Synchronisieren mit einer SharePoint-Aufgabenliste

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Project Professional kann eine Liste von Aufgaben mit SharePoint synchronisieren, ohne Project Web App zu verwenden. Ihre Teammitglieder können den Zeitplan in SharePoint anzeigen und hier auch ihren Arbeitsstatus aktualisieren, und Sie sehen die Änderungen in Project. Und umgekehrt.

Tipp: Es müssen mehr als 100 Vorgänge synchronisiert werden? Dann machen Sie sich darauf gefasst, dass dieser Prozess etwas langsamer verlaufen wird. Die erste Synchronisierung erfolgt nämlich langsamer als normal. Wenn Sie viele Änderungen, viele benutzerdefinierte Felder oder viele Aufgaben hinzugefügt oder entfernt haben, wird dies auch die Dinge verlangsamen.

Synchronisieren mit einer neuen SharePoint-Website

Bei diesen Schritten wird vorausgesetzt, das Sie ein Projekt in Project geöffnet haben, für das Sie aber noch keine SharePoint-Website eingerichtet haben.

  1. Wählen Sie in Project Datei > Speichernaus.

  2. Wählen Sie mit SharePoint synchronisierenaus, und wählen Sie in der Liste Synchronisieren mit den Eintrag neue SharePoint-Websiteaus.

  3. Geben Sie im Feld Projektname einen Namen ein.

  4. Fügen Sie in der Liste Websiteadresse die Adresse der SharePoint-Aufgabenliste hinzu, mit der Sie synchronisieren möchten.

    Hinweis: Verwenden Sie zu diesem Zeitpunkt keine Adresse, die den Namen der Aufgabenliste enthält. Project fügt diesen Teil automatisch hinzu.

    Bild 'Synchronisieren mit einer neuen SharePoint-Website'

  5. Klicken Sie auf Save.

Und das geschieht dann: Wenn Sie Speichernauswählen, wird eine neue SharePoint-Website für das Projekt erstellt. Änderungen, die Sie an Vorgängen in Project vornehmen, werden in der Aufgabenliste in SharePoint widergespiegelt und umgekehrt.

Wenn viele Vorgänge vorliegen, kann dies mehrere Minuten dauern.

Synchronisieren mit einer vorhandenen SharePoint-Website

Bei diesen Schritten ist vorausgesetzt, dass Sie in Project einen leeren Zeitplan geöffnet haben, aber alle zu synchronisierenden Vorgänge sich irgendwo auf einer SharePoint-Website befinden.

Hinweis: Was ist mit der Synchronisierung eines vorhandenen Projekts mit einer vorhandenen SharePoint-Website? Dies wird nicht unterstützt. Sie benötigen entweder einen leeren Projektplan oder eine leere Aufgabenliste. Project führt während des ersten Synchronisierungsvorgangs keine zwei Aufgabenlisten zusammen. Nachdem Sie die Synchronisierung mithilfe der in diesem Artikel beschriebenen Schritte eingerichtet haben, können Sie Änderungen an einer der Listen vornehmen, und die Änderungen werden an beiden Stellen übernommen.

  1. Wählen Sie in Project Datei > Speichernaus.

  2. Wählen Sie in der Liste Synchronisieren mit den Eintrag Vorhandene SharePoint-Website aus.

  3. Geben Sie im Feld Websiteadresse die Adresse der SharePoint-Aufgabenliste ein, die Sie importieren möchten.

    Hinweis: Verwenden Sie keine Adresse, die den Namen der Aufgabenliste enthält. Project fügt diesen Teil automatisch hinzu.

  4. Wählen Sie Website überprüfenaus.

  5. Geben Sie im Feld Aufgabenliste einen Namen für die Aufgabenliste ein, die Sie mit Ihrem Projekt synchronisieren möchten, oder wählen Sie einen Namen aus.

    Speichern eines Projekts auf SharePoint

  6. Klicken Sie auf Save.

Und das geschieht dann: Wenn Sie Speichernauswählen, wird die Aufgabenliste in SharePoint nun in Project angezeigt. Änderungen, die Sie an der Liste der Vorgänge in Project vornehmen, werden in SharePoint widergespiegelt und umgekehrt.

Wenn viele Vorgänge vorliegen, kann dies mehrere Minuten dauern.

Es werden keine Vorgänge synchronisiert?

Die Tabelle unten führt Umstände auf, die ein Synchronisieren von Vorgängen in Project mit einer SharePoint-Aufgabenliste verhindern können.

Problem

Erklärung

Synchronisierungseinschränkungen für Vorgänge

Es wird empfohlen, nicht mehr als 1.000 Vorgänge zu synchronisieren. Wenn Sie mehr als 1.000 Vorgänge synchronisieren möchten, erwägen Sie, das Projekt in mehrere Projekte aufzuteilen und die Projekte dann einzeln zu synchronisieren.

Projekte mit mehr als 100 Vorgängen werden synchronisiert, doch dies kann mehrere Minuten dauern.

SharePoint-Pflichtfelder

Wenn ein Projektplan ein Feld, das in SharePoint erforderlich ist, nicht enthält, funktioniert die Synchronisierung nicht. Fügen Sie das erforderliche Feld in Project als benutzerdefiniertes Feld hinzu.

Hinweis: Pflichtfelder in SharePoint können variieren – abhängig davon, wie die Aufgabenliste in Ihrer Organisation eingerichtet wurde. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Felder erforderlich sind, versuchen Sie, eine Aufgabe zur Aufgabenliste auf der SharePoint-Website hinzuzufügen . Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

Ein Project-Feld enthält eine Formel

In SharePoint-Feldern werden keine Formeln unterstützt. Versuchen Sie, die Formel aus dem Feld in Project zu entfernen und dann erneut zu synchronisieren.

Sammelvorgangsname

SharePoint geht davon aus, dass Sammelvorgänge zu Ordnern auf der Website werden, sodass keine Zeichen zulässig sind, die in Ordnern nicht zulässig sind: ./:*?<>|

Vergewissern Sie sich, dass keiner Ihrer Sammelvorgänge in Project eines dieser Zeichen enthält.

Seitenanfang

Veröffentlichen eines Projekts in einer SharePoint-Liste

Bei diesen Schritten wird vorausgesetzt, dass Sie eine Liste der Aufgaben in Project erstellt haben, bevor die Aufgabenliste mit einer SharePoint-Liste synchronisiert wird.

  1. Wählen Sie in Project Datei aus, um die Backstage-Ansicht zu öffnen. Wählen Sie Save _AMP_ Send aus.

  2. Wählen Sie Synchronisierung mit Aufgabenlisten aus.

  3. Wählen Sie in der Liste Website-URL den URL-Namen der SharePoint-Website aus, die die Liste enthält, mit der Sie eine Synchronisierung durchführen möchten.

    Hinweis:  Verwenden Sie an dieser Stelle keine URL, die den Namen der Aufgabenliste enthält, die Sie verwenden möchten.

  4. Wählen Sie URL überprüfenaus.

  5. Wählen Sie in der Liste vorhandene Aufgabenliste auswählen den Namen der SharePoint-Aufgabenliste aus, auf die die Projektaufgabenliste synchronisiert werden soll.
    Wenn Sie die Projektaufgabenliste mit einer neuen Liste in SharePoint synchronisieren möchten, geben Sie einen neuen Namen ein. In SharePoint wird eine neue Aufgabenliste erstellt, die mit der in Project synchronisiert wird.

  6. Wählen Sie Synchronisierenaus.

Nachdem die beiden Aufgabenlisten synchronisiert wurden, werden Änderungen an einer Liste in der anderen Liste widergespiegelt. Wenn Änderungen an den beiden Listen zur gleichen Zeit vorgenommen werden, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, zu entscheiden, welche Version der Änderung Sie behalten möchten.

Tipp:  Nachdem die beiden Aufgabenlisten synchronisiert wurden, können Sie in Project die SharePoint-Version der Aufgabenliste wechseln. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei , und klicken Sie auf Informationen. Klicken Sie im Abschnitt mit Aufgabenlisten synchronisieren auf den Link zur SharePoint-Website.

Importieren einer SharePoint-Liste in Project

Bei diesen Schritten wird davon ausgegangen, dass Sie eine Liste der Aufgaben in SharePoint-Liste erstellt, aber in Project keine entsprechende Aufgabe erstellt haben.

  1. Wählen Sie in Project Datei aus, um die Backstage-Ansicht zu öffnen. Wählen Sie Save _AMP_ Send aus.

  2. Wählen Sie Synchronisierung mit Aufgabenlisten aus.

  3. Geben Sie in der Liste Website-URL den URL-Namen der SharePoint-Website ein, die die Aufgabenliste enthält, die Sie verwenden möchten.

    Hinweis:  Verwenden Sie an dieser Stelle keine URL, die den Namen der Aufgabenliste enthält, die Sie verwenden möchten.

  4. Wählen Sie URL überprüfenaus.

  5. Wählen Sie in der Liste vorhandene Aufgabenliste auswählen den Namen der SharePoint-Aufgabenliste aus, die Sie in Project exportieren möchten.

  6. Wählen Sie Synchronisierenaus.

Nachdem die beiden Aufgabenlisten synchronisiert wurden, werden Änderungen an einer Liste in der anderen Liste widergespiegelt. Wenn Änderungen an den beiden Listen zur gleichen Zeit vorgenommen werden, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, zu entscheiden, welche Version der Änderung Sie behalten möchten.

Tipp:  Nachdem die beiden Aufgabenlisten synchronisiert wurden, können Sie in Project die SharePoint-Version der Aufgabenliste öffnen. Wählen Sie DateiInformationenaus. Klicken Sie im Abschnitt mit Aufgabenlisten synchronisieren auf den Link zur SharePoint-Website.

Behandeln von Problemen mit der Synchronisierung von Listen

Die folgende Tabelle enthält Bedingungen, die verhindern, dass Projektaufgaben mit einer SharePoint-Liste synchronisiert werden.

Bedingung

Erklärung

SharePoint-Liste enthält Pflichtfeld

Wenn die SharePoint-Liste ein Feld enthält, das erforderlich ist, der Projektplan jedoch nicht dasselbe Feld enthält, wird die Synchronisierung zwischen den beiden Listen beendet.

Lösung: Fügen Sie das erforderliche Feld in Project als benutzerdefiniertes Feld hinzu.

Ein Project-Feld enthält eine Formel

Lösung: Fügen Sie das erforderliche Feld in Project als benutzerdefiniertes Feld hinzu.

Probleme mit Vorgängerbeziehungen

Zwischen den Vorgängern wurde ein Zyklus erstellt

Kind hat übergeordnete Elemente als Vorgänger

Nicht Ende-zu-Anfang-Vorgängerbeziehungen

Mehrere Ressourcenzuordnungen

WinProj verfügt über mehrere Ressourcen, die einem einzelnen Vorgang zugeordnet sind, und SharePoint hat angegeben, dass für diese Aufgabe nur eine Ressource vorhanden sein kann.

UnGültiger Sammelvorgangsname

Wenn ein Sammelvorgang einen ungültigen Namen aufweist, wird die Synchronisierung nicht abgeschlossen. Die Regeln für einen ungültigen Namen sind identisch, die für einen ungültigen Ordnernamen in SharePoint gelten. Zusätzlich zu diesen Regeln kann ein Name nicht zwei Perioden nebeneinander oder ein Leerzeichen am Ende enthalten./:*?<>|

Suchfelder weisen ein falsches Format auf

Nachschlagen Felder enthalten Werte, die nicht vom Typ Zeichenfolge/Text sind.

Eine Liste enthält falsche Zeichen

Ein Listenname enthält die folgenden Zeichen!. []'

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