Sollte ich meine Dokumente auf OneDrive for Business oder einer Teamwebsite speichern?

Sollte ich meine Dokumente auf OneDrive for Business oder einer Teamwebsite speichern?

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Es ist verlockend, alle Ihre Dokumente auf OneDrive for Business zu speichern. Der Link zu Ihrer OneDrive for Business-Bibliothek befindet sich stets am oberen Rand der Seite, sodass Sie bereit sind, ein Dokument von OneDrive for Businesshochzuladen oder zu erstellen. Sie müssen jedoch darüber nachdenken, wer auf die Dokumente zugreifen kann, die Sie auf OneDrive for Business speichern. Wenn ein Dokument eine gemeinschaftliche Anstrengung im Zusammenhang mit einem Projekt ist, ist das Speichern auf einer Teamwebsite möglicherweise eine bessere Wahl.

Worin besteht der Unterschied zwischen OneDrive for Business und einer SharePoint-Teamwebsite?

OneDrive for Business ist ein Ort, an dem Sie Dateien von Ihrem Computer in der Cloud speichern und von jedem Gerät aus darauf zugreifen oder für andere Personen freigeben können. Als Teil von Office 365 oder SharePoint Server können Sie mit OneDrive for Business Ihre Dateien von praktisch überall aus aktualisieren und freigeben und gleichzeitig mit anderen an Office-Dokumenten arbeiten.

Eine SharePoint-Teamwebsite ist ein Speicherort, an dem Benutzer an Dateien, Dokumenten und Ideen zusammenarbeiten können. Er wird eingerichtet, um die Zwei-Wege-Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu erleichtern. SharePoint bietet eine vollständige Palette von Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalendern, Workflows, Wikis und anderen Features, die einem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen.

Sowohl bei OneDrive for Business als auch bei einer SharePoint-Teamwebsite werden Ihre Dateien in der Cloud gespeichert. Sie können entweder OneDrive for Business oder SharePoint mit Ihrem Computer synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronisieren von Dateien mit dem OneDrive-synchronisierungsclient in Windows oder Synchronisieren von SharePoint-Dateien .

Gründe für das Speichern von Dokumenten auf OneDrive for Business

  • Sie planen keine Freigabe.
    Dokumente, die Sie in OneDrive for Business speichern, sind so lange privat, bis Sie Sie freigeben. Dadurch ist OneDrive for Business die beste Option für Entwurfsdokumente oder persönliche Dokumente, die niemand sonst sehen muss.

  • Sie beabsichtigen, Dateien einzeln und mit einem begrenzten Umfang oder Lebenszyklus freizugeben .
    Sie schreiben beispielsweise einen Blogbeitrag, der einem Projekt möglicherweise nicht zugeordnet ist, und Sie möchten, dass einige Kollegen es vor dem Posten überprüfen. In diesem Fall erwarten Sie, dass die Benutzer das Dokument einmalig verwenden, ohne zusätzliche Speicher-oder Kontextinformationen zu benötigen. Alles, was Sie benötigen, ist ein Link zu dem Dokument und der Bearbeitungsberechtigung.

  • Sie können keine vorhandene Teamwebsite identifizieren, zu der Ihr Dokument gehört, und Sie glauben nicht, dass der Zweck des Dokuments die Erstellung eines neuen Dokumentes rechtfertigt.

Speichern Sie Dokumente in einer Teamwebsite-Bibliothek, wenn...

  • Sie möchten, dass Teammitglieder das Dokument als für ein laufendes Projekt relevant erkennen können.

  • Sie Besitz und Berechtigungen auf einen weiteren Personenkreis ausdehnen möchten. Wenn ein Dokument für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, ist es eine gute Idee, dass andere Personen vorhanden und in der Lage sind, die Kontrolle über Vorgänge auf der Website auszuüben.

  • Hierbei sollten Berechtigungen eher auf Websiteebene statt für einzelne Dokumente gewährt werden. Wenn Personen über Zugriff auf die Teamwebsite verfügen, besitzen Sie auch Zugriff auf die auf der Website gespeicherten Dokumente.

  • Andere projektbezogene Dokumente werden bereits in der Teamwebsite-Bibliothek gespeichert, und andere Personen erwarten, dass Sie dort vorhanden sind.

  • Sie möchten einen Eincheck Workflow erstellen, mit dem das Dokument einer anderen Person zugewiesen wird.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, ist es ideal, Ihre Dateispeicherung und Freigabe so einzurichten, dass Sie OneDrive for Business und Ihre Office 365-Teamwebsite zusammen verwenden. Schauen Sie sich dieses Lernprogramm zum Anpassen Ihrer Teamwebsite an. Das Lernprogramm enthält die Schritte zum heraufstufen ihrer Teamwebsite , damit Ihre Teammitglieder schnell zwischen Ihrem OneDrive for Business-Ordner und ihrer Office 365-Teamwebsite navigieren können.

Verschieben von Dokumenten von OneDrive for Business zu Teamwebsites

Manchmal werden einzelne Dokumente an Bedeutung gewinnen und für ein Projekt relevant. In diesem Fall ist es möglicherweise sinnvoll, Dateien aus OneDrive for Business auf eine Teamwebsite zu kopieren.

Problembehandlung beim Verschieben von Dokumenten aus OneDrive for Business

Beim Verschieben von Dokumenten aus OneDrive for Business in eine Teamwebsite-Bibliothek müssen einige Probleme beachtet werden:

  • Die Schritte zum Kopieren oder Verschieben von Dateien können je nach Version von OneDrive for Business und SharePoint variieren. Weitere Informationen finden Sie unter verschieben oder Kopieren eines Ordners, einer Datei oder eines Links in einer Dokumentbibliothek.

  • Links zum Originaldokument funktionieren nicht mehr, da Sie das Dokument in OneDrive for Business gelöscht haben. Möglicherweise möchten Sie das Dokument , das Sie auf die Teamwebsite verschoben haben, freigeben, um den Benutzern auf der Website einen aktualisierten, funktionierenden Link zu geben.

  • Wenn Personen dem Originaldokument gefolgt sind, funktionieren die Links zu diesem Dokument in ihren Newsfeeds nicht mehr. Um diese Zuordnung wiederherzustellen, müssen die Personen dem Dokument an seinem neuen Speicherort folgen.

  • Möglicherweise möchten Sie das ursprüngliche Dokument in OneDrive for Business durch eine ersetzen, die einfach einen Link zur neuen Datei enthält, und kündigt den neuen Speicherort an.

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