Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Hinweis: Wir möchten Ihnen die aktuellsten Hilfeinhalte so schnell wie möglich in Ihrer eigenen Sprache bereitstellen. Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Teilen Sie uns bitte über den Link am unteren Rand dieser Seite mit, ob die Informationen für Sie hilfreich sind. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

Bei den in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows handelt es sich um Features, die Sie zum Automatisieren Ihrer Geschäftsprozesse verwenden können, wodurch Sie konsistenter und effizienter werden. Sie können einen SharePoint-Workflow zum Sammeln von Feedback verwenden, um Dokumente und andere Elemente, die in SharePoint-Produkten gespeichert sind, für deren Feedback an eine oder mehrere Personen weiterzuleiten. Und mit einem SharePoint-Workflow, der Ihren Prozess für Sie verarbeitet, haben Sie mehr Zeit für all die anderen Dinge, die Sie erledigen müssen.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die in SharePoint enthaltenen Workflows.

Wichtig:  Standardmäßig ist der Workflow zum Sammeln von Feedback nicht aktiviert und im Listenfeld Workflowvorlage auswählen des Zuordnungs Formulars nicht aufgeführt. Damit Sie für die Verwendung verfügbar ist, muss ein Websiteadministrator Sie auf der Websitesammlungsebene aktivieren.

Hinweis: Dieser Inhalt bezieht sich auf die SharePoint 2010-Workflow Plattform. Die SharePoint 2010-Workflow Plattform steht in SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013 und SharePoint Server 2016 zur Verfügung.

Wenn Sie nur eine Workflowaufgabe für das Sammeln von Feedback ausführen müssen    Scrollen Sie einfach nach unten zum gesamten Segment, und erweitern Sie es. Sie benötigen möglicherweise keines der anderen Segmente für jetzt.

Vergleich eines manuellen Prozesses mit einem automatisierten Workflow

SharePoint-Workflows sind:

  • Effizient und konsistent    Ein Workflow zum Sammeln von Feedback leitet das Dokument oder Element automatisch weiter, weist Überprüfungsaufgaben zu und verfolgt deren Fortschritt und sendet bei Bedarf Erinnerungen und Benachrichtigungen. Die Aktivität in einem Workflow kann über eine zentrale Statusseite überwacht und angepasst werden, und der Verlauf von Ereignissen in einer Workflowausführung wird für 60 Tage nach Abschluss verwaltet.

  • Geringere Arbeit für Sie    Mit einem Workflow zum Sammeln von Feedback können Sie und ihre Kollegen Zeit und Mühe sparen und gleichzeitig ihren Feedbackprozess rationalisieren und standardisieren.

Das folgende Diagramm zeigt eine sehr einfache Version des Workflows zum Sammeln von Feedback.

Diagramm eines einfachen Workflows zum Sammeln von Feedback

Tipps zur Verwendung dieses Artikels

Die Informationen in diesem Artikel sind in zehn erweiterbaren Segmenten dargestellt.

Klicken Sie hier, um ein paar Tipps zum besten aus diesem Artikel zu erhalten.

Wenn Sie nur eine Workflowaufgabe für das Sammeln von Feedback ausführen müssen    Scrollen Sie einfach nach unten zum gesamten Segment, und erweitern Sie es. Sie benötigen möglicherweise keines der anderen Segmente für jetzt.

Wenn Sie Workflows hinzufügen, starten, überwachen und verwalten möchten    Wenn Sie mit diesen Aufgaben noch nicht vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, wenn Sie sich in diesem Artikel Segment für Segment durcharbeiten, wenn Sie zum ersten Mal einen Workflow entwerfen und hinzufügen. Nachdem Sie sich mit den Informationen und dem Artikel Layout vertraut gemacht haben, können Sie direkt zu dem Segment wechseln, das Sie bei Rück kehr besuchen benötigen.

Eine Notiz zu den Grafiken    Bildschirmbilder und konzeptionelle Diagramme in dieser Reihe von Workflow Artikeln basieren in der Regel auf dem Workflowtyp Genehmigung. In diesem Artikel wurden die Bilder und Diagramme in diesem Artikel für das Sammeln von Feedback-Workflows angepasst, wenn dies für konzeptionelle oder didaktische Klarheit erforderlich ist.

Ein Wort zum Drucken dieses Artikels    Dies ist ein langer Artikel. Wenn Sie nur ausgewählte Segmente drucken möchten, stellen Sie sicher, dass nur die Segmente beim Drucken erweitert werden. (Wenn Sie die vollständigen Grafiken in Ihre gedruckte Kopie einbeziehen möchten, Drucken Sie im Querformat und nicht im Hochformat.)

Und ein Wort zur Suche    Bevor Sie nach Text oder Begriff in diesem Artikel suchen, stellen Sie sicher, dass alle Segmente, in denen Sie suchen möchten, erweitert sind.

Inhalt dieses Artikels

Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Weitere Informationen'

Weitere Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Weitere Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback

Ein Workflow zum Sammeln von Feedback ist ein SharePoint-Feature, mit dem ein Dokument oder ein anderes Element, das in einer SharePoint-Liste oder-Bibliothek gespeichert ist, für sein Feedback an eine oder mehrere Personen weitergeleitet Der Workflow automatisiert, rationalisiert und standardisiert den gesamten Prozess.

Weiterleitung eines Elements in einem Workflow zwischen den Teilnehmern

Der grundlegende Workflow zum Sammeln von Feedback, der in SharePoint-Produkten enthalten ist, fungiert als Vorlage. Mithilfe dieser Vorlage können Sie Ihren Websites mehrere Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügen. Jeder von Ihnen hinzugefügte Workflow ist eine eindeutige Version des einfachen Workflows zum Sammeln von Feedback, jeder mit einer eigenen speziellen Arbeitsweise, basierend auf den Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen angeben.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback für mich tun?

  2. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback nicht tun?

  3. Wer kann diese Art von Workflow verwenden?

  4. Wie planen, hinzufügen, ausführen und verwalten Sie diese Art von Workflow?

1. Was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback für mich tun?

  • Wenn Sie zunächst einen Workflow zum Sammeln von Feedback zu Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzufügen, können Sie angeben, wie viele Teilnehmer einbezogen werden sollen, und angeben, ob Ihre Aufgaben nacheinander (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden. Sie können sogar entscheiden, ob Sie die Aufgaben der Teilnehmer in zwei oder mehr getrennte Phasen aufteilen möchten, und Sie können auch eine endgültige Fälligkeitsdatum und/oder die Zeit angeben, die für die einzelnen Aufgaben ausgeführt werden soll. Und jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell für ein Element starten, können Sie diese Einstellungen ändern.

  • Der Workflow weist jedem angegebenen Teilnehmer eine Aufgabe zu. Jeder Teilnehmer wählt verschiedene mögliche Antworten aus: zum Senden von Feedback zu dem Element, zum Anfordern einer Änderung des Elements, zum erneuten Zuweisen der Aufgabe oder zum Löschen der Aufgabe.

  • Während der Workflow ausgeführt wird, können Sie den Fortschritt überwachen und Anpassungen (falls erforderlich) über eine einzige zentrale Workflow Status Seite vornehmen.

  • Für 60 Tage nach Abschluss des Workflows ist die Liste aller Workflowereignisse, die im Laufe dieser Ausführung (oder Instanz) des Workflows aufgetreten sind, weiterhin auf der Workflow Status Seite zur informellen Referenz verfügbar.

Oberer Bereich des Segments

2. was kann ein Workflow zum Sammeln von Feedback nicht tun?

Der Workflow zum Sammeln von Feedback dient nicht dazu, Genehmigungen und Ablehnungen für ein Element zu sammeln oder die Veröffentlichung von Webseiten für eine Website zu kontrollieren. Wenn Sie einen Workflow hinzufügen möchten, in dem Teilnehmer das Element genehmigen oder ablehnen, das Sie überprüfen, finden Sie im Artikel alle Informationen zu Genehmigungsworkflowsim Abschnitt Siehe auch .

Darüber hinaus sind Workflows zum Sammeln von Feedback nicht für das Sammeln von Signaturen vorgesehen. Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen in einem Microsoft Word-Dokument, einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe oder einem Microsoft InfoPath-Formular verwenden möchten, lesen Sie den Artikel alle Informationen zum Sammeln von Signaturen-Workflowsim Abschnitt Siehe auch .

Informationen dazu, wie Sie Microsoft SharePoint Designer 2013 verwenden können, um die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen, finden Sie im Microsoft Software Developer Network-Hilfesystem (MSDN).

Oberer Bereich des Segments

3. Wer kann diese Art von Workflow verwenden?

Wenn Sie einen Workflow standardmäßig Hinzufügen    möchten, müssen Sie über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow Hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt im Gegensatz zu den Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten".)

Wenn Sie einen Workflow auch standardmäßig starten    möchten, müssen Sie über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen Workflow zu starten , der bereits hinzugefügt wurde. (Die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besitzer" verfügen standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten", die Gruppe "Besucher" nicht.)

Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass Sie nur von Mitgliedern der Gruppe "Besitzer" gestartet werden können. (Klicken Sie dazu auf der ersten Seite des Zuordnungs Formulars auf das Kontrollkästchen Berechtigung zum Verwalten von Listenberechtigungen zum Starten dieses Workflows anfordern .)

Oberer Bereich des Segments

4. wie planen, hinzufügen, ausführen und verwalten Sie diese Art von Workflow?

Dies sind die grundlegenden Phasen:

  • Bevor der Workflow ausgeführt wird (planen, hinzufügen, starten)   
    , bevor Sie einen Workflow hinzufügen, planen Sie den Speicherort, an dem er hinzugefügt werden soll (für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für die gesamte Websitesammlung) und die Details zur Funktionsweise. Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt und konfiguriert haben, kann jeder mit den erforderlichen Berechtigungen den Workflow für ein bestimmtes Element starten. Der Workflow kann auch so eingerichtet werden, dass er automatischausgeführt wird. Automatische Läufe können auf der Grundlage eines oder beider Trigger-Ereignisse aktiviert werden: Wenn ein Element hinzugefügt oder in einer Liste oder Bibliothek erstellt oder ein Element in einer Liste oder Bibliothek geändert wird.

  • Während der Workflow ausgeführt wird (abgeschlossen, überwachen, anpassen)   
    , während der Workflow ausgeführt wird, führen einzelne Teilnehmer die Ihnen zugewiesenen Aufgaben aus. Automatische Mahnungen werden an Teilnehmer gesendet, die Aufgaben Termine nicht erfüllen. In der Zwischenzeit kann der Fortschritt des Workflows von einer zentralen Workflow Status Seite für die jeweilige Instanz des Workflows überwacht werden. Anpassungen des Workflows während der Ausführung können auf derselben Seite erfolgen. und falls erforderlich, kann der Workflow abgebrochen oder beendet werden.

  • Nachdem der Workflow ausgeführt wurde (überprüfen, melden, ändern)   
    , wenn der Workflow abgeschlossen ist, kann der gesamte Verlauf dieser Ausführung (oder Instanz) auf der Workflow Status Seite auf bis zu 60 Tage überprüft werden. Auf der gleichen Seite können statistische Berichte über die Leistung dieser Workflow Version erstellt werden. Wenn Sie sich überhaupt etwas über die Funktionsweise des Workflows ändern möchten, können Sie das Zuordnungsformular öffnen und bearbeiten, das Sie beim ersten Hinzufügen des Workflows abgeschlossen haben.

Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht diese Phasen aus der Perspektive der Person, die einen neuen Workflow hinzufügt.

Workflowprozess

Was kommt als nächstes?

Bevor Sie einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback planen, überprüfen Sie zunächst das Segment zulassen dieses Artikels, und wechseln Sie dann zum Segment Plan .

Zum segmentanfang | Artikel nach oben


Erweiterungssymbol für den Abschnitt 'Zulassen'

Zulassen von Feedback nur in Aufgabenformularen oder auch in einem Element

Zulassen von Feedback nur in Aufgabenformularen oder auch in einem Element

Die beiden folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen, eine grundlegende Entscheidung über Ihren Workflow zu erreichen:

  • Dürfen Teilnehmer Feedback nur im Feld " Kommentare " im Aufgabenformular übermitteln, oder können Sie auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen?

  • Wenn Teilnehmer nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen können , tun Sie dies in einer kollaborativen Umgebung, in der mehrere Teilnehmer das Dokument gleichzeitig bearbeiten können, oder hat jeder Teilnehmer das Dokument ausgecheckt und haben alleinige Bearbeitungsrechte für die Dauer ihrer eigenen Überprüfung?

Nachfolgend finden Sie ein Diagramm, das Ihnen helfen kann, diese Alternativen zu verdeutlichen.

Verschiedene Modi, um Feedback zuzulassen und bereitzustellen

Beachten Sie beim Lesen weiterhin die folgenden Punkte:

  • Für ein aktuell ausgechecktes Element kann kein Workflow gestartet werden.

  • Der Workflowtyp "Feedback sammeln" enthält eine Option, mit der der Workflow sofort abgebrochen werden kann, wenn eine Änderung an dem überprüften Element vorgenommen wird.

  • Sie können nachverfolgte Änderungen und Kommentare nur in einem Element einfügen, wenn es in der installierten Version des Programms geöffnet ist, in dem es erstellt wurde, und nicht, wenn es in einer Webanwendungs Version dieses Programms geöffnet ist.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Nur Feedback im Aufgabenformular zulassen

  2. Zulassen von Feedback im Aufgabenformular und im Element (Collaborative Version)

  3. Zulassen von Feedback im Aufgabenformular und im Element (Version des alleinigen Zugriffs)

1. nur Feedback im Aufgabenformular zulassen

Diese Anordnung hat den Vorteil, dass Sie mechanisch am einfachsten ist. Die Teilnehmer haben nur zwei Möglichkeiten, Änderungen vorzuschlagen, die beide das Aufgabenformular einbeziehen:

  • Senden Sie Kommentare.

  • Fordern Sie eine Änderung des Elements an, während der Workflow noch ausgeführt wird.

Der Hauptnachteil ist natürlich, dass Teilnehmer keine spezifischen Änderungen direkt im Element angeben können. Je größer die Anzahl der vorgeschlagenen Änderungen ist, desto eher möchten Ihre Teilnehmer in der Lage sein, direkt in dem Element zu arbeiten.

Hinweis zum Schützen von Elementen vor Änderungen    Die einfachste Methode, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer keine Änderungen am Element selbst vornehmen, besteht darin, das Element für die Dauer der Ausführung zu überprüfen. Wie wir aber nur ein bisschen zurück sagten, können Workflows nicht für ein Element gestartet werden, das derzeit ausgecheckt ist.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um dies zu umgehen:

  • Sie können warten, bis der Workflow gestartet wurde, und das Element für die Dauer der Ausführung überprüfen. (Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, stellen Sie sicher, dass Sie im Feld CC auf der zweiten Seite des Zuordnungs Formulars aufgeführt sind. Wenn Sie dann eine Benachrichtigung erhalten, dass der Workflow für ein Element gestartet wurde, überprüfen Sie das Element.) Eine Einschränkung dieser Methode besteht darin, dass kein anderer Workflow mit dem gleichen Element beginnen kann, wenn er ausgecheckt ist.

  • Sie können das Element aber auch eingecheckt lassen, aber sicherstellen, dass die Teilnehmer wissen, dass es wichtig ist, dass Sie das Element weder Auschecken noch Änderungen daran vornehmen. Natürlich empfiehlt es sich, diese Anweisung in die Notizen einzubeziehen, die Sie in die Aufgabenbenachrichtigungen aufnehmen. Wenn Ihre Teilnehmer neu für das Sammeln von Feedback-Workflows sind, empfiehlt es sich, den Punkt noch deutlicher zu machen, indem Sie eine separate e-Mail senden, bevor der Workflow gestartet wird, vielleicht, oder indem Sie sich persönlich mit ihren Teilnehmern unterhalten.

Oberer Bereich des Segments

2. zulassen von Feedback im Aufgabenformular und im Element (Collaborative Version)

Diese Anordnung hält den Artikel allen Teilnehmern jederzeit zur Verfügung. Niemand muss warten, bis jemand anderes seine Rezension beendet hat, bevor er seinen eigenen Anfang hat. Diese Flexibilität wird durch die Features für die Zusammenarbeit in SharePoint-Produkten ermöglicht.

Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Teilnehmer wissen, dass Sie die folgenden Schritte ausführen müssen:

  • Lassen Sie das Element eingecheckt, während Sie Änderungen vornehmen.

  • Öffnen Sie das Element in der installierten Version des Programms, in dem es erstellt wurde, und nicht in einer Webanwendungs Version dieses Programms.

  • Aktivieren Sie die Änderungsnachverfolgung, bevor Sie Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen.

  • Speichern Sie die Änderungen auf dem Server.

Beachten Sie, dass der Workflowtyp "Feedback sammeln" eine Option zum sofortigen Abbrechen des Workflows enthält, wenn eine Änderung an dem überprüften Element vorgenommen wird. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Workflow beim ersten Mal, wenn ein Teilnehmer Änderungen am Element speichert – sogar nachverfolgte Änderungen und/oder Kommentare – sofort abgebrochen.

Wenn Sie beabsichtigen, Änderungen am Element selbst zuzulassen, stellen Sie sicher, dass in den Versionsverwaltungseinstellungen für die Liste oder Bibliothek Dokumente ausgecheckt werden müssen, bevor Sie bearbeitet werden können , auf Neinfestzulegen.

Oberer Bereich des Segments

3. zulassen von Feedback sowohl im Aufgabenformular als auch im Element (Version des alleinigen Zugriffs)

In dieser Anordnung kann nur ein Teilnehmer das Element auschecken und gleichzeitig Änderungen daran vornehmen:

  • Wenn die Aufgaben im Workflow einzeln (seriell) zugewiesen werden, ist dies wahrscheinlich kein Problem.

  • Wenn die Aufgaben gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden, müssen die Teilnehmer manchmal auf den Zugriff auf das Element warten, während ein anderer Teilnehmer die Bearbeitung beendet hat.

Da der Workflow für ein Element nicht beginnen kann, wenn das Element ausgecheckt ist, müssen Sie sicherstellen, dass die Elemente eingecheckt sind, bevor Sie diesen Workflow für Sie ausführen.

Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass Sie Folgendes tun sollten:

  • Überprüfen Sie das Element, bevor Sie es öffnen.

  • Öffnen Sie das Element in der installierten Version des Programms, in dem es erstellt wurde, und nicht in einer Webanwendungs Version dieses Programms.

  • Aktivieren Sie die Änderungsnachverfolgung, bevor Sie Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen.

  • Speichern Sie Ihre Änderungen auf dem Server, und überprüfen Sie das Element wieder, sobald Sie mit der Arbeit daran gearbeitet haben.

Denken Sie auch daran, dass der Workflowtyp "Feedback sammeln" eine Option zum sofortigen Abbrechen des Workflows enthält, wenn eine Änderung am überprüften Element vorgenommen wird. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Workflow beim ersten Mal, wenn ein Teilnehmer Änderungen am Element speichert – sogar nachverfolgte Änderungen und/oder Kommentare – sofort abgebrochen.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback zu planen, fahren Sie mit dem Segment Planen dieses Artikels fort.

Zum segmentanfang | Artikel nach oben


Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Planen'

Planen eines neuen Workflows zum Sammeln von Feedback

Planen eines neuen Workflows zum Sammeln von Feedback

In diesem Segment ermitteln wir die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, und die Informationen, die Sie zusammenstellen müssen, bevor Sie eine Version des Workflows zum Sammeln von Feedback hinzufügen.

Wenn Sie bereits mit dem Hinzufügen dieser Art von Workflow vertraut sind und nur eine Erinnerung zu den einzelnen Schritten benötigen, können Sie direkt zum entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels wechseln.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorlagen und Versionen

  2. Einführung in das Zuordnungsformular

  3. Zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

1. Vorlagen und Versionen

Die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows dienen als Master Vorlagen , auf denen die spezifischen, einzelnen Workflows, die Sie Ihren Listen, Bibliotheken und Websitesammlungen hinzufügen, basieren.

Wenn Sie beispielsweise einen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügen, fügen Sie tatsächlich eine Version der allgemeinen Workflowvorlage für das Sammeln von Feedback hinzu. Sie geben jeder Version einen eigenen Namen und eigene Einstellungen, die Sie im Zuordnungsformular angeben, wenn Sie diese bestimmte Version hinzufügen. Auf diese Weise können Sie mehrere Workflows hinzufügen, alle Versionen, die auf der Workflow Mastervorlage "Feedback sammeln" basieren, jedoch jede Version, die auf die spezifische Art und Weise zugeschnitten ist, in der Sie verwendet wird.

In dieser Abbildung wurden drei Workflows hinzugefügt, die auf der Genehmigungsworkflowvorlage basieren: eine für alle Inhaltstypen in einer einzelnen Bibliothek, eine für einen einzelnen Inhaltstyp in einer einzelnen Bibliothek und eine für einen einzelnen Inhaltstyp in einer ganzen Website. Sammlungaus.

Drei Workflows auf Basis der Vorlage für Genehmigungsworkflows

Oberer Bereich des Segments

2. Einführung in das Zuordnungsformular

Wenn Sie eine neue Workflow Version basierend auf einer der enthaltenen Workflowvorlagen hinzufügen, füllen Sie ein Zuordnungsformular aus, um anzugeben, wie die neue Version funktionieren soll.

Im folgenden Abschnitt finden Sie eine Liste der Fragen, die Sie vorbereiten werden, um das Zuordnungsformular abzuschließen. Nehmen Sie sich zunächst aber einen Moment Zeit, um über das Formular und seine Felder zu schauen.

Erste Seite des Zuordnungs Formulars

Erste Seite des Zuordnungsformulars

Zweite Seite des Zuordnungs Formulars

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit Hervorhebung der Felder im Initiierungsformular

Hinweis:  Die Felder im roten Feld auf dieser zweiten Seite werden auch im Initiierungs Formularangezeigt, das jedes Mal angezeigt wird, wenn der Workflow manuell gestartet wird, und dort für diesen einzelnen Testlauf bearbeitet werden kann.

Oberer Bereich des Segments

3. zwölf Fragen, die beantwortet werden müssen

Sobald Sie alle Fragen in diesem Abschnitt beantwortet haben, können Sie den Workflow hinzufügen.

  1. Ist dies der richtige Workflowtyp?

  2. Eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? und Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

  3. Was ist ein guter Name?

  4. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: vorhanden oder neu?

  5. Wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

  6. Erhalten dieser Workflow auch Inhaltstypen, die von diesem erben?

  7. Teilnehmer: welche Personen, in welcher Reihenfolge?

  8. Welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

  9. Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element?

  10. Wann sind Aufgaben fällig?

  11. Wann endet dieser Workflow?

  12. Wer muss benachrichtigt werden?

01. handelt es sich um die richtige Workflow-Art?

Dieser Artikel bezieht sich auf die Workflowvorlage, die im Menü als Feedback sammeln – SharePoint 2010angezeigt wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob dieser Workflowtyp die beste Wahl für Sie ist, lesen Sie zurück zum Abschnitt Learn in diesem Artikel. Weitere Informationen zu den anderen verfügbaren Workflowvorlagen finden Sie im Artikel Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflowsim Abschnitt Siehe auch .

Oberer Bereich des Segments

02. eine Liste oder Bibliothek oder die gesamte Websitesammlung? und Ein Inhaltstyp oder alle Inhaltstypen?

Sie können die neue Version des Workflows zum Sammeln von Feedback nur in einer einzelnen Liste oder Bibliothek zur Verfügung stellen, oder Sie können Sie in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung stellen.

  • Wenn Sie den Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, können Sie ihn so einrichten, dass er entweder für alle Inhaltstypen oder nur für einen einzelnen Inhaltstypausgeführt wird.

  • Wenn Sie den Workflow für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, müssen Sie ihn jedoch so einrichten, dass er nur für einen einzigen Websiteinhaltstyp ausgeführt wird.

Darstellung einer Websitesammlung mit Erklärung der 3 Möglichkeiten

Was ist ein Inhaltstyp?

Jedes Dokument oder ein anderes Element, das in einer SharePoint-Liste oder-Bibliothek gespeichert ist, gehört zu einem oder einem anderen Inhaltstyp. Ein Inhaltstyp kann als Standard und generisch als Dokument -oder Excel-Kalkulationstabelleoder als hoch spezialisierter Vertrags -oder Produkt Design Spezifikationsein. Einige Inhaltstypen sind standardmäßig in SharePoint-Produkten verfügbar, Sie können diese jedoch sowohl anpassen als auch selbst hinzufügen.

Oberer Bereich des Segments

03. Was ist ein guter Name?

Geben Sie Ihrer Workflow Version einen Namen, der:

  • Gibt deutlich an, wofür Sie verwendet wird.

  • Unterscheidet Sie deutlich von anderen Workflows.

Beispiel

Stellen Sie sich vor, dass Sie Mitglied einer Gruppe von Herausgebern sind. Ihre Gruppe möchte zwei verschiedene Workflows für das Sammeln von Feedback verwenden:

  • Sie führen den ersten Workflow für jedes Dokument aus, das von einem Mitglied Ihrer eigenen Gruppe übermittelt wird. Dieser Workflow sammelt nur Feedback vomManager Ihrer Gruppe.

  • Sie führen den zweiten Workflow für jedes Dokument aus, das von Personen außerhalb der eigenen Gruppe übermittelt wird. Dieser Workflow sammelt Feedback vonallen Mitgliedern Ihrer Gruppe.

Sie können den ersten Workflow innerhalb der Übermittlungs Feedbacks und das zweite Feedback außerhalb der Übermittlungbenennen.

Tipp:  Wie üblich empfiehlt es sich, konsistente Benennungskonventionen einzurichten und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer an Ihren Workflows mit diesen Konventionen vertraut sind.

Oberer Bereich des Segments

04. Aufgabenlisten und Verlaufslisten: vorhanden oder neu?

Sie können festlegen, dass der Workflow die Liste der Standardaufgaben der Website und der Verlaufsliste verwendet, andere vorhandene Listen verwendet oder neue Listen nur für diesen Workflow anfordert.

  • Wenn Ihre Website zahlreiche Workflows enthält oder einige Workflows zahlreiche Aufgaben beinhalten, sollten Sie in der Regel neue Listen für jeden Workflow anfordern. (Das Verwalten von überlangen Listen ist eines der Dinge, die die Leistung verlangsamen können. Es ist für das System schneller und einfacher, mehrere kürzere Listen als eine sehr lange Liste zu verwalten.)

  • Wenn die Aufgaben und der Verlauf für diesen Workflow vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von den allgemeinen Listen getrennt halten möchten, sollten Sie unbedingt angeben, dass Sie neue, getrennte Listen für diesen Workflow wünschen. (Nachdem Sie den Workflow hinzugefügt haben, müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Berechtigungen für die neuen Listen festzulegen sind.)

Oberer Bereich des Segments

05. wie (und von wem) kann dieser Workflow gestartet werden?

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder in einer anderen Weise gestartet wird:

  • Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Feedback für ein bestimmtes Dokument oder Element manuell starten, wird ein anderes Formular, das Initiierungsformular, angezeigt. Das Initiierungsformular enthält die meisten Einstellungen auf der zweiten Seite des Zuordnungs Formulars. Wenn die Person, die den Workflow gestartet hat, diese Einstellungen ändern möchte (nur für die aktuelle Instanz), können Sie dies tun, bevor Sie auf " Start" klicken.

  • Bei einem automatischen Start gibt es natürlich keine Möglichkeit, ein Initiierungsformular vorzustellen, sodass die im Zuordnungsformular angegebenen Standardeinstellungen ohne Änderungen verwendet werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen manuellen und automatischen Starts.

Vergleich der Formulare beim manuellen und automatischen Start

Alle Änderungen, die Sie im Initiierungsformular vornehmen, werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows übernommen. Wenn Sie die dauerhaften Standard Einstellungen des Workflows ändern möchten, bearbeiten Sie das ursprüngliche Zuordnungs Formular, wie im Abschnitt " ändern " dieses Artikels erläutert.

Manuelle Starts

Wenn Sie manuelle Starts zulassen, kann jeder, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, den Workflow für ein beliebiges geeignetes Element zu einem beliebigen Zeitpunkt starten.

Der Vorteil eines manuellen Starts besteht darin, dass Sie und ihre Kollegen den Workflow nur dann ausführen können, wenn und wenn Sie sich dafür entscheiden, und dass Sie jedes Mal, wenn Sie ihn ausführen, die Möglichkeit haben, einige Einstellungen mithilfe des Initiierungs Formulars zu ändern.

Ein kurzes Beispiel    Wenn Sie Ihren Workflow nur für Elemente ausführen möchten, die von einem Writer außerhalb Ihres Teams erstellt wurden, wird das automatische Starten nur für Elemente beibehalten, die von Ihnen und ihren Teamkollegen erstellt wurden. (Eine alternative Lösung: Verwalten Sie eine Liste oder Bibliothek für Elemente von Autoren in Ihrem Team und eine separate Liste oder Bibliothek für Elemente aller anderen Autoren. Auf diese Weise können Sie den Workflow automatisch ausführen, allerdings nur in der Liste der externen Autoren.)

Der Hauptnachteil von manuellen Starts besteht darin, dass jemand daran denken muss, den Workflow zu starten, wenn dies angemessen ist.

Automatischer Start

Sie können den Workflow so einrichten, dass er durch eines der folgenden Ereignisse automatisch gestartet wird:

  • Ein neues Element wird erstellt oder in die Liste oder Bibliothek hochgeladen.

  • Ein Element, das bereits in der Liste oder Bibliothek gespeichert wurde, wird geändert.

Der Vorteil eines automatischen Starts besteht darin, dass sich niemand daran erinnern muss, den Workflow zu starten. Sie wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

Ein kurzes Beispiel    Stellen Sie sich vor, dass der Buchhalter Ihrer Organisation alle Budgets überprüfen muss, die in ihrer Budget Bibliothek hochgeladen oder erstellt wurden. Sie können dieser Bibliothek einen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügen und Ihren Buchhalter als einzigen Teilnehmer angeben. Sie können den Workflow so einrichten, dass er jedes Mal automatisch gestartet wird, wenn ein neues Element in der Liste hinzugefügt wird ("erstellt in"). Auf diese Weise wird Ihr Buchhalter immer auf dem neuesten Stand gehalten.

Zwei Nachteile für den automatischen Start:

  • Sie können nicht verhindern, dass der Workflow ausgeführt wird, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt.

  • Sie können am Anfang einer einzelnen Instanz keine Einstellungen ändern.

Oberer Bereich des Segments

06. erhalten Inhaltstypen, die von diesem erben, auch diesen Workflow?

Wenn Sie einen Workflow zu einem Inhaltstyp für die gesamte Websitesammlung hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, den Workflow auch allen anderen Inhaltstypen in der Websitesammlung hinzuzufügen, die von dem Inhaltstyp erben , dem Sie den Workflow hinzufügen. (Wenn Sie einen Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek hinzufügen, wird diese Option nicht im Zuordnungsformular angezeigt.)

Anmerkungen

  • Der Vorgang, der das gesamte zusätzliche hinzufügen durchführt, kann eine lange Zeit in Anspruch nehmen.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, an denen dieser Workflow zu erbenden Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Besitzer" auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

Oberer Bereich des Segments

07. Teilnehmer: welche Personen, in welcher Reihenfolge?

Sie müssen den Namen oder die e-Mail-Adresse für jede Person angeben, der die Überprüfungsaufgaben zugewiesen werden.

Eine Stufe oder mehrere    Phasen? Sie können auswählen, dass nur eine Phase der Überprüfung ausgeführt werden soll, oder mehrere Phasen aufweisen. Wenn Sie mehr als eine Stufe haben, werden die Phasen nacheinander ausgeführt.

Parallele Bewertungen oder serielle    Bewertungen? Für die Teilnehmer in einer beliebigen Phase können Sie auswählen, ob die Überprüfungsaufgaben gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen oder ob Ihre Überprüfungsaufgaben nacheinander (seriell) in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge zugewiesen werden sollen. Die Option "Seriell" kann hilfreich sein, wenn Sie beispielsweise den Workflow so einrichten, dass er nach der ersten Ablehnung endet, oder wenn Sie möchten, dass Teilnehmer die Kommentare früherer Teilnehmer als Teil des Kontexts ihrer Überprüfungen sehen können.

Beispiel

Dieses einfache Szenario veranschaulicht einige Vorteile von mehreren Phasen und seriellen Bewertungen:

Stellen Sie sich vor, dass Frank einen neuen Workflow zum Sammeln von Feedback hinzufügt. Er möchte, dass seine Kollegen Anna und Sean zuerst jedes Element überprüfen, bevor er es selbst überprüft. Auf diese Weise kann er Ihre Kommentare sehen, bevor er seine eigene Rezension beginnt. Frank kann dies auf eine von zwei Arten einrichten:

  • Durch die Verwendung einer seriellen    Überprüfung richtet Frank eine einstufige serielle Überprüfung ein, in der Anna und Sean die ersten beiden Teilnehmer sind und er der dritte ist.
    In dieser Vereinbarung muss Anna Ihr Feedback einreichen, bevor Seans Aufgabe zugewiesen ist. und dann muss Sean Ihr Feedback einreichen, bevor Franks Aufgabe zugewiesen ist.
    So richtet Frank seine einstufige serielle Überprüfung ein.
    Formular mit Hervorhebung der seriellen Einstellung

  • Durch die Verwendung von zwei    Phasen: Wenn Frank möchte, dass Anna und Sean zur gleichen Zeit ihre Bewertungen zuweisen, damit Sean nicht warten muss, bis Anna fertig ist, bevor Sie beginnen kann, kann er zwei Phasen im Workflow einrichten: die erste parallele Phase für Anna und Seans Rezension s, und die zweite eine separate Stufe für seine eigene Überprüfung. Wenn die erste Phase nicht abgeschlossen ist, wird die zweite Phase nie gestartet.
    Hier erfahren Sie, wie Frank seine zweistufige parallele Überprüfung einrichtet.
    Formular mit Hervorhebung der parallelen Einstellung

Hier sind die Diagramme beider Lösungen.

Serieller Workflow und Workflow mit zwei Phasen nebeneinander

Externe Teilnehmer    Es gibt ein spezielles Verfahren zum Einbeziehen von Teilnehmern, die keine Mitglieder Ihrer SharePoint-Organisation sind. In diesem Prozess fungiert ein Website Mitglied als Proxy für den externen Teilnehmer.

Hier ist ein Diagramm dieses Prozesses:

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Eine Aufgabe jeder ganzen Gruppe oder einem einzelnen Gruppenmitglied zuweisen?    Wenn Sie eine Gruppenadresse oder Verteilerliste in Ihre Workflowteilnehmer einbeziehen, können Sie den Workflow jedem Mitglied der Gruppeeine Aufgabe zuweisen oder der gesamten Gruppenur eine Aufgabe zuweisen (aber trotzdem eine Benachrichtigung dieser einzelnen Aufgabe an jedes Mitglied) Wenn der gesamten Gruppe nur eine Aufgabe zugewiesen ist, kann jedes Mitglied der Gruppe diesen einzelnen Vorgang beanspruchen und abschließen. (Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.)

Oberer Bereich des Segments

08. welche zusätzlichen Informationen benötigen die Teilnehmer?

Es gibt ein Textfeld im Zuordnungsformular, in dem Sie Anweisungen, Details zu Anforderungen, Ressourcen und so weiter angeben können.

Fragen, die Sie in diesem Textfeld ansprechen könnten:

  • Wenn die Teilnehmer Schwierigkeiten oder Fragen haben, an wen wenden Sie sich?

  • Können Bearbeiter Feedback nur im Aufgabenformularübermitteln, oder können Sie auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element itselfeinfügen?

  • Wenn Bearbeiter nachverfolgte Änderungen und Kommentare in das Element selbst einfügen können , sollten Sie das Element auschecken, bevor Sie Änderungen daran vornehmen, oder sollten Sie es eingecheckt lassen, damit mehrere Bearbeiter gleichzeitig daran arbeiten können?

  • Wenn in Ihrem Workflow jede Gruppe oder Verteilerliste nur eine einzelne Aufgabe zugewiesen wird, erwähnen Sie hier, dass ein einzelnes Mitglied jeder solchen Gruppe die Aufgabe vor Abschluss des Vorgangs beanspruchen soll. Auf diese Weise verschwenden andere Mitglieder der Gruppe keine Zeit, indem Sie dieselbe Aufgabe beginnen. (Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.)

Oberer Bereich des Segments

09. Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element?

Es gibt mehrere Aspekte, die sich auf diese wichtige Frage beziehen. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, öffnen Sie das Segment zulassen , und lesen Sie diesen Artikel, um weitere Informationen zu erhalten.

Oberer Bereich des Segments

10. Wann sind Aufgaben fällig?

Sie können angeben, wann Workflowaufgaben auf eine oder beide zwei Arten fällig sind:

Nach Kalenderdatum    Sie können ein einzelnes Kalenderdatum angeben, nach dem alle Vorgänge fällig sind.

  • Wenn Sie Ihren Workflow so einrichten, dass er automatisch gestartet wird, sollten Sie diese Option normalerweise nicht verwenden. Der Grund dafür ist, dass sich der von Ihnen angegebene Datumswert nicht bei jedem automatischen Start des Workflows automatisch in Bezug auf das aktuelle Datum anpasst.

Nach Vorgangsdauer    Sie können eine Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten angeben, die für den Abschluss jeder Aufgabe zulässig sind, beginnend mit der Zuweisung der Aufgabe.

  • Das Fälligkeitsdatum eines Kalenders überschreibt eine angegebene Vorgangsdauer. Das heißt: Wenn heute der 10. Juni ist und heute eine Aufgabe zugewiesen wird, die eine Dauer von drei Tagen hat, die aber auch einen Kalender Fälligkeitstermin vom 11. Juni hat, wird die Aufgabe am 11. Juni (dem Fälligkeitsdatum des Kalenders) und nicht am 13. Juni (dem letzten Tag der dreitägigen Dauer) fällig.

Oberer Bereich des Segments

11. Wann endet dieser Workflow?

Um zu vermeiden, dass verschwendeter Zeitaufwand für unnötige Prüfungen aufgewendet wird, können Sie festlegen, dass der Workflow sofort abgebrochen werden soll, wenn eine Änderung am Element vorgenommen wurde.

Wenn Sie diese Option auswählen, können Teilnehmer nur Feedback in ihren Aufgabenformularen angeben. Das heißt, Sie können nachverfolgte Änderungen und Kommentare nicht in das Element selbst einfügen, da dadurch das Element geändert würde, was wiederum den Workflow abbricht. Wenn Sie diese Option auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Notiz in das Anforderungs Feld einbeziehen , und weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, keine Änderungen direkt im Element zur Überprüfung vorzunehmen.

Hinweis:  Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das zurzeit ausgecheckt ist. Nachdem der Workflow das Element zur Überprüfung gestartet hat, kann es ausgecheckt werden, um es vor Änderungen zu schützen. (Während das Element ausgecheckt ist, kann jedoch kein anderer Workflow gestartet werden.)

Oberer Bereich des Segments

12. Wer muss benachrichtigt werden?

Im Feld CC können Sie auf der zweiten Seite des Zuordnungs Formulars Namen oder Adressen für alle Personen eingeben, die jedes Mal benachrichtigt werden sollen, wenn dieser Workflow beginnt oder endet.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird dieser Person keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die Sie startet , die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die Sie ursprünglich hinzugefügt hat, die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie bereit sind, ihren neuen Workflow zum Sammeln von Feedback zu Ihrer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen, wechseln Sie zum entsprechenden hinzufügen-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Zum segmentanfang | Artikel nach oben

Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Hinzufügen'

Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Feedback (für nur eine Liste oder Bibliothek)

Hinzufügen eines Workflows
zum Sammeln von Feedback (für nur eine Liste oder Bibliothek)

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Workflows noch nicht vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, die vorherigen Abschnitte lernen, zulassenund Planen in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbereitende Schritte

  2. Hinzufügen des Workflows

1. bevor Sie beginnen

Bevor Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Punkte in Ordnung sein:

E-Mail    Damit der Workflow e-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss die e-Mail-Adresse für Ihre SharePoint-Website aktiviert sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen    Die Standardeinstellungen erfordern, dass Sie über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Learn in diesem Artikel.)

Oberer Bereich des Segments

2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie den Workflow hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

    Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste wird diese Registerkarte beispielsweise mit dem Namen Kalenderangezeigt.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workflow Einstellungen.

  4. Geben Sie auf der Seite Workfloweinstellungen entweder einen einzelnen Inhaltstyp an, für den der Workflow ausgeführt werden soll, oder alle (für alle Inhaltstypen), und klicken Sie dann auf Workflow hinzufügen.
    Seite 'Workflow hinzufügen' mit Hervorhebung der Option 'Alle' (Inhaltstypen) und der Option 'Workflow hinzufügen'

  5. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungs Formulars aus.
    (Anweisungen folgen der Abbildung.)

Erste Seite des Zuordnungsformulars mit nummerierten Popups

Popup 1

Inhaltstyp

Popup 2

Workflow

Wählen Sie die Vorlage Feedback sammeln – SharePoint 2010 aus.

Hinweis:  Wenn die Vorlage Feedback sammeln – SharePoint 2010 nicht in der Liste angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um zu erfahren, ob er für Ihre Websitesammlung oder Ihren Arbeitsbereich aktiviert wurde.

Popup 3

Name

Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Liste oder Bibliothek.

Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Vorgangsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen) finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 5

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen) finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 6

Start Optionen

Geben Sie an, wie oder wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

  1. Wenn alle Einstellungen in diesem Formular wie gewünscht sind, klicken Sie auf weiter.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungs Formulars aus.
    (Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Hinweis:  In SharePoint-Produkten werden die ersten verschiedenen Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungs Formulars angezeigt – die Zahlen eins bis sieben in der folgenden Abbildung, von assign to through CC – jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell starten, damit , dass Sie Änderungen an diesen Optionen nur für eine Instanz vornehmen können.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit nummerierten Popups

Popup 1

Zuweisen an

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie alle gewünschten Phasen über die erste hinaus, die Sie gerade konfiguriert haben.

  • Klicken Sie zum Löschen einer ganzen Phase in das Feld zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG + ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

Erweitern von Gruppen

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jedem Mitglied jeder Gruppeeine Aufgabe zugewiesen werden soll, die Sie in das Feld zuweisen an eingeben. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied erhält seine eigene Aufgabe.)

  • Wenn jeder gesamten Gruppe , die Sie im Feld zuweisen an eingeben, nur eineAufgabe zugewiesen werden soll, Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.)

Popup 5

Anfrage

Jeder Text, den Sie hier einfügen, wird in jede Aufgabenbenachrichtigung aufgenommen, die vom Workflow gesendet wird. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen einzubeziehen, die Teilnehmer möglicherweise benötigen, einschließlich:

  • Kontaktperson für Fragen und Probleme

  • Ob Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element selbst übermittelt werden kann. (Und wenn in dem Element, ob Prüfer das Dokument auschecken können oder es eingecheckt bleiben müssen.)
    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zulassen dieses Artikels.

  • Falls zutreffend, eine Notiz zum Anfordern einzelner Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind.
    Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.

Popup 6

Fälligkeitsdaten und Vorgangsdauer

Geben Sie ein Letztes Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow an, und/oder geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für den Abschluss jeder Aufgabe ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie zugewiesen wurde, zulässig sind.

  • Wenn dieser Workflow jemals automatisch gestartet wird, empfiehlt es sich in der Regel, das Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben leer zu lassen und nur die beiden Dauer Felder zu verwenden, um das Fälligkeitsdatum zu steuern. Sie können immer ein genaues Fälligkeitsdatum im Initiierungsformular angeben, wenn der Workflow manuell gestartet wird.

Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitsdaten verwendet werden und wann Vorgangsdauern verwendet werden, finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 7

CC

Geben Sie die Namen oder e-Mail-Adressen der Personen ein, die bei jedem Start oder Ende des Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die Sie startet , die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die Sie ursprünglich hinzugefügt hat, die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

Popup 8

Beenden des Workflows

Wenn der Workflow angehalten und abgebrochen werden soll, sobald eine Änderung an dem überprüften Element vorgenommen wurde, wählen Sie diese Option aus.

Beachten Sie Folgendes: Wenn Sie diese Option auswählen, können Bearbeiter keine nachverfolgten Änderungen und Kommentare im Element hinzufügen, ohne den Workflow zu beenden.

  1. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite so wie gewünscht haben, klicken Sie auf Speichern , um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkte erstellt die neue Workflow Version.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie fertig sind, wechseln Sie zum Segment starten dieses Artikels, und beginnen Sie mit der ersten Instanz, um den neuen Workflow zu testen.

Zum segmentanfang | Artikel nach oben

Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Hinzufügen'

Hinzufügen eines Workflows zum Sammeln von Feedback (für eine ganze Websitesammlung)

Hinzufügen eines Workflows
zum Sammeln von Feedback (für eine ganze Websitesammlung)

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Workflows noch nicht vertraut sind, finden Sie es möglicherweise hilfreich, die vorherigen Abschnitte lernen, zulassenund Planen in diesem Artikel zu überprüfen, bevor Sie mit den Schritten in diesem Segment fortfahren.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Vorbereitende Schritte

  2. Hinzufügen des Workflows

1. bevor Sie beginnen

Bevor Sie einen Workflow hinzufügen können, müssen zwei Punkte in Ordnung sein:

E-Mail-Adresse damit der Workflow e-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen senden kann, muss die e-Mail-Adresse für Ihre Website aktiviert sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob dies bereits geschehen ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.

Berechtigungen    Die SharePoint-Standardeinstellungen erfordern, dass Sie über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um Workflows für Listen, Bibliotheken oder Websitesammlungen hinzuzufügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Learn in diesem Artikel.)

Oberer Bereich des Segments

2. Hinzufügen des Workflows

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wechseln Sie zur Homepage der Websitesammlung (nicht zur Startseite für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) Einstellungen , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Katalogeauf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen möchten.

    Hinweis:  Ein Workflow, der der gesamten Websitesammlung hinzugefügt wird, muss nur für Elemente eines einzelnen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

    Dokumentinhaltstypen mit Hervorhebung eines Typs

    1. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unter Einstellungenauf Workflow Einstellungen.
      Link 'Workfloweinstellungen' im Abschnitt 'Einstellungen'

    2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow hinzufügen .
      Link 'Workflow hinzufügen'

    3. Füllen Sie die erste Seite des Zuordnungs Formulars aus.
      (Anweisungen folgen der Abbildung.)

Erste Seite des Zuordnungsformulars mit nummerierten Popups

Popup 1

Workflow

Popup 2

Name

Geben Sie einen Namen für diesen Workflow ein. Der Name identifiziert diesen Workflow für Benutzer dieser Websitesammlung.

Vorschläge zum Benennen Ihres Workflows finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Aufgabenliste

Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Aufgabenliste auswählen oder auf Aufgaben (neu) klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Vorgangsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen) finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

Verlaufsliste

Wählen Sie eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder auf neue Verlaufsliste klicken, um eine neue Liste erstellen zu lassen.

Informationen zu den Gründen für das Erstellen einer neuen Verlaufsliste (im Gegensatz zur Auswahl einer vorhandenen) finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 5

Start Optionen

Geben Sie an, wie oder wie dieser Workflow gestartet werden kann.

Informationen zu den verschiedenen Optionen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 6

Listen-und Websiteinhaltstypen aktualisieren?

Geben Sie an, ob dieser Workflow allen anderen Website-und Listeninhaltstypen hinzugefügt werden soll, die von diesem Inhaltstyp erben.

  • Der Vorgang, der das gesamte zusätzliche hinzufügen durchführt, kann eine lange Zeit in Anspruch nehmen.

  • Wenn die Vererbung für Websites oder Unterwebsites unterbrochen wurde, an denen dieser Workflow zu erbenden Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Besitzer" auf jeder dieser Websites oder Unterwebsites sind, bevor Sie diesen Vorgang ausführen.

  1. Wenn alle Einstellungen auf dieser Seite Ihren Wünschen entsprechen, klicken Sie auf weiter.

  2. Füllen Sie die zweite Seite des Zuordnungs Formulars aus.
    (Anweisungen folgen der Abbildung.)

    Hinweis:  In SharePoint-Produkten werden Ihnen die ersten verschiedenen Optionen auf dieser zweiten Seite des Zuordnungs Formulars zur Verfügung stehen – Nummern eins bis sieben in der folgenden Abbildung, von Rezensenten bis CC – jedes Mal, wenn Sie den Workflow manuell starten, damit , dass Sie Änderungen an diesen Optionen nur für eine Instanz vornehmen können.

Zweite Seite des Zuordnungsformulars mit nummerierten Popups

Popup 1

Zuweisen an

Popup 2

Reihenfolge

Geben Sie an, ob die Aufgaben in dieser Phase einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) zugewiesen werden sollen.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie alle gewünschten Phasen über die erste hinaus, die Sie gerade konfiguriert haben.

  • Klicken Sie zum Löschen einer ganzen Phase in das Feld zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG + ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

Erweitern von Gruppen

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jedem Mitglied jeder Gruppeeine Aufgabe zugewiesen werden soll, die Sie in das Feld zuweisen an eingeben. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied erhält seine eigene Aufgabe.)

  • Wenn jedergesamten Gruppe , die Sie im Feld zuweisen an eingeben, nur eine Aufgabe zugewiesen werden soll, Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.)

Popup 5

Anfrage

Jeder Text, den Sie hier einfügen, wird in jede Aufgabenbenachrichtigung aufgenommen, die vom Workflow gesendet wird. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen einzubeziehen, die Teilnehmer möglicherweise benötigen, einschließlich:

  • Kontaktperson für Fragen und Probleme

  • Ob Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element selbst übermittelt werden kann. (Und wenn in dem Element, ob Prüfer das Dokument auschecken können oder es eingecheckt bleiben müssen.)
    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zulassen dieses Artikels.

  • Falls zutreffend, eine Notiz zum Anfordern einzelner Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind.
    Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.

Popup 6

Fälligkeitsdaten und Vorgangsdauer

Geben Sie ein Letztes Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow an, und/oder geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für den Abschluss jeder Aufgabe ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie zugewiesen wurde, zulässig sind.

  • Wenn dieser Workflow jemals automatisch gestartet wird, empfiehlt es sich in der Regel, das Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben leer zu lassen und nur die beiden Dauer Felder zu verwenden, um das Fälligkeitsdatum zu steuern. Sie können immer ein genaues Fälligkeitsdatum im Initiierungsformular angeben, wenn der Workflow manuell gestartet wird.

Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitsdaten verwendet werden und wann Vorgangsdauern verwendet werden, finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 7

CC

Geben Sie die Namen oder e-Mail-Adressen der Personen ein, die bei jedem Start oder Ende des Workflows benachrichtigt werden sollen.

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die Sie startet, die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die Sie ursprünglich hinzugefügt hat, die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

Popup 8

Beenden des Workflows

Wenn der Workflow angehalten und abgebrochen werden soll, sobald eine Änderung an dem überprüften Element vorgenommen wurde, wählen Sie diese Option aus.

Beachten Sie Folgendes: Wenn Sie diese Option auswählen, können Bearbeiter keine nachverfolgten Änderungen und Kommentare im Element hinzufügen, ohne den Workflow zu beenden.

  1. Wenn Sie alle Einstellungen auf dieser Seite so wie gewünscht haben, klicken Sie auf Speichern , um den Workflow zu erstellen.

SharePoint-Produkte erstellt die neue Workflow Version.

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie fertig sind, wechseln Sie zum Segment starten dieses Artikels, und beginnen Sie mit der ersten Instanz, um den neuen Workflow zu testen.

Zum segmentanfang | Artikel nach oben

Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Starten'

Starten eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Starten eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Ein Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nur manuell, automatisch oder in einer anderen Weise gestartet wird:

  • Jederzeit manuell , von jedem, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

  • Automatisch , wenn ein angegebenes auslösendes Ereignis eintritt – das heißt, wenn ein Element der Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird und/oder wenn ein Element, das sich bereits in der Liste befindet, in irgendeiner Weise geändert wird.
    (Das auslösende Ereignis oder die Ereignisse werden auf der ersten Seite des Zuordnungs Formulars während des ursprünglichen Hinzufügens und Konfigurierens des Workflows angegeben. Weitere Informationen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.)

Hinweis:  Ein Workflow kann nicht für ein Element gestartet werden, das zurzeit ausgecheckt ist. (Ein Element kann ausgecheckt werden, nachdem ein Workflow gestartet wurde, aber danach können keine weiteren Workflows für dieses Element gestartet werden, bis es wieder eingecheckt wird.)

Abschnitte in diesem Segment

  1. Automatisches Starten des Workflows

  2. Manuelles Starten des Workflows

  3. Manuelles Starten in der Liste oder Bibliothek

  4. Manuelles Starten in einem Microsoft Office-Programm

1. Automatisches Starten des Workflows

Wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er automatisch startet, wird der Workflow bei jedem Eintreten eines auslösenden Ereignisses für das Element ausgeführt, das ihn ausgelöst hat.

Beim Start weist der Workflow die ersten Aufgaben oder Aufgaben zu und sendet eine Aufgabenbenachrichtigung an jeden Empfänger. In der Zwischenzeit werden auch Start Benachrichtigungen (unterschiedlich von Aufgabenbenachrichtigungen) an die Person gesendet, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat, sowie an alle Personen, die im Feld CC der zweiten Seite des Zuordnungs Formulars aufgeführt sind.

Hinweis:  Wenn ein neuer Workflow, der automatisch gestartet wird, zuerst hinzugefügt wird, sollte in der Regel das Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben (auf der zweiten Seite des Zuordnungs Formulars) leer bleiben, da jeder explizit angegebene Datumswert nicht passt sich automatisch in Bezug auf das Datum an, an dem der Workflow jedes Mal gestartet wird. Weitere Informationen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Oberer Bereich des Segments

2. Manuelles Starten des Workflows

Eine Notiz zu Berechtigungen    Normalerweise müssen Sie über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen Workflow zu starten. (Standardmäßig besitzen die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppe "Besitzer" beide diese Berechtigung, die Gruppe "Besucher" aber nicht. Ein Besitzer kann jedoch auch Workflow-für-Workflow-basiert auswählen, um die Berechtigung zum Verwalten von Listen für Personen zu fordern, die den Workflow starten. Wenn Sie diese Option auswählen, können Besitzer im wesentlichen angeben, dass nur Sie und andere Besitzer einen bestimmten Workflow starten können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Learn in diesem Artikel.)

Zwei Ausgangspunkte

Sie können einen Workflow manuell an einer von zwei Stellen starten:

  • In der Liste oder Bibliothek , in der das Element gespeichert ist

  • Innerhalb des Elements selbst, das in dem Microsoft Office-Programm geöffnet wurde, in dem es erstellt wurde. (Beachten Sie, dass dies das vollständige, installierte Programm und keine Webanwendungs Version sein muss.)

Die beiden verbleibenden Abschnitte in diesem Segment enthalten Anweisungen für beide Methoden.

Oberer Bereich des Segments

3. Manuelles Starten aus der Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, für das der Workflow ausgeführt werden soll.

  2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Dateien des Menübands in der Gruppe Workflows auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Element Name unter neuen Workflow startenauf den Workflow, den Sie ausführen möchten.
    Link zum Starten eines Workflows

  4. Nehmen Sie im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instanz des Workflows anwenden möchten.

    Hinweis:  Änderungen, die hier im Initiierungsformular vorgenommen wurden, werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jedem Ausführen des Workflows gelten, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die nicht in diesem Formular angezeigt werden, lesen Sie das Segment ändern dieses Artikels.

Initiierungsformular mit nummerierten Popups

Popup 1

Zuweisen an

Popup 2

Reihenfolge

Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen für die Zuweisung der Aufgaben in jedem Segment einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) wie gewünscht sind.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie alle Phasen hinzu, die über die derzeit konfigurierten hinausgehen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer ganzen Phase in das Feld zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG + ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

Erweitern von Gruppen

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jedem Mitglied jeder Gruppeeine Aufgabe zugewiesen werden soll, die Sie in das Feld zuweisen an eingeben. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied erhält seine eigene Aufgabe.)

  • Wenn jeder gesamten Gruppe , die Sie im Feld zuweisen an eingeben, nur eine Aufgabe zugewiesen werden soll, Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.)

Popup 5

Anfrage

Jeder Text, den Sie hier einfügen, wird in jede Aufgabenbenachrichtigung aufgenommen, die vom Workflow gesendet wird. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen einzubeziehen, die Teilnehmer möglicherweise benötigen, einschließlich:

  • Kontaktperson für Fragen und Probleme

  • Ob Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element selbst übermittelt werden kann. (Und wenn in dem Element, ob Prüfer das Dokument auschecken können oder es eingecheckt bleiben müssen.)
    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zulassen dieses Artikels.

  • Falls zutreffend, eine Notiz zum Anfordern einzelner Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind.
    Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.

Popup 6

Fälligkeitsdaten und Vorgangsdauer

Geben Sie ein Letztes Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow an, und/oder geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für den Abschluss jeder Aufgabe ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie zugewiesen wurde, zulässig sind.

Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitsdaten verwendet werden und wann Vorgangsdauern verwendet werden, finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 7

CC

Nehmen Sie die gewünschten Ergänzungen oder Entfernungen vor. Beachten Sie Folgendes:

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die Sie startet, die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die Sie ursprünglich hinzugefügt hat, die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

  1. Wenn Sie alle Einstellungen im Initiierungsformular wie gewünscht haben, klicken Sie auf Start , um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die ersten Aufgaben oder Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Start Benachrichtigungen an Sie und an alle Personen, die im Feld CC des Initiierungs Formulars aufgeführt sind.

Oberer Bereich des Segments

4. Manuelles Starten in einem Microsoft Office-Programm

  1. Öffnen Sie das Element im installierten Office-Programm auf Ihrem Computer.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element auf die Registerkarte Datei , klicken Sie auf Speichern & senden, und klicken Sie dann auf den Workflow, der für das Element ausgeführt werden soll.

  3. Wenn die folgende Meldung angezeigt wird, die besagt, dass für den Workflow die Datei eingecheckt werden muss, klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken.

  4. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Workflow starten .

  5. Nehmen Sie auf der Seite Workflow ändern im Initiierungsformular alle Änderungen vor, die Sie auf diese bestimmte Instanz des Workflows anwenden möchten.

    Hinweis:  Änderungen, die hier im Initiierungsformular vorgenommen wurden, werden nur während der aktuellen Instanz des Workflows verwendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die bei jedem Ausführen des Workflows gelten, oder wenn Sie Workfloweinstellungen ändern möchten, die nicht in diesem Formular angezeigt werden, lesen Sie das Segment ändern dieses Artikels.

    Initiierungsformular mit nummerierten Popups

Popup 1

Zuweisen an

Popup 2

Reihenfolge

Stellen Sie sicher, dass die Spezifikationen für die Zuweisung der Aufgaben in jedem Segment einzeln (seriell) oder alle gleichzeitig (parallel) wie gewünscht sind.

Weitere Informationen zur Verwendung von seriellen und parallelen Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 3

Hinzufügen einer neuen Phase

Fügen Sie alle Phasen hinzu, die über die derzeit konfigurierten hinausgehen sollen.

  • Klicken Sie zum Löschen einer ganzen Phase in das Feld zuweisen an für die betreffende Phase, und drücken Sie dann STRG + ENTF.

Weitere Informationen zur Verwendung mehrerer Phasen finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 4

Erweitern von Gruppen

  • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jedem Mitglied jeder Gruppeeine Aufgabe zugewiesen werden soll, die Sie in das Feld zuweisen an eingeben. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, und jedes Mitglied erhält seine eigene Aufgabe.)

  • Wenn jeder gesamten Gruppe , die Sie im Feld zuweisen an eingeben, nur eine Aufgabe zugewiesen werden soll, Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. (Jedes Mitglied der Gruppe erhält eine Aufgabenbenachrichtigung, aber jedes Mitglied kann die einzelne Aufgabe im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen. Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.)

Popup 5

Anfrage

Jeder Text, den Sie hier einfügen, wird in jede Aufgabenbenachrichtigung aufgenommen, die vom Workflow gesendet wird. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Anweisungen oder Ressourcen einzubeziehen, die Teilnehmer möglicherweise benötigen, einschließlich:

  • Kontaktperson für Fragen und Probleme

  • Ob Feedback nur im Aufgabenformular oder auch im Element selbst übermittelt werden kann. (Und wenn in dem Element, ob Prüfer das Dokument auschecken können oder es eingecheckt bleiben müssen.)
    Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zulassen dieses Artikels.

Falls zutreffend, eine Notiz zum Anfordern einzelner Aufgaben, die ganzen Gruppen oder Verteilerlisten zugewiesen sind.
Anweisungen zum Anfordern einer Gruppenaufgabe finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.

Popup 6

Fälligkeitsdaten und Vorgangsdauer

Geben Sie ein Letztes Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow an, und/oder geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate an, die für den Abschluss jeder Aufgabe ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie zugewiesen wurde, zulässig sind.

Weitere Informationen dazu, wann Fälligkeitsdaten verwendet werden und wann Vorgangsdauern verwendet werden, finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

Popup 7

CC

Nehmen Sie die gewünschten Ergänzungen oder Entfernungen vor. Beachten Sie Folgendes:

  • Wenn Sie hier einen Namen eingeben, wird keine Workflowaufgabe zugewiesen.

  • Wenn der Workflow manuell gestartet wird, erhält die Person, die Sie startet, die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

  • Wenn der Workflow automatisch gestartet wird, erhält die Person, die Sie ursprünglich hinzugefügt hat, die Start-und Stoppbenachrichtigungen, ohne dass Sie in diesem Feld angegeben werden müssen.

  1. Wenn Sie die Einstellungen im Initiierungsformular wie gewünscht haben, klicken Sie auf Start , um den Workflow zu starten.

Der Workflow weist die ersten Aufgaben oder Aufgaben zu und sendet in der Zwischenzeit Start Benachrichtigungen an Sie und an alle Personen, die im Feld CC des Initiierungs Formulars aufgeführt sind.

Was kommt als nächstes?

  • Wenn dieser Workflow zum ersten Mal ausgeführt wird, benötigen die anderen Teilnehmer Informationen und Unterstützung, um die Ihnen zugewiesenen Aufgaben durchführen zu können? (Möglicherweise finden Sie das vollständige Segment dieses Artikels hilfreich.)

  • Darüber hinaus empfiehlt es sich, zu überprüfen, ob die Teilnehmer ihre e-Mail-Benachrichtigungen erhalten, und insbesondere, dass die Benachrichtigungen nicht von Ihren Junk-e-Mail-Filtern vergriffen werden.

  • Und selbstverständlich haben Sie möglicherweise eine oder mehrere Workflowaufgaben, um sich selbst abzuschließen. Weitere Informationen finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.

  • Um zu erfahren, wie Sie den Fortschritt der aktuellen Instanz des Workflows nachverfolgen können, wechseln Sie in diesem Artikel zum Monitor Segment.

Zum segmentanfang | Artikel nach oben

Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Durchführen'

Abschließen einer Workflowaufgabe für das Sammeln von Feedback

Abschließen einer Workflowaufgabe für das Sammeln von Feedback

Wenn Sie dem ersten Mal eine Aufgabe in einem Workflow zum Sammeln von Feedback zugewiesen haben, ist es möglicherweise hilfreich, dieses Segment des Artikels vollständig zu überprüfen, bevor Sie die Aufgabe abschließen. Auf diese Weise sind Ihnen alle Optionen bekannt, die Ihnen möglicherweise offen stehen.

Hinweis:  Wenn Sie wissen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe zugewiesen wurde, die Benachrichtigung aber nicht in Ihrem e-Mail-Posteingang angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung nicht von Ihrem Junk-e-Mail-Filter verleitet wurde. Wenn dies der Fall ist, passen Sie die Einstellungen Ihres Filters entsprechend an.

Stellen Sie zuerst sicher, dass Sie den richtigen Artikel erhalten haben.

Für verschiedene Typen von Workflows sind unterschiedliche Vorgangs Aktionen erforderlich.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass es sich bei der Ihnen zugewiesenen Aufgabe tatsächlich um eine Workflowaufgabe für das Sammeln von Feedback und nicht um eine Aufgabe für einen anderen Workflow handelt.

Suchen Sie nach dem Text, den Sie überprüfen möchten , an einem der folgenden Speicherorte:

  • In der Betreffzeile der Vorgangs Benachrichtigung
    Aufforderung zur Überarbeitung in ed Betreffzeile der Aufgabenbenachrichtigung

  • Auf der Statusleiste des zu überprüfenden
    Elements Aufforderung zur Überarbeitung auf der Stausleiste

  • Im Aufgabentitel auf der Workflow Status Seite
    Aufforderung zur Überarbeitung im Aufgabentitel auf der Workflowstatusseite

Wenn der Text Bitte überprüfen an diesen Speicherorten nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an die Person, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, um herauszufinden, auf welche Workflowvorlage er basiert – oder ob es sich um einen benutzerdefinierten Workflow handelt. Links zu Artikeln zur Verwendung der anderen Arten von Workflows, die in SharePoint-Produkten enthalten sind, finden Sie im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels.

Wenn es sich bei ihrer Aufgabe jedoch um eine Aufgabe zum Sammeln von Feedback handelt, halten Sie sich direkt am Lesen!

Abschnitte in diesem Segment

  1. Eine Übersicht über den Prozess

  2. Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars aus der Vorgangs Benachrichtigung

  3. Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars aus der Liste oder Bibliothek

  4. Überprüfen des Elements

  5. Ausfüllen und übermitteln des Aufgabenformulars

  6. Überfällige Benachrichtigungen

  7. Anfordern einer Gruppenaufgabe, bevor Sie sie vervollständigen (optional)

  8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

  9. Neuzuweisen der Aufgabe an eine andere Person (optional)

  10. Abschließen einer Aufgabe im Auftrag eines externen Teilnehmers (optional)

1. eine Übersicht über den Prozess

Wenn Sie eine Aufgabe in einem Workflow zugewiesen haben, können Sie die Aufgabe in der Regel auf eine von drei Arten herausfinden:

  • Sie erhalten eine e-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.

  • Sie öffnen ein Microsoft Office-Dokument und sehen eine Statusleiste, in der Sie darüber informiert werden, dass Ihnen eine verwandte Aufgabe zugewiesen wurde.

  • Sie überprüfen die SharePoint-Website und stellen fest, dass Ihnen derzeit mindestens eine Aufgabe zugewiesen ist.

Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Workflowaufgabe für das Sammeln von Feedback zugewiesen wurde, führen Sie in der Regel zwei Aktionen aus:

  • Überprüfen des Elements    Sie öffnen und überprüfen das Element.

  • Durchführen der Aufgabe    Sie verwenden das Aufgabenformular, um die Ergebnisse ihrer Beurteilung zu übermitteln.

Daher sind die folgenden drei Elemente häufig an der Erledigung der Aufgabe beteiligt:

  • Die Benachrichtigungsnachricht (die Sie als e-Mail erhalten)

  • Das für Ihre Rezension übermittelte Element (das Sie öffnen und überprüfen)

  • Das Aufgabenformular (das Sie öffnen, ausfüllen und Absenden)

So sehen diese drei Elemente aus.

Aufgabenbenachrichtigung, zu prüfendes Element und Aufgabenformular

Hinweis:  Die Schaltfläche diese Aufgabe öffnen im Menüband in der Task Benachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird und nicht , wenn Sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Oberer Bereich des Segments

2. Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars aus der Vorgangs Benachrichtigung

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Vorgangs Benachrichtigung in der Anleitung zum Ausführen dieser Aufgabe auf den Link zum Element.

  2. Klicken Sie im geöffneten Element auf der Statusleiste auf die Schaltfläche diese Aufgabe öffnen .

Zugriff auf Element und Aufgabenformular über die E-Mail-Benachrichtigung

Hinweis:  Die Schaltfläche diese Aufgabe öffnen im Menüband in der Task Benachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Nachricht in der vollständigen, installierten Version von Outlook geöffnet wird und nicht , wenn Sie in der Outlook Web Access-Webanwendung geöffnet wird.

Oberer Bereich des Segments

3. Abrufen des Elements und des Aufgabenformulars in der Liste oder Bibliothek

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der das zu prüfende Element gespeichert ist, auf den Link in Bearbeitung , der dem Element und dem Workflow zugeordnet ist.

  2. Klicken Sie auf der Workflow Status Seite auf den Titel der Aufgabe.

  3. Klicken Sie im Aufgabenformular in der Workflowaufgabe für die Statusleiste auf den Link zum Element.

Zugriff auf Element und Aufgabenformular in einer Liste oder Bibliothek

Oberer Bereich des Segments

4. Überprüfen des Elements

In diesem Beispiel ist das Element ein Microsoft Word-Dokument.

Tipp:  Wenn es sich um eine Gruppenaufgabe handelt – also um eine einzelne Aufgabe, die einer ganzen Gruppe oder Verteilerliste zugewiesen ist, damit ein einzelnes Gruppenmitglied die Aufgabe für die gesamte Gruppe erledigen kann – empfiehlt es sich, die Aufgabe zu beanspruchen, bevor Sie das Element überprüfen. Auf diese Weise reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein anderes Mitglied Ihrer Gruppe auch den Artikel überprüft. Anweisungen hierzu finden Sie in Abschnitt 7 in diesem Segment: Anfordern einer Gruppenaufgabe, bevor Sie Sie abschließen.

Zu prüfendes Element mit zwei gelben Statusleisten

Beachten Sie die beiden gelben Nachrichten leisten am oberen Rand des Dokuments:

Server-Lesemodus   Nur dieses Dokument ist im schreibgeschützten Modus geöffnet, d. h., Sie können das Dokument lesen, aber Sie können keine Änderungen daran vornehmen.

Die Person, die den Workflow ausführt, hat die Wahl, Feedback nur im Aufgabenformular zuzulassen oder auch nachverfolgte Änderungen und Kommentare im Element selbst zu ermöglichen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie im Element selbst arbeiten sollen, erkundigen Sie sich bei der Person, die den Workflow gestartet hat, oder der Person, die Sie ursprünglich hinzugefügt hat. Wenn Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten .

Ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, ob Sie das Dokument Auschecken sollten, bevor Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare einfügen, oder ob Sie die Datei eingecheckt lassen sollen, damit mehrere Bearbeiter gleichzeitig daran arbeiten können.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungsnachverfolgung aktivieren , bevor Sie Änderungen oder Kommentare einfügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zulassen in diesem Artikel.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen auf dem Server speichern, wenn Sie mit der Arbeit am Element fertig sind. Wenn Sie das Element ausgecheckt haben, wiederholen Sie den Vorgang.

Workflow    Aufgabe klicken Sie auf die Schaltfläche diese Aufgabe öffnen , wenn Sie das Aufgabenformular ausfüllen und übermitteln möchten.

Oberer Bereich des Segments

5. füllen Sie das Aufgabenformular aus, und senden Sie es.

Das Aufgabenformular für eine Workflowaufgabe für das Sammeln von Feedback sieht ungefähr wie folgt aus.

Aufgabenformular zum Sammeln von Feedback mit Hervorhebung der Felder

Beachten Sie, dass die ersten beiden Steuerelemente (Element löschen und diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel) nicht im Aufgabenformular angezeigt werden, wenn es innerhalb des Elements zur Überprüfung geöffnet wird.

Popup 1

Element löschen

Popup 2

Diese Workflowaufgabe gilt für Elementtitel

Klicken Sie auf den Link hier, um das Element zur Überprüfung zu öffnen.

Popup 3

Status, angefordert von, konsolidierte Kommentare, Fälligkeitsdatum

Sie können keine Einträge in diesen vier Feldern bearbeiten oder ändern, aber die darin aufgeführten Informationen sind möglicherweise hilfreich.

Beachten Sie, dass im Feld konsolidierte Kommentare nicht nur zusätzliche Anweisungen zum Ausführen der Aufgabe enthalten sind, sondern auch alle Kommentare, die von Teilnehmern, die ihre Aufgaben in derselben Instanz des Workflows bereits abgeschlossen haben, im Formular übermittelt wurden.

Auf die gleiche Weise wird, nachdem Sie Ihr eigenes Formular übermittelt haben, jeder Text, den Sie im Feld Kommentare (4) einfügen, auch im Feld konsolidierte Kommentare für nachfolgende Teilnehmer angezeigt.

Popup 4

Kommentare

Geben oder fügen Sie hier Ihr Feedback ein.

Der Text, den Sie hier eingeben, wird im Workflow Protokoll aufgezeichnet und wird auch im Feld konsolidierte Kommentare (3) für nachfolgende Teilnehmer angezeigt.

Popup 5

Send Feedback

Wenn Sie im Feld Kommentare (4) Feedback eingegeben haben und/oder alle nachverfolgten Änderungen und Kommentare in das Element selbst eingefügt haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ihr Feedback zu senden und ihre Aufgabe abzuschließen.

Hinweis: Bevor Sie Änderungen am i vornehmenStellen Sie sicher, dass Sie "re soll dies tun. Weitere Informationen finden Sie unterAbschnitt4überprüfen Sie in diesem Segmentdas Element.

Popup 6

Abbrechen

Wenn Sie das Aufgabenformular schließen möchten, ohne Änderungen oder Antworten zu speichern, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Die Aufgabe bleibt unvollständig und Ihnen zugewiesen.

Popup 7

Änderung anfordern

Wenn Sie eine Änderung an dem Element anfordern möchten, das Sie überprüfen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Eine Abbildung des Formulars, in dem Sie die Details Ihrer Anfrage eingeben, sowie weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 8 in diesem Segment, Anfordern einer Änderung des Elements.

Hinweis: Diese Option ist möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

Popup 8

Aufgabe erneut zuweisen

Wenn Sie diese Aufgabe erneut einer anderen Person zuweisen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Eine Abbildung der Seite, auf der Sie die Details der Neuzuweisung eingeben, sowie weitere Anweisungen finden Sie in Abschnitt 9 in diesem Segment, der die Aufgabe einer anderen Person neu zuweist.

Hinweis: Diese Option ist möglicherweise für einige Workflowaufgaben deaktiviert.

Oberer Bereich des Segments

6. überfällige Benachrichtigungen

Wenn ein Vorgang oder eine gesamte Workflowinstanz für den Abschluss überfällig ist, werden Benachrichtigungen automatisch an gesendet:

  • Die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist.

  • Die Person, die den Workflow gestartet hat (oder, wenn der Start automatisch war, für die Person, die den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat).

Oberer Bereich des Segments

7. beanspruchen einer Gruppenaufgabe, bevor Sie Sie abschließen (optional)

Wenn nur eine einzelne Aufgabe einer ganzen Gruppe zugeordnet ist, der Sie angehören, kann jedes Mitglied der Gruppe diesen einzelnen Vorgang im Namen der gesamten Gruppe beanspruchen und abschließen.

Beanspruchen Sie die Aufgabe, bevor Sie das Element überprüfen. Sobald Sie die Aufgabe beansprucht haben, wird Sie Ihnen zugewiesen, und kein anderes Mitglied der Gruppe kann Sie abschließen. (Auf diese Weise übernimmt nur eine Person die erforderliche Arbeit.)

  1. Zeigen Sie auf der Workflow Status Seite auf den Namen der Aufgabe, die der Gruppe zugewiesen ist, bis ein Pfeil angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil, klicken Sie auf Element bearbeiten , und klicken Sie dann im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe anfordern .
    Anfordern einer Gruppenaufgabe

Wenn die Workflow Status Seite aktualisiert wird, können Sie sehen, dass die Aufgabe nicht mehr der Gruppe, sondern nun speziell Ihnen zugewiesen ist.

Wenn Sie die Aufgabe später wieder freigeben möchten, ohne Sie abzuschließen, führen Sie die gleichen Schritte aus, um zum Aufgabenformular zurückzukehren, aber klicken Sie nun auf die Schaltfläche Aufgabe freigeben .

Schaltfläche 'Aufgabe freigeben' im Aufgabenformular

Zurück zur Überprüfung des Elements

8. Anfordern einer Änderung des Elements (optional)

Beachten Sie vor Beginn dieses Vorgangs, dass der Workflow möglicherweise so eingerichtet ist, dass er sofort endet , wenn eine Änderung am Element vorgenommen wird. Es empfiehlt sich, die Person, die den Workflow gestartet oder ursprünglich hinzugefügt hat, zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es richtig ist, dass eine Änderung vorgenommen wird und der Workflow an diesem Punkt beendet wird.

Wir demonstrieren die Option Change-Request, indem wir Sie in einem Szenario einfügen:

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Name Frank ist.

Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter mit dem Namen Anna einen Workflow zum Sammeln von Feedback für ein Dokument gestartet hat, das Sie erstellt hat.

Wenn Sie Annas neues Dokument überprüfen, sind Sie der Meinung, dass die Einführung zu lang ist.

Klicken Sie unten im Workflowaufgaben Formular auf die Schaltfläche Änderung anfordern , und füllen Sie dieses Formular aus.

Formular zum Anfordern der Änderung eines Elements

Popup 1

Änderung anfordern von

Popup 2

Neue Anfrage

Beschreiben Sie die Änderung, die Sie vornehmen möchten, und geben Sie alle Informationen an, die von der Person benötigt werden, die die Änderung vornimmt.

(Der Text, den Sie hier eingeben, wird im Bereich konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Führen Sie eine der folgenden drei Aktionen aus:

  • Zum Beibehalten des vorhandenen Fälligkeits    Datums lassen Sie dieses Feld leer.

  • Um das Fälligkeitsdatum vollständig zu entfernen, geben Sie    die Zahl 0ein.

  • Wenn Sie ein neues Fälligkeitsdatum angeben möchten,    geben Sie hier eine Zahl ein, und geben Sie dann die Dauer Einheiten im folgenden Feld an. Zusammen genommen identifizieren die beiden Einträge den Zeitraum, bevor die Änderungsaufgabe fällig ist.

Popup 4

Neue Dauer Einheiten

Wenn Sie eine neue Vorgangsdauer angeben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld " neue Dauer ", um den Zeitraum vor Fälligkeit der Aufgabe zu identifizieren. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Wenn Sie alle Formulareinträge in der gewünschten Weise haben, klicken Sie auf senden, und die aktuelle Aufgabe ist alserledigtmarkiert. (Aber Sie sind noch nicht fertig. Nachdem Anna die Änderungsaufgabe abgeschlossen hat, wird Ihnen erneut eine Überprüfungsaufgabe zugewiesen.)

In der Zwischenzeit erhält Anna die folgende e-Mail-Benachrichtigung:

Benachrichtigung, die bei der Anforderung einer Änderung eines Elements gesendet wird

Anna kann nach nur einem Blick auf die Betreffzeile (Nummer 1 in der Abbildung) erkennen, dass es sich hierbei nicht um eine normale Feedback Benachrichtigung handelt, sondern vielmehr um eine Aufforderung, etwas über das Element zu ändern. Sie findet die Informationen über die spezifische Änderung, die bei der Änderung angefordert wurde, von Text (Nummer 2).

Anna checkt das Element aus, nimmt die gewünschten Änderungen vor (oder nicht), speichert dann Ihre Änderungen (sofern vorhanden) und überprüft das Element wieder. (Denken Sie daran, dass diese Aktion dazu führt, dass der Workflow beendet wird, wenn der Workflow so schnell beendet wird, wie eine Änderung am Element vorgenommen wird.)

Anschließend wechselt Anna zur Workflow Status Seite und öffnet dort ihre Änderungs Anforderungsaufgabe aus dem Aufgaben Bereich.


Übermitteltes Formular nach Durchführung einer angeforderten Änderung

Anna fügt im Feld Kommentare alle gewünschten Informationen hinzu und klickt dann auf Antwort senden. Der Workflow führt zwei Aktionen aus:

  • Sie markiert Annas Änderungs Anforderungsaufgabe als abgeschlossen.

  • Sie weist Ihnen eine neue Überprüfungsaufgabe zu (mit Annas Kommentaren, die Sie im Bereich konsolidierte Kommentare hinzugefügt haben) und sendet Ihnen eine Benachrichtigung über diese Aufgabe.

Nun können Sie die Überprüfung des geänderten Elements durchführen.

In der Zwischenzeit werden alle diese Aktionen nachverfolgt und im Abschnitt Workflowverlauf der Workflow Status Seite angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Workflowverlauf mit den Aktionen der Änderungsanforderung

Hier sehen Sie ein Diagramm des gesamten Prozesses.

Flussdiagramm für die Änderungsanforderung

Oberer Bereich des Segments

9. Erneutes Zuweisen ihrer Aufgabe an eine andere Person (optional)

Wenn Sie möchten, dass eine andere Workflowaufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde, von einer anderen Person abgeschlossen wurde, klicken Sie im Workflowaufgaben Formular auf die Schaltfläche Aufgabe erneut zuweisen .

Dieses Formular wird angezeigt.

Formular für die Neuzuweisung einer Aufgabe

Popup 1

Aufgabe erneut zuweisen

Popup 2

Neue Anfrage

Geben Sie alle Informationen an, die von der Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, benötigt werden, um die Aufgabe abzuschließen. (Der Text, den Sie hier eingeben, wird im Bereich konsolidierte Kommentare hinzugefügt.)

Popup 3

Neue Dauer

Führen Sie eine der folgenden drei Aktionen aus:

  • Zum Beibehalten des vorhandenen Fälligkeits    Datums lassen Sie dieses Feld leer.

  • Um das Fälligkeitsdatum vollständig zu entfernen, geben Sie    die Zahl 0ein.

  • Wenn Sie ein neues Fälligkeitsdatum angeben möchten,    geben Sie hier eine Zahl ein, und geben Sie dann die Dauer Einheiten im folgenden Feld an. Zusammen genommen identifizieren die beiden Einträge den Zeitraum, bevor die Änderungsaufgabe fällig ist.

Popup 4

Neue Dauer Einheiten

Wenn Sie eine neue Vorgangsdauer angeben, verwenden Sie dieses Feld in Verbindung mit dem Feld " neue Dauer ", um den Zeitraum vor Fälligkeit der Aufgabe zu identifizieren. (Beispiel: 3 Tage oder 1 Monat oder 2 Wochen.)

Klicken Sie nach Abschluss des Formulars auf senden. Ihre Aufgabe ist als erledigtmarkiert, eine neue Aufgabe wird der Person zugewiesen, die jetzt für die Aufgabe verantwortlich ist, und eine Vorgangs Benachrichtigung wird gesendet.

Alle neuen Informationen, die Sie angegeben haben, sind im Text Delegierter in der neuen Aufgabenbenachrichtigung enthalten (Nummer 1 in der folgenden Abbildung).

Aufgabenbenachrichtigung für eine neu zugewiesene Aufgabe

In der Zwischenzeit werden alle diese Änderungen nachverfolgt und in den Abschnitten Aufgaben und Verlauf der Workflow Status Seite angezeigt, wie hier dargestellt.

Bereiche 'Aufgaben' und 'Verlauf' der Workflowstatusseite für eine neu zugewiesene Aufgabe

Oberer Bereich des Segments

10. Abschließen einer Aufgabe im Auftrag eines externen Teilnehmers (optional)

Es gibt ein spezielles Verfahren zum Einbeziehen von Teilnehmern, die keine Mitglieder Ihrer SharePoint-Organisation sind. In diesem Prozess fungiert ein Website Mitglied als Proxy für den externen Teilnehmer:

  1. Geben Sie die e-Mail-Adresse des externen Teilnehmers in die entsprechende Stufe zuweisen auf der zweiten Seite des Zuordnungs Formulars ein.

  2. Der Workflow weist die Aufgabe des externen Teilnehmers tatsächlich dem Website Mitglied zu, das den Workflow startet – oder, wenn der Workflow automatisch gestartet wird, für das Mitglied, das den Workflow ursprünglich hinzugefügt hat. Diese Person, der die Aufgabe tatsächlich zugewiesen ist, fungiert als Proxy für den externen Teilnehmer.

  3. Dieser Website-Member erhält eine Aufgabenbenachrichtigung mit Anweisungen, um eine Kopie des Elements zur Überprüfung an den externen Teilnehmer zu senden. (In der Zwischenzeit erhält der externe Teilnehmer eine Kopie der Aufgabenbenachrichtigung, die als hilfreiche Benachrichtigung oder Head-up dienen kann.)

  4. Das Website Mitglied, dem die Aufgabe tatsächlich zugewiesen ist, sendet eine Kopie des Elements an den externen Teilnehmer.

  5. Der externe Teilnehmer überprüft das Element und sendet seine Antwort an das Website Mitglied zurück.

  6. Wenn die Antwort des externen Teilnehmers eintrifft, vervollständigt das Website Mitglied die Aufgabe in SharePoint-Produkten im Auftrag des externen Teilnehmers.

Hier sehen Sie ein Diagramm des Prozesses.

Prozessflussdiagramm für die Einbeziehung externer Teilnehmer

Zum segmentanfang | Artikel nach oben

Symbol für den Abschnitt 'Überwachen'

Überwachen, anpassen oder Beenden eines laufenden Workflows zum Sammeln von Feedback

Überwachen, anpassen oder Beenden eines laufenden Workflows zum Sammeln von Feedback

Der zentrale Ort, an dem Sie einen ausgeführten Workflow überwachen, anpassen oder beenden können, ist die Workflow Status Seite für diese Instanz des Workflows.

Zunächst zeigen wir Ihnen, wie Sie auf diese Seite gelangen, und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie die dort gefundenen Optionen und Informationen verwenden können. Schließlich zeigen wir Ihnen zwei weitere Seiten, auf denen Sie weitere Informationen zur Überwachung erhalten.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Abrufen der Workflow Status Seite

  2. Verwenden der Workflow Status Seite zum Überwachen des Workflow Fortschritts

  3. Ändern aktiver Aufgaben (bereits zugewiesene Aufgaben)

  4. Ändern zukünftiger Aufgaben (noch nicht zugewiesene Aufgaben)

  5. Abbrechen oder Beenden der Workflowausführung

  6. Ermitteln, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

  7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

1. Abrufen der Workflow Status Seite

Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link in Bearbeitung für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel ist das Element das Dokument mit dem Namen Keynote Draft, und der Workflow ist Genehmigung 3.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Die Seite Workflow Status wird geöffnet.

Hinweise: 

  • Wenn Ihre Liste oder Bibliothek eine große Anzahl von Elementen enthält, können Sie das Sortieren und/oder Filtern verwenden, um das gesuchte Element schneller zu finden. Wenn Sie feststellen, dass Sie wiederholt auf die gleiche Weise sortieren und/oder filtern möchten, ist es möglicherweise hilfreich, eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, die diese bestimmte Anordnung automatisiert.

  • Um zur Workflow Status Seite zu gelangen, können Sie auch auf den Link Status dieses Workflows anzeigen in einer e-Mail-Benachrichtigung "hat begonnen" oder auf den Link Workflowverlauf anzeigen in der e-Mail-Benachrichtigung "hat abgeschlossen" für die jeweilige Instanz klicken. Sie interessieren sich für.

Oberer Bereich des Segments

2. Verwenden der Workflow Status Seite zum Überwachen des Workflow Fortschritts

Hier finden Sie unter der Abbildung der einzelnen Abschnitte auf der Workflow Status Seite die Überwachungsfragen, die im Abschnitt beantwortet werden.

Abschnitt ' Workflow Informationen '

Abschnitt 'Workflowinformationen' der Workflowstatusseite

Fragen beantwortet:

  • Wer hat diese Instanz des Workflows gestartet?

  • Wann wurde diese Instanz gestartet?

  • Wann wurde die letzte Aktion in dieser Instanz ausgeführt?

  • Auf welches Element wird diese Instanz ausgeführt?

  • Was ist der aktuelle Status dieser Instanz?

Abschnitt "Aufgaben"

Abschnitt 'Aufgaben' der Workflowstatusseite

Fragen beantwortet:

  • Welche Aufgaben wurden bereits erstellt und zugewiesen, und was ist Ihr aktueller Status?

  • Welche Aufgaben wurden bereits abgeschlossen, und was war das Ergebnis für diese Vorgänge?

  • Was ist das Fälligkeitsdatum für die einzelnen Vorgänge, die bereits erstellt und zugewiesen wurden?

Gelöschte Aufgaben und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, werden in diesem Abschnitt nicht angezeigt.

Abschnitt ' Workflow Verlauf '

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Fragen beantwortet:

  • Welche Ereignisse sind in dieser Instanz des Workflows bereits aufgetreten?

  • Beachten Sie, dass überfällige Vorgänge und Benachrichtigungen überfällige Aufgaben in diesem Bereich nicht angezeigt werden.

Oberer Bereich des Segments

3. Ändern aktiver Aufgaben (bereits zugewiesene Aufgaben)

Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben zu ändern, die bereits zugewiesen, aber noch nicht abgeschlossen sind:

  • Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

  • Alle aktiven Aufgaben ändern

Ändern einer einzelnen aktiven Aufgabe

Berechtigungen zum vornehmen von Änderungen an einer einzelnen Aufgabe, die einer anderen Person als Ihnen zugewiesen ist, müssen Sie über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht. So können Sie beispielsweise über Berechtigungen verfügen, mit denen Sie einen Workflow starten, aber keine Änderungen an der Aufgabe eines anderen Teilnehmers vornehmen können.)

Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

  1. Klicken Sie auf der Workflow Status Seite in der Liste Aufgaben auf den Titel der Aufgabe.
    Klicken auf den Titel einer Aufgabe in der Liste

  2. Verwenden Sie das Aufgabenformular, um die Aufgabe abzuschließen, zu löschen oder neu zuzuweisen oder um eine Änderung des Elements anzufordern.

Ausführlichere Anweisungen zur Verwendung des Aufgabenformulars finden Sie im vollständigen Abschnitt dieses Artikels.

Alle aktiven Aufgaben ändern

Berechtigungen alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Workflow Status Seite aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat,aber der Link "diesen Workflow beenden " wird nicht angezeigt, es sei denn, dass diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten " verfügt. (Erneut hat die Gruppe "Besitzer" standardmäßig die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht.)

  1. Klicken Sie auf der Workflow Status Seite in dem Bereich direkt unter der Workflow Visualisierung auf den Link aktive Aufgaben von Collect Feedback aktualisieren .

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in dem geöffneten Formular vor, und klicken Sie dann auf OK.

    • Nachrichten, die Ihre Änderungen reflektieren, werden an die Personen gesendet, denen zurzeit Aufgaben in dieser Ausführung zugeordnet sind.

    • Aufgaben, die bereits abgeschlossen oder gelöscht wurden, und Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

    • Wenn Sie Änderungen an Vorgängen vornehmen möchten, die noch nicht zugewiesen wurden, lesen Sie den folgenden Abschnitt in diesem Segment, ändern zukünftiger Aufgaben.

      Änderungsformular für aktive Aufgaben

Popup 1

Dauer pro Aufgabe, Dauer Einheiten

Popup 2

Anfrage

Wenn Sie den Anforderungstext ändern möchten,    nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Textfeld vor.

  1. Wenn Sie alle Felder im Formular wie gewünscht haben, klicken Sie auf OK.

Alle aktiven Aufgaben in der aktuellen Instanz werden aktualisiert.

Oberer Bereich des Segments

4. ändern zukünftiger Aufgaben (noch nicht zugewiesene Aufgaben)

Berechtigungen alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Workflow Status Seite aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat,aber der Linkdiesen Workflow beenden wird nur angezeigt, wenn diese Person über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügt. (Erneut hat die Gruppe "Besitzer" standardmäßig die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht.)

  1. Klicken Sie auf der Workflow Status Seite in dem Bereich direkt unter der Workflow Visualisierung auf den Link Bearbeiter des Feedbacks zum Sammeln hinzufügen oder aktualisieren .

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in dem geöffneten Formular vor, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

    Hinweis:  Aufgaben, die bereits erstellt und zugewiesen wurden, sind von den Änderungen, die Sie in diesem Formular vornehmen, nicht betroffen.

Änderungsformular für zukünftige Aufgaben

Popup 1

Teilnehmer, Reihenfolge, Gruppen erweitern

Popup 2

Anfrage

  • Wenn Sie den Anforderungstext ändern    möchten, nehmen Sie die gewünschten Änderungen an dem Text im Feld vor.

Popup 3

Fälligkeitsdatum für alle Vorgänge, Dauer pro Aufgabe, Dauer Einheiten

  • Um das Fälligkeitsdatum des Kalenders zu ändern oder zu entfernen    , löschen Sie das vorhandene Datum, und geben Sie dann entweder einen neuen Termin ein, oder lassen Sie das Feld leer, um das bestimmte Fälligkeitsdatum ganz zu entfernen. (Geben Sie keine NULL in dieses Feld ein. Dieses Feld muss entweder einen Kalender Datumswert enthalten oder leer sein.)

  • Zum Beibehalten der vorhandenen    Dauer lassen Sie die Dauer pro Aufgabe leer, und nehmen Sie keine Änderungen an Dauer Einheitenvor.

  • Um die Dauer so zu entfernen, dass keine vorhanden ist, geben Sie    die Zahl 0 in Dauer pro Vorgangein.

  • So verlängern Sie die Vorgangs    Dauer verwenden Sie beide Dauer Felder, um die Anzahl und den Typ der Einheiten anzugeben, nach denen die Dauer verlängert werden soll. Weitere Informationen zum Festlegen von Fälligkeitsdaten und Dauer finden Sie im Segment Planen dieses Artikels.

  1. Wenn Sie alle Felder im Formular wie gewünscht haben, klicken Sie auf OK.

Alle zukünftigen Aufgaben in der aktuellen Instanz werden Ihre Änderungen widerspiegeln.

Oberer Bereich des Segments

5. Abbrechen oder Beenden der Workflowausführung

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine ausgeführte Workflowinstanz vor dem normalen Abschluss zu beenden:

  • Abbrechen des Workflows    Alle Aufgaben werden abgebrochen, werden aber im Bereich Aufgaben der Workflow Status Seite beibehalten.

  • Diesen Workflow beenden    Alle Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Bereich Aufgaben der Workflow Status Seite gelöscht. (Sie werden jedoch weiterhin im Bereich Workflow Verlauf wiedergegeben.)

Es folgen Anweisungen für beide Methoden.

Abbrechen (alle Aufgaben werden abgebrochen, aber in der Aufgabenliste und im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Workflow Status Seite aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat,aber der Link "diesen Workflow beenden " wird nicht angezeigt, es sei denn, dass diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten " verfügt. (Erneut hat die Gruppe "Besitzer" standardmäßig die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht.)

Wenn die aktuelle Instanz eines Workflows nicht mehr benötigt wird oder erwünscht ist, kann sie angehalten werden.

  • Klicken Sie auf der Workflow Status Seite in dem Bereich direkt unter der Workflow Visualisierung auf den Link alle Aufgaben zum Sammeln von Feedback Abbrechen .

Alle aktuellen Vorgänge werden abgebrochen, und der Workflow endet mit dem Status abgebrochen. Die abgebrochenen Aufgaben werden weiterhin sowohl im Bereich Aufgaben als auch im Bereich Workflow Verlauf aufgeführt.

Terminate (alle Aufgaben werden aus der Aufgabenliste gelöscht, aber im Verlauf beibehalten)

Berechtigungen alle vier Befehlslinks in der folgenden Abbildung werden auf der Workflow Status Seite aller Personen angezeigt, die über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Die ersten drei Links werden auf der Seite der Person angezeigt, die die Workflowinstanz gestartet hat,aber der Link "diesen Workflow beenden " wird nicht angezeigt, es sei denn, dass diese Person auch über die Berechtigung "Listen verwalten " verfügt. (Erneut hat die Gruppe "Besitzer" standardmäßig die Berechtigung "Listen verwalten", die Gruppe "Mitglieder" und die Gruppen "Besucher" nicht.)

Wenn ein Fehler auftritt oder der Workflow angehalten wird und nicht mehr reagiert, kann er beendet werden.

  • Klicken Sie auf der Workflow Status Seite in dem Bereich direkt unter der Workflow Visualisierung auf den Link diesen Workflow beenden .

Alle vom Workflow erstellten Aufgaben werden abgebrochen und aus dem Aufgaben Bereich auf der Workflow Status Seite gelöscht, obwohl Sie im Bereich Workflowverlauf weiterhin wiedergegeben werden. Der Workflow endet mit dem Status abgebrochen.

Oberer Bereich des Segments

6. ermitteln, welche Workflows für ein Element ausgeführt werden

Auf der Seite Workflows für jedes Element finden Sie eine Liste der Workflows, die derzeit für dieses Element ausgeführt werden.

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Dateien des Menübands in der Gruppe Workflows auf Workflows.

  3. Auf der Seite Workflows: Element Name finden Sie unter Ausführen von Workflowseine Liste der Workflowinstanzen, die zurzeit für das Element ausgeführt werden.

Hinweis:  Beachten Sie, dass mehrere Instanzen einer einzelnen Workflow Version nicht gleichzeitig für dasselbe Element ausgeführt werden können . Beispiel: Es wurden zwei Workflows hinzugefügt, die auf der Vorlage "Feedback sammeln" basieren. Eine davon heißt "Plan-Feedback" und das andere als "Budget Feedback". Bei einem beliebigen Element zu einem beliebigen Zeitpunkt kann jeweils eine Instanz des Plan Feedback-und Budget Feedbacks ausgeführt werden, aber nicht zwei Instanzen eines der beiden Workflows.

Oberer Bereich des Segments

7. Überwachen von Workflows für die gesamte Websitesammlung

Websitesammlungsadministratoren können auf einen Blick anzeigen:

  • Die Anzahl der Workflows, die auf den einzelnen Workflowvorlagen basieren, die derzeit in der Websitesammlung vorhanden sind.

  • Gibt an, ob die einzelnen Workflowvorlagen in der Websitesammlung aktuell aktiv oder inaktiv sind.

  • Wie viele Instanzen von Workflow Versionen auf Grundlage jeder Workflowvorlage derzeit in der Websitesammlung ausgeführt werden.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) Einstellungen , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltungauf Workflows.

Die Seite Workflows wird geöffnet, in der die Informationen angezeigt werden.

Was kommt als nächstes?

Wenn dies das erste Mal ist, dass diese Workflow Version ausgeführt wird, möchten Sie möglicherweise die Anweisungen im Abschnitt überprüfen dieses Artikels verwenden, um die Ereignisse in der Instanz anzuzeigen und zu ermitteln, ob der Workflow wie gewünscht funktioniert.

Zum segmentanfang | Artikel nach oben

Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Prüfen'

Überprüfen der Workflow Ergebnisse für das Sammeln von Feedback und Erstellen von Berichten

Überprüfen der Workflow Ergebnisse für das Sammeln von Feedback und Erstellen von Berichten

Nach Abschluss der Workflowinstanz können Sie die Ereignisse überprüfen, die in Ihrem Protokoll aufgezeichnet wurden. (Sie können für jede Instanz bis zu 60 Tage nach Abschluss der Instanz auf den Eintrag zugreifen.)

Wichtig:  Beachten Sie, dass der Workflowverlauf nur für informelle Verweise bereitgestellt wird. Sie kann nicht für amtliche Prüfungen oder für andere rechtliche, Beweiszwecke verwendet werden.

Sie können auch Berichte über die Gesamtleistung des Workflows in Instanzen ausführen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Überprüfen von Ereignissen in der letzten Instanz

  2. Zugriff auf das Instanzen Protokoll für bis zu 60 Tage

  3. Erstellen von Workflow Leistungsberichten

1. Überprüfen von Ereignissen in der letzten Instanz

Solange ein Element in der gleichen Liste oder Bibliothek verbleibt und der gleiche Workflow erneut für dasselbe Element ausgeführt wird, kann auf den Verlauf der letzten Instanz über die Liste oder Bibliothek zugegriffen werden.

So zeigen Sie die Workflow Status Seite für die letzte Instanz eines Workflows an, der für ein Element ausgeführt wird:

  • Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, auf den Link Status für das gewünschte Element und den gewünschten Workflow.

In diesem Beispiel handelt es sich bei dem Element um das Dokument mit dem Titel Keynote Draft , und der Workflow ist die neue Genehmigung für doc.

Klicken auf den Workflowstatuslink

Auf der Workflow Status Seite befindet sich der Abschnitt Workflowverlauf in der Nähe des unteren Rands.

Abschnitt 'Workflowverlauf' der Workflowstatusseite

Oberer Bereich des Segments

2. Zugriff auf das Instanzen Protokoll für bis zu 60 Tage

Was ist, wenn Sie den Verlauf einer Instanz überprüfen möchten, nachdem Sie denselben Workflow für dasselbe Element erneut ausgeführt haben?

In der Tat können Sie dies für bis zu 60 Tage von einem von zwei Einstiegspunkten aus erledigen: der Liste oder Bibliothek oder der Benachrichtigung zum Workflow Abschluss. (60 Tage ist, wie lange SharePoint-Produkte den Aufgabenverlauf für Workflows beibehalten.)

Aus der Liste oder Bibliothek

  1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist.

  2. Klicken Sie auf das Symbol vor dem Elementnamen, um das Element auszuwählen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Dateien des Menübands in der Gruppe Workflows auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflows: Element Name unter abgeschlossene Workflowsauf den Namen oder den Status der Workflowinstanz, die Sie überprüfen möchten.
    Liste der abgeschlossenen Workflows auf der Workflowseite für ein Element
    die Workflow Status Seite für diese Instanz wird geöffnet.

Aus der Workflow Abschlussbenachrichtigung

  • Öffnen Sie die Workflow Abschlussbenachrichtigung für die Instanz, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf den Link Workflowverlauf anzeigen .

Workflowendbenachrichtigung mit Hervorhebung des Verlauflinks
die Workflow Status Seite für diese Instanz wird geöffnet.

Um alle Ihre Abschlussbenachrichtigungen beizubehalten, sollten Sie eine Outlook-Regel erstellen. Richten Sie die Regel so ein, dass alle eingehenden Nachrichten, in denen der Text abgeschlossen ist , in der Betreffzeile in einen eigenen, separaten Ordner kopiert werden. (Stellen Sie sicher, dass Ihre Outlook-Regel die eingehenden Nachrichten kopiert und nicht einfach verschiebt , oder dass Sie auch nicht in Ihrem Posteingang angezeigt werden.) Weitere Informationen zum Erstellen von Outlook-Regeln finden Sie im Artikel Verwalten von e-Mail-Nachrichten mit Regeln.

Oberer Bereich des Segments

3. Erstellen von Workflow Leistungsberichten

Wenn Sie wissen möchten, wie eine ihrer Workflow Versionen im Allgemeinen – im Laufe der Zeit und über mehrere Instanzen – ausgeführt wird, können Sie einen oder beide von zwei vordefinierten Berichten erstellen:

  • Aktivitätsdauerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um durchschnittlich zu sehen, wie lange es dauert, bis die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Workflows abgeschlossen sind, und wie lange es dauert, bis jede vollständige Ausführung oder Instanz dieses Workflows abgeschlossen ist.

  • Abbruch-und Fehlerbericht    Verwenden Sie diesen Bericht, um festzustellen, ob ein Workflow häufig abgebrochen wird oder vor dem Abschluss Fehler auftreten.

Erstellen der verfügbaren Berichte für einen Workflow

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek in der Spalte Status für diesen Workflow auf einen beliebigen Status Informations Link.
    Anklicken des Workflowstatus

  2. Klicken Sie auf der Workflow Status Seite unter Workflowverlaufauf Workflowberichte anzeigen.
    Link 'Workflowberichte anzeigen' im Abschnitt 'Workflowverlauf'

  3. Suchen Sie den Workflow, für den Sie einen Bericht anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts, den Sie anzeigen möchten.
    Anklicken des Links 'Aktivitätsdauerbericht'

  4. Behalten oder ändern Sie auf der Seite anpassen den Speicherort, an dem die Berichtsdatei erstellt werden soll, und klicken Sie dann auf OK.
    Klicken auf 'OK' für den Dateispeicherort
    der Bericht wird erstellt und am angegebenen Speicherort gespeichert.

  5. Wenn der Bericht abgeschlossen ist, können Sie auf den Link in der folgenden Abbildung klicken, um ihn anzuzeigen. Klicken Sie andernfalls auf OK , um das Dialogfeld abzuschließen und zu schließen. (Später, wenn Sie bereit sind, den Bericht anzuzeigen, finden Sie ihn an dem Speicherort, den Sie im vorherigen Schritt angegeben haben.)
    Anzeigen des Berichts

Was kommt als nächstes?

Wenn Ihr Workflow so funktioniert, wie Sie es wünschen, können Sie mit der Verwendung beginnen.

Wenn Sie etwas über die Funktionsweise ändern möchten, lesen Sie den Abschnitt ändern dieses Artikels.

Zum segmentanfang | Artikel nach oben

Konzeptsymbol für den Abschnitt 'Ändern'

Ändern, deaktivieren oder Löschen eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Ändern, deaktivieren oder Entfernen eines Workflows zum Sammeln von Feedback

Nachdem Sie die erste Instanz des neuen Workflows zum Sammeln von Feedback ausgeführt und die Ergebnisse überprüft haben, möchten Sie möglicherweise eine oder mehrere Änderungen an der Art und Weise vornehmen, in der der Workflow konfiguriert ist.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, in Zukunft zu verschiedenen Zeiten weitere Änderungen an der Konfiguration vorzunehmen.

Schließlich möchten Sie möglicherweise irgendwann den Workflow für einen kürzeren oder längeren Zeitraum deaktivieren, ihn aber nicht entfernen, oder Sie können ihn sogar vollständig entfernen.

Abschnitte in diesem Segment

  1. Ändern der dauerhaften Einstellungen für einen Workflow

  2. Deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

1. Ändern der dauerhaften Einstellungen für einen Workflow

Wenn Sie permanente Änderungen an den Einstellungen für einen vorhandenen Workflow vornehmen möchten, öffnen und bearbeiten Sie das Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen verwendet wurde.

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

    Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste wird diese Registerkarte beispielsweise mit dem Namen Kalenderangezeigt.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workflow Einstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen)auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

    Hinweis:  Wenn der gewünschte Workflow zum Sammeln von Feedback nicht in der Liste angezeigt wird, kann er nur einem Inhaltstyp zugeordnet sein. Welche Workflows in dieser Liste angezeigt werden, wird durch die Anzeigen von Workflowzuordnungen dieses Steuerelementtyps gesteuert, das sich direkt oberhalb der Liste befindet. (Siehe Abbildung.) Klicken Sie im Dropdownmenü auf die Inhaltstypen Optionen, um zu ermitteln, welche Person den gewünschten Workflow anzeigt. Wenn der gewünschte Workflow in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf den Namen des Workflows.

  5. Nehmen Sie im gleichen zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie Sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment Plan und im entsprechenden Add-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) Einstellungen , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Galerienauf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungenaufWorkflow Einstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen unter Workflowname (Klicken Sie hier zum Ändern der Einstellungen)auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

  7. Nehmen Sie im gleichen zweiseitigen Zuordnungsformular, das ursprünglich zum Hinzufügen des Workflows verwendet wurde, die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie Sie.

    Weitere Informationen zu den Feldern und Steuerelementen im Zuordnungsformular finden Sie im Segment Plan und im entsprechenden Add-Segment (Liste/Bibliothek oder Websitesammlung) dieses Artikels.

Oberer Bereich des Segments

2. deaktivieren oder Entfernen eines Workflows

Wenn der Workflow nur in einer Liste oder Bibliothek ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, in der der Workflow ausgeführt wird.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek .

    Hinweis: Der Name der Registerkarte kann je nach Typ der Liste oder Bibliothek variieren. In einer Kalenderliste wird diese Registerkarte beispielsweise mit dem Namen Kalenderangezeigt.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workflow Einstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen .
    Seite 'Workfloweinstellungen' mit Hervorhebung des Links 'Workflow entfernen'

  5. Mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen können Sie Workflows deaktivieren, erneut aktivieren oder entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular enthält fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Ermöglichen    Option, mit der der Workflow weiterhin normal ausgeführt werden kann.

  • Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle zurzeit ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem er für die Ausführung neuer Instanzen nicht verfügbar ist. (Diese Aktion ist reversibel. Wenn Sie den Workflow später erneut aktivieren möchten, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie zulassenaus.)

  • Entfernen    Option, mit der der Workflow ganz aus der Liste oder Bibliothek entfernt wird. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion ist nicht umkehrbar.)

Oberer Bereich des Segments

Wenn der Workflow in allen Listen und Bibliotheken in der Websitesammlung ausgeführt wird

  1. Öffnen Sie die Homepage für die Websitesammlung (nicht die Homepage für eine Website oder Unterwebsite in der Sammlung).

  2. Klicken Sie auf das Symbol SharePoint Online – Einstellungen für die öffentliche Website (Schaltfläche) Einstellungen , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Galerienauf Websiteinhaltstypen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den der Workflow ausgeführt wird.

  5. Klicken Sie auf der Seite für den ausgewählten Inhaltstyp unterEinstellungenauf Workflow Einstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf den Link Workflow entfernen .

  7. Mithilfe des Formulars auf der Seite Workflows entfernen können Sie Workflows deaktivieren, erneut aktivieren oder entfernen.
    Formular auf der Seite 'Workflows entfernen'

Das Formular enthält fünf Spalten:

  • Workflow    Der Name des Workflows.

  • Instanzen    Die Anzahl der Instanzen des Workflows, die derzeit für Elemente ausgeführt werden.

  • Ermöglichen    Option, mit der der Workflow weiterhin normal ausgeführt werden kann.

  • Keine neuen Instanzen    Option, mit der alle zurzeit ausgeführten Instanzen des Workflows abgeschlossen werden können, der Workflow jedoch deaktiviert wird, indem er für die Ausführung neuer Instanzen nicht verfügbar ist. (Diese Aktion ist reversibel. Wenn Sie den Workflow später erneut aktivieren möchten, kehren Sie zu dieser Seite zurück, und wählen Sie zulassenaus.)

  • Entfernen    Option, mit der der Workflow ganz aus der Websitesammlung entfernt wird. Alle ausgeführten Instanzen werden sofort beendet, und die Spalte für diesen Workflow wird nicht mehr auf der Seite für die Liste oder Bibliothek angezeigt. (Diese Aktion istn't reversibel.)

Was kommt als nächstes?

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, führen Sie eine Testinstanz des Workflows aus, um die Auswirkungen der Änderungen zu überprüfen.

Oberer Bereich des Segments

Weiter anpassen

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, die in SharePoint-Produkten enthaltenen Workflows weiter anzupassen.

Sie können sogar benutzerdefinierte Workflows von Grund auf neu erstellen.

Sie können eines oder alle der folgenden Programme verwenden:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassen von Workflowformularen,-Aktionen und-Verhalten

  • Microsoft Visual Studio    Erstellen eigener benutzerdefinierter Workflowaktionen

Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Software Developer Network-Hilfesystem (MSDN).

Zum segmentanfang | Artikel nach oben

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulungen erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
Office Insider werden

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×