Tipps zum Vorbereiten der E-Mail-Adressenliste

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Unabhängig davon, wie raffinierten ist Ihre e-Mail-Nachricht auf ihm geringfügig ist, wenn Sie es an die falschen Personen senden.

Je mehr Sie als Ihr mailing an einem Kundensegment, die wahrscheinlich interessiert in einem speziellen Angebot, der größer ist Ihre e-Mail-für eine Marketingkampagne Zinsfuß Erfolg Ziel. Planen Sie eine dritte und eine Hälfte Ihrer e-Mail-Campaign Zeit und Budget zu verfeinern Ihrer Adressenliste zum Erreichen geeigneter Kundensegmente.

Sie können die Adressenliste auf Namen und e-Mail-Adressen einschränken, oder Sie können weitere Details zu jedem Kunden, dass Sie die Kunden in Segmente kategorisieren können, die für Ihr Unternehmen sinnvoll einbeziehen.

Inhalt dieses Artikels

So verwenden Sie Kundendaten

Erstellen einer Adressliste

Kombinieren von Listen aus mehreren Quellen zu einer Liste

Verfeinern einer Empfängerliste

So verwenden Sie Kundendaten

Nachdem Sie Informationen zu Ihren Kunden und potenziellen Kunden erhalten haben, kann die Überwachung der Attributen, die sie gemeinsam haben sehr nützlich sein. Die ausführlicher, die Sie in Ihrer Adressliste, je mehr Optionen zu, die Sie erfassen für Ihre Sendungen verwendet haben.

Aber stellen Sie sicher, dass die detaillierten Daten, die Sie Nachverfolgen der Daten, die Sie verwenden möchten. Mehr Komplexität fügen Sie Ihrer Adressliste, die mehr Arbeit, die Sie ausführen müssen, um Ihre Liste zu verwalten.

Sie können beispielsweise Kundendaten in eine der folgenden Methoden verwenden.

  • E-Mail-Nachrichten an den Kunden in einem bestimmten Gebietsschema     Filtern Sie Ihrer Adressliste nach Ort oder Postleitzahl, sodass Sie einfach nur Kunden Werbeaktion vorstellen können, die an einem bestimmten Speicherort Leben.

  • Hinzufügen einer persönlichen Grußzeile     Personalisieren Sie ein Mailing, einschließlich der Empfänger, vor- oder Nachnamen, indem Sie in einer Grußzeile durch den Namen in unterschiedlichen Titel, Vorname, Nachname und Datenfelder extrahieren.

  • Fokus auf ein bestimmtes Alter Empfänger     Benachrichtigen von Kunden von Produkten oder Diensten, die entsprechenden für diese Kunden Phase im Lebenszyklus (z. B. Planung für Rente in Kunden im Vergleich zu planen der Rente in deren Fünfzigerjahre), da sich das Geburtsdatum des Kunden als Geburtsdatum Jahr (beispielsweise "1945").

    Wenn Sie möchten ein Werbeaktion Geschenk für alle anbieten im aktuellen Monat Geburtstag, konnten ihre Geburtsdatum Datumsangaben als Monat, Tag, Jahr (z. B. "1. Januar 2000") gesammelt werden.

  • Ihre Bedürfnisse separaten Sendungen nach Geschlecht     Kündigen Sie eine neue Zeile des Produkts nur Männer oder Frauen an, indem Sie Geschlecht jedes Kunden ("Buchse" oder "") in Ihrer Adressliste.

  • Verwenden Sie kaufen Verlauf     Senden Sie spezielle Ankündigungen für Personen, die zuletzt verwendete Bereiche Einkäufe vorgenommen haben oder benachrichtigen Sie Kunden, wenn Sie eine neue Modelle ihre bevorzugten Marken haben. Dazu müssen Sie Kunden Erwerbsverlauf nachverfolgen. Sie können auch können Kunden über ähnliche Produkte benachrichtigen ("Kunden, die Ihren Artikel auch diesen Artikel hilfreiche gefunden habe").

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Erstellen einer Adressliste

Die ganz grundlegende ist eine Mailingliste eine Textdatei, die Empfänger Datensätze in gemeinsame Felder aufteilt. Derartige Listen liegen übernehmen Form von Arbeitsblättern oder der Tabellen, die für jeden Datensatz in einer eigenen Zeile, in der Regel in Spalten, die die Daten für die einzelnen Felder, wie die grundlegende Mailingliste hier abgebildeten enthalten.

Einfache Adressenliste im Dialogfeld 'Seriendruckempfänger'.

Eine umfassende Liste möglicherweise zusätzliche Datenfelder, wie z. B. Produkt Größe und Farbe Voreinstellungen, Verlauf, Geburtsdatum und Geschlecht erwerben.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Adressliste erstellen, können Sie dies tun, ohne Publisher verlassen.

Erstellen einer Empfängerliste

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf zeigen Sie Seriendruck und Kataloge, und klicken Sie dann auf Adressliste erstellen.

  2. Bevor Sie beginnen, die Informationen für die Liste eingeben, können Sie anpassen, Felder durch Hinzufügen, entfernen, umbenennen oder Neuanordnen von Feldern, die im Dialogfeld Neue Adressliste angezeigt werden.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Spalten anpassen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

      • Wenn Sie ein Feld hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen einen Namen für das neue Feld ein, und klicken Sie dann auf OK.

      • Wenn Sie ein Feld entfernen möchten, wählen Sie das Feld unter Feldnamen, und klicken Sie dann auf Löschen.

      • Um ein Feld umbenennen möchten, wählen Sie das Feld unter Feldnamen aus, und klicken Sie dann auf Umbenennen. Geben Sie im Dialogfeld Feld umbenennen einen neuen Namen in das Feld an, und klicken Sie dann auf OK.

      • Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, wählen Sie das Feld, das Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann auf Nach oben oder Nach unten, bis er wird an der gewünschten Stelle.

    2. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie nach dem Bearbeiten der Liste mit Feldnamen ein, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Informationen für den ersten Eintrag in die entsprechenden Felder (Titel, Vorname, Nachname und usw.).

  4. Wenn Sie die Eingabe von Informationen für den ersten Eintrag abgeschlossen haben, klicken Sie auf Neuer Eintrag, oder drücken Sie TAB.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis Sie alle gewünschten Einträge hinzugefügt haben.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die Adressliste in das Feld Dateiname ein.

    Standardmäßig wird die Adressliste in den Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Es empfiehlt sich hier, um die Adressliste beibehalten, da dies der Standardordner in Microsoft Publisher für Datenquellen gesucht wird.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

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Kombinieren von Listen aus mehreren Quellen

Wenn Sie besitzen oder erwerben Verteilerlisten, erleichtert Publisher zu kombinieren und Kundenlisten aus mehreren Quellen in Publisher ändern. Sie können auswählen, was sich am besten für Sie geeigneten zusammenfügen Ihrer Publisher-Adressliste aus einer beliebigen Kombination aus anderen Listen, die in den folgenden Programmen erstellt:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook mit Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Sie können auch Listen, die Sie, wie aus Microsoft List Builder erwerben.

Geben Sie die Liste hinzufügen

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf klicken Sie auf Sendungen und Kataloge, und klicken Sie dann auf zum Öffnen des Aufgabenbereichs SerienSerien.

    Wenn Sie die Publikation mit einer Empfängerliste verbunden ist, überprüfen Sie die Verbindung aus, und klicken Sie dann im Aufgabenbereich Serien auf Empfängerliste bearbeiten. Wenn die Publikation nicht mit einer vorhandenen Empfängerliste verbunden ist, klicken Sie auf eine der Optionen unter Empfängerliste erstellen, und klicken Sie dann auf Weiter: Erstellen oder Herstellen einer Verbindung eine Empfängerliste mit.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter zu Empfängerliste hinzufügen möchten führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf vorhandene Liste auswählen, wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine Datenquelle aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    • Klicken Sie auf aus Outlook-Kontakten auswählen (Wenn Sie aufgefordert werden, wählen Sie ein e-Mail-Profil, klicken Sie auf das Profil, das Sie möchten), und klicken Sie dann auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte auswählen einen Ordner oder Verteilerliste aus, und klicken Sie dann auf OK.

    • Klicken Sie auf neue Liste eingeben, fügen Sie die Einträge, die Sie im Dialogfeld Neue Adressliste verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Beheben von abweichungen beim Kombinieren von Listen

Wenn Sie eine Adressliste in ein anderes hinzufügen, möglicherweise ein oder mehrere Felder in der Liste hinzugefügten nicht in der Liste eine Übereinstimmung aufweisen. Angenommen, die Adressliste, die Sie hinzufügen ein Felds FirmennotiY Namen enthalten möglicherweise, aber die ursprüngliche Liste möglicherweise nicht.

Publisher fordert Sie zum Beheben von Konflikten zwischen Feldern in der verschiedenen Listen durch Öffnen des Dialogfelds zu Empfängerliste hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld zu Empfängerliste hinzufügen wählen Sie in der Spalte Matched ein Feld, das nicht aktiviert ist, wählen Sie das Feld an dem sie in der Liste Empfänger Listenfelder mit übereinstimmenden Feldern entsprechen sollen, und klicken Sie dann auf Übereinstimmung.

  2. Stellen Sie sicher, dass das ausgewählte Feld, klicken Sie unter Vergleich zum Feld Empfängerliste aufgeführt ist in das Dialogfeld Übereinstimmende Feld oder wählen Sie eine andere, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen, um der Empfängerliste eine Übereinstimmung vornehmen müssen, wählen Sie das Feld, das Sie verwenden möchten, in der Liste neue (der linken Liste im Dialogfeld ' zu Empfängerliste hinzufügen ') hinzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf OK. Hinzugefügten Felder werden unter neuen Felder Empfängerliste hinzugefügt werden angezeigt.

    Tipp: Entfernen Sie ein hinzugefügtes Feld, indem Sie es im Feld neue Felder Empfängerliste hinzugefügt werden auswählen, und dann auf Entfernen.

Dialogfeld 'Zu Empfängerliste hinzufügen'

Wie erstelle ich übereinstimmende Felder Wenn Publisher mich zu auffordern, nicht?

  • Klicken Sie auf Adressfelder in den Aufgabenbereich Serien unter Weitere Elemente und klicken Sie dann auf Übereinstimmende Felder festlegen.

Speichern einer Verknüpfung mit einer kombinierten Liste

Sie können eine Verknüpfung zu den kombinierten Liste zur Verwendung in anderen Sendungen erstellen. Sobald Sie einen einzelnen Eintrag in der kombinierten Liste bearbeiten, aktualisiert dieser Eintrag auch in der ursprünglichen Quelldatei ist dieser Datei zur Bearbeitung zur Verfügung. Wenn Sie nicht die ursprüngliche Quelldatei aktualisieren möchten, exportieren Sie die Empfängerliste in eine neue Datei.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Serien (Schritt 3: Wählen Sie e-Mail-Zusammenführen Ausgabe ), klicken Sie unter vorbereiten zu diesem Versand, klicken Sie auf eine Verknüpfung zu Empfängerliste speichern.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Datei speichern einen Namen für die kombinierte Adressenliste in das Feld Dateiname ein.

    Standardmäßig wird die Adressliste in den Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Es empfiehlt sich hier, um die Adressliste beibehalten, da dies der Standardordner in Microsoft Office Publisher für Datenquellen gesucht wird.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

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Verfeinern einer Empfängerliste

Wenn Sie die Felder in den verschiedenen Quelle übereinstimmen, werden alle Datensätze in der Liste klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie filtern können, Sortieren Sie, und wählen Sie die Empfänger in den e-Mail-Seriendruck aufgenommen werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Empfänger, die Sie einschließen möchten, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Empfänger, die Sie ausschließen möchten.

Aktivieren Sie oder deaktivieren Sie alle Elemente

  • Aktivieren Sie oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschriftenzeile.

Filtern von Elementen in der Liste

Wenn Sie nur bestimmte Einträge in der Liste verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Feld oder Kriterium filtern. Nachdem Sie die Liste filtern, können Sie die Kontrollkästchen verwenden, um Datensätze ein- und ausschließen.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, das Sie nach dem filtern möchten.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf (Leerzeichen), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld leer ist.

    • Klicken Sie auf (nicht leer), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.

    • Klicken Sie auf (Erweitert), um das Dialogfeld Filtern und Sortieren, öffnen, in dem Sie zum Filtern nach mehreren Kriterien verwenden können.

      Hinweis: Sie können auch im Dialogfeld Filtern und Sortieren öffnen, indem Sie unter Empfängerliste verfeinern in die SeriendruckempfängerFiltern klicken.

  3. Tipp: Wenn Ihre Datenquelle enthält Datensätze, die die gleiche Informationen gemeinsam nutzen und 10 oder weniger eindeutige Werte in der Spalte vorhanden sind, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn es mehrere Adressen mit Australien als Land / Region gibt, können Sie beispielsweise nach Australien filtern.

  4. Im Dialogfeld Seriendruckempfänger zeigt nur die gewünschten Datensätze an. Klicken Sie zum erneuten Anzeigen aller Datensätze auf (alle).

Sortieren von Elementen in der Liste

Wenn Sie Elemente angezeigt werden sollen in alphabetischer Reihenfolge können Sie die Elemente in der Liste sortieren. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf die Spaltenüberschrift des Elements, das Sie sortieren möchten.

    Beispielsweise, wenn Sie die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

  • Um mithilfe mehrerer Kriterien zu sortieren, klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Sortieren. Wählen Sie die Kriterien, denen Sie sortieren möchten, klicken Sie im Dialogfeld Filtern und Sortieren.

    Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenbereich Serien zurückzukehren.

Duplikate suchen

Um zu verhindern, dass doppelte Sendungen finden und beseitigen Datensätze in der Liste der kombinierte für die Felder für die meisten (aber nicht unbedingt aller) entsprechen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Duplikate suchen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Duplikatsuche lassen Sie aktiviert nur nach die Einträgen, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Suchen nach einem bestimmten Empfänger oder eine Gruppe der Empfänger, die ein gemeinsames Attribut haben

Um eine Person oder Gruppe von Personen, die gemeinsame Attribute (wie Nachname, Postleitzahl oder Geburtsmonat) freigeben zu identifizieren, können Sie die Liste suchen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Empfänger suchen.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Eintrag suchen das Attribut aus, das Sie verwenden möchten, finden im Textfeld Suchen nach, geben Sie das Feld oder die Felder, die Sie suchen möchten, und klicken Sie auf Weitersuchen.

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