Speichern einer Sortierreihenfolge mit einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht (nur auf Englisch verfügbar)

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Wenn Sie die Daten in einer Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht sortieren, können Sie die Sortierreihenfolge für das Objekt speichern. Wenn Sie die Daten in einem dieser Objekte sortieren und speichern Sie das Objekt, wird die Sortierreihenfolge an, die beim Speichern des Objekts aktiviert ist mit dem Objekt automatisch gespeichert. Sie können angeben, ob die gespeicherten Sortierreihenfolge wirksam sein soll, wenn das Objekt als Nächstes geöffnet wird.

Für Abfragen und Berichte können Sie auch eine Standardsortierreihenfolge definieren. Die Standardsortierreihenfolge ist mit den Daten in der Abfrage oder einen Bericht angewendet, wenn keine andere Sortierreihenfolge angegeben ist.

Was möchten Sie tun?

Grundlegendes zu gespeicherten Sortierreihenfolgen

Die Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage definieren

Die Standardsortierreihenfolge für einen Bericht definieren

Grundlegendes zu gespeicherten Sortierreihenfolgen

Es gibt zwei Arten von gespeicherten Sortierreihenfolgen aus:

  • Zuletzt verwendete    Eine zuletzt angewendete Sortierreihenfolge ist die Sortierreihenfolge an, die aktiv war das Objekt zuletzt gespeichert wurde. Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte können alle zuletzt angewendete Sortierreihenfolgen haben.

  • Standard    Eine Standardsortierreihenfolge ist in den Entwurf von einer Abfrage oder eines Berichts integriert. Eine Standardsortierreihenfolge wird angewendet, wenn keine andere Sortierreihenfolge angegeben ist.

Zuletzt angewendete Sortierreihenfolgen

Wenn Sie eine Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht speichern, während Sie die Daten sortiert sind, wird die Sortierreihenfolge automatisch gespeichert, wenn Sie das Objekt speichern. Dies ist eine zuletzt angewendete Sortierreihenfolge bezeichnet. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge erstellen, sind Sie tatsächlich das Design des Objekts zu ändern.

Wenn Sie möchten die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge automatisch das nächste Mal angewendet werden, dass das Objekt zu öffnen, legen Sie die Reihenfolge von bei Laden-Eigenschaft des Objekts auf Ja. Wenn Sie diese Eigenschaft festlegen möchten, gehen Sie während des Objekts in der Entwurfsansicht geöffnet ist.

  1. Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

    Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn das Eigenschaftenblatt noch angezeigt wird.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Das Objekt ist eine Tabelle oder Abfrage, auf der Registerkarte Allgemein des Eigenschaftenblatts, legen Sie die Reihenfolge von bei Laden-Eigenschaft auf Ja.

    • Ist das Objekt ein Formular oder Bericht, klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters, legen Sie die Reihenfolge von bei Laden-Eigenschaft auf Ja.

Hinweis: Sie können verhindern, dass die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge angewendet wird, indem Sie die Reihenfolge nach bei Laden-Eigenschaft auf Nein.

Standardsortierreihenfolgen

Da die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge ändern kann, wenn jemand Objekt sortiert, und klicken Sie dann gespeichert, möchten Sie möglicherweise eine Standardsortierreihenfolge definieren. Eine Standardsortierreihenfolge ist Teil des Entwurfs des Objekts, und es wird nicht geändert, wenn eine andere Sortierreihenfolge angewendet wird.

Sie können nur eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage oder einen Bericht angeben. Obwohl die Standardsortierreihenfolge von der aktuellen oder zuletzt angewendete Sortierreihenfolge nicht überschrieben wird, wird diese Effekt nur, wenn die aktuelle oder zuletzt angewendete Sortierreihenfolge entfernt wird.

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Die Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage definieren

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie zum Sortieren verwenden möchten.

    Das Feld im Entwurfsbereich angezeigt wird.

  3. Deaktivieren Sie im Entwurfsbereich das in der Zeile Anzeigen des Felds, das Sie hinzugefügt haben.

  4. Geben Sie in der Zeile Sortieren, ob das Feld in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden sollen (kleinsten Werte zuerst; A-to-Z) oder in absteigender Reihenfolge (größten Werte zuerst; Z-to-A).

  5. Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren möchten, fügen Sie zusätzliche Sortierfelder durch Wiederholen die Schritte 2 bis 4 aus.

    Hinweis: Wenn Sie von mehr als einem Feld sortieren, werden durch das erste Feld, das Sie angegeben haben, klicken Sie dann durch das next-Feld, das Sie angegeben haben, usw. Anfangs Ergebnisse sortiert. Beispielsweise, wenn Sie nach dem Nachnamen und dann nach Geburtsdatum sortieren, alle Datensätze mit dem Wert Nachname unten angezeigt werden, bevor Sie Datensätze mit dem Wert Nachname Stevens, unabhängig vom Wert der Geburtsdatum. Datensätze in jedes Feld Nachname werden gemäß dem Wert im Feld Birthdate sortiert.

  6. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Hinweis: Um eine Standardsortierreihenfolge aus einer Abfrage entfernen möchten, entfernen Sie die Sortierfelder aus dem Entwurfsbereich der Abfrage ein.

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Die Standardsortierreihenfolge für einen Bericht definieren

  1. Öffnen Sie den Bericht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.

    Eine neue Dokumentregisterkarte angezeigt wird, die mit einem Entwurfsbereich und ein Fenster, in dem Sie ein Feld aus, nach dem sortiert auswählen können.

  3. Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie zum Sortieren verwenden möchten, klicken Sie im Fenster.

    Das Feld im Entwurfsbereich angezeigt wird.

  4. Geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Sortieren, ob das Feld in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden sollen (kleinsten Werte zuerst; A-to-Z) oder in absteigender Reihenfolge (größten Werte zuerst; Z-to-A).

  5. Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren möchten, fügen Sie zusätzliche Sortierfelder durch Wiederholen die Schritte 2 bis 4 aus.

    Hinweis: Wenn Sie von mehr als einem Feld sortieren, werden durch das erste Feld, das Sie angegeben haben, klicken Sie dann durch das next-Feld, das Sie angegeben haben, usw. Anfangs Ergebnisse sortiert. Beispielsweise, wenn Sie nach dem Nachnamen und dann nach Geburtsdatum sortieren, alle Datensätze mit dem Wert Nachname unten angezeigt werden, bevor Sie Datensätze mit dem Wert Nachname Stevens, unabhängig vom Wert der Geburtsdatum. Datensätze in jedes Feld Nachname werden gemäß dem Wert im Feld Birthdate sortiert.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus.

Hinweis: Wenn Sie eine Standardsortierreihenfolge aus einem Bericht entfernen möchten, entfernen Sie die Sortierfelder aus dem Entwurfsbereich.

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