Speichern und Wiederverwenden von Datenbankentwurfselementen

Inhalt dieses Artikels

• Übersicht

• Speichern und Freigeben von Datenbankentwurfselementen zur Wiederverwendung

• Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungsteil (*.accdt)

• Speichern eines Felds als Datentypvorlage (*.accft)

• Wiederverwenden des Datenbankentwurfs von einem Drittanbieter

Übersicht

Manchmal möchten Sie nicht von vorn beginnen. Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, Ihr Design richtig zu gestalten, möchten Sie das Beste daraus machen, z. B. indem Sie es wiederverwenden. Oder vielleicht möchten Sie die Vorteile der Entwurfsarbeit nutzen, die bereits von anderen erledigt wurde. Access bietet drei Standard Möglichkeiten, den Datenbankentwurf wiederzuverwenden:

• Datenbankvorlagen    sind Dateien (Dateityp *.accdt), die Sie zum Erstellen einer neuen Datenbank verwenden können. In der Regel ist eine Datenbank, die aus einer Vorlage erstellt wurde, einsatzbereit, aber Sie können sie an bestimmte Anforderungen anpassen. Die Webdatenbankvorlage Assets bietet beispielsweise grundlegende Ressourcenverwaltungsfunktionen, aber Sie können sie erweitern, indem Sie Abteilungs- oder Budgetinformationen hinzufügen, die sich auf Ihre organization beziehen. Access enthält eine Vielzahl von Datenbankvorlagen, die Sie in der Backstage-Ansicht sehen können, wenn Access geöffnet wird.

• Anwendungsteile    sind Dateien wie Datenbankvorlagen, aber Sie verwenden sie, um einer vorhandenen Datenbank Entwurfselemente hinzuzufügen, anstatt als Grundlage für eine neue Datenbank zu dienen. Der Anwendungsteil Kommentare stellt beispielsweise eine Tabelle bereit, die so eingerichtet ist, dass sie Kommentare enthält, einschließlich eines Datums-/Uhrzeitfelds. Einige Anwendungsteile starten einen Assistenten, der Ihnen beim Erstellen einer Beziehung hilft, um zu definieren, wie der Anwendungsteil in Ihre vorhandenen Tabellen passt. Access enthält mehrere Anwendungsteile, die Sie auf der Registerkarte Erstellen sehen können.

• Datentypvorlagen    sind Dateien, mit denen Sie neue Felder und Feldkombinationen erstellen können. Beispielsweise können Sie die Datentypvorlagen Start- und Enddatum verwenden, um einer Tabelle mit einem Klick ein Paar von Datums-/Uhrzeitfeldern hinzuzufügen. Datentypvorlagen verwenden einen anderen Dateityp (*ACCFT) als Datenbankvorlagen und Anwendungsteile. Access enthält eine Vielzahl von Datentypvorlagen, die Sie auf der Registerkarte Felder sehen können, wenn Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet haben.

Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungsteil (*.accdt)

Sie speichern eine Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungsteil mithilfe von Befehlen auf der Registerkarte Speichern & Veröffentlichen in der Backstage-Ansicht.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern & Veröffentlichen.

2. Klicken Sie unter Datenbank speichern unter auf Vorlage.

3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen die folgenden Felder an:

   • Name   Erforderlich. Geben Sie Text ein, der die Vorlage oder den Anwendungsteil identifiziert. Access zeigt diesen Namen zusammen mit der Vorlage oder dem Anwendungsteil an.

   • Beschreibung   Geben Sie Text ein, der den Inhalt oder den Zweck der Vorlage oder des Anwendungsteils beschreibt. Dies wird in der QuickInfo für die Vorlage oder den Anwendungsteil angezeigt.

   • Kategorie   Wählen Sie Benutzervorlagen aus, damit der Anwendungsteil im Menüband unter Benutzervorlagen angezeigt wird (Standardeinstellung). Sie können auch eine Kategorie hinzufügen, indem Sie sie eingeben, und Sie können diese und zukünftige Anwendungsteile dieser Kategorie zuweisen. Die neue Kategorie wird im Menüband angezeigt.

   • Symbol   Geben Sie ein Symbol an, das für die Vorlage oder den Anwendungsteil angezeigt werden soll. Für Anwendungsteile wird dieses Symbol im Anwendungsteilekatalog auf dem Menüband angezeigt.

   • Vorschau   Geben Sie ein größeres Bild an, das für die Vorlage in der Backstage-Ansicht angezeigt werden soll. Wenn Sie nach einer Vorlage suchen, wird dieses Bild für diese Vorlage angezeigt.

   • Primäre Tabelle   Geben Sie eine Tabelle an, die die primäre Tabelle für den Anwendungsteil sein soll. Diese Tabelle wird standardmäßig verwendet, um den Anwendungsteil mit anderen Tabellen in einer Datenbank zu verknüpfen, der das Teil hinzugefügt wird. Wenn jemand den Anwendungsteil verwendet, startet Access einen Assistenten, um die Beziehung zu erstellen. Obwohl die primäre Tabelle standardmäßig verwendet wird, können Sie eine andere Tabelle auswählen, wenn der Assistent ausgeführt wird.

   • Instanziierungsformular   Geben Sie ein Formular an, das standardmäßig geöffnet wird, wenn Datenbanken, die aus dieser Vorlage erstellt wurden, zum ersten Mal geöffnet werden. Dieses Formular wird standardmäßig nur einmal geöffnet. Das Formular kann Code enthalten, der beim Öffnen ausgeführt wird, aber das Vorhandensein von Code generiert eine Sicherheitswarnung.

   • Anwendungsteil   Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Anwendungsteil zu speichern. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Datenbankvorlage zu speichern.

     Hinweis: Sie müssen dieses Kontrollkästchen aktivieren, bevor Sie einen Wert für Primäre Tabelle angeben können.

   • Einschließen von Daten in vorlage   Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Daten zu speichern, die sich in der Datenbank als Teil der Vorlage befinden. Wenn neue Datenbanken aus der Vorlage erstellt werden, enthalten sie diese Daten.

4. Klicken Sie auf OK , um die Vorlage zu speichern. Standardmäßig speichert Access Ihre Vorlage unter C:\Users\<aktuellen Benutzer>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.

Speichern eines Felds als Datentypvorlage (*.accft)

Um eine Datentypvorlage zu erstellen, wählen Sie ein Feld oder eine Kombination von Feldern aus und verwenden dann einen Befehl im Menüband, um sie als Vorlage zu speichern. Stellen Sie sicher, dass die Felder auf die gewünschte Weise eingerichtet sind, bevor Sie beginnen. Legen Sie alle Eigenschaften fest, die als Teil der Datentypvorlage beibehalten werden sollen. Wenn Sie beispielsweise eine Datentypvorlage "Euro" erstellen möchten, können Sie ein Währungsfeld erstellen und dann sein Format auf Euro festlegen.

1. Öffnen Sie die Tabelle mit den Feldern, die Sie als Vorlage speichern möchten.

2. Wählen Sie die Felder aus, die Sie zur Wiederverwendung speichern möchten.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen & Löschen auf Weitere Felder, und klicken Sie dann auf Auswahl als neuer Datentyp speichern.

4. Geben Sie im Dialogfeld Neuen Datentyp aus Feldern erstellen Folgendes an:

   • Name   Erforderlich. Sie identifiziert Ihre Datentypvorlage und wird in der Liste der verfügbaren Felder angezeigt, wenn Sie ein Feld aus der Liste Weitere Felder auswählen.

   • Beschreibung   Geben Sie Text ein, der den Inhalt oder den Zweck der Datentypvorlage beschreibt. Dies wird in der QuickInfo angezeigt, die angezeigt wird, wenn Sie in der Liste Weitere Felder auf die Datentypvorlage zeigen.

   • Kategorie   Wählen Sie eine Kategorie aus, in der die Datentypvorlage in der Liste Weitere Felder aufgelistet werden soll. Standardmäßig lautet die Kategorie Benutzerdefinierte Typen.

   • Instanziierungsformular   Geben Sie bei Bedarf ein Formular an, das standardmäßig geöffnet wird, wenn die Datentypvorlage zum ersten Mal verwendet wird.

5. Klicken Sie auf OK , um die Datentypvorlage zu speichern.

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Wiederverwenden des Datenbankentwurfs von einem Drittanbieter

Sie können eine Datenbankvorlage oder einen Anwendungsteil eines Drittanbieters auf dem Menüband verfügbar machen, indem Sie eine Kopie der ACCDT-Datei in den entsprechenden Ordner auf Ihrem Computer ablegen.

1. Rufen Sie die Vorlagendatei ab (sie sollte die Dateierweiterung ACCDT oder ACCFT aufweisen).

2. Speichern Sie eine Kopie der Datei in <Systemstammverzeichnis>Users\<aktuellen Benutzer>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, wobei Folgendes zu finden ist:

   • <system root> ist der Stammordner Ihrer Windows-Installation (normalerweise C:\), und

   • <aktuelle Benutzer> ist der Benutzername, den Sie für die Anmeldung bei Windows verwendet haben.

     Hinweis: Wenn der Ordner noch nicht vorhanden ist, erstellen Sie ihn.

3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Um eine Datenbankvorlage zu verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu, klicken Sie auf Meine Vorlagen, klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, und klicken Sie dann auf Erstellen.

   • Um ein Anwendungsteil zu verwenden, öffnen Sie die Datenbank, der Sie das Teil hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Erstellen auf Anwendungsteile, und klicken Sie dann auf das gewünschte Teil.

   • Um eine Datentypvorlage zu verwenden, öffnen Sie die Tabelle, in der Sie ein Feld erstellen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen & Löschen auf Weitere Felder, und klicken Sie dann auf die gewünschte Datentypvorlage.

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