Senden einer E-Mail in einem Workflow

Senden einer E-Mail in einem Workflow

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Sie können verschiedene Gründe dafür haben, dass ein Workflow eine E-Mail-Nachricht senden soll. Beispielsweise könnte es sein, dass der Workflow immer dann eine Benachrichtigung an Sie senden soll, wenn er gestartet wurde.

Neues Element, das den Workflow zum Senden einer E-Mail-Nachricht auslöst

1. Der Liste oder der Bibliothek wird ein neues Element hinzugefügt, und der Workflow wird gestartet.

2. Der Workflow sendet Ihnen eine E-Mail-Nachricht, um Sie darüber zu informieren, dass er gestartet wurde.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie einen Workflow so einrichten, dass er eine E-Mail-Nachricht sendet. Außerdem wird erläutert, wie Sie Workflow-Nachschlagevorgänge verwenden, um die E-Mail zu adressieren sowie dynamischen Inhalt in den Nachrichtentext einzufügen, wozu auch das Einfügen oder Erstellen von Links gehört. Zum Schluss wird in diesem Artikel beschrieben, wie Sie den Inhalt der Nachricht formatieren können, und es werden weitere Informationen zum Arbeiten mit E-Mail-Nachrichten bereitgestellt, die von einem Workflow generiert wurden.

Inhalt dieses Artikels

Senden einer einfachen E-Mail-Nachricht aus einem Workflow

Dynamisches Auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht

Einfügen von Informationen zum aktuellen Element

Einfügen eines statischen Links

Einfügen eines Links in das aktuelle Element

Einfügen eines Bilds

Formatieren des Inhalts der Nachricht

Senden eigener benutzerdefinierter Aufgabenbenachrichtigungen

Optionen, die nicht unterstützt werden

Senden einer einfachen E-Mail-Nachricht aus einem Workflow

Durch Verwenden der Aktion E-Mail senden im Workflow-Designer können Sie einen benutzerdefinierten Workflow so einrichten, dass aus ihm E-Mail-Nachrichten an Sie oder einen anderen angegebenen Benutzer oder eine angegebene Gruppe gesendet werden. Für eine E-Mail-Nachricht sind die folgenden Felder verfügbar: An, CC, Betreff und Text. Diese Felder können sowohl statischen Text als auch Text enthalten, der dynamisch aus Workflow-Nachschlagevorgängen generiert wurde.

Sie können die Aktion E-Mail senden verwenden, um viele Arten von Nachrichten zu generieren, etwa Benachrichtigungen, die ausgelöst werden, wenn der Workflow bestimmte Phasen erreicht oder bestimmte Aktionen ausgeführt hat (z. B. das Starten und Beenden des Workflows), sowie Erinnerungen an Aufgaben, die am Fälligkeitsdatum nicht abgeschlossen sind.

Hinweis: Auf dem Server müssen zunächst die Einstellungen für ausgehende E-Mails konfiguriert werden, damit der Workflow E-Mail-Nachrichten senden kann. Wenden Sie sich an den Serveradministrator, wenn Ihnen die aktuellen E-Mail-Einstellungen des Servers nicht bekannt sind. Links zu weiteren Informationen über die Einstellungen für ausgehende E-Mails finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

In diesem Beispiel richten Sie Ihren Workflow so ein, dass er Ihnen jedesmal eine e-Mail-Benachrichtigung sendet, wenn die Ausführung für ein neues Element gestartet wird. Verwenden Sie die Version von SharePoint Designer, die Ihrer SharePoint Server-Version entspricht. Verwenden Sie beispielsweise für SharePoint Server 2010SharePoint Designer 2010. Verwenden Sie für alle Versionen nach SharePoint Server 2010, einschließlich SharePoint Server 2016 und SharePoint Online, SharePoint Designer 2013. Sie können SharePoint Designer 2013 aus dem Microsoft Download Center herunterladen und weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

Öffnen von SharePoint Designer 2013 und Herstellen einer Verbindung mit einer SharePoint-Website

SharePoint Designer 2013 wird als Office 2013-Anwendung installiert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um SharePoint Designer 2013 zu öffnen und eine Verbindung mit einer SharePoint-Website herzustellen:

  1. Öffnen Sie SharePoint Designer 2013, indem Sie es im Startmenü auswählen. Klicken Sie auf Start Symbol, klicken Sie auf Alle Programme, klicken Sie auf Microsoft Office 2013, und klicken Sie dann auf SharePoint Designer 2013.

  2. Klicken Sie auf der Startseite von SharePoint Designer 2013 auf Website öffnen .

  3. Geben Sie die SharePoint-Website ein, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten. Beispiel: http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Klicken Sie auf Öffnen , um die Website zu öffnen.

  5. Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. (Wenn die Sicherheit nicht in den Computer integriert ist, bei dem Sie sich angemeldet haben, werden Sie aufgefordert, Ihre Anmeldeinformationen einzugeben.) Stellen Sie sicher, dass Sie Anmeldeinformationen verwenden, die Zugriff auf die SharePoint-Website haben.

Erstellen eines Listen Workflows basierend auf der SharePoint-Workflow Plattform

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Knoten Workflows .

  2. Klicken Sie im neuen Abschnitt des Menübands auf die Dropdownliste Workflow , wie in der Abbildung dargestellt.

  3. <remove/align>

  4. Wählen Sie die Liste aus, die Sie dem neuen Workflow zuordnen möchten.

  5. Geben Sie im Dialogfeld Listenworkflow erstellen einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow ein, und stellen Sie dann sicher, dass der Plattformtyp auf SharePoint 2013-Workflowfestgelegt ist, wie in der Abbildung dargestellt.

Notiz

Wenn SharePoint-Workflow nicht als verfügbarer Plattformtyp angezeigt wird, ist der Workflow-Manager nicht für die Arbeit mit der SharePoint-Farm konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Workflow-Manager für die Arbeit mit der SharePoint Server 2013-Farm.

7. Klicken Sie auf OK, um einen Workflow zu erstellen.

Nachdem der Workflow erstellt wurde, können Sie Aktionen, Bedingungen, Stufen, Schritte und Schleifen zum Erstellen des Workflows hinzufügen. Diese Workflow Komponenten stehen im Menüband von SharePoint Designer 2013 zur Verfügung, wie in der Abbildung zu sehen ist.

Notiz

Das vorherige Verfahren wird verwendet, um einen Listenworkflow zu erstellen. Ein wieder verwendbarer Workflow oder ein Websiteworkflow kann mit demselben Verfahren mit der folgenden Änderung erstellt werden. Wählen Sie im Menüband anstelle der Schaltfläche "Listenworkflow" die Schaltfläche "wieder verwendbarer Workflow" oder "Websiteworkflow" aus, wenn der Workflow erstellt wird.

Weitere Informationen zur verfügbaren Liste der Workflowaktionen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

Definieren von Aktionen zum Erstellen einer "e-Mail senden"-Bedingung

  1. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf E-Mail senden.

  2. Klicken Sie in der Aktion auf diese Benutzer.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren die Option Benutzer aus vorhandenen Benutzern und Gruppen aus, oder geben Sie im Feld an ihre eigene e-Mail-Adresse ein.

    Hinweise: 

    • Um eine e-Mail-Nachricht an eine externe e-Mail-Adresse zu senden. Sie müssen in der Lage sein, Informationen vom entsprechenden e-Mail-Server abzurufen.

    • Bei der an-Adresse einer Nachricht kann es sich um eine bestimmte statische Adresse (z. b. NORTHWINDTRADERS\junmin oder Junmin@northwindtraders.com) oder um eine Workflow Suche zur Variablen Information handeln. Weitere Informationen zum Verwenden von Workflow-Lookups zum dynamischen Adressieren von e-Mail-Nachrichten, die vom Workflow gesendet werden, statt statische Adressen zu verwenden, finden Sie im nächsten Abschnitt dynamisches auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht.

    • Die Absenderadresse der gerenderten Nachricht ist immer die e-Mail-Adresse des Server Administrators, es sei denn, der Server Administrator ändert die Absenderadresse für die aktuelle Webanwendung oder alle Web Applications. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von ausgehenden e-Mails für eine bestimmte Web App.

  4. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff für die Nachricht ein, oder klicken Sie auf Daten Bindungs Schaltflächensymbol anzeigen, um eine Workflow Suche für den hier gewünschten Text zu definieren.

    Hinweis: Sie müssen etwas im Feld Betreff eingeben, damit der Workflow ordnungsgemäß kompiliert werden kann.

  5. Geben Sie im großen Feld unter dem Feld Betreff den Text direkt oder durch Einfügen ein.

    Tipp: In diesem Feld ist kein Kontextmenü verfügbar. Wenn Sie Text kopieren möchten, drücken Sie STRG+C. Wenn Sie kopierten Text einfügen möchten, drücken Sie STRG+V. Text, den Sie kopieren und einfügen, kann keine Workflow-Nachschlagevorgänge enthalten.

An diesem Punkt können Sie auf OK klicken, um die Nachricht abzuschließen.

6. kehren Sie zur Seite Workflowerstellung zurück, und klicken Sie dann auf Aktion und dann auf zu einer Bühne wechseln.

7. Klicken Sie auf "eine Stufe", und wählen Sie Ende des Workflows aus.

8. Klicken Sie auf veröffentlichen und veröffentlichen Sie den Workflow.

Andererseits ist es möglicherweise sinnvoll, den Titel des neuen Elements einzubeziehen, das den Workflow gestartet hat, oder auch einen Link zu diesem neuen Element hinzuzufügen. In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie diese Schritte ausführen, und Sie können auch die Darstellung des Nachrichtentexts formatieren. Zunächst werden Sie jedoch erfahren, wie Sie mithilfe von Workflow-Lookups Ihre Nachricht dynamisch adressieren.

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Dynamisches Auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht

Wenn Sie im An- und CC-Feld der Nachricht statische Adressen angeben, müssen Sie den Workflow jedes Mal, wenn Sie die Empfänger ändern, im Workflow-Designer öffnen und die Änderungen manuell vornehmen. Wenn sich die Adressen häufig ändern, ist es ratsam, in den Feldern An und CC Workflow-Nachschlagevorgänge zu verwenden. In Nachschlagevorgängen können Adressen aus einem Feld im aktuellen Element, aus einem Feld in einem Element in einer anderen Liste oder Bibliothek oder aus Workflowvariablen abgerufen werden.

Verwenden einer benutzerdefinierten Liste, um Empfängeradressen zu speichern

Wenn sich die Empfänger zwar regelmäßig, aber nicht besonders häufig ändern, sodass sie jedes Mal, wenn der Workflow gestartet wird, in einem Startformular (Initiierungsformular) angegeben werden müssen, können Sie eine benutzerdefinierte Empfängerliste erstellen, die ein Listenelement für jeden Workflow enthält, der darauf verweist, und dann Spalten erstellen, in denen Sie die Adressen speichern können, an die jede E-Mail-Nachricht aus jedem Workflow gesendet werden soll. Wenn sich die Empfänger für irgendeine Workflownachricht ändern, müssen Sie lediglich die Adressen im betreffenden Feld im Empfängerlistenelement für diesen Workflow ändern.

Wichtig: Die Spalten, in denen Sie Adressen für Workflow-e-Mail-Nachrichten speichern, können entweder eine Textzeile, mehrere Textzeilen oder Spalten vom Typ "Person" oder "Gruppe" sein. Wenn Sie eine Spalte "Personen" oder "Gruppen" verwenden, kann in jedem Feld nur ein Eintrag erstellt werden, auf den der Workflow auf e-Mail-Adressen verweist. Achten Sie beim Erstellen der Spalte auf Nein unter Mehrfachauswahl zulassen. Wenn Sie mit diesem Spaltentyp mehrere Empfänger angeben möchten, können Sie eine SharePoint-Gruppe erstellen, die die Personen enthält, an die der Workflow die e-Mail adressieren soll, und dann die Gruppe im Feld angeben. Achten Sie beim Erstellen der Spalte auf Personen und Gruppen unter Auswahl zulassen. Einen Link zu weiteren Informationen zum Erstellen von Listen und Hinzufügen von Spalten finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

Hinweis: Stellen Sie beim Erstellen von SharePoint-Gruppen sicher, dass jede Gruppe mindestens Leseberechtigungen für die Website hat und dass im Bereich Gruppeneinstellungen der Seite "Neue Gruppe" unter Wer kann die Mitgliedschaft der Gruppe anzeigen die Option Jeder ausgewählt ist.

So verwenden Sie einen Workflow-Nachschlagevorgang in eine benutzerdefinierte Empfängerliste

  1. Erstellen Sie im Browser eine benutzerdefinierte Liste namens "Empfänger" mit den folgenden drei Spalten:

    • Ändern Sie den Namen der Standard Titel Spalte in Workflow Name. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert. Einen Link zu weiteren Informationen zum Ändern der Spalte in einer Liste oder Bibliothek finden Sie imSiehe auch Abschnitt.

    • Hinzufügen einer Personen-oder Gruppen Spalte mit dem Namen ". In dieser Spalte können Sie die Auswahl von Personen und Gruppen zulassen, jedoch keine Mehrfachauswahl zulassen. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert.Einen Link zu weiteren Informationen zum Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek finden Sie imSiehe auch Abschnitt.

    • Hinzufügen einer einzelnen Textzeile mit dem Namen CC. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert.

  2. Erstellen Sie in der Liste "Empfänger" ein neues Element erstellen, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:

    • Geben Sie Dokumentüberprüfung im Feld Workflowname ein. "Dokumentüberprüfung" ist der Name des hier verwendeten Beispielworkflows.

    • Klicken Sie im Feld an auf Adressbuch Schaltflächensymbol , und wählen Sie dann im Dialogfeld Personen und Gruppen auswählen eine einzelne Person oder Gruppe aus, an die Nachrichten adressiert werden sollen.

    • Geben Sie im Feld CC die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, an die Kopien adressiert werden sollen, wobei Sie die Adressen durch Semikolons trennen.

  3. Folgen Sie Erstellen eines Listen Workflows basierend auf dem Abschnitt "SharePoint-Workflow Plattform <add link>", und erstellen Sie einen neuen Workflow. (Alternativ können Sie auch einen vorhandenen Workflow ändern, der zuvor erstellt wurde)

  4. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf E-Mail senden.

  5. Klicken Sie in der Aktion auf diese Benutzer.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren am Ende des Felds An auf Adressbuch Schaltflächensymbol .

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste oder aus vorhandenen Benutzern und Gruppen auswählen auf Workflow-Lookup für einen Benutzer..., und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  8. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen nach Personen oder Gruppen die folgenden Optionen aus:

    • Datenquelle: Empfänger oder der Name der benutzerdefinierten Liste.

    • Feld aus Quelle: an, oder das Feld mit der Adresse, die in der Zeile enthalten sein soll.

    • Rückgabe Feld als: Anmelde Name, dies entscheidet über das Feld Format "an" in der e-Mail.

    • Feld: Recipients: Name des Workflows

    • Wert: Geben Sie Dokumentüberprüfung oder den Namen des aktuellen Workflows ein.

      Dieser Nachschlagevorgang besagt, dass aus der Empfängerliste der Wert des Felds "An" ausgewählt werden soll, wobei der Workflowname gleich "Dokumentüberprüfung" ist.

      In der oberen Hälfte des Dialogfelds werden die Liste und die Spalte, in der unteren Hälfte des Dialogfelds wird die Zeile angegeben.

  9. Klicken Sie im Dialogfeld Nachschlagen nach Personen oder Gruppen auf OK.

  10. Klicken Sie in der Meldung über das Sicherstellen eindeutiger Nachschlagevorgänge auf OK.

  11. Klicken Sie erneut auf OK, um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen.

  12. Klicken Sie im Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren am Ende des Felds CC auf Adressbuch Schaltflächensymbol .

  13. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste oder aus vorhandenen Benutzern und Gruppen auswählen auf Workflow-Lookup für einen Benutzer..., und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  14. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Datenquelle: Empfänger oder der Name der benutzerdefinierten Liste.

    • Feld aus Quelle: CC oder das Feld, das die gewünschte Adresse in der CC-Zeile enthält.

    • Rückgabe Feld als: Anmelde Name, dies entscheidet über das Feld Format "an" in der e-Mail.

    • Feld: Recipients: Name des Workflows

    • Wert: Geben Sie Dokumentüberprüfung oder den Namen des aktuellen Workflows ein.

      Dieser Nachschlagevorgang besagt, dass aus der Empfängerliste der Wert des Felds "CC" ausgewählt werden soll, wobei der Workflowname gleich "Dokumentüberprüfung" ist.

  15. Klicken Sie auf OK, klicken Sie in der Warnmeldung erneut auf OK, und klicken Sie dann nochmals auf OK, um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen.

Wenn der Workflow nun diese E-Mail-Nachricht sendet, wird sie an die Adressen gesendet, die in den Feldern "An" und "Cc" des "Dokumentüberprüfung"-Elements in der benutzerdefinierten Empfängerliste aufgeführt sind. Sollen Empfänger geändert werden, nehmen Sie die gewünschten Änderungen einfach im Listenelement vor.

Ein einzelner Workflow kann mehrere E-Mail-Nachrichten senden, und die Nachrichten werden möglicherweise nicht alle an dieselben Empfänger gesendet. Wenn Sie zusätzliche Adressen für weitere von diesem Workflow gesendete Nachrichten speichern möchten, können Sie der Liste Spalten hinzufügen, in denen die zusätzlichen Adressen gespeichert werden. In diesem Fall können Sie den Spalten z. B. die Namen "Erste Nachricht an", "Zweite Nachricht an" usw. zuweisen.

Alternativ können Sie die Liste so gestalten, dass Sie, statt ein Element für jeden Workflow, ein Element für jede Nachricht erstellen, die der Workflow sendet. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass der Name, mit dem jede Nachricht identifiziert wird, eindeutig ist, sodass Nachschlagevorgänge, die die Adressen abrufen, den gewünschten eindeutigen Wert zurückgeben.

Verwenden des Workflowinitiierungsformulars, um Empfänger anzugeben

Sollen die Empfänger jedes Mal angegeben werden, wenn ein Workflow manuell gestartet wird, können Sie das Workflowinitiierungsformular so anpassen, dass die Adressen von der Person gesammelt werden, der den Workflow startet. Der Workflow kann dann entweder einfach die eingegebenen Adressen direkt verwenden oder diese in Felder im aktuellen Element kopieren, wo sie zu Referenzzwecken immer noch verfügbar sind, nachdem der Workflow seine aktuelle Instanz beendet hat. Ist der Workflow so eingerichtet, dass er auch automatisch startet, können Sie im Initiierungsformular Standardadressen angeben, die bei jedem automatischen Start verwendet werden.

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Einfügen von Informationen zum aktuellen Element

Bisher ist der Textkörper in der Beispielnachricht statisch: Jedes Mal, wenn der Workflow eine Instanz der Nachricht erstellt, ist der Text derselbe.

Es kann jedoch nützlich sein, Text einzufügen, der sich in Bezug auf das Element ändert, für das der Workflow derzeit ausgeführt wird. So kann es z. B. hilfreich sein, den Titel des Dokuments, das überprüft werden muss, in den Textkörper der Nachricht einzufügen. Zum Einbeziehen dieser Art von dynamischen Informationen verwenden Sie einen Workflow-Nachschlagevorgang. In Nachschlagevorgängen werden Daten aus verschiedenen Datenquellen, etwa Listen, Bibliotheken und Workflowdaten, abgerufen.

So fügen Sie den Titel des Dokuments dem Nachrichtentext hinzu

  1. Geben oder fügen Sie den statischen Text ein, in dem die Informationen aus dem Nachschlagevorgang angezeigt werden sollen.

  2. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der sich der Nachschlagevorgang befinden soll.

    Tipp: Sobald der Nachschlagevorgang eingefügt wurde, kann er nicht mehr an eine andere Position gezogen werden. (Allerdings ist es möglich, einen Nachschlagevorgang zu "verrücken", indem anderer Text um ihn herum gezogen wird.) Ebenso ist es nicht möglich, einen Nachschlagevorgang oder einen Text, der einen Nachschlagevorgang enthält, auszuschneiden, zu kopieren oder einzufügen.

  3. Klicken Sie auf nach schlagen hinzufügen oder ändern.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld nach schlagender zeichenFolge im Feld Datenquelle die Option Aktuelles Element aus, und geben Sie im Feld aus Quellfeld den Namen ein.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Die eingefügte Suche wird im Nachrichtentext angezeigt.

  7. Klicken Sie auf veröffentlichen , um den Workflow zu veröffentlichen.

Wenn der Workflow ausgeführt und die Nachricht generiert wird, wird der Nachschlagevorgang durch den Titel des Dokuments ersetzt.

Einfügen von Titel 5

Der Titel des Dokuments ist hilfreich, doch es ist möglicherweise noch nützlicher, einen Link hinzuzufügen, mit dem Sie direkt zum Dokument gelangen. Zu diesem Zweck fügen Sie eine Suche in den Hyperlink ein.

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Einfügen eines statischen Links

Sie können einen statischen Hyperlink, d. h. einen, der immer mit der gleichen Adresse oder dem gleichen Ort verknüpft ist, im Textkörper ihrer Workflow-e-Mail-Nachricht einfügen, indem Sie in der oberen rechten Ecke des Formatierungs Toolbereichs in "e-Mail-Nachricht definieren" die Schaltfläche "Link bearbeiten" verwenden. "Dialogfeld.

    
    
  1. Geben oder fügen Sie den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll.

  2. Markieren Sie den Text, und klicken Sie auf Link bearbeiten .

  3. Geben Sie im Dialogfeld Link bearbeiten die Adresse der Website ein.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Der eingefügte Hyperlink wird im Nachrichtentext angezeigt.

Hinweis: Einige textbasierte E-Mail-Programme bieten keine Unterstützung für das Rendern von HTML-Code, sodass der Link dann nicht gerendert wird.

Informationen, wie ein Workflow-Nachschlagevorgang dazu verwendet werden kann, einen dynamischen Link zu erstellen, der je nach Element, für das der Workflow aktuell ausgeführt wird, auf unterschiedliche Adressen verweist, finden Sie im nächsten Abschnitt Einfügen eines Links in das aktuelle Element.

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Einfügen eines Links in das aktuelle Element

Im vorherigen Abschnitt, Einfügen eines statischen Links, enthält die Adresse im Linkbeispiel keine variablen Informationen: Jedes Mal, wenn der Workflow die E-Mail-Nachricht sendet, verweist der Link auf dieselbe Seite.

Durch Verwenden eines Workflow-Nachschlagevorgangs können Sie jedoch einen dynamischen Link erstellen, in dem Informationen über das aktuelle Element verwendet werden, um zu entscheiden, auf welche URL verwiesen werden soll.

Wenn das aktuelle Element ein Dokument in einer Dokumentbibliothek ist

Sie könnten in das Beispiel zur Workflowstartbenachrichtigung einen Link zu dem neuen Dokument einfügen:

  1. Geben oder fügen Sie den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll.

  2. Markieren Sie den Text, und klicken Sie auf Link bearbeiten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Link Bearbeiten auf Funktion (FX).

Tipp: Sobald der Nachschlagevorgang eingefügt wurde, kann er nicht mehr an eine andere Position gezogen werden. (Allerdings ist es möglich, einen Nachschlagevorgang zu "verrücken", indem anderer Text um ihn herum gezogen wird.) Ebenso ist es nicht möglich, einen Nachschlagevorgang oder einen Text, der einen Nachschlagevorgang enthält, auszuschneiden, zu kopieren oder einzufügen.

<This sollte Point 4>

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen der Zeichenfolge im Feld DatenQuelle die Option Aktuelles Element aus.

  2. Wählen Sie im Feld aus Quelle die Option CODIERTe absolute URL aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Einfügen eines Links für Aktuelles Element 1 Einfügen eines Links für Aktuelles Element 2 Einfügen eines Links für Aktuelles Element 3

Wenn der Empfänger der Nachricht auf den Link klickt, wird das Dokument zum Anzeigen oder Bearbeiten geöffnet.

Wenn das aktuelle Element ein Listenelement ist

Wenn Sie einen Link zu einem Listenelement (z. B. eine Ankündigung oder ein Kalenderereignis) erstellen, können Sie auswählen, ob der Link das Anzeigeformular ("DispForm.aspx") oder das Bearbeitungsformular ("EditForm.aspx") des Listenelements öffnen soll.

So erstellen Sie einen Link zum Öffnen des Listenelements:

Einfügen eines Links für Listenelement 2

  1. Navigieren Sie im Browser zu der Liste, in der Sie diesen Workflow erstellen möchten.

  2. Öffnen Sie das Listenelement für ein vorhandenes Dokument in der Bibliothek. Verwenden Sie dazu Element anzeigen, wenn der Link das Anzeigeformular, oder Element bearbeiten, wenn der Link das Bearbeitungsformular öffnen soll.

  3. Kopieren Sie die Adresse in der Adressleiste ab "http:" oder "https:" bis zum ersten Gleichheitszeichen (=), wie in den folgenden Abbildungen dargestellt.

    Einfügen eines Links für Listenelement 1

  4. Einfügen eines Links für Listenelement 2

  5. Der Text ?ID= ist ein Abfragezeichenfolgeparameter, von dem die Seite angewiesen wird, das Formular für das Element in der aktuellen Liste oder Bibliothek anzuzeigen, das die auf das Gleichheitszeichen (=) folgende Listen-ID hat. Dies ist in diesem Beispiel die Listen-ID des aktuellen Elements, das durch den Workflow-Nachschlagevorgang angegeben ist.

    Hinweis: Wenn das aktuelle Element eine Aufgabe ist, die von einer der drei Aufgabenaktionen für Workflows erstellt wurde, und wenn der Link das benutzerdefinierte Aufgabenformular öffnen soll (anstelle des standardmäßigen Anzeige- oder Bearbeitungsformulars für die Aufgabenliste), lesen Sie den Abschnitt Wenn das aktuelle Element ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular ist. Für Aufgaben, die nicht durch eine Aufgabenaktion für Workflows erstellt wurden, und für die Anzeigeformulare für die Aufgaben, die über eine der Aufgabenaktionen für Workflows erstellt wurden, benötigen Sie lediglich die aktuelle Vorgehensweise.

  6. Geben oder fügen Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll (z. b. zum Anzeigen des Listenelements klicken Sie hier).

  7. Markieren Sie den Text, und klicken Sie auf Link bearbeiten .

  8. Klicken Sie im Dialogfeld Link Bearbeiten auf Zeichenfolgen-Generator für die <Don't Put "für" im bold> -Adressfeld. 

  9. Fügen Sie im Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator die Adresse ein.

  10. Positionieren Sie die Einfügemarke direkt hinter dem Gleichheitszeichen (=), und klicken Sie dann auf nach schlagen hinzufügen oder ändern.

  11. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen der Zeichenfolge im Feld Quelle die Option Aktuelles Element aus, und geben Sie dann in Feldaus Quellfeld die ID ein.

    Einfügen eines Links für Listenelement 3

  12. Klicken Sie auf OK.

    Die eingefügte Suche wird wie folgt angezeigt. Einfügen eines Links für Listenelement 4

    Wichtig: Während der aktuelle Element-ID-Nachschlagevorgang nützlich ist, um Links zum aktuellen Listenelement zu erstellen, können die folgenden Nachschlagevorgänge zu Fehlern in den gerenderten Pfaden führen, weshalb sie nicht in Links für E-Mail-Nachrichten eingefügt werden sollten: "Pfad", "Serverrelative URL", "Quell-URL" und "URL-Pfad".

  13. Klicken Sie zweimal auf OK , um zum Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren zurückzukehren.

  14. In der folgenden Abbildung sind die Linktexte für das Anzeigeformular und das Bearbeitungsformular so dargestellt, wie sie in der E-Mail-Nachricht angezeigt werden.

    Einfügen eines Links für Listenelement 5

Wenn Sie beabsichtigen, einen Link häufiger zu verwenden, lesen Sie den Abschnitt Speichern der Adresse eines Listenelements als Workflowvariable.

Wenn das aktuelle Element ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular ist

<This Abschnitt wird für die Benutzer wenig verwirrend sein, bis wir eine ausführlichere Beschreibung der Erstellung eines benutzerdefinierten Aufgabenformulars und des Erstellens von primärem/sekundärem Workflow bereitstellen. Wenn wir dieses Dokument für Knowledge-Benutzer auf 100-Ebene abzielen, werden diese Informationen möglicherweise in 300-Kenntnisse bucket>

Wenn im Workflow eine der drei Aufgabenaktionen verwendet wird, um eine Aufgabe zu erstellen, wird beim Kompilieren des Workflows automatisch ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular generiert. Wenn ein sekundärer Workflow Aufgabenerinnerungen für eine Aufgabe senden soll, die durch eine Aufgabenaktion für Workflows erstellt wurde, bietet es sich an, einen Link zu diesem benutzerdefinierten Aufgabenformular in die Erinnerungen einzufügen.

Die Standardformulare für eine Aufgabenliste, etwa "DispForm.aspx" und "EditForm.aspx", befinden sich im Ordner für diese Aufgabenliste. Ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular befindet sich dagegen in dem Ordner des Workflows, mit dem es verknüpft ist. Jede Workflowaufgabe hat ihren eigenen Inhaltstyp, und das benutzerdefinierte Aufgabenformular, das für den Inhaltstyp verwendet wird, wird durch diesen Inhaltstyp identifiziert. Da sich das benutzerdefinierte Aufgabenformular in einem anderen Speicherort befindet, unterscheidet sich das Erstellen einer URL zu diesem Formular vom Erstellen der URL zu einem normalen Anzeigeformular oder Bearbeitungsformular für ein Element.

Die URL eines benutzerdefinierten Aufgabenformulars sieht folgendermaßen aus.

URL zum Bearbeitungsformular für benutzerdefinierte Aufgabe

Platzhalter für variable Informationen sind fett formatiert und stehen in eckigen Klammern.

Das Source-Attribut gibt die Aufgabenliste an, die dem aktuellen Workflow zugeordnet ist. Wenn Sie auf dem benutzerdefinierten Aufgabenformular auf Aufgabe erledigen oder Abbrechen klicken, verwendet das Formular die Adresse aus dem Source-Attribut, um zu ermitteln, zu welcher Liste zurückgekehrt werden soll. Um einen Link zu einem benutzerdefinierten Aufgabenformular zu erstellen, können Sie die Zeichenfolge ab dem Anfang der URL bis zu ID=[Element_ID] kopieren und einfügen. Den Rest der URL (der Teil, der in diesem Beispiel hervorgehoben ist) können Sie ignorieren.

Die einfachste Möglichkeit, die URL für ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular zu erhalten, besteht darin, den Workflow einmal auszuführen, sodass er eine Aufgabe erstellt. Wenn Sie das benutzerdefinierte Aufgabenformular für diese Aufgabe im Browser öffnen, können Sie den benötigten Teil der URL kopieren, ihn im Workflow-Designer in den Textkörper der E-Mail-Nachricht einfügen und dann einen Workflow-Nachschlagevorgang hinzufügen, der die ID des Aufgabenelements bereitstellt.

So fügen Sie den Nachschlagevorgang in den Nachrichtentext ein

  1. Geben oder fügen Sie im Workflow-Designer im Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren den vollständigen Text für den Link, außer dem Nachschlagevorgang zu dem Element-ID, in den Textkörper der E-Mail-Nachricht ein.

  2. Positionieren Sie die Einfügemarke hinter dem Gleichheitszeichen (=), löschen Sie die Nummer für die aktuelle Element-ID, und klicken Sie dann auf Nachschlagevorgang in Textkörper einfügen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren im Feld Quelle die Option Aktuelles Element aus, klicken Sie in der Liste für Feld auf ID, und klicken Sie dann auf OK.

    Hyperlink zu benutzerdefiniertem Aufgabenformular mit eingefügtem ID-Nachschlagevorgang

    Bedenken Sie, dass in diesem Beispiel ein sekundärer Workflow verwendet wird, der für die Aufgabenliste ausgeführt wird, d. h., das aktuelle Element ist die Aufgabe. Ein Verknüpfen zu einem benutzerdefinierten Aufgabenformular vom primären Workflow aus, der das Aufgabenelement tatsächlich erstellt, weicht hiervon ab. Informationen zum Einrichten eines Workflows, in dem eine Daten von einem Benutzer sammeln-Aktion verwendet wird, um benutzerdefinierte Benachrichtigungen an Personen zu senden, denen die Aufgabe zugewiesen ist, finden Sie im Abschnitt Senden eigener benutzerdefinierter Aufgabenbenachrichtigungen.

    Informationen dazu, wie Sie diese Adresse so einrichten können, dass sie im selben Workflow an anderer Stelle verwendet werden kann, finden Sie im nächsten Abschnitt Speichern der Adresse eines Listenelements als Workflowvariable.

Speichern der Adresse eines Listenelements als Workflowvariable

Sie können die URL des Anzeige- oder Bearbeitungsformulars eines Listenelements in einer Workflowvariablen speichern, sodass Sie die URL an mehreren Stellen im selben Workflow verwenden können.

  1. Klicken Sie im Workflow-Designer-Fenster auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Teilzeichenfolge aus Index der Zeichenfolge extrahieren.

    Variable 1

  2. Klicken Sie auf der Bühne auf Zeichenfolge , und klicken Sie auf die Schaltfläche Ellipsen [...].

  3. Fügen Sie im Dialogfeld Zeichenfolgengenerator den statischen Teil der URL (aber nicht den Nachschlagevorgang für die aktuelle Element-ID) ein.

    Variable 2

  4. Positionieren Sie die Einfügemarke hinter dem Gleichheitszeichen (=), und klicken Sie dann auf nach schlagen hinzufügen oder ändern.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen der Zeichenfolge im Feld DatenQuelle die Option Aktuelles Element und in der Liste aus Quellfeld die ID aus.

    Variable 3

  6. Klicken Sie auf OK.

    Der Nachschlagevorgang wird dem Text im Dialogfeld hinzugefügt.

    Variable 4

  7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Zeichenfolgengenerator zu schließen.

  8. Klicken Sie auf 0, beginnend bei 0, und ersetzen Sie ihn durch 1. Hinweis <on Next line>: Sie müssen den Wert für beginnend bei auf 1 ändern, andernfalls wird eine leere Zeichenfolge angezeigt. Wenn Sie einen Wert größer als 1 verwenden, fehlen am Anfang der letzten Zeichenfolge Zeichen.

  9. Klicken Sie auf Variable: SUBSTRING in Output to Variable: SUBSTRING. Hinweis <on Next line>: Wenn bereits Variablen aus vorherigen Aktionen erstellt wurden, werden möglicherweise Variablen: substring1 angezeigt.

  10. Klicken Sie in der Liste auf Neue Variable erstellen, und geben Sie dann im Dialogfeld Variable bearbeiten einen Namen für die neue Variable ein.

  11. Stellen Sie sicher, dass Typ auf Zeichenfolge festgelegt ist, und klicken Sie dann auf OK.

  12. Die eingefügte Aktion wird wie folgt angezeigt. Variable 5

  13. Klicken Sie unter die soeben erstellte Aktion, und fügen Sie die Aktion E-Mail senden an die Aktionen ein, und klicken Sie dann in der Aktion auf diese Benutzer . Variable 6

  14. Wenn Sie die neue Variable im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren verwenden möchten, geben Sie den Text ein, in dem der Link im Nachrichtentext angezeigt werden soll, oder fügen Sie ihn ein. Markieren Sie den Text, und klicken Sie im Menü Format auf Hyperlink bearbeiten. Klicken Sie auf [FX], oder klicken Sie auf die Schaltfläche Ellipsen [...], und klicken Sie dann auf nach schlagen hinzufügen oder ändern.

  15. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen der Zeichenfolge in der Liste Daten Quellen Feld die Option Workflow Variablen und Parameter aus.

  16. Wählen Sie im Feldaus Quell Liste die Option Variable: Name der Variablen aus, und klicken Sie dann im nächsten Feld auf OK und OK .

    Variable 7 Bildschirm ' e-Mail-Nachricht definieren ' nach dem Einfügen einer Variablen

Sie können diese Variable nun an jeder Stelle im aktuellen Workflow einfügen.

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Einfügen eines Bilds

Es ist nicht möglich, ein Bild oder eine Grafikdatei in den Textkörper einer e-Mail-Nachricht einzubetten, die von Ihrem Workflow gesendet wird. Sie können jedoch eine Grafik in Ihre Nachricht einfügen, indem Sie eine Variable erstellen und die HTML-Bildmarke (<img/>) verwenden, um eine Verknüpfung mit einem Bild herzustellen, das als JPEG-Datei (JPG) gespeichert und in eine Bildbibliothek auf Ihrer Website hochgeladen wurde.

  1. Klicken Sie im Workflow-Designer-Fenster auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Workflow Variable festlegen.

  2. Klicken Sie auf Workflowvariable , und wählen Sie neue Variable erstellenaus...

  3. Geben Sie im Dialogfeld Variablen bearbeiten einen Namen für die neue Variable ein, und stellen Sie sicher, dass Typ auf Zeichenfolgefestgelegt ist, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Klicken Sie auf Wert , und klicken Sie auf die Schaltfläche "Ellipsen" [...], und fügen Sie im Fenster " Zeichenfolgen-Generator" die URL für die JPEG-Bilddatei im HTML-Tag-Format hinzu, <img src = "URL"/> Zeichenfolgen-Generator für Bild

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Die eingefügte Aktion wird wie folgt angezeigt. Einstellungs Variable zum Einfügen eines Bilds

  7. Klicken Sie auf die Aktion, die Sie soeben erstellt haben, und fügen Sie die Aktion E-Mail senden an die Aktion ein, und klicken Sie dann in der Aktion auf diese Benutzer . Einfügen einer e-Mail-Aktion

  8. Klicken Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren auf nach schlagen hinzufügen oder ändern.

  9. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolgen in der Liste Datenquelle die Option Workflow Variablen und Parameteraus.

  10. Wählen Sie im Feld aus Quellliste die Option Variable: Name der Variablen aus, und klicken Sie auf OK. E-Mail-Zeichenfolge im Bild Workflow Workflow-e-Mail-Mesage Body mit Bild

  11. Klicken Sie erneut auf OK , um das Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren zu schließen und den Workflow zu veröffentlichen.

Wenn die Nachricht gesendet wird, wird anstelle des verknüpfenden Tags das Bild aus der JPEG-Datei angezeigt.

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Formatieren des Inhalts der Nachricht

<This Abschnitt ist in SP 2013 nicht relevant, da wir alle diese Funktionen als Formatierungsleiste im Fenster "e-Mail-Nachricht definieren" haben. >

In den vorherigen Abschnitten wurden HTML-Ankertags (<a> und </a>) verwendet, um einen Link zu erstellen. Sie können weitere HTML-Tags verwenden, um die Schriftart, die Farbe, den Schriftschnitt und andere Attribute des Texts in der Nachricht anzugeben.

Da der Workflow-Designer für das Formatieren von Nachrichten nur Inlineformatvorlagen, nicht aber die externe oder eingebettete CSS-Formatierung (Cascading Style Sheet) unterstützt, müssen Sie alle gewünschten Formatierungen durch Verwenden des style-Attributs mit HTML-Tags vornehmen. Dies können Sie erreichen, indem Sie die HTML-Tags direkt im Workflow-Designer in das Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren eingeben oder den Textkörper der Nachricht in der Code- oder Entwurfsansicht erstellen und den Textkörper dann im Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren einfügen.

  1. Speichern Sie den Workflow, indem Sie auf Fertig stellen klicken.

  2. Erstellen Sie eine neue HTML-Seite.

  3. Wechseln Sie in die geteilte Ansicht, und klicken Sie dann im Bereich der Entwurfsansicht auf eine beliebige Stelle.

  4. Belassen Sie die Einfügemarke im Bereich der Entwurfsansicht, und doppelklicken Sie auf der Statusleiste auf Formatvorlagenanwendung.

    Die Symbolleiste Anwendung von Formatvorlagen wird angezeigt.

  5. Vergewissern Sie sich auf der Symbolleiste Anwendung von Formatvorlagen, dass Anwendung auf Manuell und Zielregel auf (Neue Inlineformatvorlage) festgelegt ist (siehe Abbildung).

    Symbolleiste 'Formatvorlagenanwendung' mit den korrekten Einstellungen

    Wenn Sie den Nachrichtentext in der Codeansicht und in der Entwurfsansicht formatieren, müssen Sie Formatvorlagenanwendung auf Manuell festlegen, damit Office SharePoint Designer 2007 keine CSS-Klassen hinzufügt, die vom Server nicht in Workflow-E-Mail gerendert werden können. Außerdem müssen Sie sich in der Codeansicht befinden, um in Span-Tags irgendwelchen Text einzufügen, der sich in bereits formatiertem Text befindet, für den Sie jedoch eine andere Formatierung angeben möchten. Sobald sich die Span-Tags an der richtigen Stelle befinden, können Sie in der Entwurfsansicht die gewünschte Formatierung anwenden.

  6. Formatieren Sie Text wie gewohnt mit den WYSIWYG-Tools in der Entwurfsansicht:

    • Wenn Sie Text in einem Tag, z. B. "<para>" oder "<li>", formatieren möchten, positionieren Sie die Einfügemarke in der Codeansicht, und doppelklicken Sie dann in der Toolbox auf den gewünschten Tag.

    • Alternativ können Sie den Tag eingeben und dann IntelliSense verwenden, um das style-Attribut sowie beliebige Eigenschaft/Wert-Paare einzufügen. Sie müssen Eigenschaft/Wert-Paare durch Semikolons voneinander trennen.

Einige bewährte Methoden:

  • Verwenden Sie Absatztags ("<p>" und "</p>"), um getrennte Absätze zu definieren und eine beliebige Standardformatierung für einen Absatz anzugeben, die sich von der Standardformatierung für die gesamte Nachricht unterscheidet.

  • Verwenden Sie in einem Absatz zusätzliche Span-Tags, um eine lokale Formatierung anzugeben, die von der Standardformatierung des Absatzes und der gesamten Nachricht abweicht.

  • Der Workflow-Designer rendert jeden manuellen Zeilenumbruch als zusätzlichen Zeilenumbruch in der Nachricht. Da über die Absatztags bereits ein entsprechender Abstand zwischen Absätzen hinzugefügt wird, müssen Sie alle manuellen Zeilenumbrüche aus der fertigen Version der Nachricht im Designer entfernen, damit zwischen Absätzen nicht zu viel Abstand besteht.

    Möglicherweise ist es aus Gründen der Übersichtlichkeit einfacher, den formatierten Text mit Zeilenumbrüchen zu erstellen und dann die überflüssigen Leerräume und Zeilenumbrüche zu entfernen, bevor Sie die Nachricht im Workflow-Designer abschließen.

    Diese bewährte Vorgehensweise gilt nur, wenn Sie Absatz- oder sonstige Tags einfügen, die automatisch zusätzlichen vertikalen Platz zwischen Texteinheiten hinzufügen.

In der folgenden Abbildung ist ein Beispiel für Text dargestellt, der mit HTML-Tags formatiert wird. Beachten Sie, dass keine manuellen Zeilenumbrüche vorhanden sind.

Mit HTML-Tags formatierter Text

In der vom Workflow gesendeten Nachricht wird dieser formatierte Inhalt entsprechend gerendert.

Fertige Version des HTML-formatierten Texts

Nachdem Sie sich mit dem Formatieren von Nachrichtentext vertraut gemacht haben, können Sie eine Vielzahl unterschiedlichster Nachrichtenformatvorlagen erstellen. Weitere Informationen zu einer Möglichkeit des Verwendens von Nachrichtentextformatierung finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels: Senden eigener benutzerdefinierter Aufgabenbenachrichtigungen.

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Senden eigener benutzerdefinierter Aufgabenbenachrichtigungen

<This scheint auf 300 Ebene Thema/Konfiguration für mich zu sein. Dies sollte als separater Artikel behandelt werden. Es wird für Kunden wenig schwierig sein, dem end>-Ende zu folgen.

Wenn ein Workflow eine der drei benutzerdefinierten Aufgabenaktionen verwendet, um eine Aufgabe zu erstellen und zuzuweisen, sendet die Aufgabenliste standardmäßig automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an die Personen, denen die neue Aufgabe zugewiesen ist. Wenn Sie eigene benutzerdefinierte Aufgabenbenachrichtigungen gestalten möchten, können Sie einen sekundären Workflow einrichten, der für die Aufgabenliste ausgeführt wird, um die Benachrichtigungen zu senden.

Um zu vermeiden, dass doppelte Benachrichtigungen gesendet werden, können Sie automatische Benachrichtigungen für die Aufgabenliste deaktivieren:

  • Klicken Sie auf der "Erweiterte Einstellungen"-Seite für die Aufgabenliste im Bereich E-Mail-Benachrichtigung unter E-Mail beim Zuordnen eines Besitzers versenden auf Nein.

    Hinweise: 

    • Wenn Sie die automatische Benachrichtigung deaktivieren, werden alle automatischen Aufgabenbenachrichtigungen für die Website deaktiviert, auch solche, die von den vordefinierten Workflows generiert werden, die in Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar sind.

    • Die Option "e-Mail senden, wenn der Besitzer zugewiesen wird" ist in SP 2013 nur verfügbar, nachdem Sie die Farm auf das kumulative Update vom November 2014 aktualisiert haben. <Add Link hier für November 2014 CU>

Nachdem Sie die automatischen Benachrichtigungen deaktiviert haben, können Sie einen sekundären Workflow verwenden, um dieselbe Benachrichtigung für alle Aufgaben zu senden, oder Sie können Bedingungen mit mehreren Verzweigungsaktionen oder mit mehreren sekundären Workflows verwenden, um verschiedene Typen von Benachrichtigung zu senden, die auf verschiedene Fälle abgestimmt sind.

Sie können den gleichen sekundären Workflow oder die gleichen Workflows zum Senden von e-Mail-Erinnerungen zu Aufgaben verwenden, die noch nicht abgeschlossen sind, wenn sich Ihr Fälligkeitsdatum nähert. Weitere Informationen zu sekundären Workflows finden Sie im Artikel Ende der Unterstützung für Office 2007.

Sie können Ihre benutzerdefinierten Benachrichtigungen ganz nach Ihren Vorstellungen formatieren. Zum Einstieg können Sie die HTML-Inhalte der standardmäßigen automatischen Benachrichtigungen anpassen, die Sie direkt aus dem folgenden Codebeispiel kopieren können.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Im vorstehenden HTML-Codebeispiel sind sieben Platzhalter für Nachschlagevorgänge enthalten. Die Platzhalter befinden sich in eckigen Klammern ([]). Nachdem Sie die HTML-Inhalte im Workflow-Designer in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht kopiert haben, müssen Sie die Platzhalter einschließlich den eckigen Klammern, in denen sie stehen, durch die tatsächlichen Nachschlagevorgänge ersetzen. Die Anweisungen zum Erstellen dieser Nachschlagevorgänge finden Sie in den nachfolgenden sechs Unterabschnitten. (Einer der Platzhalter, derjenige für den Dokumentnamen, wird zweimal verwendet.)

Nachschlagen des Workflownamens

Verwenden Sie diesen Nachschlagevorgang.

Nachschlagen des Namens des Workflows, der die aktuelle Aufgabe erstellt hat

Nachschlagen des Erstellungsdatums der Aufgabe

Verwenden Sie diesen Nachschlagevorgang.

Nachschlagen des Erstellungsdatums der aktuellen Aufgabe

Nachschlagen des Dokumentnamens (wird zwei Mal verwendet)

Verwenden Sie diesen Nachschlagevorgang.

Nachschlagen des Dokumentnamens

Nachschlagen der Dokument-URL

Verwenden Sie diesen Nachschlagevorgang.

Nachschlagen der Dokument-URL

Nachschlagen des benutzerdefinierten Aufgabenformulars

Dieser Nachschlagevorgang wird als Teil der URL für das benutzerdefinierte Aufgabenformular eingefügt, das vom aktuellen Workflow erstellt wird, wie im früheren Abschnitt Wenn das aktuelle Element ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular ist bereits erläutert wurde.

Der Nachschlagevorgang selbst sieht wie folgt aus.

Nachschlagen der ID des aktuellen Elements

Und die gesamte Adresse sieht ungefähr wie folgt aus:

Adresse für benutzerdefiniertes Aufgabenformular mit eingefügtem ID-Nachschlagevorgang

Nachschlagen des Anzeigeformulars für das Dokumentelement

Dieser Nachschlagevorgang wird als Teil der URL für das Anzeigeformular des Aufgabenelements eingefügt, wie im früheren Abschnitt Wenn das aktuelle Element ein Listenelement ist bereits erläutert wurde.

Der Nachschlagevorgang selbst sieht wie folgt aus.

Nachschlagen der ID des aktuellen Elements

Und die gesamte Adresse sieht ungefähr wie folgt aus:

Adresse für das Anzeigeformular des Dokumentelements mit eingefügtem ID-Nachschlagevorgang

Wenn sich alle Nachschlagevorgänge an der gewünschten Stelle befinden, sieht die gerenderte benutzerdefinierte Aufgabenbenachrichtigung wie folgt aus.

Fertige Version der benutzerdefinierten Benachrichtigung

Sie können diese Nachricht anpassen, indem Sie weitere Anweisungen oder Informationen hinzufügen oder das Erscheinungsbild der Nachricht durch Formatieren des Texts ändern. Mit den Tools, die Sie in diesem Artikel kennen gelernt haben, können Sie nun Ihre Workflows so einrichten, dass sie genau die gewünschten Nachrichten senden.

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Optionen, die nicht unterstützt werden

Die folgenden Optionen werden von der aktuellen Version der Aktion E-Mail senden nicht unterstützt:

  • Angeben einer Adresse in der Von-Zeile. (E-Mail-Nachrichten, die vom Workflow gesendet wurden, enthalten immer die E-Mail-Adresse, die der Serveradministrator in der Von-Zeile angegeben hat. Diese Einstellung kann nur vom Serveradministrator geändert werden, und sie kann nur für die Benachrichtigungen in der aktuellen Webanwendung geändert werden, nicht pro Workflow.)

  • Einfügen eines Links auf die Workflow Status Seite (Es gibt keine Möglichkeit, eine Workflow Suche zu verwenden, um den Wert der WorkflowInstanceID-Variablen in der Abfragezeichenfolge anzugeben.) < dies scheint möglich now>

  • Verwenden eines eingebetteten Cascading Stylesheets (CSS), um Nachrichteninhalt zu formatieren. (Text kann mithilfe des style-Attributs formatiert werden, aber der <style>-Tag und CSS-Klassen werden nicht unterstützt.)

  • Verwenden eines Workflow-Nachschlagevorgangs im Feld An oder CC, der auf eine "Person oder Gruppe"-Spalte verweist, die mehrere Werte enthält.

  • Angeben eines Bcc-Empfängers (Blindkopie) für eine Nachricht. (Ein Entwickler kann die .ACTIONS-Datei auf dem Server so ändern, dass sie ein Bcc-Feld enthält. Im Workflow-Designer kann diese Änderung nicht vorgenommen werden.)

  • Einfügen einer anderen Datei mit einer Nachricht als Anlage.

  • Einbetten von Bild- oder Grafikdateien in eine Nachricht. (Sie können eine Verknüpfung zu einem Bild erstellen. Informationen hierzu finden Sie im früheren Abschnitt Einfügen eines Bilds.)

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Siehe auch

Schrittweise Anleitung für SharePoint 2013: Einrichten der Einstellung für ausgehende E-Mails

Einführung in SharePoint Designer

Konfigurieren von ausgehenden e-Mails für eine bestimmte Web App

Konfigurieren des Workflow-Managers für die Arbeit mit der SharePoint Server 2013-Farm

Kurzübersicht über Workflow Aktionen

Erstellen einer Liste in SharePoint

Erstellen einer Spalte in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek

Ändern einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek

Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds in SharePoint Online, SharePoint 2016 und SharePoint 2013

Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds in SharePoint 2010

Grundlegende Tipps zur Problembehandlung

Die folgende Liste mit Fragen kann Ihnen helfen, die Ursache eines Problems bei der Erstellung eines Workflows zu ermitteln:

  1. Können Sie einen anderen Workflowtyp in derselben Liste erstellen? Versuchen Sie beispielsweise, einen Genehmigungsworkflow zu erstellen.

  2. Können Sie denselben Workflow erstellen:

    • in einer anderen Liste auf der gleichen Website?

    • auf einer anderen Website unter der gleichen Websitesammlung?

    • auf einer anderen Websitesammlung unter derselben Webanwendung?

    • in einer anderen Webanwendung?

    • Sie haben sich mit einem anderen Konto angemeldet?

    • Verwenden Sie einen anderen Computer?

Erweiterte Tipps zur Problembehandlung

Wenn keiner der grundlegenden Tipps zur Problembehandlung die Ursache für ein Workflow Problem ermitteln kann, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen auf Website-und Workflowebene verfügen. Wechseln Sie zu Websiteeinstellungen _GT_ Websiteberechtigungen _GT_ überprüfen von Berechtigungen/Listeneinstellungen _GT_ Berechtigungen für diese Liste, und überprüfen Sie, ob die Ergebnisse der Berechtigungen überprüfen mit folgendem übereinstimmen:

    1. Minimale Berechtigungen zum Entwerfen eines Workflows (speichern und veröffentlichen):

      1. auf der SharePoint-Website: Entwurf

      2. in der SharePoint-Liste: Bearbeiten

    2. Minimale Berechtigungen zum Starten eines Workflows:

      1. auf der SharePoint-Website: nur anzeigen/lesen

      2. in der SharePoint-Liste: Contribute

  2. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen für ausgehende e-Mails auf den richtigen Exchange-Server festgelegt sind.

    1. Öffnen der Eingabeaufforderung als Administrator

    2. Führen Sie nslookup <Exchange Server address> aus. Beispiel: nslookup Exch.contoso.com

    3. Die aufgelöste IP-Adresse des _Z0Z_ -Servers sollte in der Ausgabe angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich an Ihren Exchange-Administrator, und Fragen Sie nach dem richtigen Exchange Fully QUALIFIED Domain Name (FDQN).

  3. Senden Sie eine e-Mail mit der SendEmail -Funktion der Dienstprogramm Klasse mit der SharePoint-Verwaltungsshell, und führen Sie die folgenden Schritte aus.

    1. Öffnen Sie die SharePoint-Verwaltungsshell als Administrator. (Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SharePoint Management Shell > als Administrator ausführen)

    2. Führen Sie das folgende Skript aus. Wenn das Skript mit " true " antwortet und der Benutzer eine e-Mail von SharePoint empfängt, wird SMTP in SharePoint ordnungsgemäß konfiguriert.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Senden Sie eine e-Mail mithilfe der SMTP-Funktionalität an denselben Benutzer vom SharePoint-Server. Führen Sie die Schritte unter Verwenden von Telnet zum Testen der SMTP-Kommunikationaus.

Hinweis: Standardmäßig erstellt SharePoint keine Protokolleinträge für ausgehende e-Mails. SharePoint sendet keine e-Mails direkt. Die e-Mail-Nachrichten werden über den in Zentraladministration konfigurierten SMTP-Server (Exchange ) weitergeleitet. Führen Sie die vorstehenden Schritte zur Problembehandlung bei diesem Workflow aus.

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