Wenn Sie eine Besprechung mit Outlook planen , insbesondere einer Besprechung, an der die Teilnehmer persönlich teilnehmen, müssen Sie einen Besprechungsraum in die Einladung einschließen. Wenn Sie den Namen des Besprechungsraums kennen, können Sie ihn direkt in das Feld Ort eingeben. Wenn Sie den Namen nicht kennen oder wenn Sie eine Besprechung an einem Ihnen nicht vertrauten Ort planen, können Sie die "Raumsuche" verwenden.
Hinweis: Wird "Raumsuche" nicht angezeigt? Ihr Administrator muss diese Funktion auf dem Exchange-Server aktivieren, bevor die Schaltfläche in Ihrem Menüband angezeigt wird. Weitere Informationen für den Administrator stehen unter Verwalten von Ressourcenpostfächern und Planung bereit.
Öffnen der "Raumsuche"
Die Schaltfläche Raumsuche befindet sich im Menüband der Besprechungseinladung. (Erstellen einer Besprechungseinladung)
Wenn Es Ihnen schwer fällt, die Raumsuche zu finden, müssen Sie sicherstellen, dass dieses Feature aktiviert ist. Wenn Sie nicht der Administrator Ihres organization sind, wenden Sie sich an den Administrator, um die Raumsuche zu aktivieren. Wenn Sie der Administrator sind, müssen Sie eine Verbindung mit PowerShell herstellen und die folgenden Cmdlets ausführen:
New-DistributionGroup -Name "Raumlistenname" –RoomList
Add-DistributionGroupMember -Identity "Raumlistenname" -Mitglied "Raumpostfachname"
Dadurch kann die Raumsuche angezeigt werden, und Sie können die Raumliste anzeigen und nach Bedarf aus den verfügbaren Räumen auswählen.
Eine Tour durch die "Raumsuche"
Die "Raumsuche" wird auf der Zeitplanungsseite Ihrer Besprechungseinladung geöffnet.
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Wählen Sie unter Raumliste auswählen die Option Zuletzt verwendete Räume aus, um alle zuletzt geplanten Räume anzuzeigen.
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Wählen Sie einen Ihrer zuletzt verwendeten Räume aus, der der Liste Räume auf der linken Seite hinzugefügt wird. Die Frei/Gebucht-Informationen werden im Planungsraster angezeigt.
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Wenn Sie die Pfeile unter Raumliste auswählen , werden Gebäude und/oder Standorte in Ihrem Unternehmen angezeigt. Wenn Sie eine Raumliste auswählen, wird eine Liste aller Konferenzräume in diesem Gebäude oder Ort angezeigt, die während der angegebenen Besprechungszeit verfügbar sind.
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Sobald Sie einen verfügbaren Raum gefunden haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen, um ihn in Ihre Einladung einzubeziehen.
Tipp: Sie können den Bereich "Raumsuche" ausblenden, indem Sie erneut auf die Schaltfläche Raumsuche oder auf das X oben rechts im Bereich "Raumsuche" klicken.
So erstellen Sie eine Besprechungseinladung
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Klicken Sie unten im Navigationsbereich auf Kalender.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Besprechung.
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Geben Sie im Feld An die Namen der Personen oder Ressourcen ein, die in die Besprechung einbezogen werden sollen.
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Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung für die Besprechung ein.
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Klicken Sie auf Raumsuche , um einen Raum auszuwählen.
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Geben Sie Details zum Ereignis ein.
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Wenn Sie Ihre Einladung abgeschlossen haben, klicken Sie auf der Registerkarte Organisatorbesprechung auf Senden.
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