Sollte ich meine Dokumente auf OneDrive for Business oder einer Teamwebsite speichern?

Sollte ich meine Dokumente auf OneDrive for Business oder einer Teamwebsite speichern?

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Es ist verlockend, alle Ihre Dokumente auf OneDrive for Business zu speichern. Der Link zu Ihrer OneDrive for Business-Bibliothek befindet sich immer oben auf der Seite, sodass Sie bereit sind, ein Dokument aus OneDrive for Businesshochzuladen oder zu erstellen. Sie müssen jedoch darüber nachdenken, wer auf die Dokumente zugreifen kann, die Sie auf OneDrive for Business speichern. Wenn es sich bei einem Dokument um eine gemeinsame Anstrengung im Zusammenhang mit einem Projekt handelt, ist das Speichern auf einer Teamwebsite möglicherweise eine bessere Wahl.

Was ist der Unterschied zwischen OneDrive for Business und einer SharePoint-Teamwebsite?

OneDrive for Business ist ein Ort, an dem Sie Dateien von Ihrem Computer in der Cloud speichern und von jedem Gerät aus darauf zugreifen oder für andere Personen freigeben können. Als Teil von Office 365 oder SharePoint Server können Sie mit OneDrive for Business Ihre Dateien von praktisch überall aus aktualisieren und freigeben und gleichzeitig mit anderen an Office-Dokumenten arbeiten.

Eine SharePoint-Teamwebsite ist ein Speicherort, an dem Benutzer an Dateien, Dokumenten und Ideen zusammenarbeiten können. Er wird eingerichtet, um die Zwei-Wege-Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu erleichtern. SharePoint bietet eine vollständige Palette von Dokumentbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalendern, Workflows, Wikis und anderen Features, die einem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen.

Bei OneDrive for Business und einer SharePoint-Teamwebsite werden Ihre Dateien in der Cloud gespeichert. Sie können entweder OneDrive for Business oder SharePoint mit Ihrem Computer synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronisieren von OneDrive for Business-Dateien oder Synchronisieren von SharePoint-Dateien .

Speichern von Dokumenten auf OneDrive for Business

  • Die Seite "Berechtigungsstufen" wird geöffnet. Auf dieser Seite können Sie Berechtigungsstufen hinzufügen oder löschen oder vorhandene Berechtigungsstufen ändern.
    Dokumente, die Sie in OneDrive for Business platzieren, sind so lange privat, bis Sie Sie freigeben. Dadurch ist OneDrive for Business die beste Option für Entwürfe von Dokumenten oder persönlichen Dokumenten, die sonst niemand sehen muss.

  • Sie planen, Dateien freizugeben – einzeln und mit einem begrenzten Interessenkreis oder Lebenszyklus.
    Beispiel: Sie schreiben einen Blogbeitrag, der keinem Projekt zugeordnet ist, und möchten, dass ihn ein paar Kollegen überprüfen, bevor Sie ihn posten. In diesem Fall erwarten Sie, dass die für die Überprüfung vorgesehenen Personen das Dokument einmal verwenden – ohne Bedarf an zusätzlichem Speicher oder Kontextinformationen. Sie benötigen lediglich einen Link zum Dokument und die Berechtigung zum Bearbeiten.

  • Sie können keine vorhandene Teamwebsite identifizieren, zu der das Dokument gehört, und Sie glauben nicht, dass der Zweck des Dokuments die Erstellung eines neuen Dokuments rechtfertigt.

Speichern Sie Dokumente in einer Teamwebsite-Bibliothek, wenn...

  • Sie möchten, dass Teammitglieder das Dokument als für ein laufendes Projekt relevant erkennen können.

  • Sie Besitz und Berechtigungen auf einen weiteren Personenkreis ausdehnen möchten. Wenn ein Dokument für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, ist es eine gute Idee, dass andere Personen vorhanden und in der Lage sind, die Kontrolle über Vorgänge auf der Website auszuüben.

  • Hierbei sollten Berechtigungen eher auf Websiteebene statt für einzelne Dokumente gewährt werden. Wenn Personen über Zugriff auf die Teamwebsite verfügen, besitzen Sie auch Zugriff auf die auf der Website gespeicherten Dokumente.

  • Andere projektbezogene Dokumente sind bereits in der Teamwebsite-Bibliothek gespeichert, und andere Personen erwarten, dass Sie dort zu finden sind.

  • Sie möchten einen Eincheck Workflow erstellen, der das Dokument einer anderen Person zuweist.

Wenn Sie über ein kleines Unternehmen verfügen, ist es ideal, Ihre Dateispeicherung und-Freigabe so einzurichten, dass Sie OneDrive for Business und Ihre Office 365-Teamwebsite zusammen verwenden. Sehen Sie sich dieses Lernprogramm zum Anpassen Ihrer Teamwebsite an. Das Lernprogramm enthält Schritte, wie Sie Ihre Teamwebsite heraufstufen können, damit Ihre Teammitglieder schnell zwischen Ihrem OneDrive for Business-Ordner und ihrer Office 365-Teamwebsite hin und her navigieren können.

Verschieben von Dokumenten aus OneDrive for Business auf Teamwebsites

Manchmal werden einzelne Dokumente zunehmend wichtiger und für ein Projekt relevant. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, Dateien aus OneDrive for Business auf eine Teamwebsite zu kopieren.

Problembehandlung beim Verschieben von Dokumenten von OneDrive for Business

Beim Verschieben von Dokumenten aus OneDrive for Business in eine Teamwebsite-Bibliothek sind einige Punkte zu beachten:

  • Die Schritte zum Kopieren oder Verschieben von Dateien können zwischen den Versionen von OneDrive for Business und SharePoint unterschiedlich sein. Weitere Informationen finden Sie unter verschieben oder Kopieren eines Ordners, einer Datei oder eines Links in einer Dokumentbibliothek.

  • Links zum ursprünglichen Dokument funktionieren nicht mehr, da Sie das Dokument in OneDrive for Business gelöscht haben. Möglicherweise möchten Sie das Dokument , das Sie auf die Teamwebsite verschoben haben, freigeben, um den Benutzern auf der Website einen aktualisierten, funktionierenden Link zu geben.

  • Wenn Personen dem Originaldokument gefolgt sind, funktionieren die Links zu diesem Dokument in ihren Newsfeeds nicht mehr. Um diese Zuordnung wiederherzustellen, müssen die Personen dem Dokument an seinem neuen Speicherort folgen.

  • Möglicherweise möchten Sie das ursprüngliche Dokument in OneDrive for Business durch ein ersetzen, das einfach einen Link zur neuen Datei enthält, und den neuen Speicherort vorliest.

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