Projektmanagement-Zielsetzung: Hinzufügen und Zuordnen von Personen zu Vorgängen

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Hinzufügen von Ressourcen zu einem Projekt

Wenn Sie Personen für die Arbeit an Ihrem Projekt vorsehen, bedenken Sie zwei Punkte:

  1. Sie müssen Ihrem Projektplan zuvor Personen hinzufügen. . .

  2. Sie sie zur Arbeit an Vorgängen zuweisen.

Dieser Unterschied führt häufig bei der Verwendung von Projektmanagementsoftware zu Verwirrungen.

Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement.

Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen ...

Wenn Sie noch kein erfahrener Projektmanager sind Wenn Sie ein Neuling im Projektmanagement sind, stellen Sie vielleicht fest, dass mehr zu bedenken ist als nur das Hinzufügen von Vorgängen, die Anzahl der auf sie anzusetzenden Personen, die Einplanung der freien Tage und Urlaubstage von Mitarbeitern und das systematische Erfassen von persönlichen Informationen, wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Gehaltsinformationen am richtigen Ort.

Mit den folgenden Tipps finden Sie den Einstieg:

  • Lernen Sie, welche Ressourcenarten Sie Vorgängen zuordnen können    Nachdem Sie die benötigten Informationen zu Projektvorgängen zusammengestellt haben, identifizieren Sie die Art der benötigten Ressourcen.

    • Personalressourcen    Dies sind die Ressourcen, an die man normalerweise bei der Arbeit an Vorgängen denkt. Projektmanager nennen diese manchmal auch Arbeitsressourcen, im Gegensatz zu Material und Ausrüstung.

    • Enterprise-Ressourcen    Diese Ressourcen sind Arbeitsressourcen, die in einer Organisation übergreifend verwaltet und eingesetzt werden. Enterprise-Ressourcen werden in Project Professional verwendet.

    • Materialressourcen    Diese Ressourcen schließen Computer oder Geräte, die zum Durchführen der Arbeit an Vorgängen benötigt werden, ein.

    • Generische Ressourcen    Diese Ressourcen geben Personalanforderungen für Vorgänge an, nicht aber bestimmte Einzelpersonen, wie Zimmerleute oder Entwickler.

  • Bedenken Sie, wie sich die Anzahl der Ressourcen auf die Dauer ändert Wenn Sie mehrere Ressourcen zu einem Vorgang hinzufügen, wird davon ausgegangen, dass sich die Dauer eines Vorgangs verkürzt. In vielen Fällen kann das Hinzufügen von Personen zu einem Vorgang jedoch den gegenteiligen Effekt haben. Sie kann zusätzliche Kosten, zusätzliche Kommunikation und andere Ineffizienzen hinzufügen. Beispielsweise wird das Design einer neuen Mautbrücke wahrscheinlich nicht schneller gehen, wenn Sie die Anzahl der Architekten für das Projekt verdoppeln. In Project können Sie steuern, was mit Vorgangsdauern geschieht, nachdem Sie Aufgaben hinzugefügt haben.

  • Bedenken, wie sich die Funktionen einer Person auf die Vorgangsdauer auswirken Die Benutzererfahrung kann sich direkt auf die Dauer der Aufgabe auswirken. Sie können davon ausgehen, dass eine Person mit einer fünfjährigen Erfahrung eine Aufgabe in kürzerer Zeit als jemand mit zwei abgeschlossen hat.

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind Wenn Projekte größer werden, gibt es noch einiges zu denken. Sie müssen nun die Verwendung von Ressourcen in anderen Abteilungen, die Einstellung von Anbietern, die Nachverfolgung einer hundertjährigen Arbeit, das Generieren von Berichten für Führungskräfte und zahlreiche andere Komplexitäten, über die Sie noch nicht einmal nachgedacht haben, machen. Glücklicherweise verfügt Microsoft Project über die erforderlichen Tools für Experten.

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihr Wissen bereichern können.

  • Überprüfen und verfeinern Sie die Schätzungen zur Projektdauer    Verwenden Sie die Informationen, die Sie zum aktuellen Projekt und zu ähnlichen Projekten gesammelt haben, um Ihre Schätzung der Projektdauer zu konkretisieren. Die Genauigkeit Ihre Schätzungen in Bezug auf die Ressourcenanforderungen (und letztendlich auch in Bezug auf die Projektkosten) sind weitestgehend von der Genauigkeit Ihrer Schätzung der Projektdauer abhängig.

  • Überwachen des Fortschritts von Ressourcen    Vergewissern Sie sich, dass die an Ihrem Projekt beteiligten Personen regelmäßig Aktualisierungen des Vorgangsstatus senden. Mit den Ansichten und Berichten in Microsoft Project verlieren Sie nicht aus dem Blick, wer was macht.

  • Ermitteln von Problemen mit der Ressourcenüberlastung    Project kann Ihnen dabei helfen, zu ermitteln, wann Personen an zu vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten.

  • Behalten Sie die Basispläne im Auge    Basispläne ermöglichen eine Momentaufnahme Ihres Projekts, sodass Sie schon zu Beginn den aktuellen mit dem geplanten Fortschritt vergleichen können.

  • Verteilen von Arbeit durch Abgleich    Wenn Mitarbeiter an zu vielen Vorgängen zugleich arbeiten, kann Project die Zuordnungen mit dem Ziel einer realistischeren Arbeitsbelastung ausgleichen. Das Ausgleichen von Ressourcenzuordnungen stellt eine Möglichkeit für einen Lastenausgleich dar.

  • Exportieren von Projektdaten nach Excel zur weiteren Analyse Excel kann Sie unterstützen, wenn Sie weitere Analyse von Project-Informationen benötigen. Beispielsweise können Sie Vorgangs-und Ressourceninformationen für erweiterte Ertragswertberichte nach Excel zu exportieren und die Informationen dann mithilfe von Sparklines anzeigen, um zu sehen, wie die Kosten im Verhältnis zum erledigten Arbeitsaufwand ausgegeben werden.Schulen von Mitarbeitern zum Erwerb neuer Qualifikationen große Organisationen investieren Zeit und Geld, ihre Mitarbeiter für neue Fähigkeiten erwerben und in verschiedenen Umgebungen zu schulen.

      Verwenden von Sparklines im Projektmanagement

    Schulung der Mitarbeiter      Große Unternehmen investieren Zeit und Geld in die Schulung ihrer Mitarbeiter, damit sie umgebungsübergreifend eingesetzt werden können. Die Schulung kann eine kostengünstige Möglichkeit zur Verbesserung der Leistung als die Einstellung neuer Personen sein.

Schritt 1: Hinzufügen von Personen zu Ihrem Projekt

Hinzufügen von Personen zum Projekt

Sie müssen Personen sowie auch andere Ressourcen zum Projekt hinzufügen, bevor Sie sie der Arbeit an Vorgängen zuordnen können. Die anderen Ressourcen können Materialressourcen, wie Zement oder Farbe, oder Kostenressourcen, wie Flugkosten und Essen, enthalten.

Ändern von Arbeitstagen für den Projektkalender

Nachdem Sie einem Projekt Personen hinzugefügt haben, ändern Sie deren Arbeitskalender, um die Arbeitszeit zu berücksichtigen. In Project wird davon ausgegangen, dass die meisten Personen eine Standardwoche, Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr, arbeiten. Sie müssen sich aber nicht an diesen Arbeitsplan halten.

Hinzufügen von Feiertagen und Urlaubstagen

Wir alle brauchen Urlaub. Wir alle werden krank. Und wir alle mögen unsere Feiertage. Erfahren Sie, wie Sie diesen ungeplanten Zeitraum berücksichtigen, indem Sie ihn dem Terminplan hinzufügen.

Gemeinsames Verwenden von Personen mithilfe eines Ressourcenpools

Sie können Ihrem Projekt Personen aus einem Ressourcenpool hinzufügen. Ein Ressourcenpool ermöglicht Ihnen, alle Informationen zu Personen in einer Project-Datei, die einen Bestandteil von Hauptprojekten bildet, zu speichern.

Ausblenden einer Spalte mit sensiblen Informationen

Sie können einem Projekt sensible Informationen, wie Gehälter und Telefonnummern, hinzufügen, diese Informationen aber in Ansichten ausblenden – ohne die Informationen zu verlieren.

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Schritt 2: Zuordnen von Personen und anderen Ressourcen zu Vorgängen

Zuordnen von Personen zur Arbeit an Vorgängen

Nachdem Sie Ihrem Projektplan Vorgänge hinzugefügt haben, können Sie damit beginnen, Personen zur Arbeit an diesen zuzuweisen.

Anzeigen der Ressourcenarbeitsauslastungen und -verfügbarkeit

Sie können überlastete oder unter lastete Ressourcen in einem Projekt oder projektübergreifend finden und feststellen, ob die von Ihnen vorgenommenen Zuordnungen zu Konflikten geführt haben.

Anzeigen von Vorgangsnamen neben den Balken im Gantt-Diagramm

Sie verstehen Gantt-Balken leichter, wenn Vorgangsnamen neben ihnen angezeigt werden. Dies ist in Berichten und Besprechungen nützlich.

Eingeben von Kosten für Personen und Material

Wenn Sie einem Projekt Personen hinzufügen, fügen Sie Kosten für diese hinzu. Nachdem Sie die Personen dann zur Arbeit an Vorgängen zugeordnet haben, berechnet Microsoft Project dann automatisch die Kosten des Projekts.

Überprüfen von Statusaktualisierungen

Wenn Personen Ihren Arbeitsstatus in Project Web App eingegeben haben, können Sie Änderungen am Terminplan in Project anzeigen.

Entfernen einer Person aus dem Projekt

Personen werden von Projekten abgezogen, verlassen das Unternehmen oder waren aufgrund eines falsch geschriebenen Namens nie wirklich existent. Aus allen diesen Gründen kann es erforderlich sein, Personen aus einem Projekt zu entfernen.

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Schritt 3: Verwalten von Personen und anderen Ressourcen

Auswählen der richtigen Ansicht für das Anzeigen von Ressourcen

Nachdem Sie Personen zu Vorgängen zugeordnet haben und die Arbeit begonnen hat, verwenden Sie viele Ansichten in Projekt, um ihren Fortschritt zu überwachen und Änderungen am Projektplan vorzunehmen.

Ändern einer Vorgangsdauer

Ein Verfahren zur Behandlung von Problemen mit der Arbeitsauslastung besteht im Verkürzen der Vorgangsdauer.

Verteilen der Arbeit, um die Arbeitsauslastung von Personen zu verringern

Wenn die an Ihrem Projekt beteiligten Personen an zu vielen Aufgaben zugleich arbeiten, können Sie Project die Zuordnung der Arbeit gleichmäßiger verteilen lassen.

Ändern der Einstellung "Leistungsgesteuert" für Vorgangsarten

Wenn Sie einem Vorgang Personen hinzufügen oder aus ihm entfernen, verlängert oder verkürzt Project die Dauer des Vorgangs. Dies wird als leistungsgesteuerte Terminplanung bezeichnet. Wenn sich die Dauer nicht ändern soll, können Sie die Einstellung "Leistungsgesteuert" des Vorgangs ändern.

Überwachen Ihrer Zeitplanung

Das Verfolgen der Arbeit für ein Projekt ist nicht nur entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt rechtzeitig beendet wird. Es ermöglicht Ihnen auch, aus den Fehlern und Erfolgen in einem Projekt zu lernen.

Speichern eines Basisplans

Wenn Ihr Vorgesetzter Sie fragt, wo das Projekt gemessen an der ursprünglichen Planung steht, ist "Keine Ahnung" wohl das Letzte, was Sie sagen möchten. Sie können dies vermeiden, indem Sie einen Basisplan als Momentaufnahme Ihres ursprünglichen Zeitplans festlegen, bevor das Projekt startet.

Anzeigen eines Projektberichts zu den Fortschritten der Mitarbeiter

Erstellen Sie grafische Berichte des Projektfortschritts, und passen Sie sie an. Sie können diese Berichte in Project anzeigen oder sie in andere Anwendungen, wie PowerPoint, Word oder Excel, exportieren.

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