschlossen.

parsermalformed

Anlage war beschädigt und konnten nicht vom Parser behandelt werden. Dieses Ergebnis aus alten Datei kann formatiert, Dateien erstellte inkompatible Software oder Viren, die in einen anderen als in Anspruch genommen sicherzustellen.

parseroutputsize

Die Ausgabe der Analyse der Anlage zu groß wurde und hatten abgeschnitten werden.

parserunknowntype

Eine Anlage hat einen Dateityp die Office 365 konnten nicht erkennen.

parserunsupportedtype

Eine Anlage hat einen Dateityp Office 365 konnte erkennen, dass Analysieren von Dateien dieses Typs wird nicht unterstützt.

propertytoobig

Den Wert einer e-Mail-Eigenschaft in Exchange Store wurde zu groß abgerufen werden sollen, und die Nachricht konnte nicht verarbeitet werden. Dies geschieht in der Regel nur auf die Eigenschaft Textkörper einer e-Mail-Nachricht.

retrieverrms

Fehler beim Entschlüsseln einer Nachricht RMS-geschützten Inhalte Suchfunktion.

wordbreakertruncated

Zu viele Wörter wurden in das Dokument bei der Indizierung identifiziert. Verarbeitung der Eigenschaft angehalten, wenn den Grenzwert erreichen, und die Eigenschaft wird abgeschnitten.

Fehler Felder beschreiben, welche Felder von der Verarbeitungsfehler aufgeführt, die im Feld Fehler Kategorien betroffen sind. Wenn Sie eine Eigenschaft wie subject oder participantssuchen, wird nicht Fehler in den Textbereich der Nachricht die Ergebnisse Ihrer Suche auswirken. Dies kann hilfreich sein, wenn genau die teilweise indizierte Elemente zu bestimmen, Sie möglicherweise weiter zu untersuchen müssen.

Verwenden ein PowerShell-Skript anhand Ihrer Organisation anzeigen auf teilweise indiziert e-Mail-Elemente

Die folgenden Schritte zeigen, wie ein Powershellskript ausführen, die für alle Elemente in allen Exchange Postfächer durchsucht und erzeugt beispielsweise einen Bericht zu Ihrer Organisation Verhältnis zwischen der teilweise indiziert e-Mail-Elemente (nach Anzahl und Größe), und zeigt die Anzahl der Elemente (und deren Dateityp) für jeden Indizierung aufgetretenen. Verwenden Sie die Beschreibung der Kategorie Fehler im vorherigen Abschnitt, um der Indizierung Fehler zu identifizieren.

  1. Speichern Sie den folgenden Text auf eine Skriptdatei Windows PowerShell mithilfe eines Suffixes Filename ps1; beispielsweise PartiallyIndexedItems.ps1.

    write-host "**************************************************"
    write-host "     Office 365 Security & Compliance Center      " -foregroundColor yellow -backgroundcolor darkgreen
    write-host "   eDiscovery Partially Indexed Item Statistics   " -foregroundColor yellow -backgroundcolor darkgreen
    write-host "**************************************************"
    " " 
    
    # Create a search with Error Tags Refinders enabled
    Remove-ComplianceSearch "RefinerTest" -Confirm:$false -ErrorAction 'SilentlyContinue'
    New-ComplianceSearch -Name "RefinerTest" -ContentMatchQuery "size>0" -RefinerNames ErrorTags -ExchangeLocation ALL
    Start-ComplianceSearch "RefinerTest"
    # Loop while search is in progress
    do{
        Write-host "Waiting for search to complete..."
        Start-Sleep -s 5
        $complianceSearch = Get-ComplianceSearch "RefinerTest"
    }while ($complianceSearch.Status -ne 'Completed')
    
    $refiners = $complianceSearch.Refiners | ConvertFrom-Json
    $errorTagProperties = $refiners.Entries | Get-Member -MemberType NoteProperty
    
    $partiallyIndexedRatio = $complianceSearch.UnindexedItems / $complianceSearch.Items
    $partiallyIndexedSizeRatio = $complianceSearch.UnindexedSize / $complianceSearch.Size
    
    " "
    "===== Partially indexed items ====="
    "         Total          Ratio"
    "Count    {0:N0}{1:P2}" -f $complianceSearch.Items.ToString("N0").PadRight(15, " "), $partiallyIndexedRatio
    "Size(GB) {0:N2}{1:P2}" -f ($complianceSearch.Size / 1GB).ToString("N2").PadRight(15, " "), $partiallyIndexedSizeRatio
    
    " "
    Write-Host ===== Reasons for partially indexed items =====
    foreach($errorTagProperty in $errorTagProperties)
    {
        $name = $refiners.Entries.($errorTagProperty.Name).Name
        $count = $refiners.Entries.($errorTagProperty.Name).TotalCount
    
        $frag = $name.Split("{_}")
    
        $errorTag = $frag[0]
        $fileType = $frag[1]
    
        if ($errorTag -ne $lastErrorTag)
        {
            $errorTag
        }
        "    " + $fileType + " => " + $count
        $lastErrorTag = $errorTag
    }
    
  2. Verbinden mit Office 365-Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften Center PowerShell.

  3. In Security & Compliance Center PowerShell wechseln Sie zu dem Ordner, in dem Sie das Skript in Schritt 1 gespeichert haben, und führen Sie das Skript; Zum Beispiel:

    .\PartiallyIndexedItems.ps1

Hier ein Beispiel fo die Ausgabe vom Skript zurückgegeben.

Beispiel für die Ausgabe von Skript, das einen Bericht zum Anzeigen von Ihrer Organisation teilweise indiziert e-Mail-Elemente generiert

Hinweis:

  1. Die Gesamtzahl und die Größe der e-Mail-Elemente und Ihrer Organisation Verhältnis zwischen der teilweise indiziert e-Mail-Elemente (nach Anzahl und Größe)

  2. Eine Liste Fehler Kategorien und die entsprechenden Dateitypen, bei denen der Fehler aufgetreten ist.

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