Unterstützen der Project Online-Akzeptanz durch Project Management Office (PMO)

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Was ist ein Project Management Office (PMO)?

Sie planen also, Project Online in Ihrem Unternehmen einzuführen. Wie wollen Sie Project Online einsetzen oder optimal bereitstellen, welche geschäftlichen Probleme sollen damit gelöst werden? Hier einige Beispiele:

  • Meine leitenden Mitarbeiter wünschen sich einen besseren Überblick über den Projektstatus.

  • Ich benötige eine bessere Möglichkeit für die Verwaltung meiner Ressourcen und deren Zuweisung zu Projekten.

  • Ich möchte problemlos die Zeit verfolgen können, die Mitarbeiter für ihre Aufgaben benötigen.

  • Ich wünsche mir für die Verfolgung von Projektdaten eine robustere Möglichkeit, als das mit Excel-Arbeitsblättern der Fall ist.

Organisationen, die am häufigsten mit der Verwendung von Project Online in Business derartige Probleme adressieren erfolgreich gewesen sind diejenigen, die eine Reihe von Standards, Prozessen und bewährte Methoden für die Möglichkeit, dass Projekte verwaltet werden in ihrer Organisation erstellen. Person oder Gruppe, die erstellt und verwaltet diese Regeln des Projektmanagements wird auch als Project Management Office (PMO) bezeichnet.

Welche Funktion hat ein PMO?

In größeren Unternehmen kann das PMO eine Abteilung sein, die sich mit Fragen des Projektmanagements im gesamten Unternehmen beschäftigt. Dazu zählen beispielsweise Aufsicht, Steuerung und Kontrolle (Governance) des Projektmanagements, Implementierung und Schulung sowie die Ermittelung der Anforderungen an das Projektmanagement oder Bestimmung der besten Methode zum Erstellen aussagekräftiger Berichte. In kleinen oder mittelständischen Unternehmen besteht ein PMO häufig aus einer Einzelperson oder einer kleinen Personengruppe, kann aber auch größer sein, um dieselben Probleme zu lösen, die auch große Unternehmen haben. Allen PMOs sind jedoch folgende Ziele gemeinsam:

  • Werben für das Projektmanagementsystem und Fördern der Akzeptanz

  • Vereinfachen des Projektmanagements für die Benutzer im Unternehmen durch Automatisierung von Prozessen im Tool

  • Erstellen von Richtlinien, Verfahren und bewährten Methoden rund um Projektmanagementfunktionen

  • Fungieren als Experten – quasi als "Center of Excellence" – für alle Fragen und Bereiche des Projektmanagements sowie Schulung der Beteiligten hinsichtlich bewährter Projektmanagementmethoden und -tools

  • Entscheidungsbefugnis durch Unterstützung der Geschäftsleitung in Bezug auf die Durchführung und Durchsetzung von Änderungen nach deren Empfehlungen

Sind Sie immer noch verwirrt? Wir machen es noch etwas einfacher und nehmen ein Beispiel, mit dem sich nahezu jeder identifizieren kann – der Haushaltsvorstand, der sich um seine Familie kümmert:

Anforderung

PMO

Familie

PMO – Informationen

Das PMO hilft dabei, effiziente Methoden zur Bereitstellung von Informationen für alle Projektbeteiligten anhand von Projektstatus und Statusberichten festzulegen. Dies beinhaltet u. U. folgende Aufgaben: Ermitteln der Anforderungen an die Berichterstellung, Verschieben der erforderlichen Daten in das System und Festlegen von Workflows, um zu gewährleisten, dass die für periodische Berichte erforderlichen Daten rechtzeitig ins System eingespeist werden.

Der Haushaltsvorstand benötigt Informationen zu den Vorgängen in der Familie:

  • Vierteljährliche Berichte über den schulischen Ausbildungsstand seiner Kinder

  • Monatliche Kontoauszüge, die den Finanzstatus zeigen

  • Jährliche Arztbesuche, um die Gesundheit der Familienmitglieder zu gewährleisten

PMO-Informationen zur Aufgabenverteilung (wer macht was?)

Das PMO erstellt Prozesse, um die richtigen Daten zu den Projektmanagementsystems Status einer auf Projektebene an Projektmanager senden zu erhalten. Darüber hinaus Leitfäden und bewährte Methoden für die ressourcenverwaltung.

Die Familienmitglieder müssen wissen, wer was tut. Dazu zählen:

  • Wer holt heute die Kinder von der Schule ab, geht abends mit dem Hund spazieren, bereitet das Essen usw.?

  • Wenn jemand seine übliche Aufgabe nicht erledigen kann, müssen Sie wissen, wer diese vertretungsweise übernehmen kann.

  • Dabei ist es hilfreich, Arbeitszeiten und Stundenpläne der einzelnen Mitglieder sowie deren Verfügbarkeit in einem zentralen Familienkalender zu notieren. Dadurch weiß jeder sofort, wer für welche Aufgaben verplant werden kann.

PMO – Foren für die Zusammenarbeit

Das PMO hilft dabei, Websites für die Projektzusammenarbeit zu erstellen und optimal an die Anforderungen der Websitebenutzer anzupassen.

Die Familienmitglieder benötigen ein Forum für ihre Zusammenarbeit, zum Beispiel:

  • Notieren wichtiger Ereignisse auf einem Wandkalender in der Küche

  • Tägliche Tischgespräche beim Abendessen

PMO – Bewerten und Entschärfen von Risiken

Das PMO ist verantwortlich für das Einrichten eines Systems für das Risikomanagement.

Der Haushaltsvorstand muss für eine Minimierung der Risiken sorgen:

  • Er ermittelt den Versicherungsbedarf für den Krankheitsfall.

  • Er erwirbt eine Mitgliedschaft in einem Fitnesscenter.

  • Er erhöht den Sparbetrag für die Altersvorsorge.

PMO - Festlegen von Regeln und Prozessen

Das PMO am aktuellen Prozesse und Workflows sucht und findet eine Methode zum Automatisieren von, bis das Projektmanagement-Tool implementiert wird. Eine der folgenden möglicherweise umfassen, bestimmen Treiber für welche Projekte weiterleiten ein Budget festlegen (Portfolioanalyse)-verschieben auf auswählen.

Der Haushaltsvorstand legt Regeln und Prozesse für die Familie fest, zum Beispiel:

  • Er erlässt ein Ausgehverbot für die Kinder oder legt deren Schlafenszeiten fest.

  • Er schaut sich Faktoren zur Ermittlung an, welche Anschaffungen gemacht werden müssen (Beispiel: "Sollen wir dieses Jahr ein Auto kaufen, das Dach reparieren oder in Urlaub fahren?").

  • Er stellt Rasensprenger mit automatischer Zeitschaltuhr auf.

  • Er wählt einen Zeitpunkt in der Woche für Einkäufe von Lebensmitteln und Besorgungen aus.

Das PMO sorgt durch Übernahme der folgenden Aufgaben für ein effizienteres Projektmanagement im Unternehmen:

  • Sammeln von Informationen, um die Anforderungen an das Projektmanagement im Unternehmen besser definieren zu können. Das PMO analysiert beispielsweise die geschäftlichen Anforderungen der Organisation, entwickelt Prozesse zur Erfüllung dieser Anforderungen und ordnet dann diese Prozesse Einstellungen oder Workflows in Project Online zu.

  • Festlegen der regelmäßig zu überprüfenden wichtigen Daten und enge Zusammenarbeit mit dem Projektadministrator, um diese Daten für die Beteiligten freizugeben. Das PMO legt beispielsweise die erforderlichen Daten und den Prozess für die Dateneingabe in das System fest, um einen wöchentlichen Bericht zum Projektstatus erstellen und den Beteiligten den aktuellen Status laufender Projekte bereitstellen zu können.

  • Erstellen von Regeln für Prozesse und Workflows. Das PMO legt beispielsweise einen Workflow für Projektideen fest, die erst einen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen, bevor sie in Project Online zu Projekten werden.

  • Migrieren vorhandener Daten aus dem aktuellen Projektmanagementsystem in ein neues System. Das PMO sucht beispielsweise nach dem einfachsten Weg, Ressourcen- und Projektdaten von Microsoft Excel-Arbeitsblättern in Project Online oder von Project Professional auf Einzelrechnern in eine zentrale Project Online-Umgebung zu migrieren.

  • Bereitstellen von Unterstützung für Project Portfolio Management mit Project Prioritäten und prognostizieren helfen. Es gibt viele Projekte aus, die Sie vornehmen, aber haben eingeschränkte Budget und Ressourcen aller Folien ausführen möchten, wie die meisten Unternehmen. Sie benötigen eine Möglichkeit zum bestimmen, welche Projekte, die verschoben werden soll, klicken Sie auf. PMOs können das Laufwerk des Prozess Projekt- und um sicherzustellen, dass zukünftige Investitionen in Ausrichtung mit der Organisation strategische Ziele und geometrischen Sehschwäche sind.

  • Verwalten von Benutzern emotionale Änderungen möglicherweise konfrontiert Umstieg von ihr aktuelles Projektmanagement-System, mit dem sie verbunden sind. Tactfully beeinflussen beispielsweise Projektmanager aus ihren alten Prozess deren Projektdateien auf ihre Festplatten speichern und diese heraus freigeben, indem Sie diese Vorteile von veröffentlichen auf Project Online jeweiligen verschieben. Das PMO Option diese, indem Sie dafür mehr Zeit zu überzeugen die Dienstalter Projektmanager zuerst und möchte deren Einfluss auf die anderen Project-Manager hilft zum Steuern der Änderung.

  • Bewältigen der technischen Herausforderungen des Wechsels durch Bereitstellen umfassender Schulungsmöglichkeiten.

Wozu brauche ich ein PMO?

Im Beispiel familiäre können die Folgen eines adressieren nicht Teil der Anforderungen direkte Beziehung sein. Angenommen, nicht eine Bewertung für ein untergeordnetes Element des Berichts, dass die Karte, wenn es zuerst ankommt ausgegangen führen kann, dass Elemente fein handelt, wenn tatsächlich mehr Zeit oder eine Tutor untersuchen kann erforderlich sein. Auf die gleiche Weise kann die Bereitstellung von Project Online ohne Erstellung eines Elements mit Standardisierung und Einbindung helfen auch direkte Beziehung Umständen haben. Einrichten einer PMO hilft die Wahrscheinlichkeit eines Erfolgs für die Bereitstellung Project Online zu erhöhen. Je nach Ihren Zielen kann dies um eine bessere Effizienz in Projektmanagement (z. B. Projekten abgeschlossen, termingerecht), übersetzen die in der Regel niedrigere Kosten zum Verwalten von Projekten (z. B. Weitere Projekt abgeschlossen am "oder" Kostenrahmen unterschritten) zugeordnet ist.

Welche Schritte sind bei der Einrichtung eines PMOs zuerst zu tun?

Die ersten Schritte zur Einrichtung eines PMOs haben Sie wahrscheinlich schon getan, indem Sie sich die Mühe gemacht und nach diesem Artikel gesucht haben. Wenn Sie an einem Umstieg auf Project Online interessiert sind, haben Sie sehr wahrscheinlich schon eine Idee von der Wirkungsweise in Bezug auf Effizienzsteigerungen oder die Lösung bestimmter Probleme in Ihrem Unternehmen. Bei der Entwicklung einer Vorgehensweise für die offizielle Einrichtung Ihres PMO sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Definieren des Aufgabenbereichs des PMO

Geht das Hauptfenster Ziel von Ihrem PMO ein bestimmtes geschäftliches Problem behoben werden? Sie möchten beispielsweise möglicherweise Implementieren eines Arbeitszeittabellen-System, um eine genaue Kontrolle der Kosten Analyse zu erhalten. Oder möglicherweise müssen Sie Ihr Projekt Daten auf auch zwei oder drei verschiedenen Komponenten verteilt und Konsolidieren der Daten in einem einzigen System, verwendet die derer besseren Einblick in die Ausführung von Projekten bereitstellen möchten. Oder es möglicherweise, laufendes Projektmanagement Anleitungen bereitzustellen und Project Manager Schulung Anforderungen zu beheben. Wenn Sie verstehen, warum Ihr PMO erforderlich ist, werden viel einfacher zu erstellen, was die Anforderungen einrichten und Verwalten der es sind.

Gewinnen von Unterstützung auf Geschäftsleitungsebene

Versichern Sie sich der Unterstützung einer Person in der Unternehmensleitung. Es ist wichtig, dass Ihr PMO von der Geschäftsleitung unterstützt wird, da fehlende Unterstützung in diesem Bereich einer der Hauptgründe für ein Scheitern des PMOs ist. Wenn Sie schon eine Führungskraft auf Ihrer Seite haben, welche die Vorteile und Bedeutung der angestrebten Ziele kennt, können Sie sich glücklich schätzen! Wenn das noch nicht der Fall ist, sollten Sie der Geschäftsleitung die Vorteile des Umstiegs auf ein Projektmanagementsystem wie Project Online verdeutlichen. Auf diese Weise lassen sich am besten Unterstützer gewinnen. Dabei können Sie die geschäftlichen Probleme darstellen, die mithilfe dieses Systems behoben werden. Das haben Sie möglicherweise in gewisser Weise schon getan, als sie Project Online zum ersten Mal ausgewertet haben. Wenn Sie jedoch demonstrieren können, wie das System mit den eigenen Daten in einer Pilotumgebung funktioniert, ist das der beste Weg, Verbündete auf Geschäftsleitungsebene zu finden. Das Erzielen von Vorteilen ist ein entscheidender Faktor, wenn Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung gewinnen möchten.

Signifikante Unterstützung durch die Geschäftsleitung kann in adressieren Schutz vor, die Benutzer in verschieben aus, was sie vertraut, um ein neues Projektmanagement System, z. B. Project Online sind möglicherweise hilfreich sein. Kennsätzen sowie die Vorteile für andere Beteiligte Einfluss wie erfahrener Projektmanager, heraufstufen können auch zur Unterstützung bei Bruchfestigkeit sämtliche emotionalen Anlagen, die andere Benutzer auf das System, denen Sie verschieben haben gegebenenfalls aus.

Zusammenstellen des Teams

Die folgenden Zuständigkeiten müssen ungeachtet der Größe des Unternehmens, in dem Sie Ihr PMO planen, von den Rollen in Ihrem PMO übernommen werden:

Rolle

Beschreibung

Maßgebliche Umsetzung des Einführungsplans für Project Online

Wenn Sie gerade Project Online implementieren, benötigt der gesamte Plan mit einer Person zu es steuern. Genau wie jedes Projekt muss benötigt der Plan Annahme ein Besitzers, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Aufgaben Konferenztisch mit Personal und abgeschlossen sind.

Ermitteln der Anforderungen an das Projektmanagement

Diese Person bewertet die Anforderungen Ihrer Organisation an das Projektmanagement. Sie muss mit den Benutzern im ganzen Unternehmen und in den einzelnen Abteilungen sprechen, um festzustellen, wie Projekte derzeit verwaltet werden, welche Anforderungen gestellt werden und wie diese durch die Implementierung von Project Online erfüllt werden. Diese Anforderungen müssen dem Projektadministrator mitgeteilt werden, damit sie ordnungsgemäß in Project Online implementiert werden können. Diese Person muss gute Projektmanagementkenntnisse besitzen, sollte aber auch über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Es ist durchaus wahrscheinlich, dass Mitarbeiter im Unternehmen mit dem Prozess, von dem sie abgezogen werden sollen, emotional verhaftet sind. Diese Person muss also in der Lage sein, dies zu berücksichtigen und den Mitarbeitern zu zeigen, welche Vorteile und Arbeitserleichterungen das neue System mit sich bringt.

Schulung, Dokumentation und Support

Diese Person muss den Kenntnisstand der Benutzer bewerten und ist verantwortlich für die Bereitstellung von Schulungsressourcen, die für die erfolgreiche Nutzung des Produkts erforderlich sind. Dazu gehört möglicherweise auch die Schaffung rollenbasierter Schulungen für Projektadministratoren, Projektmanager, Teamleiter und Teammitglieder. Während der Großteil der Arbeit wahrscheinlich darin besteht, Schulungen für Projektmanager oder Administratoren zusammenzustellen, finden Teamleiter und Teammitglieder meistens Kurzübersichtskarten, Spickzettel, Checklisten oder kurze Lernprogramme besonders effektiv. Sie müssen auch eine Möglichkeit für den hausinternen Benutzersupport finden und eine Methode für die Eskalation entlang festgelegter Eskalationswege definieren.

Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung

Zusammenarbeit mit Ihre IT-Abteilung unbedingt in ansprechenden, damit Sie in das Vorzeichen von unterstützen, für die Einrichtung und Konfiguration von Project Online. Wenn Sie nur gerade Project Online auswerten, dies in der Regel durch eine andere Person Ihre IT-Abteilung ohne viel Problemen erfolgt über anhand der Erste Schritte mit Project Online Dokumentation.

Das PMO muss in den beiden folgenden Bereichen mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten:

  • Office 365-Verwaltungskonsole: das PMO müssen für die Arbeit mit Office 365-Administrator, für Benutzer und Lizenzen zuweisen.

  • Project Online-Administration: Das PMO muss bei speziellen Elementen wie der Konfiguration von benutzerdefinierten Feldern, Ressourcen und der Arbeitszeiterfassung mit einem Project Online-Administrator zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit mit dem PMO ist wahrscheinlich auch bei der Implementierung von Prozessen in Project Online durch Workflows erforderlich.

Bei einigen PMOs in größeren Unternehmen gibt es auch Projektmanager, die zugewiesen werden können, um bei bestimmten Projekten, die Unterstützung benötigen, Leitungsfunktionen zu übernehmen. Das kann sich je nach Projektumfang von einer Beratung des Projektbesitzers bis hin zur Besitzübernahme erstrecken.

Erstellen einer Zielsetzung für Ihr PMO

Alle PMOs sollten über eine Zielsetzung verfügen. Wenn Sie bereits die Notwendigkeit für Ihr PMO bewertet haben, ist eine solche Zielsetzung sehr viel einfacher zu erstellen. Schauen Sie sich die aktuelle Zielsetzung des Unternehmens an, und versuchen Sie, eine Zielsetzung zu erstellen, die darauf ausgerichtet ist. Sie muss nicht übermäßig komplex sein, aber ein grundlegendes Verständnis über den Zweck des PMO und seine Rolle im Unternehmen vermitteln.

Erstellen eines Plans für die Einrichtung des PMO

Nach Bereichsdefinition die Aufgaben, die Sie erstellen Ihre PMO müssen, können Sie einen groben Projektplan dafür erstellen möchten. Erwägen Sie die Erstellung eines Ihrer PMO als ein großes Projekt, mit den zugehörigen Aufgaben, Dauer und Zuordnungen. Ihren Projektplan werden weitere definiert wird, wie Sie einige der anfänglichen Aufgaben, wie die Bewertung der Umgebung schrittweise. Projektplan können Sie Ihre PMO Geben Sie den Zeitplan für eine Erstellung zu verfolgen Sie getan haben, was Sie gerade arbeiten, und was Sie noch in Ihrem PMO erstellen möchten. Hier sind beispielsweise wie mehrere PMO erstellen Aufgaben in einem Projektplan Project Online aussehen könnte:

PMO-Projektplan in Project Online

Weitere Informationen zu PMOs

Wenn Sie noch nicht über eine PMO verfügen, können Sie etwas bei der Gedanke an eine beginnend abschrecken wenden. Auch wenn Ihre PMO Anforderungen und Anforderungen Ihres Unternehmens steigern werden, müssen Sie erfahren, wie Sie den Rahmen zum Einrichten und Ihre PMO weiterentwickelt erstellen. Je nach Ihren Zielen sollten Sie die verschiedenen Methoden zur PMO Prozess und Industrie Recherchieren oder finden Sie unter welche PMO-Modell, das Sie eng mit ausrichten können. Es gibt viele Bücher, Schulung und online-Ressourcen zu erstellen und Verwalten von PMOs, mit denen Sie Adressen helfen können.

Wenn Sie versuchen, eine PMO einrichten und Hilfe benötigen, möchten Sie möglicherweise eine zertifizierte Microsoft-Partner oder Microsoft-Beratungsdienste wenden Sie sich an. Wir haben auch interne Berater bei Microsoft mit hervorragende Erfahrung bei PMOs für kleine, mittlere und großen Unternehmen einrichten.

Was nun?

Ja, sind Sie bereit sind, Ihre PMO starten? Hoffentlich, haben Sie realisiert, nach dem in diesem Artikel, der eine PMO Starten einer Investition zurück, die sich Zeit und Aufwand lesen. Es ist für die Zusammenarbeit mit Personen in Ihrem Unternehmen zahlreiche erforderlich, und einem Vorgesetzten "Experten" Probleme grundlegende ist. Sie benötigen außerdem eine Investition in untersucht mehr über das Einrichten eines PMO durch die zahlreichen Ressourcen, die verfügbar sind. Und wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie zum Microsoft-Partner zertifiziert ebenso wie Microsoft-Beratungsdienste aktivieren.

Wenn Sie in eine kleinere Unternehmen sind, scheinen des Gültigkeitsbereichs von diesen überwältigenden. Sie möglicherweise nicht die erforderlichen Ressourcen zum Einstellen von Personen, für die einzelnen PMO Rollen in der Tabelle "Erstellen Ihres Teams" notiert haben, und Sie brauchen. Nur Beachten Sie, dass diese Aufgaben, die wahrscheinlich zu einem bestimmten Zeitpunkt Zeitpunkt berücksichtigt werden müssen, und zu einem gewissen Grad, die Ihren Anforderungen geeignet ist. Beachten Sie auch, dass der Leistung der Größe des Unternehmens und Ziele skalieren können erforderlich. Eine PMO in eine kleinere Unternehmen müssen nur mit wenigen leitende Projektmanagern in ihrem Unternehmen zur Bewertung im Vergleich zu mehreren Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen in einer größeren Unternehmen ihren Anforderungen entsprechen.

Die Einrichtung eines PMO kann den Erfolg von Project Online fördern, und der Einsatz von Project Online sorgt für den Erfolg des PMO. Viel Glück bei Ihrer Implementierung!

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