Seriendruck: Übereinstimmende Felder festlegen

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Um sicherzustellen, dass Word eine Spalte in der Datendatei finden kann, die jeder Adresse oder jedem Gruß Element entspricht, müssen Sie möglicherweise die Seriendruckfelder in Word mit den Spalten in der Datendatei vergleichen.

Wenn Sie in der Gruppe Felder schreiben und Einfügen auf der Registerkarte Sendungen auf Felder zuordnen klicken, wird das Dialogfeld Felder vergleichen geöffnet.

Übereinstimmende Felder festlegen (Dialogfeld)

Auf der linken Seite werden die Elemente der Adresse bzw. Grußzeile aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.

Word sucht nach der Spalte, die den einzelnen Elementen entspricht. In der Abbildung hat Word automatisch die Titel Spalte der Datendatei mit dem Höflichkeitstitel abgeglichen. Word konnte jedoch nicht mit anderen Elementen übereinstimmen. Aus dieser Datendatei kann Word beispielsweise nicht mit dem mittleren Namen übereinstimmen.

In der Liste auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die dem Element auf der linken Seite entspricht. Es ist in Ordnung, dass der Höflichkeitstitel, der eindeutige Bezeichner nicht übereinstimmt. Für Ihre Seriendruck Beschriftung müssen nicht alle Felder verwendet werden. Wenn Sie ein Feld hinzufügen, das keine Daten aus der Datendatei enthält, wird es im zusammengeführten Dokument als leerer Platzhalter angezeigt – normalerweise eine leere Zeile oder ein ausgeblendetes Feld.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen.

In Word auf der Registerkarte "Sendungen" die Gruppe "Schreib- und Einfügefelder"

Das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen wird geöffnet.

Übereinstimmende Felder festlegen (Dialogfeld)

Auf der linken Seite werden die Elemente der Adresse bzw. Grußzeile aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.

Word sucht die Spalten, die den einzelnen Elementen entsprechen. In der Abbildung hat Word die Spalte Nachname in der Datendatei automatisch dem Eintrag Nachname zugeordnet. Die anderen Elemente konnten jedoch nicht zugeordnet werden. In diesem Beispiel konnte Word das Element Vorname nicht zuordnen.

In der Liste auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die mit dem Element links übereinstimmt. In der Abbildung wurde die Spalte Name dem Element Vorname zugeordnet. Wenn Anrede, Eindeutiger Bezeichner und Weitere Vornamen nicht zugeordnet werden, ist dies kein Problem. Ihr Seriendruckdokument muss nicht alle Felder verwenden. Wenn Sie ein Feld hinzufügen, das keine Daten aus der Datendatei enthält, wird es im Seriendruckdokument als leerer Platzhalter, meist als leere Linie oder ausgeblendetes Feld, angezeigt.

Übereinstimmende Felder festlegen (Dialogfeld)

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