Projekmanagement-Zielsetzung: Kommunizieren von Projektinformationen

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Kommunikation mit dem Team

Die Kommunikation von Projektinformationen ist oft schwierig, egal, ob es sich um Statusinformationen von Ihrem Team oder um die Kommunikation von Projektstatus an Führungskräfte handelt.

Erfahren Sie, wann und wie Sie kommunizieren und Projektinformationen melden. Anderenfalls leidet eine effektive Zusammenarbeit, und der Erfolg Ihres Projekts ist möglicherweise gefährdet.

Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement.

Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen ...

  • AufListen ihrer Stakeholder    Bevor ein Projekt beginnt, finden Sie heraus, wer Ihre Stakeholder sind. Eine sichere Methode, um ein Projekt zu verzögern, besteht darin, einen kritischen Stakeholder zu vergessen, der sich auf Ihr Projekt auswirkt.

  • BeSorgen Sie sich einen Kommunikationsplan, der vorzeitig geht    Entwerfen Sie Kommunikationsstrategien und-Prozesse in Ihrem Projekt, bevor das Projekt beginnt. Und noch besser: Kommunikationsprozesse werden in den ersten Zeilen Ihres Projekts als Aufgabe angezeigt, damit dieser kritische Teil der Zusammenarbeit zur Verpflichtung aller wird.

  • Häufig kommunizieren    Das Sammeln von Vorgangsstatus Informationen einmal in der Woche geht über das Recht, Probleme zu lösen, bevor Sie eskaliert werden. Wenn Sie häufiger als das kommunizieren, können Teammitglieder das Senden von Updates aufgrund der zusätzlichen Zeit, die Sie vorbereitet haben, beenden.

  • Suchen nach Problemen    Wenn alles gut läuft, weil Sie nichts Negatives gehört haben, werden Sie wahrscheinlich in Schwierigkeiten geraten. Selbst die besten Projekte haben Probleme. Ihre Aufgabe ist es, Sie zu finden, bevor Sie in größere Probleme gewachsen sind.

  • Verwenden geeigneter Technologien    GrundLegendes zu den Kommunikationsanforderungen Ihres Teammitglieds und ihrer Stakeholder Beispiel: Teammitglieder, die über den Vorgangsstatus Berichten, möchten möglicherweise e-Mail-Nachhilfe oder Project Online verwenden, wohingegen eine Führungskraft ein gut präsentiertes Diagramm oder eine gut dargestellte PivotTable bevorzugen könnte. Nachfolgend finden Sie eine Liste der Programme, die Sie zur Unterstützung der Kommunikation verwenden können.

Anwendung

Vorteile

Nachteile

Project

  • Verfügen über integrierte Präsentationstools für alle Anspruchs Ebenen.

  • Hat leicht verständliche Zeitachsen-und Team Planner-Ansichten.

  • Exportiert Daten nach Excel und Visio, um komplexe Daten zu kommunizieren.

  • Ihr Unternehmen verwendet Project möglicherweise nicht.

  • Die Projekte, an denen Ihr Unternehmen arbeitet, sind möglicherweise zu klein, um leistungsfähige Planungssoftware nutzen zu können.

Project Online

  • Ideal für erweiterte Kommunikation und Berichterstellung von Projektinformationen in einem Unternehmen.

  • Kann den Status mehrerer Projekte oder eines Portfolios von Projekten vergleichen.

  • Kleinere Unternehmen benötigen möglicherweise die Hilfe von Beratern, um Project online zu installieren und zu verwenden.

Excel

  • Project kann Daten nach Excel exportieren, um eine erweiterte Analyse zu erhalten, wie ANOVA und Ertragswert Analyse.

  • Ideal für die frühzeitige Planung von Projekten oder für Leistungen auf höherer Ebene, die später zu Project hinzugefügt werden können.

  • Excel bietet keine automatisierten Planungsfeatures für komplexere Projekte.

Word

  • Ideal während der Initiierungsphase, wenn Sie Planungsdokumente wie Budgets und Lieferumfänge freigeben müssen.

  • Nicht ideal für visuelle Präsentationen für Exekutive Stakeholder. Verwenden Sie stattdessen Excel-, Visio-, PowerPoint-oder Projekt eigene Berichtsfunktionen.

SharePoint

  • Bietet Synchronisierungsfeatures ohne Project Server. Eine Änderung in einer Aufgabenliste wird in der anderen Liste widergespiegelt.

  • Kostspielige Bereitstellung im gesamten Unternehmen. Wenn Sie nicht über die Ressourcen des Unternehmens verfügen, um SharePoint zu installieren, können Sie Office 365 mit SharePoint Onlineverwenden.

PowerPoint

  • Ideal für wirkungsvolle Präsentationen für Führungskräfte.

  • Analysten und Ingenieure benötigen möglicherweise detailliertere Diagramme für die komplexe Budgetanalyse.

Visio

  • MöglicherWeise zu viele Informationen für ein Executive-Publikum präsentieren. Verwenden Sie stattdessen die eigenen Berichterstellungsfeatures von Project.

Microsoft Teams

  • Ideal für Teams an verschiedenen Standorten. Sie können Projektinformationen für Chats, Sprachnachrichten, Videos oder Onlinebesprechungen freigeben.

  • MöglicherWeise muss eine IT-Abteilung bereitgestellt werden.

ÜberMitteln von Projektinformationen

Überprüfen von Status Updates aus Project Online

Wenn Ihr Team Project Online verwendet, laden Sie die Vorgangsstatus Updates vom Server herunter, bevor Sie mit dem Team über den Fortschritt von Project kommunizieren.

Überwachen Ihrer Zeitplanung – vom Einsteiger- bis zum Expertenniveau

Es gibt einfache Möglichkeiten zum Nachverfolgen des Fortschritts, und es gibt komplexere Methoden. Finden Sie die Methode, die für Ihr Projekt und Ihr Team am besten geeignet ist.

Mitteilen von Ertragswertinformationen

Die Erfassung von Ertragswertinformationen ist ein fortschrittlicher, aber sehr leistungsstarker Schritt zur Ermittlung der guten und schlechten Leistung von Project. Die von Ihnen erworbenen Informationen auf höherer Ebene sind die von den Stakeholdern gewünschten Informationen.

Erstellen von Projektberichten

Mit Project können Sie beeindruckende grafische Berichte aller gewünschten Projektdaten erstellen und anpassen, ohne eine andere Software verwenden zu müssen. Während der Arbeit an dem Projekt ändern sich die Berichte so, dass Sie die neuesten Informationen wiedergeben – keine manuellen Updates erforderlich!

Synchronisieren mit einer SharePoint-Aufgabenliste

Team Mitglieder können den Zeitplan anzeigen und ihre Arbeit in SharePoint aktualisieren, und die Änderungen in Project werden angezeigt. Und umgekehrt.

Verwenden von Office 365

Kommunizieren von Projektinformationen mithilfe von Office 365 Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, stehen Ihnen für Ihre Dokumente die Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote zur Verfügung – nach Bedarf und überall.

Veröffentlichen von Vorgangsänderungen auf dem Server

Wenn Sie Änderungen an Vorgängen vornehmen, veröffentlichen Sie diese Änderungen in Project Online, damit jeder über die richtigen Informationen verfügt, um seine Arbeit fortsetzen zu können.

Kommunizieren mit Microsoft Teams

Wenn Personen nicht zu einer Besprechung kommen können, verwenden Sie Teams, um Projektinformationen freizugeben. Sie können PowerPoint-Folien, Excel-Blätter oder ein OneNote-Notizbuch freigeben, um Projektpläne freizugeben. Personen können an Onlinebesprechungen in Ihrem Büro, zu Hause oder mithilfe Ihres mobilen Geräts teilnehmen.

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