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Tipps für Adressenlisten

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Ganz gleich, wie clever Ihr Mailing ist, es hat nur geringe Auswirkungen, wenn Sie es an die falschen Personen senden. Sie können die Adressliste auf Namen und Adressen einschränken, oder Sie können weitere Details zu den einzelnen Kunden hinzufügen, damit Sie die Kunden zu Segmenten kategorisieren können, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

Je mehr Sie Ihre Sendungen bei einem Kundensegment adressieren, das wahrscheinlich an einem bestimmten Angebot interessiert ist, desto größer ist der Erfolg Ihrer Sendung. Planen Sie die Abstimmung zwischen einer Drittel-und der Hälfte der Zeit und dem Budget Ihrer Mailingkampagne, um Ihre Mailingliste für die Ausrichtung auf die entsprechenden Kundensegmente zu verfeinern.

Verwenden von Kundendaten

Nachdem Sie Informationen zu ihren Kunden und potenziellen Kunden erhalten haben, kann es sehr hilfreich sein, die Attribute zu verfolgen, die Sie gemeinsam haben. Je mehr Details Sie in Ihrer Adressenliste aufzeichnen, desto mehr Optionen haben Sie für das adressieren ihrer Sendungen.

Stellen Sie sicher, dass es sich bei den detaillierten Daten, die Sie nachvollziehen, um die Daten handelt, die Sie verwenden. Je mehr Komplexität Sie Ihrer Adressliste hinzufügen, desto mehr Arbeit müssen Sie tun, um die Liste zu verwalten.

So können Sie z. b. Kundendaten auf eine der folgenden Arten verwenden:

  • Drucken von Adressetiketten     Erstellen Sie Adressetiketten, für die Sie nur Name-und Adressinformationen benötigen.

  • Senden von e-Mails an Kunden in einem bestimmten Gebietsschema     Filtern Sie Ihre Mailingliste nach Ort oder Postleitzahl, damit Sie eine Promotion nur für Kunden, die an einem bestimmten Ort leben, einfach ankündigen können.

  • Hinzufügen einer personalisierten Begrüßung     Personalisieren Sie eine Sendung, indem Sie den vor-oder Nachnamen der Empfänger in eine Gruß Linie einbeziehen, indem Sie den Namen in die Datenfelder " Titel", "Vorname" und " Nachname " trennen.

  • Fokus auf Empfänger eines bestimmten Alters     Informieren Sie die Kunden über Produkte oder Dienstleistungen, die für die Lebensphase der Kunden angemessen sind (z. b. Planen des Ruhestands in den 20er Jahren versus Planung der Pensionierung in den 50er Jahren), indem Sie die Geburts Termine ihrer Kunden als Geburtsjahr erfassen. (z. b. "1945").

    Wenn Sie allen Kunden ein Werbegeschenk anbieten möchten, deren Geburtstag im aktuellen Monat liegt, können Sie das Geburtsdatum als Monat, Tag und Jahr (z. b. "January 1, 2000") sammeln.

  • Individuelle Postsendungen nach Geschlecht     Sie können nur Männern oder nur Frauen eine neue Produktlinie vorstellen, indem Sie das Geschlecht jedes Kunden ("männlich" oder "weiblich") in Ihre Mailingliste einbinden.

  • Verwenden des kaufverlaufs     Senden Sie besondere Ankündigungen an Personen, die kürzlich wichtige Käufe getätigt haben, oder Benachrichtigen Sie Kunden, wenn Sie über neue Modelle ihrer bevorzugten Marken verfügen. Dazu müssen Sie den Kaufverlauf der Kunden nachvollziehen. Sie können Kunden auch über ähnliche Produkte informieren ("Kunden, die gekauft haben, was Sie gekauft haben, haben diese auch gekauft").

  • Senden einer e-Mail zum Speichern bei Porto     Speichern Sie die Versandkosten für ein Einladungsereignis, indem Sie e-Mail-Einladungen an Kunden senden, die Ihre e-Mail-Adressen angeben. Sie können Ihre Druck Einladungen zuerst adressieren, indem Sie einen Seriendruck ausführen und auf Kunden filtern, die keine e-Mail-Adressen besitzen. Sie können eine e-Mail-Einladung erstellen, indem Sie eine e-Mail-Zusammenführung durchführen und die Kunden mit e-Mail-Adressen filtern.

Erstellen einer Adressenliste

Eine Mailingliste ist im Grunde eine Textdatei, die Empfängerdatensätze in allgemeine Felder trennt. Solche Listen weisen normalerweise die Form von Arbeitsblättern oder Tabellen auf, wobei jeder Datensatz in einer eigenen Zeile in Spalten aufgeteilt wird, die die einzelnen Datenfelder enthalten, wie die hier dargestellte grundlegende Mailingliste.

Einfache Adressenliste im Dialogfeld 'Seriendruckempfänger'.

Eine komplexe Liste kann weitere Datenfelder enthalten, z. b. Produkt Größe und Farbeinstellungen, Kaufverlauf, Geburtsdatum und Geschlecht.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Mailingliste erstellen, können Sie dies tun, ohne Publisher zu verlassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Adressliste für den Seriendruck.

Kombinieren von Listen aus mehreren Quellen

Ganz gleich, ob Sie Mailinglisten haben oder Sie kaufen, Publisher ermöglicht es Ihnen, Kundenlisten aus mehreren Quellen in Publisher zu kombinieren und zu bearbeiten. Sie können auswählen, was für Sie am besten geeignet ist, indem Sie die Publisher-Mailingliste aus einer beliebigen Kombination aus anderen in Excel, Outlook und Access erstellten Listen zusammenstellen.

Angeben der hinzuzufügenden Liste

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Serien Druck > Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent.

    Wenn die Publikation mit einer Empfängerliste verbunden ist, überprüfen Sie die Verbindung, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Sendungen auf Empfängerliste bearbeiten. Wenn die Publikation nicht mit einer vorhandenen Empfängerliste verbunden ist, klicken Sie im Bereich Seriendruck auf Weiter: Erstellen oder Herstellen einer Verbindung mit einer Empfängerliste, und wählen Sie dann die gewünschte Liste aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter zu Empfängerliste hinzufügen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf neue Liste eingeben, fügen Sie die gewünschten Einträge im Dialogfeld neue Adressliste hinzu, und klicken Sie dann auf OK.

    • Klicken Sie auf vorhandene Liste verwenden, wählen Sie im Dialogfeld Datenquelleauswählen eine Datenquelle aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    • Klicken Sie auf aus Outlook-Kontakten auswählen (wenn Sie Wenn Sie aufgefordert werden, ein e-Mail-Profil auszuwählen, klicken Sie auf das gewünschte Profil, und klicken Sie dann auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte auswählen einen Ordner oder eine Verteilerliste aus, und klicken Sie dann auf OK.

Beheben von Diskrepanzen beim Kombinieren von Listen

Wenn Sie eine Mailingliste zu einer anderen hinzufügen, haben ein oder mehrere Felder in der hinzugefügten Liste möglicherweise keine Übereinstimmung in der vorhandenen Liste. Die von Ihnen hinzugefügte Adressliste kann z. b. ein Feld " Firmen Name " enthalten, die ursprüngliche Liste wird dies jedoch möglicherweise nicht.

Publisher fordert Sie auf, die Übereinstimmung zwischen den Feldern in den verschiedenen Quelllisten zu beheben, indem Sie das Dialogfeld zu Empfängerliste hinzufügen öffnen.

  1. Wählen Sie im Dialogfeld zu Empfängerliste hinzufügen ein Feld aus, das in der Spalte Übereinstimmung nicht aktiviert ist, wählen Sie in der Liste Empfängerlisten Felder mit überein stimmenden Feldern das Feld aus, dem es entsprechen soll, und klicken Sie dann auf Übereinstimmung.

  2. Vergewissern Sie sich, dass im Dialogfeld Feld vergleichen das Feld, das Sie ausgewählt haben, unter mit Empfängerliste vergleichen angezeigt wird, oder wählen Sie eine andere aus, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Wenn Sie der Empfängerliste ein neues Feld hinzufügen müssen, um eine Übereinstimmung zu erzielen, wählen Sie das Feld aus, das Sie in der neuen Liste hinzufügen möchten (die linke Liste im Dialogfeld zu Empfängerliste hinzufügen ), klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf OK. HinzugeFügte Felder werden unter neue Felder angezeigt, die der Empfängerliste hinzugefügt werden sollen.

    Tipp: Entfernen Sie ein hinzugefügtes Feld, indem Sie es im Feld neue Felder, die der Empfängerliste hinzugefügt werden sollen, auswählen und dann auf Entfernen klicken.

Dialogfeld 'Zu Empfängerliste hinzufügen'

Wie kann ich Felder zuordnen, wenn Publisher mich nicht auffordert?

  • Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Weitere Elemente auf Adressfelder, und klicken Sie dann auf Felder vergleichen.

Speichern einer Verknüpfung in einer kombinierten Liste

Sie können eine Verknüpfung zur kombinierten Liste für die Verwendung in anderen Sendungen erstellen. Wenn Sie einen einzelnen Eintrag in der kombinierten Liste bearbeiten, wird der bearbeitete Eintrag auch in der ursprünglichen Quelldatei aktualisiert, wenn diese Datei zum Bearbeiten zur Verfügung steht. Wenn Sie die ursprüngliche Quelldatei nicht aktualisieren möchten, exportieren Sie die Empfängerliste in eine neue Datei.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck (Schritt 3: Erstellen von zusammengeführten Publikationen ) unter vorbereiten für die Nachverfolgung dieser Sendung auf Verknüpfung mit Empfängerliste speichern.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Datei speichern im Feld Dateiname einen Namen für die kombinierte Adressliste ein.

    Standardmäßig wird die Adressliste im Ordner Meine Datenquellen gespeichert. Es empfiehlt sich, die Adressliste hier gespeichert zu lassen, weil dies der Standardordner ist, in dem Publisher nach Datenquellen sucht.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Verfeinern einer Empfängerliste

Wenn die Felder in den verschiedenen Quelllisten übereinstimmen, werden alle Datensätze im Dialogfeld Seriendruckempfänger in der vorhandenen Liste angezeigt, in der Sie die Empfänger filtern, Sortieren und auswählen können, die in den Seriendruck einbezogen werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den einzelnen Empfängern, die Sie einbeziehen möchten, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den einzelnen Empfängern, die ausgeschlossen werden sollen.

Aktivieren oder Deaktivieren aller Elemente

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschriftenzeile.

Filtern von Elementen in der Liste

Wenn Sie nur bestimmte Einträge in Ihrer Liste verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Feld oder Kriterium filtern. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie die Kontrollkästchen verwenden, um Datensätze einzuschließen und auszuschließen.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie filtern möchten.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf (Leerzeichen), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld leer ist.

    • Klicken Sie auf (nicht leer), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.

    • Klicken Sie auf (erweitert), um das Dialogfeld Filtern und Sortieren zu öffnen, das Sie zum Filtern nach mehreren Kriterien verwenden können.

      Hinweis: Sie können das Dialogfeld Filtern und Sortieren auch öffnen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern klicken.

  3. Tipp: Wenn die Datenquelle Datensätze enthält, die dieselben Informationen aufweisen und in der Spalte 10 oder weniger eindeutige Werte vorhanden sind, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn z. b. mehrere Adressen vorhanden sind, die Australien als Land oder Region auflisten, können Sie nach Australienfiltern.

  4. Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die festgelegten Datensätze angezeigt. Wenn Sie alle Datensätze erneut anzeigen möchten, klicken Sie auf (alle).

Sortieren von Elementen in der Liste

Wenn Sie Elemente in alphabetischer Reihenfolge anzeigen möchten, können Sie sie in der Liste sortieren.

  • Klicken Sie im Bereich Seriendruckempfänger auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie sortieren möchten.

    Wenn Sie beispielsweise die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

  • Zum Sortieren mithilfe mehrerer Kriterien klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und Sortieren die Kriterien aus, nach denen Sie sortieren möchten.

Suchen nach Duplikaten

Um doppelte Sendungen zu vermeiden, können Sie Datensätze in ihrer kombinierten Liste Suchen und löschen, für die die meisten (aber nicht unbedingt alle) Felder übereinstimmen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Duplikate suchen.

  2. Lassen Sie im Dialogfeld Duplikate suchen nur die Einträge überprüfen, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Suchen nach einem bestimmten Empfänger oder einer Gruppe von Empfängern, die ein gemeinsames Attribut besitzen

Sie können die Liste durchsuchen, um eine Person oder Gruppe von Personen zu identifizieren, die allgemeine Attribute (z. b. Nachname, Postleitzahl oder Geburtsmonat) gemeinsam nutzen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Empfänger suchen.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Eintrag suchen das gewünschte Attribut im Feld Text Suchen ein, geben Sie das Feld oder die Felder an, die Sie durchsuchen möchten, und klicken Sie dann auf weiter suchen.

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