Speichern oder in PDF oder XPS konvertieren

Sie können Ihre Dateien mithilfe der Office-Programme im PDF-Format speichern oder sie nach PDF zu konvertieren oder in professionellen Druckereien drucken zu lassen. Sie brauchen dazu keine anderen Softwareprogramme oder Add-Ins.

Verwenden Sie das PDF-Format, wenn die Datei folgende Merkmale erfüllen soll:

  • Sie sieht auf fast allen Computern gleich aus.

  • Die Größe des Dokuments ist kleiner.

  • Sie entspricht einem Industrieformat.

Beispiele hierfür sind Lebensläufe, rechtliche Dokumente, Newsletter, Dateien, die gelesen (nicht bearbeitet) und gedruckt werden sollen, sowie Dateien, die für den professionellen Druck vorgesehen sind.

Wichtig: Viele Programme, einschließlich Microsoft Word, haben die Möglichkeit, PDF-Dateien zu öffnen und zu bearbeiten. Wenn Sie einfach nur etwas als PDF freigeben, reicht dies nicht aus, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Datei nicht bearbeiten kann.

Zum Exportieren oder Speichern als PDF klicken Sie in der Office-Datei im Menü Datei auf Exportieren oder Speichern unter. Wählen Sie zum Anzeigen von schrittweisen Anleitungen ein Office-Programm aus der Dropdownliste aus.

  1. Öffnen Sie die Tabelle oder den Bericht, die bzw. den Sie als PDF veröffentlichen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf PDF oder XPS.

    Bild der Schaltfläche "PDF oder XPS"

  3. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für das Dokument ein, oder wählen Sie ihn aus.

  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).

    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.

    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).

  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Diese Informationen gelten auch für Microsoft Excel Starter 2010.

Hinweis: Power View-Blätter können nicht als PDF-Dateien gespeichert werden.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Speichern unter.</c1> Wenn Sie das Dialogfeld TE102750824Speichern unterExcel_2016 in oder anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.

  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).

    • Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.

    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.

    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).

  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Weitere Informationen zum Dialogfeld „Optionen“ in Excel finden Sie unter Weitere Informationen zu den PDF-Optionen. Klicken Sie, nachdem die Optionen festgelegt sind, auf OK.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

OneNote 2013 und OneNote 2016

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Exportieren.

  3. Klicken Sie unter Aktuelles Element exportieren auf den Teil des Notizbuchs, den Sie als PDF speichern möchten.

  4. Klicken Sie unter Format auswählen auf PDF (*.pdf), und klicken Sie dann auf Exportieren.

  5. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen für das Notizbuch ein.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

OneNote 2010

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Speichern unter, und klicken Sie dann auf die Option, die den Teil des Notizbuchs darstellt, den Sie als PDF speichern möchten.

  3. Klicken Sie unter Abschnitt speichern unter auf PDF (*.pdf), und klicken Sie dann auf Speichern unter.

  4. Geben Sie den Namen für das Notizbuch im Feld Dateiname ein.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Speichern unter.</c1> Wenn Sie das Dialogfeld TE102750831Speichern unterPowerPoint_2016 in und anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.

  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).

    • Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.

    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.

    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).

  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie, nachdem die Optionen festgelegt sind, auf OK.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei den Befehl Speichern unter aus.Project 2016 Wenn Sie das Dialogfeld Speichern unter in Project 2013 oder anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.

  3. Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option PDF-Dateien (*.pdf) oder XPS-Dateien (*.xps) und dann Speichern aus.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Dokumentexportoptionen einen Veröffentlichungsbereich aus, und wählen Sie ggf. Folgendes aus: Nicht druckbare Informationen einschließen sowie ISO 19005-1-konform (nur PDF).

Tipps zum Formatieren

Project unterstützt nicht alle PDF- oder XPS-Formatierungsoptionen, Sie können das endgültige Aussehen des fertigen Dokuments jedoch mit einigen Druckoptionen ändern.

Wählen Sie Datei > Drucken aus, und ändern Sie dann die folgenden Optionen nach Belieben:

  • Datumsangaben

  • Ausrichtung

  • Papierformat

  • Seite einrichten

Im Dialogfeld Seite einrichten können Sie auf den folgenden Registerkarte Optionen ändern:

  • Seitenränder

  • Legende

  • Ansicht

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Speichern unter.</c1> Wenn Sie das Dialogfeld TE102750821Speichern unter in oder Publisher 2016 anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.

  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).

  5. Wenn Sie die Art der Dokumentoptimierung ändern möchten, klicken Sie auf Ändern. (Klicken Sie in oder Publisher 2016 auf TE102750821Optionen</c0>.)

    • Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen an der Grafikauflösung und den nicht druckbaren Informationen vor.

    • Klicken Sie auf Druckoptionen, um Änderungen an den Druckoptionen für das Dokument vorzunehmen.

    • Klicken Sie, nachdem die Optionen festgelegt sind, auf OK.

  6. Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Speichern unter.</c1> Wenn Sie das Dialogfeld TE102750837Speichern unter in oder Visio 2016 anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.

  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).

    • Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Speichern automatisch anzeigen.

    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.

    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).

  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Word 2013 und höher

  1. Wählen Sie Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen aus.

    Schaltfläche "PDF/XPS-Dokument erstellen" auf der Registerkarte "Exportieren" in Word 2016
  2. Wenn die Eigenschaften Ihres Word-Dokuments Informationen enthalten, die nicht in die PDF eingeschlossen werden sollen, wählen Sie im Fenster Als PDF oder XPS veröffentlichen den Eintrag Optionen aus. Wählen Sie anschließend Dokument aus, und deaktivieren Sie Dokumenteigenschaften. Legen Sie etwaige andere Optionen fest, und wählen Sie OK aus.

    Löschen Sie die Dokumenteigenschaften, um zu verhindern, dass solche Informationen mit der PDF-Datei freigegeben werden.

    Weitere Informationen zu Dokumenteigenschaften finden Sie unter Anzeigen oder Ändern der Eigenschaften einer Office 2016-Datei.

  3. Navigieren Sie unter Als PDF oder XPS veröffentlichen an den Speicherort, wo die Datei gespeichert werden soll. Sie können bei Bedarf auch den Dateinamen ändern.

  4. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Weitere Informationen zu den PDF-Optionen

  • Wenn Sie nur einige Seiten Ihre Dokuments in eine PDF-Datei konvertieren möchten, wählen Sie unter Seitenbereich eine Option aus.

  • Sollen nachverfolgte Änderungen in die PDF-Datei einbezogen werden, wählen Sie unter Was veröffentlichen die Option Dokument mit Markups aus. Andernfalls stellen Sie sicher, dass Dokument ausgewählt ist.

  • Wenn Sie eine Reihe von Textmarken in der PDF-Datei erstellen möchten, wählen Sie Textmarken erstellen mithilfe von aus. Wählen Sie dann Überschriften oder, wenn Sie im Dokument bereits Textmarken hinzugefügt haben, Word-Textmarken aus.

  • Sollen die Dokumenteigenschaften in die PDF-Datei aufgenommen werden, stellen Sie sicher, dass Dokumenteigenschaften ausgewählt ist.

  • Damit das Dokument mit Software für Bildschirmsprachausgabe einfacher lesbar ist, wählen Sie Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aus.

  • ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) Mit dieser Option wird das PDF-Dokument in der Version PDF 1.7, einem Archivierungsstandard namens PDF/A ausgegeben. PDF/A trägt dazu bei, das Dokumentformat beizubehalten, sodass es auch später auf eine anderen Computer noch das gleiche Aussehen hat.

  • Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können Wenn Schriftarten nicht in das Dokument eingebettet werden können, verwendet PDF Bitmapgrafiken des Texts, sodass die PDF-Datei genau wie das ursprüngliche Dokument aussieht. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist und in der Datei eine Schrift verwendet wird, die nicht eingebettet werden kann, wird sie vom PDF-Reader ggf. durch eine andere Schriftart ersetzt.

  • Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln Wählen Sie diese Option aus, um den Zugriff auf das Dokument auf Personen zu beschränken, die über das Kennwort verfügen. Wenn Sie auf OK klicken, öffnet Word das Dialogfeld PDF-Dokument verschlüsseln, in dem Sie ein Kennwort festlegen können, das Sie dann erneut eingeben müssen.

Öffnen und Kopieren von Inhalt aus einer PDF-Datei in Word

Sie können jeden gewünschten Inhalt aus einer PDF-Datei kopieren, indem Sie diese in Word öffnen.

Wechseln Sie zu Datei > Öffnen, und navigieren Sie zu der PDF-Datei. Word öffnet den Inhalt der PDF-Datei in einer neuen Datei. Sie können jeden gewünschten Inhalt daraus kopieren, einschließlich Bilder und Diagramme.

Word 2010

Diese Informationen gelten auch für Microsoft Word Starter 2010.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Speichern unter.</c1> Wenn Sie das Dialogfeld TE102750937Speichern unterWord_2016 in und anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.

  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).

    • Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.

    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.

    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).

  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie, nachdem die Optionen festgelegt sind, auf OK.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Zum Speichern Ihrer Datei als PDF-Datei in Office für Mac führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Datei.

  2. Klicken Sie auf Speichern unter.

  3. Klicken Sie weiter unten im Fenster auf Dateiformat.

    Verwenden des "Dateiformat"-Tools in Word im Dialogfeld "Speichern unter", um Dateien in einem anderen Format zu speichern, z. B. als PDF-Datei
  4. Wählen Sie PDF aus der Liste der verfügbaren Dateiformate aus.

  5. Benennen Sie die Datei, wenn sie noch keinen Namen hat, und klicken Sie dann auf Exportieren.

Sie können Word für das Web verwenden, um Ihr Dokument in eine PDF-Datei umzuwandeln, indem Sie ein Dokument in Word drucken. Dadurch wird eine standardmäßige PDF-Datei erstellt, in der das Layout und das Format Ihres ursprünglichen Dokuments erhalten bleiben.

Befehl "Drucken" in Word Web App

Wenn Sie die Optionen für die PDF-Datei besser steuern möchten, wenn Sie also beispielsweise Textmarken hinzufügen möchten, verwenden Sie die Word-Desktopanwendung zum Konvertieren Ihres Dokuments in eine PDF-Datei. Klicken Sie auf In Word öffnen, um die Desktopanwendung zu starten.

Abbildung des Befehls "In Word öffnen" in Word Web App

Wenn Sie nicht über die Word-Desktopanwendung verfügen, können Sie jetzt die neueste Version von Office testen oder kaufen.

Tipps: 

  • Teilen Sie uns mit, wie Sie diese Funktion in Word für das Web verwenden möchten. Klicken Sie unten im Word für das Web Fenster auf Hilfe zur Verbesserung von Office.

  • Beitrage zur Verbesserung von Office (Befehl)

Zum Exportieren Ihres Word-Dokuments oder Ihrer Excel-Arbeitsmappe in das PDF-Format unter iOS, tippen Sie oben links auf die Schaltfläche Datei, wählen Sie Exportieren und dann PDF aus.

Tippen Sie auf "Datei" > "Exportieren", um Ihr Dokument nach PDF zu konvertieren.

Portable Document Format (PDF)    ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Wenn die Datei im PDF-Format online angezeigt oder gedruckt wird, wird das vorgesehene Format 1:1 beibehalten. Das PDF-Format ist auch hilfreich für Dokumente, die unter Verwendung kommerzieller Druckmethoden vervielfältigt werden sollen. PDF-Dateien werden von vielen Ämtern und Organisationen als gültiges Format akzeptiert, und Anzeigeprogramme sind auf einer größeren Anzahl von Plattformen als für XPS verfügbar.

XML Paper Specification (XPS)    ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Das XPS-Format stellt sicher, dass das vorgesehene Format 1:1 beibehalten wird, wenn die XPS-Datei online angezeigt oder gedruckt wird, und dass die Daten in der Datei nicht ohne weiteres geändert werden können.

Wichtig: Die meisten modernen Webbrowser können eine PDF-Datei öffnen und anzeigen. Wenn Sie jedoch über ein älteres Betriebssystem verfügen, benötigen Sie möglicherweise einen auf Ihrem Gerät installierten PDF-Reader, wie den Acrobat Reader, der über Adobe Systemszur Verfügung steht.

Siehe auch

Hinweis:  Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Lassen Sie uns bitte wissen, ob diese Informationen hilfreich für Sie waren. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulungen erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
Office Insider werden

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×