Projekmanagement-Zielsetzung: Kommunizieren von Projektinformationen

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Bild des Projektwegweisers

Kommunikation stellt für den Erfolg oder Misserfolg von Projekten das kritischste Element dar. Glücklicherweise ist das Kommunizieren von Projektinformationen mit Project 2010 viel einfacher geworden – ob Sie mit einem kleinen Team in einem einzelnen Projekt kommunizieren oder im Rahmen einer großen Organisation mit globalen Kommunikationsbedürfnissen, die ganze Projektportfolios abdecken.

Darüber hinaus ist Project jetzt mit SharePoint integriert und erleichtert so das Teilen von Projektinformationen, auch ohne Project Server.

Dieser Artikel erläutert eines von vielen Projektmanagementzielen im Projektmanagement-Wegweiser.

Beispiele aus dem Projektmanagement...

Ihre Aufgabe: Sie wurden mit dem Management eines neuen Projekts beauftragt und zu regelmäßiger Kommunikation mit den Projektbeteiligten aufgefordert. Als Sie versuchen, "Projektbeteiligter" zu definieren, fällt Ihnen auf, dass das mehr als nur Ihren Vorgesetzten umfasst. Es schließt jeden ein, dessen Interessen durch Ihr Projekt berührt sind, beginnend mit Ihrem Vorgesetzten über externe Lieferanten bis hin zu möglicherweise dem Vorstand Ihrer Organisation. Ihnen wird auch bewusst, dass nicht nur die "wichtigen" Projektbeteiligten Informationen zum Stand des Projekts benötigen. Ihr Team muss genauso informiert werden. Damit erscheint die Kommunikation plötzlich kompliziert.

Aber ein Schritt nach dem anderen. Analysieren Sie die Kommunikationsbedürfnisse Ihrer Projektbeteiligten. Viele Unternehmen mit besten Absichten in der Kommunikation scheitern, weil sie nicht erkennen, dass effektive Kommunikation auf vielen Pfaden erfolgt. Sie können Excel verwenden, um ein Einfluss/Interesse-Quadrantendiagramm zu erstellen, das Ihnen hilft zu verstehen, wer über was bis zu welchem Grad informiert sein muss. Wie Sie aus dem Diagramm ersehen können, müssen Sie die Kommunikationsbedürfnisse der Person, die sowohl den größten Einfluss auf den Projekterfolg als auch den größten Einfluss auf das Projekt hat, mit besonderer Sorgfalt behandeln.

Abbildung des Excel-Einflussrasters

Glücklicherweise haben Sie gerade herausgefunden, dass Ihre Organisation soeben Microsoft Project 2010 in der gesamten Organisation installiert hat, und Sie haben sich vorgenommen, dessen leistungsfähige Kommunikationsfeatures auszuprobieren. Sie haben sich mit erfahrenen Projektmanagern in der Organisation in Verbindung gesetzt, um einen Einstieg in das Projektmanagement zu finden, und gute Ratschläge zu den hoch entwickelten Berichts- und Nachverfolgungsfeatures von Project für die Arbeit Ihres Teams erhalten. Und Sie sind es sehr leid, Bitt-E-Mails zu senden und in Vorzimmern zu warten, um aktuelle Informationen zum Projektstand zu erfahren.

Nach der Interessenanalyse der Projektbeteiligten entscheiden Sie sich möglicherweise, dass eine Office-Anwendung für die Art der Informationen, die Sie senden möchten, besser geeignet ist. Hier finden Sie eine Aufstellung der Office-Anwendungen und ihrer Vor-und Nachteile, die sich Ihnen, je nach den Bedürfnissen Ihrer Projektbeteiligten, unterschiedlich darstellen können.

Anwendung

Vorteile

Nachteile

Excel

Kann Daten aus Project für die erweiterte Analyse importieren, wie z. b. ANOVA und Ertragswert. Erfahren Sie mehr über die erweiterten Analysefunktionen von Project.

Es ist zu einfach, komplizierte Diagramme zu erstellen, wenn der Fokus auf mehr Detailinformationen auf den oberen Ebenen liegen sollte.

Word

Word-Dokumente können im Projektlebenszyklus verwendet werden, insbesondere während der Initiierungsphase, wenn Planungs Spezifikationsdokumente erstellt und freigegeben werden müssen.

Einige Projektbeteiligte wünschen eine visuelle Darstellung der aktuellen Projektleistung, die in Excel, Project oder Visio besser realisiert werden kann.

Project

Microsoft Project verfügt über integrierte Präsentationstools für alle Stakeholder, einschließlich einer Zeitachse, Team Planungsfeatures und Datenexport Funktionen. Erfahren Sie mehr über Möglichkeiten zum Anzeigen und präsentieren von Projektinformationen.

Möglicherweise ist Project auf den Computern Ihrer Projektbeteiligten nicht installiert, und selbst wenn es das ist, ist die Komplexität der Daten möglicherweise erdrückend. Es kann sinnvoller sein, die eigenen Berichtsfeatures von Project, wie Zeitachsen und visuelle Berichte, für das Kommunizieren von Informationen an Mitglieder der Geschäftsführung zu verwenden.

SharePoint

Wenn Sie mit einer SharePoint-Aufgabenliste begonnen haben, können Sie Sie in Project importieren. EINE Änderung in einer Vorgangsliste wird in der anderen Aufgabenliste wiedergegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von SharePoint mit Project.

Erfordert eine IT-Abteilung oder einen IT-Anbieter, die bzw. der Betriebsvermögen in die Bereitstellung investieren kann. Die Verwaltungshemmnisse von SharePoint lassen sich jedoch durch Bereitstellung in der Cloud minimieren.

Project Server

Für Unternehmenskommunikation und-Berichterstellung, insbesondere auf Portfolioebene, verfügt Project Server über erweiterte Kommunikations-und Berichterstattungstools. Weitere Informationen zu Project Server.

Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern kann die Bereitstellung von Project Server eine Herausforderung darstellen. Um Project Server effektiv zu verwenden, sollte Ihre Organisation die eigenen Geschäftsabläufe, die Methodologie, die Projektmanagementfähigkeiten und die Lücke zwischen dem aktuellen Stand des Unternehmens und der Erwartung genau kennen, um Project Server optimal einsetzen zu können.

PowerPoint

Ideal für wirkungsvolle Präsentationen für anspruchsvolle Stakeholder. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von PowerPoint für effektive Präsentationen.

Für Händler, Analysten und Ingenieure ist eine Anwendung wie Excel möglicherweise besser zur Erstellung detaillierter Diagramme geeignet.

Visio

Ideal für die Anfangsphase eines Projekts, in der Flussdiagramme von Geschäfts- und Fertigungsprozessen nützlich sind. Weitere Informationen über das Erstellen von Flussdiagrammen für die Projektkommunikation mit Visio.

Für ein aus Führungskräften bestehendes Zielpublikum werden möglicherweise zu viele Prozessinformationen vermittelt.

Lync Server

Ermöglicht eine verbundene Team Erfahrung, mit der jede Kommunikation in eine Interaktion verwandelt wird, die von praktisch überall aus zusammenarbeitet, ansprechend und zugänglich ist.

Erfordert eine IT-Abteilung oder einen IT-Anbieter, die bzw. der Betriebsvermögen in die Bereitstellung investieren kann.

Office Online-Programme (die Cloud)

Attraktive und einfache Möglichkeit zum Anzeigen von Projektinformationen auf der Webseite des Unternehmens mithilfe von Embedded-Arbeitsblatt Code aus Excel Online. Sehen Sie sich ein Beispiel aus dem Excel-Blog an.

Sicherheit kann für einige Unternehmen ein kritischer Aspekt sein. Stellen Sie sicher, dass eingebettete Arbeitsblätter nur auf gesicherten Websites zu sehen sind oder aus einem privaten (nicht öffentlichen) OneDrive-Ordner angezeigt werden.

Soziale Medien

Twitter, Facebook und andere soziale Medien können bei der Verwaltung von Projekten und Teams helfen, insbesondere während der Einleitungsphase eines Projekts. Weitere Informationen über den Einsatz sozialer Medien im Projektmanagement

Teammitglieder zögern möglicherweise, Informationen auf eine Weise zu teilen, die weniger abgesichert als ein SharePoint-Server ist.

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Austauschen von Projektinformationen

Untersuchen Sie Probleme in Ihrem Zeitplan, die kommuniziert werden müssen

Für die erfolgreiche Vermittlung von Informationen an Teammitglieder und Projektbeteiligte ist es entscheidend, die Probleme im Zeitplan zu erkennen.

Vermitteln von Ertragswertinformationen

Das Erfassen von Ertragswertinformationen ist eine fortgeschrittene Stufe des Projektmanagements, es stellt aber einen sehr wichtigen Schritt beim Erkunden der Leistungsstärken und -schwächen eines Projekts dar. Die Fakten der oberen Ebene, die Sie hieraus ableiten, sind das, was Ihre Projektbeteiligten wissen möchten.

Synchronisieren von Projektvorgängen mit einer SharePoint-Aufgabenliste

Wenn Sie über ein bereits erstelltes Projekt verfügen, können Sie dessen Vorgangsliste mit einer SharePoint-Aufgabenliste synchronisieren. Eine Änderung in der einen Aufgabenliste wird in der anderen berücksichtigt (Aufgaben heißen in Project Vorgänge).

Exportieren einer SharePoint-Liste in eine Project-Vorgangsliste

Wenn Sie mit einer SharePoint-Aufgabenliste angefangen haben, können Sie die in Project importieren. Eine Änderung in der einen Aufgabenliste wird in der anderen berücksichtigt (Aufgaben heißen in Project Vorgänge).

Erstellen und Verwalten einer SharePoint-Projektaufgabenliste

Wenn Sie eine Aufgabenliste in SharePoint eingerichtet haben, können Sie Vorgänge hinzufügen, diesen Vorgängen Personen hinzufügen und die Arbeit ohne Project Server verwalten.

Anzeigen von Projektinformationen ohne Project 2010

Wenn Sie nach anderen Möglichkeiten suchen, Projektinformationen ohne Project und ohne SharePoint anzuzeigen, können Sie Informationen aus Project in einer Vielzahl von Formaten mit einer Vielzahl von Tools exportieren.

Alles im Griff mit Project Web App

Erfahren Sie, wie Project Server und Project Web App Ihrer Organisation nutzen können; diese Videos stellen Ihnen die Grundlagen vor.

Verwenden von Outlook 2010 zur Kommunikation mit dem Team

Lernen Sie die optimalen Methoden zur Verwendung von Outlook kennen, um die Effektivität der E-Mails, die Sie an Ihr Team senden, zu maximieren. Lösen Sie Probleme, statt welche zu schaffen!

Einbetten einer Excel-Arbeitsmappe in eine Webseite

Zeigen Sie ein eingebettetes Arbeitsblatt auf einer Intranetwebsite an, damit die Projektbeteiligten aktuelle Projektinformationen einsehen können. Die Arbeitsmappe wird an einem öffentlichen Speicherort, wie etwa Windows Live OneDrive gespeichert.

Erstellen von Visio-Diagrammen

In Visio 2010 können Sie ausdrucksstarke Diagramme zum Vermitteln von Projektinformationen der oberen Ebene an Projektbeteiligte erstellen.

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