Szenarien für die Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services

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Dieser Artikel erläutert Szenarien, die in denen Organisationen Microsoft Office InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden eventuell, um Geschäftsprozesse wie Fußball Erstattung oder Versicherungsansprüche Berichte zu verbessern.

Die Szenarien Unternehmen, die in diesem Artikel beschriebenen fiktiven und sind nur Zwecken Abbildung bereitgestellt werden. Um zu erfahren, wie InfoPath und InfoPath Forms Services in geschäftlichen Umgebungen verwendet wurden, können Sie auf tatsächlichen Fallstudien verweisen. Finden Sie Links zu weiteren Informationen über Fallstudien im Abschnitt Siehe auch.

Inhalt dieses Artikels

Szenario 1: Kostenberichte

Szenario 2: Versicherung Ansprüche

Szenario 3: Zulassen Applikationen

Szenario 4: Inventory management

Szenario 5: Market research

Szenario 1: Kostenberichte

Teil eines Formulars für Spesenabrechnungen A Bezugs Unternehmen, einen nationalen Computerzubehör und Anbieter für IT-Dienste, verkauft Computer, Netzwerke Hardware und IT-Service-Verträgen.

Viele Gruppen in a Bezugs Unternehmen – einschließlich Marketing, Vertrieb und Support Berater – anfallen, und die Spesen für geschäftliche.

Die IT-Experten bei a Bezugs Unternehmen möchten mithilfe von InfoPath und InfoPath Forms Services um Spesenabrechnungsprozess innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Möchten diese vor allem Dateneingabe Fehler zu verhindern, dass und administrative Mitarbeiter, um Daten aus der Kostenberichte in einer anderen Datenbank erneut überflüssig. A Bezugs-Unternehmen soll auch Mitarbeiter eine Möglichkeit zum Anzeigen der Status von deren Kostenberichte online bereitstellen.

Bevor Sie InfoPath

Obwohl a Bezugs Unternehmen eine Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe mit dem Kostenberichte generiert, verwendet Mitarbeiter weiterhin eines manuellen Prozesses Kostenberichte übermitteln. Beispielsweise ein Mitarbeiters ihre Ausgaben in einer Excel-Arbeitsmappe eingegeben, und klicken Sie dann die Arbeitsmappe gedruckt. Anna einen Verteiler Papier an der gedruckte Bericht angefügt, und klicken Sie dann des Berichts per hier an ihren Manager gesendet.

Nach der Genehmigung des Berichts, der Manager ihr Name im Verteiler aktiviert, und klicken Sie dann den Bericht an die Buchhaltung bis hier gesendet. Wenn der Buchhaltung-Manager auf den Bericht genehmigt hat, wurden Rückerstattung Prüfungen ausgestellt wurde. Für die regionalen Büros können Wochen zwischen dem Zeitpunkt übergeben werden, die der erste Bericht übermittelt wurde und wann der Mitarbeiter ihre Rückerstattung Kontrollkästchen empfangen.

Nach dem InfoPath

Abständen als Folge beim Wechseln von einem Papier-basierten Prozess an einem automatisierten Prozess, der InfoPath und InfoPath Forms Services verwendet, a Bezugs Unternehmen hat verringert die Zeit und Geld, dass es Verarbeitung Mitarbeiter Fußball investierte Berichte. Mitarbeiter können jetzt ihre Formulare online ausfüllen und senden Sie diese elektronisch an ihre Vorgesetzten. Nachdem die Manager die Berichte genehmigen, können sie diese elektronisch an die Buchhaltung endgültige Genehmigung und der Rückerstattung weiterleiten.

Wechsel zu einem InfoPath-basierten System bietet die folgenden Vorteile:

  • Online Komfort    Mitarbeitern, die InfoPath auf ihrem Computer installiert haben, können InfoPath zum Ausfüllen und Senden von einem Spesenabrechnungsformular verwenden. Mitarbeitern, die keine InfoPath auf ihrem Computer installiert haben, können ausfüllen und senden ihre Kostenberichte mithilfe eines Webbrowsers.

  • Offline-Unterstützung    Wenn Mitarbeiter einem Spesenabrechnungsformular in InfoPath auszufüllen, können sie speichern die teilweise fertig gestellte Formulare auf ihren Computer, auf das Formular offline arbeiten, und senden Sie das ausgefüllte Formular mit dem Firmennetzwerk verbunden beim Herstellen einer Verbindung. Dies ist besonders für Mitarbeiter, die einen unterbrochenen oder begrenzten Zugriff auf Netzwerkressourcen oder mit dem Internet, wie z. B. Mitarbeitern, die häufig reisen haben.

  • Höhere Genauigkeit    Da die Formularvorlage, Sicherstellung der Datenintegrität helfen soll auftreten, weniger ungültige Einträge. Beispielsweise verwenden Mitarbeiter einem Dropdown-Listenfeld auswählen aus eine standardisierte Liste von Kategorien Fußball, denken Sie daran, und geben Sie eine Kategorie Fußball manuell in das Formular lieber dann müssen.

  • Effizienz     Mitarbeiter können den Status der Genehmigungsprozess anzeigen, indem Sie die Anzeige einer Seite auf der Microsoft Windows SharePoint Services-Website.

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Szenario 2: Versicherung Ansprüche

Teil eines Formulars für Versicherungsansprüche Humongous ist ein großen, internationale Unternehmen, das Formulars für Produkte Boot, Auto und private Besitzer verkauft. Diese Produkte werden an Verbraucher und Unternehmenskunden verkauft.

Humongous Insurance arbeitet mit einer großen, mobile Mitarbeiter von mehr als 10.000 Personen, die Vertriebsmitarbeiter enthält, Antragsbearbeiter, Ansprüche Anwälte, IT-Personal, HR Personal und Finanzen Personal.

Humongous Versicherung möchte InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden, um die Kunden, Versicherungsvertreter und verwandte Unternehmen online-Formulare verwenden, deren Versicherungsansprüche Verarbeitungszeit zulassen.

Bevor Sie InfoPath

Vor der Verwendung von InfoPath und InfoPath Forms Services, verwendet der Mitarbeiter am Humongous Formulars für einen manuellen, Papier-basierten anfordern Prozess. Nach Befragung ein Kunde, würde Agent füllen Sie ein Formular für Versicherungsansprüche von hand und fax klicken Sie dann auf das Formular für Versicherungsansprüche an einem Sachverständigen. Wenn die Sachverständiger die Informationen überprüft, müssten Anna häufig den Agent Erläuterung, je nach der Qualität der Faxnachricht anrufen.

Nach dem InfoPath

Die wechseln von einem Prozess anfordern Papier-basierten InfoPath und InfoPath Forms Services weist Humongous Formulars zum für Kunden, Agents und Antragsbearbeiter online Verbindung zulässig.

Jetzt ist es beispielsweise für einen Humongous Formulars für Kunden auf die Datei eines Anspruchs über das Internet, durch das Ausfüllen eines Formulars browserfähige möglich. Der Kunden kann wechseln Sie zu der Website Humongous Formulars für Web, richten ihr Konto, melden Sie sich bei und Ablegen eines anfordern. Nachdem Sie der Kunden das Formular sendet, wird es an die Sachverständigen in einer e-Mail-Nachricht gesendet, und wird eine Kopie der e-Mail-Nachricht an den Agent gesendet. Der Sachverständiger zurückgegeben die Form an den Agent, wenn Sie weitere Informationen benötigen. Automatische System weist Verarbeitungskosten verringert, verkürzt die Zeit, die erkannt Ansprüche Verarbeitungszeit akzeptiert und generelle Kunden zufrieden erhöht.

Wechsel zu einem InfoPath-basierten System bietet die folgenden Vorteile:

  • Komfort    Zusätzlich zu übermitteln Ansprüche per Telefon, können Kunden Ausfüllen eines Formulars im Web, um Ansprüche übermitteln. Dadurch wird die Kunden Formulare nach Belieben, nicht nur während der üblichen Geschäftszeiten zu senden.

  • Höhere Genauigkeit    Da die Formularvorlage, Sicherstellung der Datenintegrität helfen soll auftreten, weniger ungültige Einträge. Beispielsweise verwenden Kunden oder von Agents ein Dropdown-Listenfeld auswählen aus einer Liste standard Ansprüche, Probleme lieber klicken Sie dann auf Nachschlagen, und geben Sie einen Typ anfordern manuell in das Formular.

  • Effizienz    Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung des Genehmigungsworkflows integrierte der Agent oder Sachverständiger, um den Status der Arbeit an den Anspruch Parteien schnell anzuzeigen. Obwohl die Mitarbeiter von staatlich Humongous Formulars für einen Workflow eindeutig definierte zuvor verwendet haben, wurden ihre Prozesse Papier-basierten. Daher könnten-Agents und Antragsbearbeiter nicht schnell den Status der Anspruch ermitteln, ohne Sie zu einem Anruf. Nun kann Agent, beispielsweise die Workflowstatusseite auf der SharePoint-Website aktivieren, in dem das Formular gespeichert wird, um festzustellen, ob die Sachverständiger den Genehmigungsprozess durchgeführt wurde.

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Szenario 3: Zulassen Applikationen

Teil eines Formulars für einen Genehmigungsantrag Abteilung Gebäude Kontrolle ist eine 100-Person Stelle der Regierung Ort für den Ort der Paris.

Diese Stelle ist verantwortlich für Besprechungsanfragen für ermöglicht, die von elektronischen Vertragsnehmer gesendet wurden, und klicken Sie dann für genehmigen oder ablehnen diese Anfragen überprüfen.

Abteilung Gebäude Kontrolle möchte Vertragsnehmer zulassen von Applications in einem Webbrowser ausfüllen können, damit die Genehmigung einfacher und komfortabler erfolgt.

Bevor Sie InfoPath

Mithilfe von InfoPath und InfoPath Forms Services, verwendet Abteilung Gebäude Kontrolle einen manuellen, Papier-basierten Anwendungsprozess, der die Eingabe von redundanten Daten geführt haben. Vertragsnehmer ausgefüllt Papierformulare im Büro Government aus. Assistenten gesendet handschriftliche Formulare klicken Sie dann auf eine Empfangsmitarbeiter, die die Daten in einer Datenbanksystem eingegeben. Nachdem die Daten eingegeben wurde, wurden die resultierende Einträge zum Papierformular, um Präzision verglichen. Wenn ungültige oder unverständliche Daten aufgetreten sind, wurde das Formular an der Vertragsnehmer per Post, zusammen mit einem zweiten Formular zurückgegeben, die für ungültige Einträge korrigieren Anweisungen enthalten.

Nachdem der Vertragsnehmer überarbeiteten Formular übermittelt, die Updates klicken Sie dann in der Datenbank eingegeben wurden, und die neue Einträge wurden Genauigkeit gegen die ursprüngliche und die zweite Formulare aktiviert. Nachdem die Daten als gültig angesehen wurde, begonnen hat der Genehmigungsprozess aus. Während der Phase Genehmigung ein Inspektor genehmigt oder abgelehnt zulassen Anfrage anhand verschiedener Kriterien. Nachdem der Genehmigungsworkflow abgeschlossen wurde, wurde der Vertragsnehmer der Entscheidung per e-Mail benachrichtigt.

Nach dem InfoPath

Verschieben von einem Papier-basierten zulassen Prozess an einem automatisierten Prozess, der InfoPath und InfoPath Forms Services verwendet, befindet Abteilung Gebäude Kontrolle Vertragsnehmer, Assistenten und Inspektoren online eine Verbindung herstellen können.

Wenn ein Vertragsnehmer einen Genehmigungsantrag auf der Abteilung Gebäude Kontrolle-Website übermittelt, werden die Formulardaten beispielsweise an eine Datenbank gesendet, die in der Abteilung der Baustein Kontrolle Netzwerk befindet. Nach die Anwendung gesendet wird, wird eine neue Anforderung der Genehmigung automatisch in einer SharePoint-Website, wo der empfangende-Agent die Informationen auf Vollständigkeit überprüft und digital signiert das Anwendungsformular zu bestätigen.

Wechsel zu einem InfoPath-basierten System bietet die folgenden Vorteile:

  • Online Komfort    Vertragsnehmer können nicht mehr mit dem Government Büro eine Genehmigung beantragen zu folgen. Vertragsnehmer können verlangen zulassen über das Web, Ausfüllen eines Formulars browserfähige in einem Browser, wie etwa Internet Explorer, Safari oder Firefox jetzt senden.

  • Höhere Genauigkeit    Da die Formularvorlage zulassen, Sicherstellung der Datenintegrität helfen soll auftreten, weniger ungültige Einträge. Beispielsweise verwenden Vertragsnehmer einem Dropdown-Listenfeld auswählen aus eine Liste aller Kategorien, wenn sie die Art des Titels, der gesucht wird, wählen Sie Probleme lieber klicken Sie dann auf Nachschlagen, und geben Sie den Typ der Genehmigung manuell in das Formular.

  • Die Benutzerfunktionalität    Nachdem die Daten übermittelt werden, wird ein neues zulassen Anforderungsformular automatisch auf der Intranetwebsite der Abteilung der Baustein Kontrolle. Wenn eine eines Mitarbeiters ein Formular geöffnet wird, wird er sieht des Unternehmens Unternehmensdaten und zulassen, dass Anwendungsdaten in das Formular.

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Szenario 4: Inventory management

Teil eines Bestandsformulars World Wide Importers ist ein internationales Unternehmen, die Grundlage in Baltimore, MD. Das Unternehmen importiert ausgeführten, Handwerks und Verbrauchsmaterial mit einer bestimmten Schwerpunkt auf Waren aus Nord-Afrika.

World Wide Importers kaufen aus mehr als 70 Lieferanten befindet sich im 12-Länder/Regionen zurück. Da Inventory frei, die für diese Lieferanten ganz dynamische und saisonale ist, möchte World Wide Importers InfoPath-Formularvorlagen zu entwerfen, mit die sie einfach und effektiv ihre Lieferanten Informationen zum Bestand Abfragen werden können.

Bevor Sie InfoPath

Bevor Sie InfoPath und InfoPath Forms Services einsetzen, verwendet World Wide Importers einen manuellen, Papier-basierten Umfrage Prozess, der die Eingabe von redundanten Daten geführt haben. Käufer an Umfragen per Post globale Express garantiert überseeischen Anbieter weitergegeben. Lieferanten würde Back fertigen Umfrage Formularen oder fax diese e-Mail. Es kann vorkommen, sich diese World Wide Importers mit ihren Antworten telefonisch. In Ausnahmefällen gesammelten Vertriebsmitarbeiter Umfrageergebnisse aus der Lieferanten in Person an. Im Allgemeinen könnten Monate übergeben, bevor World Wide Importers abgeschlossen Umfrageergebnisse empfangen.

Fast jede Umfrage geführt haben, in die Eingabe von Daten. Die Papier Umfragen wurden in einer Datenbank von einer Secretary am World Wide Importers eingegeben. Zum Papierformular, um die Präzision wurden die resultierende Datenbankdatensätze verglichen. Im Falle alle Informationen ungültig oder unverständlich wurde ein Gespräch auszuführenden per Telefon mit dem Lieferanten durchgeführt. Wenn die nicht möglich war, wurde eine Anforderung für Erläuterung per e-Mail oder Fax gesendet. Nachdem World Wide Importers erhalten Informationen korrigiert, wurde die Daten abgeschlossen.

Nach dem InfoPath

Anstatt zu übertragen per Post World Wide Importers Umfragen, einreichen Lieferanten jetzt die Umfragen durch Ausfüllen browserfähige Formulare im Web an. Die Daten, die Lieferanten in den Formularen eingeben, werden in einer Datenbank Inventory sofort aufgefüllt. Als Ergebnis zu InfoPath und InfoPath Forms Services wechseln, bietet World Wide Importers jetzt die folgenden Vorteile:

  • Online Komfort    Mit dem InfoPath-basierten System können Lieferanten Umfragen mithilfe eines Browsers durchführen. Lieferanten müssen nicht mehr per Post oder fax die Umfragen World Wide Importers zurück.

  • Aktualität    Im vorherigen, Papier-basierten System wurde oft eine signifikante Verzögerung ab dem Zeitpunkt Lieferanten ausgefüllt Umfrage, um die Zeit, die ihre Antworten in der Datenbank Breite Word Importer eingegeben wurden. Daher wurden Inventory schätzt häufig veraltete. Mit einer InfoPath browserfähige Formularvorlage ist die Daten, die in den Formularen Lieferanten geben Sie in der Datenbank Inventory sofort aufgefüllt.

  • Höhere Genauigkeit    Da die Formularvorlage, Sicherstellung der Datenintegrität helfen soll auftreten, weniger ungültige Einträge. Beispielsweise verwenden Lieferanten ein Dropdown-Listenfeld aus eine Liste aller Kategorien auswählen, wenn sie lieber klicken Sie dann auf Nachschlagen, und geben Sie einen Produkttyp manuell in das Formular Probleme Produkttyp, auswählen.

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Szenario 5: Market research

Teil eines Marktforschungsformulars Proseware, Inc. ist ein Software in Kanada, die Produkte für die Druckoptionen für die Veröffentlichung Industrie entwickelt basiert.

Proseware, Inc. wird für die nächste Version von deren führenden Produkt Entwicklungszyklus gestartet. Das Entwicklungsteam beschließt, InfoPath und InfoPath Forms Services verwenden, um mit Aktivitäten Markt Recherchieren. Während einer Besprechung mit Kunden plant das Entwicklungsteam mithilfe eine Formularvorlage erfassen und Aufzeichnen von Feedback von Kunden. Das Formular dient zum Speichern eines Datensatzes mit alle Interaktionen mit Kunden zu den Bedürfnissen Kunden besser zu verstehen und um sicherzustellen, dass die gesammelten Daten leicht auffindbar zu und wieder verwendbare ist.

Die Formularvorlage werden die Daten direkt in einer Datenbank, wodurch können Mitarbeiter abrufen und Analysieren der gesammelten Daten aus vielen verschiedenen Besprechungen übermittelt. Proseware, Inc. möchte Store abgeschlossen-Formularen in einer Bibliothek auf einer SharePoint-Website aus.

Bevor Sie InfoPath

Obwohl das Entwicklungsteam Mitglieder mithilfe von Microsoft Office Word oder Microsoft Office Excel Notizen erfassen können, wenn sie Ihr Feedback von Kunden und Partnern gesammelt verwendet, hat redundante Dateneingabe analysieren und die Daten häufig Weiterleitung zu. Teammitglieder würde Notizen in Freihandform und den zugehörigen Informationen zu innerhalb und zwischen mehreren Dokumenten verteilt erhalten gepflegt schreiben. Wenn Teammitglieder die Daten aufnehmen, die sie in technische Daten gesammelt haben wollten, haben sie viel Zeit nicht standardmäßige Dokumente zu finden, was sie benötigt durchsuchen.

Nach dem InfoPath

Die wechseln zu einem Standarddaten Websitesammlung Prozess, der InfoPath und InfoPath Forms Services verwendet ermöglicht das Entwicklungsteam Freitagabend, Zeit und Geld aufgewendet sammeln, analysieren und intern Weiterleitung von Daten zu verringern.

Wenn mit vorhandenen oder potenziellen Kunden "Besprechung", verwenden Mitgliedern das Entwicklungsteam jetzt ein InfoPath-Formular zum Sammeln von Daten zu Kunden Anforderungen und Ideen. Das Team verwendet eine Bibliothek auf einer SharePoint-Website zu speichern und Freigeben von Formularen. Aus dieser Bibliothek Teammitglieder füllen Sie neue Kunden Datenformularen, Überprüfen von Daten in vorhandene Formulare, exportieren Daten aus ausgefüllten Formularen in Microsoft Office Excel 2003 oder Microsoft Office Excel 2007 oder die Daten aus mehreren Formularen in einem Formular zusammenführen.

Wechsel zu einem InfoPath-basierten System bietet die folgenden Vorteile:

  • Konsistente Informationen    Die Formularvorlage soll eine konsistente Gliederung und Formalisierung der Informationen sicherzustellen. Die Daten, die in Listen auf dem Formular angezeigt wird, stammen aus standardisierten SharePoint-Listen und XML-Dateien. Beispielsweise stammen die Einträge in der Liste Typ des Unternehmens direkt aus einer vordefinierten XML-Schema, die in der gesamten Freitagabend zur Standardisierung des Austauschs von Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Systeme verwendet wird.

  • Integration in vorhandene Systeme    Wenn ein Formular gesendet wird, wird es automatisch in einer Bibliothek auf einer SharePoint-Website gespeichert. Daten aus jeder Formular wird außerhalb des Formulars, auf Spalten in der Bibliothek angezeigt. Dies erleichtert Teammitgliedern die Möglichkeit zum Suchen und Sortieren von Formulardaten in der Bibliothek, ohne jede Form einzeln öffnen zu müssen.

  • Mehrere Ansichten    Das Datenformular Kunden enthält Ansichten, die unterschiedliche Anforderungen, einschließlich separate Ansichten für die Aufzeichnung Kundeninformationen, Team Ergebnisse, Recherchieren Methoden und weitere Ressourcen zu beheben. Das Formular enthält auch eine spezielle Druckansicht, die Daten aus der anderen Ansichten in eine geeignete, ausdrucken Format zusammenfasst.

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