Projektmanagementziel: Kosten und das Budget verwalten

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icon: Manage costs

Wenn Ihr Projektkosteninformationen für die Budgetierung oder für die Nachverfolgung der Projektleistung enthält, wird Ihnen diese Information nicht viel nützen, es sei denn, Sie können Sie anzeigen und analysieren. Ohne ein fundiertes Verständnis der Kosten für ein Projekt kann das Projekt schnell scheitern und unrentabel werden.

Dieser Artikel ist eines von vielen Projektmanagement Zielen im Projektwegweiser.

Beispiele aus der Projektverwaltung. . .

Beispiel 1: der versehentliche Projektmanager   : Sie sind ein Beschäftigter Mensch mit zu viel zu tun, und plötzlich übergibt Ihnen der Boss einen Projektplan und fordert Sie auf, die Kosten für das Projekt nachzuverfolgen. Wenn Sie mit dem Erstellen von Projekten vertraut sind, können Sie mit dem Hinzufügen von Kosten in Microsoft Project so hart wie möglich sein, ohne den zusätzlichen Alptraum zu verfolgen.

Das Nachverfolgen von Kosten in Microsoft Project ist jedoch nicht schwieriger als die Nachverfolgung der Arbeit in einem Projekt. Außerdem wird für ihren Boss wahrscheinlich keine komplizierte Ertragswert Analyse oder eine größere Portfolio Behandlung erwartet. Hier sind ein paar Grundlagen, die Sie zuerst kennen sollten.

  • Wissen, welche Kosten es gibt    Zunächst sollten Sie wissen, welche Kosten und welche nicht. Die wichtigsten Kosten in einem Projekt sind die Kosten für die Arbeit der Mitarbeiter an Projekten sowie die Honorare des Beraters sowie die Kosten der Anbieter von Personen und Organisationen, mit denen Sie sich beauftragen.
    Es gibt auch Kosten, die mit Materialien wie Zement, Tafeln, Gerüsten, schweren Geräten und Computern verbunden sind. Wenn Sie Vorhaben, im Auftrag des Projekts Geschäftsreisen durchführen zu können, müssen Sie die Kosten für fluggeld, Autovermietung und Unterkünfte als Kosten berücksichtigen, die auch dem Projekt hinzugefügt werden müssen.

  • Eingeben von Kosten     OK, jetzt wissen Sie alles über die Kosten. Wo kann ich Sie in Microsoft Project eingeben? Die Links zum Ende dieses Artikels helfen Ihnen. Im Allgemeinen werden die meisten Kosteninformationen in die Ressourcentabelle eingegeben. Sie haben angegeben, ob es sich um Kosten für stündliche Mitarbeiter, Angestellte, vertragliche Kosten für Berater, feste oder einmalige Kosten für Projektmaterialien usw. handelt.

  • Anzeigen von Kosteninformationen nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie Sie prüfen, um festzustellen, ob diese angepasst werden müssen, um Ihr Kosten Ziel zu erfüllen. An einem bestimmten Punkt werden die Beteiligten nach diesen Informationen suchen.

  • Berichts Kosteninformationen    EINE schnelle Möglichkeit zum Erstellen einer eindrucksvollen Darstellung der Kosteninformationen ist das Exportieren von Kosteninformationen nach Excel und das anschließende Erstellen von Sparklines. Im folgenden finden Sie ein Beispiel für Kosteninformationen, die aus der Kostentabelle in Project kopiert und in Excel 2010 mit einer für diese Datei erstellten sparkline eingefügt wurden, die die relativen Ausgaben der Typen zeigt.
    Einfaches Nachverfolgen von Kosten

Im folgenden werden drei Schritte beschrieben, die Ihnen helfen können, ihre Kosten zu steigern.

  1. Einfache Start    Schritte Sie müssen nicht alle Kosten eingeben, um das grundlegende Kostenmanagement in Project kennenzulernen. Beginnen Sie mit grundlegenden Kosten wie z. b. dem Gehalt einer Person mithilfe der RessourcenTabelle. Weisen Sie diese Ressource dann einigen Aufgaben zu, um sich über die Relation von Arbeit zu Dauer und Kosten zu informieren. Öffnen Sie nun das Dialogfeld Projektinformationen (Klicken Sie auf die Registerkarte Projekte, klicken Sie auf Projektinformationen, und klicken Sie dann auf erweitert ). UnterSuchen Sie die Gesamtwerte für die Dauer, die Arbeit und die Kosten Ihres Projekts. Wechseln zwischen der RessourcenTabelle und dem Dialogfeld ProjektInformationen, indem Sie gehaltsänderungen in der Ressourcentabelle vornehmen und die Summen Änderung im Dialogfeld ProjektInformationen anzeigen.
    Dialogfeld 'Projektinformationen'

  2. Erweitern Ihrer Kenntnisse    Wenn Sie mit den Kosten vertrauter werden, beginnen Sie mit dem Hinzufügen von Kosten FIR-Flug Hotel Unterkünfte, Fixkosten für Reservierungen und möglicherweise Anbieter Kosten wie Catering, Zelt anzeigen usw. Sie müssen nicht Einmalkosten eingehen oder einen Basisplan für Sie erstellen (es sei denn, Sie möchten die robusteren Budgetierungs Features von Project verwenden).

  3. Lernen Sie von Experten    Lesen Sie den nächsten Abschnitt, um zu erfahren, wie sich die Experten mit Kosten befassen (Hinweis: Dies ist auch nicht über ihre Reichweite hinaus).

Beispiel zwei: Sie sind ein erfahrener Projektmanager   : Sie sind schon seit langem Projektmanager und haben in der Vergangenheit komplizierte Projektmanager-Software verwendet. Sie kennen sogar den Unterschied zwischen BAC von EAC und können den Nettobarwert eines Projekts wie niemandes Unternehmen berechnen.

Jetzt möchten Sie herausfinden, wie dasselbe in Project 2010. Sie werden feststellen, dass Project stabile Features für die Steuerung Ihres Budgets bietet, indem Sie Änderungen an Ihren Kosten-und Kostenbasis Werten verwalten.

Beachten Sie jedoch, dass je größer und komplizierter Ihre Organisation sind, desto mehr müssen Sie sich um die Eingabe, Analyse und Steuerung der Kosten kümmern.

  • Überprüfen von Verlaufsdaten    Wenn Sie die Kosten Historie ähnlicher Projekte untersuchen, können Sie die Kosten in einem aktuellen Projekt besser einschätzen. Wenn Ihre Organisation über PMO (Project Management Office) verfügt, konsultieren Sie Sie über ihre Kosten und Budgetanforderungen. Ein Aspekt einer Organisation mit ausgereifter Projektmanagement Praxis ist eine sich ständig entwickelnde Vergangenheit von Projekten, damit Fehler nicht wiederholt werden und Erfolge fortgesetzt werden.

  • Eingeben von Kosten     Die meisten Informationen werden in die Ressourcentabelle eingegeben. Sie haben angegeben, ob es sich um Kosten für stündliche Mitarbeiter oder um feste oder einmalige Kosten für Projektmaterialien handelt. Vergessen Sie nicht die anderen Kosten, die am Projektmanagement beteiligt sind: Kosten für Kontrakte, Kosten oder Eventual Reserven für Vorgänge mit hohem Risiko, Kosten für Versicherungen oder Obligationen.
    Das Nachverfolgen und Verwalten von Kosten, insbesondere bei der Ertragswertanalyse, setzt voraus, dass Sie Kosteninformationen für Ressourcen eingeben, die Vorgängen zugeordnet sind. Außerdem müssen Sie Basisplan festlegen.

    Warnung: Ihre Organisation hat möglicherweise strenge Richtlinien hinsichtlich der Kosten, die durch vertragliche Verpflichtungen entstehen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Unternehmensrichtlinien umfassend verstehen, wenn Sie Verträge mit, beispielsweise einem Lieferanten, und über welchen Vertragstyp Sie eingehen können. .

  • Erstellen Sie einen Basisplan   . Wenn Sie nach dem Eingeben von Kosten keinen Basisplan erstellen, können Sie diese nicht analysieren oder steuern. Ein Basisplan ist der Plan, der von allen Anspruchsgruppen genehmigt wurde. Dies wird in Project auf der Registerkarte Projekt festgelegt. Beachten Sie, dass Sie beim Festlegen eines Basisplans mit Project den Basisplan nicht nur für Kosten, sondern auch für Vorgangsdauer und Arbeitsschätzungen festlegen.

  • Überprüfen Sie Ihre Kosten immer    Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie Sie prüfen, um festzustellen, ob diese angepasst werden müssen, um Ihr Kosten Ziel zu erfüllen. An einem bestimmten Punkt werden die Beteiligten nach diesen Informationen suchen.

  • Überprüfen der Kostenanforderungen mithilfe eines Experten     Verwenden Sie ein erfahrenes und geschultes Teammitglied, um die Kostenvoranschläge für Vorgänge und Ressourcen zu überprüfen. Größere Organisationen verwenden ein PMO (Project Management Office), oder Sie stellen ein professionelles Schätzer ein.

  • Grundlegendes zum Ertragswert    Ertragswert ist ein Branchenstandard für die Analyse von Kostenabweichungen während der gesamten Projektdauer. Sie möchten nicht am Ende Ihres Projekts feststellen, dass Sie über budgetieren und hinter dem Zeitplan stehen.

  • Exportieren von Kosteninformationen in andere Programme    Möglicherweise möchten Sie Kosteninformationen für weitere Analysen in ein anderes Programm exportieren. EIN schnelles Tool, das Sie verwenden können, sind Sparklines in Excel 2010. In diesem Beispiel werden Sparklines für Ertragswertinformationen angezeigt, die von Project in Excel kopiert wurden.

    EWM in Excel mit Sparklines Sie können auch visuelle Berichte in Project verwenden, um ein ausgereifteres PivotChart des Ertragswerts (gemeinhin als S-Kurve bezeichnet) zu erstellen.


    Ertragswerttabelle in Excel

  • Sie können Ihre Projektdaten auch weiter verwenden und eine erweiterte Analyse mit ANOVA oder Monte Carlo erstellen. Der Himmel ist die Grenze für die Analyse von Projektinformationen.

Inhalt dieses Artikels

Schritt 1: eingeben und Anzeigen von Kosten in Ihrem Projekt

Schritt 2: Verwalten von Kosten

Schritt 1: eingeben und Anzeigen von Kosten in Ihrem Projekt

Eingeben von Kosten für Ressourcen

Erste Schritte: Sie müssen die Kosten für alle Personen, die Ausrüstung und andere Ressourcen im Projekt eingeben.

Anzeigen von Kosten

Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie Sie prüfen, um festzustellen, ob diese angepasst werden müssen, um Ihr Kosten Ziel zu erfüllen.

Definieren der Fälligkeit von Kosten

Angeben, wann die Istkosten für Ihr Projekt berechnet werden (am Anfang, Ende oder im gesamten Projekt), können Sie bei der Erstellung eines Cashflow-Plans unterstützen.

Drucken einer Ansicht oder eines Berichts

An einem bestimmten Punkt möchten Sie die Projektkosten an andere Personen in Ihrer Organisation melden.

Erstellen von grafischen Berichten

Sie können die Projektkosteninformationen nach Visio oder Excel exportieren, um Sie zu melden oder weitere Analysen auszuführen.

Erstellen oder Aktualisieren von Basis- und Zwischenplänen

Wenn Ihre Kostenschätzungen mit Ihrem Kosten Ziel in Verbindung stehen, können Sie Sie als Basisplan festlegen. Auf diese Weise können Sie Ist-Kosten mit dem ursprünglichen Plan vergleichen, während das Projekt fortschreitet.

Vergleichen von zwei Versionen eines Projekts

Mit dem Feature Versionen vergleichen in Project vergleichen Sie die Kosten eines Projekts mit einem früheren Projekt.

Überprüfen Sie den Fortschritt des Terminplans

Wenn Sie überPrüfen möchten, wie die Vorgänge in Ihrem Zeitplan ausgeführt werden, erfahren Sie, wo die Kosten liegen.

Sehen Sie, was den Endtermin des Projekts steuert (kritischer Weg).

Text

Die Aufgabe im kritischen Pfad kann die meisten Auswirkungen auf die Gesamtkosten des Projekts haben. Erfahren Sie, wie Sie Sie erkennen.

Ausblenden einer Spalte in einer Ansicht

Text

Das Ausblenden von Spalten ist eine effektive Möglichkeit, um vorübergehend zu verhindern, dass die Informationen von anderen Personen angezeigt werden. Keine Sorge – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten nicht gelöscht.

Schritt 2: Verwalten von Kosten

ÜberPrüfen der Projektkosten

Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie Sie prüfen, um festzustellen, ob diese angepasst werden müssen, um Ihr Kosten Ziel zu erfüllen.

Definieren der Fälligkeit von Kosten

Angeben, wann die Istkosten für Ihr Projekt berechnet werden (am Anfang, Ende oder im gesamten Projekt), können Sie bei der Erstellung eines Cashflow-Plans unterstützen.

Erstellen oder Aktualisieren von Basis- und Zwischenplänen

Wenn Ihre Kostenschätzungen mit Ihrem Kosten Ziel in Verbindung stehen, können Sie Sie als Basisplan festlegen. Auf diese Weise können Sie Ist-Kosten mit dem ursprünglichen Plan vergleichen, während das Projekt fortschreitet.

Überprüfen Sie den Fortschritt des Terminplans

Wenn Sie überPrüfen möchten, wie die Vorgänge in Ihrem Zeitplan ausgeführt werden, erfahren Sie, wo die Kosten liegen.

Analysieren der Projektleistung mit der Ertragswertanalyse

Eine Ertragswertanalyse gibt an, wie viel des Budgets im Hinblick auf den Umfang der bisher geleisteten Arbeit und die geplanten Kosten für den Vorgang, die Zuordnung oder die Ressourcen ausgegeben werden sollte.

Erfahren Sie mehr über erweiterte Prinzipale der Ertragswertanalyse (Blog)

Erfahren Sie, wie Sie Ihren Terminplan in ein Format exportieren, das UN/CEFACT konform ist (UNO-Zentrum für Handel Faciltation und Electronic Business).

Sehen Sie, was den Endtermin des Projekts steuert (kritischer Weg).

Text

Die Aufgabe im kritischen Pfad kann die meisten Auswirkungen auf die Gesamtkosten des Projekts haben. Erfahren Sie, wie Sie Sie erkennen.

Ausblenden einer Spalte in einer Ansicht

Text

Möglicherweise möchten Sie nicht, dass jeder in Ihrer Organisation Kosteninformationen, besondere Kosten aus den Löhnen von Personen, Kosten aus externen Lieferverträgen oder Unternehmensbudgets einsehen kann. Das Ausblenden von Spalten ist eine effektive Möglichkeit, um vorübergehend zu verhindern, dass die Informationen von anderen Personen angezeigt werden. Keine Sorge – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten nicht gelöscht. Daten können nur aus Project gelöscht werden, wenn Sie Zeilen oder Zellen von Daten manuell hervorheben, nicht ganze Datenspalten.

Erstellen eines visuellen Berichts mit Projektdaten in Excel

Sie können Projektdaten nach Excel exportieren. Wenn Sie beispielsweise eine Ertragswertanalyse analysieren, können Sie diese Informationen exportieren, um eine standardmäßige S-Kurve der Ertragswertinformationen für die weitere Analyse anzuzeigen.

Verwenden von Sparklines in Excel 2010 zum Steuern von Kosten

Text

Möglicherweise möchten Sie nicht, dass jeder in Ihrer Organisation Kosteninformationen, besondere Kosten aus den Löhnen von Personen, Kosten aus externen Lieferverträgen oder Unternehmensbudgets einsehen kann. Das Ausblenden von Spalten ist eine effektive Möglichkeit, um vorübergehend zu verhindern, dass die Informationen von anderen Personen angezeigt werden. Keine Sorge – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten nicht gelöscht. Daten können nur aus Project gelöscht werden, wenn Sie Zeilen oder Zellen von Daten manuell hervorheben, nicht ganze Datenspalten.

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