Suchen von Datensätzen, die die meisten oder ältesten Daten enthalten.

Hinweis: Wir möchten Ihnen die aktuellsten Hilfeinhalte so schnell wie möglich in Ihrer eigenen Sprache bereitstellen. Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Teilen Sie uns bitte über den Link am unteren Rand dieser Seite mit, ob die Informationen für Sie hilfreich sind. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Abfragen verwendete Werten und Summen zum Suchen der aktuellsten oder frühesten Dates in einer Menge von Datensätzen verwenden. Dies kann Ihnen beantworten eine Vielzahl von Business Fragen, wann ein Kunde letzten Ordnung platziert oder welche fünf Quartale Ihre beste Wahl für Sales nach Ort wurden.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Vorbereiten der Beispieldaten zusammen mit den Beispielen folgen

Suchen Sie das am häufigsten oder mindestens aktuelle Datum

Suchen der meisten oder ältesten Dates für Gruppen von Datensätzen

Übersicht

Sie können Rangfolge von Daten und überprüfen Sie die höchste Rangfolge Elemente mithilfe einer Abfrage verwendete Werte. Eine Abfrage obersten Wert ist eine Auswahlabfrage, der zwischen dem oberen Rand der Ergebnisse, beispielsweise die fünf am häufigsten verwendeten Seiten auf einer Website eine angegebene Zahl oder einen Prozentsatz von Werten zurückgibt. Können Sie eine Abfrage verwendete Werte für alle Arten von Werten – sie brauchen nicht Zahlen sein.

Wenn Sie gruppieren oder Zusammenfassen Ihrer Daten aus, bevor Sie es einstufen möchten, müssen Sie keine Abfrage verwendete Werte verwendet werden. Angenommen Sie, Sie müssen die Verkaufszahlen für ein angegebenes Datum für jede Stadt finden, in denen Ihr Unternehmen aktiv ist. Werden, in diesem Fall Orten Kategorien (Sie müssen die Daten nach Stadt suchen) verwenden Sie also eine Summenabfrage.

Wenn Sie eine Abfrage verwendete Werte verwenden, um Datensätze zu finden, die die neuesten oder frühesten Daten in einer Tabelle oder einer Gruppe von Datensätzen enthalten, können Sie eine Vielzahl von Business, folgende Fragen beantworten:

  • Wer hat die sales in letzter Zeit vorgenommen?

  • Wenn aufgeben ein Kunden letzte Bestellung?

  • Wann sind die nächsten drei Geburtstage im Team?

Um eine Abfrage obersten Wert zu erstellen, beginnen Sie durch Erstellen einer Auswahlabfrage. Sortieren Sie die Daten entsprechend Ihrer Frage – danach, ob Sie nach oben oder unten suchen. Wenn Sie gruppieren oder Zusammenfassen von Daten müssen, aktivieren Sie die Auswahlabfrage in eine Summenabfrage. Eine Aggregatfunktion, z. B. Max oder Min zurückzugebenden der höchsten oder niedrigsten Wert oder ersten oder letzten können dann das früheste oder letzte Datum zurückzugeben.

In diesem Artikel wird vorausgesetzt, dass die Datumswerte, mit denen Sie den Datentyp Datum/Uhrzeit geben. Wenn der Datumswerte in einem Textfeld befinden.

Erwägen Sie einen Filter, statt einer Abfrage verwendete Werte

Ein Filter ist in der Regel besser, wenn Sie ein bestimmtes Datum Punkte haben. Um festzustellen, ob sollte eine Abfrage verwendete Werte erstellen oder eines Filters anwenden, sollten beachten Sie Folgendes:

  • Wenn Sie zurückkehren möchten alle Datensätze, bei denen das Datum übereinstimmt, besteht darin, vor oder nach einem bestimmten Termin, verwenden Sie einen Filter. Angenommen, wenn die Datumsangaben für den Verkauf von April bis Juli anzeigen möchten, anwenden Sie einen Filter.

  • Wenn eine bestimmte Menge von Datensätzen zurück, die die neuesten Daten in einem Feld aufweisen soll und Sie die exakten Datenwerte nicht kennen oder diese nicht von Bedeutung sind, erstellen Sie eine Abfrage verwendete Werte. Angenommen, um die fünf besten sales Quartale angezeigt wird, verwenden Sie eine höchsten Werte Abfrage an.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie im Artikel Anwenden eines Filters zum Anzeigen der Datensätze in einer Access-Datenbank auszuwählen.

Seitenanfang

Vorbereiten der Beispieldaten zusammen mit den Beispielen folgen

Die Schritte in diesem Artikel werden die Daten in den folgenden Beispieltabellen verwenden.

Die Tabelle Personal   

Nachname

Erste Namen

Adresse

Ort

CountryOrR / eine Region

Geburtsdatum Datum

Leistet Datum

Bott

Jörg

Hauptstraße 234

Berlin

Deutschland

05.02.1968

10.06.1994

Potra

Cristina

Montagsweg 123

Kiel

Deutschland

22.05.1957

22. November 1996

Probst

David

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

Deutschland

11.11.1960

11.03.2000

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

Deutschland

22.03.1964

22.06.1964

Preis

Per

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Deutschland

05.06.1972

05.01.2002

Ralls

Kim

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

Deutschland

23.01.1970

23.04.1999

Rienstra

Martina

Mittwochsallee 345

Essen

Deutschland

14.04.1964

14.10.2004

Rivas

Gretchen

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

Deutschland

29.10.1959

29.03.1997

Die Tabelle Ereignistyp   

Typ-Nr.

Ereignis Typ

Sonntag

Produkteinführung

3500

Geschäftsfunktion

4

Private Funktion

3500

Spendenaktion

18

Messe

19

Vortrag

7

Konzert

2,44

Ausstellung

2,74

Straßenfest

Die Tabelle "Kunden"    

Kunden-Nr.

Unternehmen

Kontakt

Sonntag

Contoso, Ltd.Graphic

Jonathan Haas

3500

Tailspin Toys

Charlotte Weiss

4

Fabrikam

Karen Berg

3500

Wingtip Toys

Thomas Nielsen

18

A. Datum

Roman Lembeck

19

Adventure Works

Markus Zulechner

7

Design Institute

Daniel Goldschmidt

2,44

School of Fine Art

Barbara Mayer

Die Tabelle "Veranstaltungen"    

Veranstaltungs-Nr.

Ereignis Typ

Kunde

Ereignis Datum

Preis

Sonntag

Produkteinführung

Contoso, Ltd.

4/14/2011

10.000 €

3500

Geschäftsfunktion

Tailspin Toys

4/21/2011

8.000 €

4

Messe

Tailspin Toys

01.05.2011

25.000 €

3500

Ausstellung

Graphic Design Institute

5/13/2011

4.500 €

18

Messe

Contoso, Ltd.

5/14/2011

55.000 €

19

Konzert

School of Fine Art

5/23/2011

12.000 €

7

Produkteinführung

A. Datum

1/6/2011

15.000 €

2,44

Produkteinführung

Wingtip Toys

6/18/2011

21.000 €

2,74

Spendenaktion

Adventure Works

6/22/2011

1.300 €

10

Vortrag

Graphic Design Institute

6/25/2011

2.450 €

11

Vortrag

Contoso, Ltd.

04.07.2011

3.800 €

3,66

Straßenfest

Graphic Design Institute

04.07.2011

5.500 €

Hinweis: Bei den Schritten in diesem Abschnitt wird vorausgesetzt, dass sich die Tabellen "Kunden" und "Veranstaltungstyp" auf der Seite "1" von 1: n-Beziehungen mit der Tabelle "Veranstaltungen" befinden. In diesem Fall nutzt die Tabelle "Veranstaltungen" dieselben Felder "CustomerID" und "TypeID". Ohne diese Beziehungen funktionieren die in den nächsten Abschnitten beschriebenen Gesamtsummenabfragen nicht.

Einfügen der Beispieldaten in Excel-Arbeitsblätter

  1. Starten Sie Excel. Eine leere Arbeitsmappe wird geöffnet.

  2. Drücken Sie UMSCHALT+F11, um ein Arbeitsblatt einzufügen (vier Arbeitsblätter sind nötig).

  3. Kopieren Sie die Daten aus den Beispieltabellen in ein leeres Arbeitsblatt. Fügen Sie auch die Spaltenüberschriften ein (erste Zeile).

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

  1. Wählen Sie die Daten im ersten Arbeitsblatt aus (mit den Spaltenüberschriften).

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Einfügen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 1-3 für die restlichen Arbeitsblätter.

Suchen Sie das am häufigsten oder mindestens aktuelle Datum

Die Schritte in diesem Abschnitt verwenden Sie die Beispieldaten erläutern die Vorgehensweise zum Erstellen einer Abfrage verwendete Werte.

Erstellen einer grundlegenden Spitzenwertabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle Personal, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle "Mitarbeiter" hinzu.

  3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.

    Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder Vorname, Nachname und Geburtsdatum hinzu.

  4. Klicken Sie im Feld, das die Spitzen- oder Tiefstwerte (das Feld Geburtsdatum, wenn Sie die Beispieltabelle verwenden) enthält, auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.

    Die Sortierreihenfolge "Absteigend" gibt das jüngste Datum zurück, während "Aufsteigend" das früheste Datum zurückgibt.

    Wichtig: Sie müssen in der Zeile Sortieren einen Wert nur für Felder festlegen, die Ihre Daten enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein anderes Feld angeben, gibt die Abfrage nicht die gewünschten Ergebnisse zurück.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option in der Liste aus.

  6. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

  7. Speichern Sie die Abfrage als NextBirthDays ein.

Es wird deutlich, dass Sie mit diesem Typ der Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten und jüngsten Person im Unternehmen). Im nächsten Schritt wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um die Leistung und Flexibilität der Abfrage zu steigern. Die im nächsten Schritt dargestellten Kriterien geben die folgenden drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

Diese Schritte ausführen die Abfrage im vorangehenden Verfahren erstellt. Sie können zusammen mit einer anderen verwendete Werte Abfrage folgen, solange sie tatsächliche Datum/Uhrzeit-Daten, nicht Textwerte enthält.

Tipp: Wenn Sie besser zu verstehen, wie diese Abfrage funktioniert möchten, wechseln Sie zwischen Entwurfsansicht und Datenblattansicht bei jedem Schritt. Wenn Sie den tatsächlichen Abfragecode anzeigen möchten, wechseln Sie zur SQL-Ansicht. Zum Wechseln zwischen den Ansichten mit der rechten Maustaste in der Registerkarte am oberen Rand der Abfrage, und klicken Sie dann auf die gewünschte Ansicht.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste in der NextBirthDays Abfrage, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte rechts neben Geburtsdatum, Folgendes:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Diesem Ausdruck extrahiert den Monat von Geburtsdatum mithilfe der DatePart -Funktion.

  3. Geben Sie in der nächsten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs folgenden:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    dieser Ausdruck extrahiert den Tag des Monats aus Geburtsdatum mithilfe der DatePart -Funktion.

  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen für jede der beiden Ausdrücke, die Sie soeben eingegeben haben.

  5. Klicken Sie auf der Zeile Sortieren für jeden Ausdruck, und wählen Sie dann auf Aufsteigend.

  6. Geben Sie den folgenden Ausdruck in der Zeile Kriterien der Spalte Geburtsdatum:
    Month ([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) oder Month([Birth Date]) = Monat(Datum()) und Day([Birth Date]) > ein
    folgt Ausdruck führt Folgendes aus:

    • Monat ( [Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) gibt an, dass das Geburtsdatum für jeden Mitarbeiter in einen zukünftigen Monat liegt.

    • Die Monat ([Geburtsdatum]) = Monat(Datum()) und Day([Birth Date]) > ein gibt an, dass eintreten das Geburtsdatum im aktuellen Monat, der Geburtstag am oder nach dem aktuellen Tag hat.

      Kurz gesagt, schließt dieser Ausdruck alle Datensätze, in der Geburtstag zwischen Januar, 1 und das aktuelle Datum auftritt, aus.

      Tipp: Weitere Beispiele für Kriterien Abfrageausdrücken finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

  7. Geben Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragesetup3 in das Feld zurückgeben.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen Schaltflächensymbol .

Hinweis: In einer eigenen Abfrage Ihre eigenen Daten verwenden wird möglicherweise eine manchmal mehr Datensätze als von Ihnen angegebenen angezeigt. Wenn Ihre Daten mehrere Datensätze, die einen Wert gemeinsam nutzen, der zwischen den höchsten Werte ist enthält, wird Ihre Abfrage solche alle Datensätze zurück, auch wenn dies bedeutet mehr Datensätze als Sie unerwünscht zurückgeben.

Seitenanfang

Suchen der meisten oder ältesten Dates für Gruppen von Datensätzen

Sie verwenden eine Summenabfrage, um die frühesten oder neuesten Daten für Datensätze zu finden, die Gruppen, wie z. B. Ereignisse gruppiert nach Ort fallen. Eine Summenabfrage ist eine Auswahlabfrage, die Aggregatfunktionen verwendet (z. B.Group By, M, Max, Anzahl, erstenund letzten) zum Berechnen von Werten für jedes Ausgabefeld.

Schließen Sie das Feld, das Sie für Kategorien – auf Gruppieren nach – und das Feld mit den Werten, die Sie zusammenfassen möchten verwenden möchten. Wenn Sie andere Ausgabefelder – sagen einschließen, werden die Namen der Kunden, wenn Sie nach Ereignistyp – Gruppieren werden die Abfrage auch diesen Feldern verwenden Gruppen, ändern die Ergebnisse, damit sie die ursprüngliche Frage beantworten nicht vornehmen. Wenn Sie die Zeilen mit anderen Feldern beschriften möchten, erstellen eine zusätzliche Abfrage, die die Summenabfrage als Quelle verwendet, und die Abfrage die zusätzlichen Felder hinzufügen.

Tipp: Erstellen von Abfragen in Schritten ist eine sehr effektiven Strategie für erweiterte Fragen beantwortet. Wenn Sie eine komplizierte Abfrage entwickelt erste Probleme auftreten, erwägen Sie, ob Sie es in eine Reihe von einfacher Abfragen aufzuteilen konnte.

Erstellen einer Gesamtsummenabfrage

Dieses Verfahren verwendet die Ereignisse (Beispiel) Tabelle und der Beispieltabelle Ereignistyp , dies zu bewerkstelligen:

Wenn das letzte Ereignis jedes Typs Ereignis ausschließen Wellness wurde?

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Ereignisse und Ereignistyp Tabellen.
    Jede Tabelle im oberen Bereich des Abfrage-Designers wird angezeigt.

  3. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

  4. Doppelklicken Sie auf das Feld Ereignistyp der Tabelle Ereignistyp und das EventDate-Feld in der Tabelle Events die Felder zum Entwurfsbereich Abfrage hinzufügen.

  5. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien des Felds Ereignistyp< > gemeinsamer.

    Tipp: Weitere Beispiele für Kriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

  7. Klicken Sie im Entwurfsbereich Abfrage auf die Ergebniszeile des Felds EventDate, und klicken Sie dann auf Max.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse klicken Sie auf Ansicht, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  9. Ersetzen Sie im Fenster SQL am Ende der SELECT-Klausel, einfach nach dem AS-Schlüsselwort MaxOfEventDate mit MostRecentein.

  10. Speichern Sie die Abfrage als MostRecentEventByType ein.

Erstellen einer zweiten Abfrage zum Hinzufügen weiterer Daten

Dieses Verfahren verwendet die MostRecentEventByType Abfrage aus dem vorherigen Verfahren, dies zu bewerkstelligen:

Wer den Kunden bei der letzten-Ereignis jeder Ereignistyp war?

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie auf die Abfrage MostRecentEventByType, klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Abfragen.

  3. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen im Dialogfeld auf der Tabelle Events und die Tabelle Kunden.

  4. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer die folgenden Felder ein:

    1. Doppelklicken Sie auf der Tabelle Events Ereignistyp aus.

    2. Doppelklicken Sie auf die Abfrage MostRecentEventByType MostRecent aus.

    3. Doppelklicken Sie auf der Kundentabelle auf Firma.

  5. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Sortieren der Spalte EreignistypAufsteigend aus.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Seitenanfang

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×