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Daten können zwischen einer SharePoint 2010-Liste und Office Access 2010 synchronisiert und so beide Datensätze auf dem neuesten Stand gehalten werden. Nehmen Sie z. B. an, Sie möchten die Nachverfolgungsinformationen zu Ihrer Vertriebskampagne in einer SharePoint-Liste verwalten, damit die Zusammenarbeit mit anderen im Team erleichtert wird, jedoch auch eine regelmäßige Berichterstellung, Abfrageerstellung und Massenänderungen mithilfe von Access 2010 durchführen.
Inhalt dieses Artikels
Einführung in das Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access
Daten können zwischen einer SharePoint 2010-Liste und Access 2010 synchronisiert und so beide Datensätze auf dem neuesten Stand gehalten werden. Nehmen Sie z. B. an, Sie möchten die Nachverfolgungsinformationen zu Ihrer Vertriebskampagne in einer SharePoint-Liste verwalten, damit die Zusammenarbeit mit anderen im Team erleichtert wird, jedoch auch eine regelmäßige Berichterstellung, Abfrageerstellung und Massenänderungen mithilfe von Access 2010 durchführen.
Es bestehen drei Möglichkeiten, um Daten zwischen einer SharePoint-Liste und Access 2010 zu synchronisieren. Unabhängig von der gewählten Methode erfolgt die Synchronisierung in zwei Richtungen, also bidirektional. An den Listendaten in Access vorgenommene Änderungen werden auf den SharePoint-Server hochgeladen, und an der SharePoint-Liste auf dem Server vorgenommene Änderungen werden in die Access-Instanz auf dem lokalen Computer heruntergeladen.
Zum Synchronisieren einer SharePoint-Liste muss Access 2010 auf dem Clientcomputer installiert und Sie müssen über die Berechtigung "mitwirken" in der Liste.
Weitere Informationen zum Verwenden von SharePoint 2010 mit Access 2010 finden Sie im Abschnitt Siehe auch und im Hilfesystem von Access 2010.
Hinweis: Sie können eine externe SharePoint-Liste mit Access 2010 nicht synchronisieren.
Synchronisieren von Daten mithilfe den öffnen Befehls mit Access
Sie können die in einer SharePoint-Liste enthaltenen Daten mithilfe des Befehls Mit Access öffnen im Menüband der Liste mit Access 2010 synchronisieren. Mit diesem Befehl werden eine mit der SharePoint-Liste verknüpfte Access-Tabelle und eine ergänzende UserInfo-Tabelle erstellt, die zusätzliche Informationen, wie etwa Benutzernamen, Konten und E-Mail-Adressen, enthält.
Bei jedem Öffnen der SharePoint-Liste oder der verknüpften Access-Tabelle werden die aktuellen Daten angezeigt. Bei fortlaufender Aktualisierung der SharePoint-Liste kann die verknüpfte Access-Tabelle auch manuell mit den neuesten Änderungen der Liste aktualisiert werden. Bei fortlaufender Aktualisierung der verknüpften Access-Tabelle können Sie auch die Daten in der SharePoint-Liste manuell mit den neuesten Access-Änderungen aktualisieren.
Synchronisieren von Daten mithilfe der Nachverfolgen dieser Befehl Liste in der Datenblattansicht
Sie können auch eine SharePoint-Liste in der Datenblattansicht synchronisieren, mithilfe der Nachverfolgen dieser Listenbefehl zur Verfügung, in der Datenblattansicht Aufgabenbereich, wodurch auch eine verknüpfte Tabelle in Access erstellt. Mit weiteren Befehlen im Aufgabenbereich, können Sie auch die Listendaten synchronisieren und gehen Sie folgendermaßen vor:
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Berichterstellung in Access
-
Exportieren nach Access
Weitere Informationen finden Sie im Hilfesystem der Datenblattansicht (klicken Sie unten in der Datenblattansicht auf die Verknüpfung Hilfe).
Synchronisieren von Daten mithilfe des Befehls SharePoint-Liste aus Access
In Access 2010 können Sie außerdem eine Tabelle mit einer vorhandenen SharePoint-Liste verknüpfen. Verwenden Sie dazu den Befehl SharePoint-Liste auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen.
Sie können in Access auch eine leere SharePoint-Liste erstellen. Klicken Sie dazu im Menüband auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf SharePoint-Listen, und klicken Sie dann auf einen der folgenden Einträge: Kontakte, Aufgaben, Probleme, Ereignisse oder Benutzerdefiniert.
Weitere Informationen zur Verwendung von Access finden Sie im Hilfesystem von Access 2010.
Vorzüge beim Verknüpfen einer Access-Tabelle mit einer SharePoint-Liste
Unabhängig von der zum Synchronisieren einer SharePoint-Liste gewählten Methode erstellt Access 2010 eine verknüpfte Tabelle, die Struktur und Inhalte der SharePoint-Liste widerspiegelt. Von Access werden die richtigen Datentypen für jedes Feld ausgewählt, das einer Listenspalte entspricht. Diese verknüpften Tabellen verhalten sich dann wie eine beliebige Access-Tabelle, daher können Sie auch Abfragen, Formulare, Berichte, Makros oder Code erstellen, um in Access 2010 mit den Daten zu arbeiten.
Nachschlagen von Daten
Access erstellt außerdem automatisch verknüpfte Tabellen für alle Nachschlagelisten (es sein denn, die Nachschlagelisten sind bereits mit der Datenbank verknüpft). Wenn die Nachschlagelisten Spalten enthalten, die andere Listen zum Nachschlagen verwenden, werden diese Listen auch in den Verknüpfungsvorgang einbezogen. Auf diese Weise verfügt die Nachschlageliste jeder verknüpften Tabelle über eine entsprechende verknüpfte Tabelle in der Datenbank. Von Access werden zudem Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen erstellt.
Strukturänderungen
Wie auch bei anderen Arten von verknüpften Tabellen können während der Arbeit in Access keine Felder hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden. Wenn Sie Änderungen an der Struktur vornehmen möchten, z. B. eine Spalte entfernen oder ändern, müssen Sie dazu die Liste in der SharePoint-Website öffnen. Aus Access können Sie zur Seite mit Einstellungen für die SharePoint-Liste gelangen, um die Listenstruktur zu ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Access-Tabelle im Navigationsbereich, zeigen Sie auf Weitere Optionen, und klicken Sie dann auf Spalten und Einstellungen ändern.
Die an einer SharePoint-Liste vorgenommenen Strukturänderungen werden aber nicht automatisch in einer verknüpften Tabelle wiedergegeben. Um eine verknüpfte Tabelle durch Übernahme der aktuellen Listenstruktur zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Access-Tabelle im Navigationsbereich, zeigen Sie auf Weitere Optionen, und klicken Sie dann auf Liste aktualisieren.
Leistung
Da die Daten aus verknüpften SharePoint-Listen automatisch mit lokalen Tabellen synchronisiert werden und Benutzer immer mit lokalen Daten arbeiten, wurde die Leistung von verknüpften Access-Tabellen im Vergleich zu früheren Versionen als Access 2010 verbessert.
Massenbearbeitung
Das Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access 2010 macht das Ausführen von Massenänderungen an den Daten der SharePoint-Liste erheblich einfacher. Wenn Sie Daten aus einer SharePoint-Liste als Massenbearbeitung hinzufügen, aktualisieren oder löschen möchten, führen Sie eine Anfüge-, Aktualisierungs- oder Löschabfrage in Access 2010 aus, und öffnen oder aktualisieren Sie anschließend die SharePoint-Liste.
Versetzen von Daten in den Offlinemodus und Beheben von Konflikten
Falls Sie Arbeit nach Hause oder auf Reisen mitnehmen müssen, können Sie Ihre verknüpften SharePoint-Listen mithilfe von Access 2010 offline schalten. So können Sie beispielsweise auf einer Geschäftsreise einem Kunden einen Teilekatalog zur Verfügung stellen. Sie können Ihre Daten in Access 2010 bearbeiten und dann die Änderungen beim erneuten Verbinden mit der SharePoint-Website zu einem späteren Zeitpunkt synchronisieren.
Falls Konflikte auftreten, z. B., weil ein anderer Benutzer denselben Datensatz auf dem Server oder ebenfalls im Offlinemodus aktualisiert, können Sie sie nach dem Wiederherstellen der Onlineverbindung mit dem Dialogfeld Konflikte lösen beheben. In diesem Dialogfeld werden Informationen zum Konflikt angezeigt, z. B. der Grund für den Fehler, und Optionen bereitgestellt, mit denen Sie die Daten in einem erneuten Versuch senden oder die Änderungen verwerfen können. Klicken Sie bei mehreren Fehlern im Dialogfeld auf die Schaltflächen Zurück und Weiter, um die Details zu den einzelnen Fehlern zu sehen. Einige Fehler können nur gelöst werden, indem Sie Ihre Änderungen verwerfen.
Erwägungen beim Synchronisieren von Daten
Die folgende Tabelle erläutert einige Erwägungen, die beim Synchronisieren von Daten zwischen einer SharePoint-Liste und einer verknüpften Access-Tabelle beachtet werden sollten.
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Feature |
Vergleich |
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Spalten |
In Access werden höchstens 256 Felder in einer Tabelle unterstützt, sodass die verknüpfte Tabelle nur die ersten 256 Spalten enthält. |
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Ordner |
Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird in der Access-Tabelle als Datensatz angezeigt. Elemente in einem Ordner werden ebenfalls als Datensätze angezeigt. Sie befinden sich direkt unterhalb des Datensatzes, der dem Ordner entspricht. |
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Nachschlagespalten |
Wenn eine Spalte zum Nachschlagen von Werten eine andere Liste verwendet und die verbundene Liste noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, werden von Access automatisch verknüpfte Tabellen für die verbundenen Listen erstellt. Hinweis: Eine Spalte vom Typ Person oder Gruppe ist eine spezielle Art von Nachschlagespalte, die Werte in der Liste Benutzerinformationen nachschlägt. Wenn Sie auf eine Liste mit einer Spalte Person oder Gruppe verknüpfen, erstellt Access automatisch eine verknüpfte Tabelle für die Liste Benutzerinformationen. |
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Berechnete Spalten |
Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden im entsprechenden Feld angezeigt, Sie können die Formel aber nicht in Access anzeigen oder ändern. |
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Anlagen |
Die Anlagenspalte der Liste wird als Feld mit dem Namen Anlagen angezeigt. |
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Schreibgeschützte Spalten |
Die Spalten, die in einer SharePoint-Liste schreibgeschützt sind, bleiben auch in Access schreibgeschützt. Zudem können Sie möglicherweise Spalten in Access nicht hinzufügen, löschen oder ändern. |
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Spalten mit mehreren Werten |
Eine Spalte vom Typ Auswahl oder Nachschlagen kann mehrere Werte enthalten. Für solche Spalten werden beim Verknüpfungsvorgang Felder erstellt, die mehrere Werte unterstützen. Nachschlagespalten mit mehreren Werten werden in der verknüpften Tabelle erstellt, wenn die Spalte den Typ Nachschlagen aufweist. |
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Nicht unterstützte Listen |
Die folgenden Listen werden nicht unterstützt:
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Synchronisieren einer SharePoint-Liste mit Access
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Navigieren Sie zu der SharePoint-Website mit der Liste, die Sie mit dem Tabellenkalkulationsprogramm synchronisieren möchten.
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Liste, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann im entsprechenden Abschnitt für Listen auf den Namen der Liste.
Hinweis: Eine SharePoint-Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Hyperlink, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.
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Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann in der Gruppe Verbinden und exportieren auf Mit Access öffnen.
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Geben Sie einen Speicherort für die neue oder vorhandene Datenbank an, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datenbank zu suchen.
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Aktivieren Sie in der SharePoint-Website den Befehl Mit Daten verbinden, und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis: Klicken Sie auf Exportieren einer Kopie der Daten. Exportieren von Daten, die im Gegensatz zum Verknüpfen von Daten ist ein Vorgang einmalige Kopie der aktuellen Daten und eine Synchronisierung zwischen der Access-Tabelle, die erstellt wird und die SharePoint-Liste wird nicht erstellt.
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Klicken Sie auf OK, wenn Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.
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Klicken Sie im Dialogfeld Dateidownload auf Öffnen.
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Wenn Sie aufgefordert werden, auf Ihrem Computer Datenverbindungen zu aktivieren und Sie der Meinung sind, dass die Verbindung zu den Daten auf der SharePoint-Website sicher ist, klicken Sie auf Aktivieren.
Access 2010 erstellt eine mit der SharePoint-Liste verknüpfte Access-Tabelle, eine UserInfo-Tabelle und weitere verknüpfte Tabellen, falls die SharePoint-Liste Nachschlagespalten enthält.
Aktualisieren von synchronisierten Daten
Bei jedem Öffnen der synchronisierten SharePoint-Liste oder der verknüpften Access-Tabelle werden die aktuellen Daten angezeigt. Zum Sicherstellen, dass auch bei geöffneter SharePoint-Liste oder verknüpfter Access-Tabelle jeweils die aktuellen Daten angezeigt werden, können die Daten manuell aktualisiert werden.
Führen Sie zum Aktualisieren der synchronisierten Daten einen der folgenden Schritte aus:
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Klicken Sie in Access 2010 im Menüband der verknüpften Access-Tabelle auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Aktualisieren, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.
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Führen Sie in der SharePoint-Liste einen der folgenden Schritte aus:
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Klicken Sie in der Datenblattansicht im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann in der Gruppe Datenblatt auf Daten aktualisieren.
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Klicken Sie in der Normalansicht in der Adressleiste von Internet Explorer auf Aktualisieren, oder drücken Sie F5.
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