Posteingangsregeln in Outlook Web App

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Bei einer Regel handelt es sich um eine Aktion, die von Outlook Web App automatisch bei eingehenden oder ausgehenden Nachrichten ausgeführt wird. So können Sie beispielsweise eine Regel erstellen, um alle e-Mails, die an eine Gruppe, in der Sie Mitglied sind, zu einem bestimmten Ordner zu verschieben oder alle Nachrichten mit dem Betreff "jetzt kaufen" zu löschen.

Informationen zum Erstellen und Verwalten von Posteingangsregeln im Outlook-Desktopprogramm finden Sie unter Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln.

Dieser Artikel gilt für die Outlook Web App, die von Organisationen verwendet wird, die E-Mail-Server mit Exchange Server 2013 oder 2010 verwalten. Wenn Sie Office 365 oder Exchange Server 2016 verwenden, ist Ihr E-Mail-Programm Outlook im Web. Hilfe zu Outlook im Web finden Sie unter Aufrufen von Hilfe zu Outlook im Web.

  1. Melden Sie sich in einem Webbrowser mit der URL bei Outlook Web App an, die Ihnen vom E-Mail-Manager Ihrer Organisation zur Verfügung gestellt wurde. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie dann Anmelden aus.

  2. Wählen Sie oben auf der Seite Einstellungen > Optionen aus.

  3. Wählen Sie unter Optionen die Option e-Mail organisieren > Posteingangs Regeln aus.

Auf der Seite "Posteingangsregeln" erhalten Sie eine Übersicht über all Ihre Posteingangsregeln. Sie können hier prüfen, was eine Regel bewirkt, Regeln deaktivieren oder aktivieren, neue Regeln erstellen, vorhandene Regeln bearbeiten sowie nicht mehr benötigte Regeln löschen.

Element

Beschreibung

Neu

Verwenden Sie diese Option, um eine neue Posteingangsregel zu erstellen.

Bearbeiten Bearbeiten

Markieren Sie eine Regel, und wählen Sie dann aus, um die Details einer Regel anzuzeigen oder zu bearbeiten.

Verwerfen Löschen

Markieren Sie eine Regel, und wählen Sie dann löschen aus, um Sie zu löschen.

Nach oben Nach oben

Mit dieser Option verschieben Sie die ausgewählte Regel in der Liste nach oben. Regeln werden von oben nach unten verarbeitet.

Nach unten Nach unten

Mit dieser Option verschieben Sie die ausgewählte Regel in der Liste nach unten.

Aktualisieren Aktualisieren

Verwenden Sie diese Option, um die Liste der Regeln zu aktualisieren.

Ein

Verwenden Sie das Kontrollkästchen neben einer Regel, um diese zu aktivieren (Häkchen gesetzt) oder zu deaktivieren (Häkchen nicht gesetzt).

Regel

Der Name der Regel.

Wenn Sie auf der Seite Posteingangs Regeln eine neue leere Regel erstellen möchten, wählen Sie neu aus.

Das Fenster für die neue Regel ist in drei Abschnitte gegliedert:

Abschnitt

Beschreibung

Name

Wenn die Nachricht eintrifft und:

Benennen der Regel

Wählen Sie in diesem Feld Kriterien für die Regel aus. Mithilfe des nach unten weisenden Pfeils können Sie die Kriterien anzeigen und die gewünschten Kriterien auswählen.

Wenn für die Kriterien zusätzliche Optionen vorhanden sind, geben Sie diese in dem nun geöffneten Fenster ein.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie in diesem Feld die Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn eine Nachricht eingeht, die den ausgewählten Kriterien entspricht.

Weitere Optionen

Mithilfe von "Weitere Optionen" können Sie folgende Schritte ausführen:

  • Sie können einer Regel zusätzliche Bedingungen oder Aktionen hinzufügen.

  • Sie können einer Regel Ausnahmen hinzufügen, indem Sie Ausnahme hinzufügen auswählen.

  • Sie können die Option, die bewirkt, dass keine weiteren Regeln angewendet werden, aktivieren oder deaktivieren. Standardmäßig ist die Option aktiviert. In diesem Fall wird beim Eingang einer Nachricht, die die Kriterien mehrerer Regeln erfüllt, nur die erste Regel angewendet. Ist die Option deaktiviert, werden alle Regeln angewendet, deren Kriterien die Regel erfüllt.

    Ein Beispiel dazu: Keine weiteren Regeln anwenden ist nicht ausgewählt. Es ist eine Regel vorhanden, durch die alle an eine öffentliche Gruppe gesendeten Nachrichten in einem bestimmten Ordner verschoben werden, und eine weitere Regel, durch die alle Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten in einen anderen Ordner verschoben werden. Wenn nun Ihr Vorgesetzter eine Nachricht an die öffentliche Gruppe sendet, finden Sie in beiden Ordnern je eine Kopie dieser Nachricht. Wenn nur die Regel angewendet werden soll, durch die Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten verschoben werden, verschieben Sie diese Regel in der Liste an eine höhere Stelle als die Regel zum Verschieben von Nachrichten, die an die Gruppe gesendet wurden. Bearbeiten Sie dann die erste Regel, indem Sie die Option Keine weiteren Regeln anwenden aktivieren.

  • Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Namen für die erstellte Regel.

Sie können jede Regel bearbeiten, indem Sie sie auswählen und auf  Bearbeiten klicken. Dadurch wird die Regel geöffnet, und Sie können die Bedingungen oder Aktionen der Regeln ändern.Bearbeiten

Wenn Sie über eine Regel verfügen, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie diese auswählen und dann Verwerfen löschen auswählen, um Sie zu entfernen. Wenn Sie die Regel nur für eine Weile deaktivieren möchten, entfernen Sie das Häkchen neben der Regel.

  • Wenn Sie in Outlook Web App eine neue Regel erstellen, wird möglicherweise eine Warnung angezeigt, dass einige Regeln, die in Outlook erstellt wurden und zurzeit deaktiviert sind, gelöscht werden. Bevor Sie diese Regeln löschen, möchten Sie sich möglicherweise mit Outlook bei Ihrem Konto anmelden und die Regeln überprüfen, um festzustellen, ob Sie Sie erhalten möchten. Aktivieren Sie alle Regeln, die Sie aufheben möchten.

  • Regeln werden von oben nach unten in der Reihenfolge ausgeführt, in der Sie im Fenster "Regeln" angezeigt werden. Um die Reihenfolge der Regeln zu ändern, wählen Sie die Regel aus, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann auf den Pfeil nach oben oder Nach unten , um die Regel an die gewünschte Position in der Liste Nach oben .

  • Einige Arten von Nachrichten lösen keine Posteingangsregeln aus, u. a. die folgenden:

    • Benachrichtigungen über den Übermittlungsstatus, wozu Unzustellbarkeitsberichte und Systemmeldungen zählen

    • Lesebestätigungen und Übermittlungsbestätigungen, die von einem E-Mail-Client generiert werden

    • Einige Arten von automatischen Antworten (Abwesenheitsnachricht)

  • Sie müssen zum Erstellen einer Regel nicht die Registerkarte Posteingangsregeln verwenden. Es ist auch möglich, Regeln direkt in Nachrichten zu erstellen. So erstellen Sie eine Regel direkt in einer Nachricht:

    • Klicken Sie im Nachrichtenfenster mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, und wählen Sie Regel erstellen aus.

    • Sie können auch bei Anzeige der Nachricht im Lesebereich das erweiterte Menü  Erweitertes Menü  und dann im Menü Regel erstellen auswählen.

  • Jede Regel, die Sie erstellen, belegt Speicherplatz in einem ausgeblendeten Abschnitt des Postfachs. Dieser Abschnitt ist auf 64 KB beschränkt. Der tatsächliche Speicherplatz, den eine Regel benötigt, hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. der Länge des Namens und der Anzahl der Bedingungen, die Sie angewendet haben. Wenn Sie die Grenze von 64 KB erreichen, werden Sie gewarnt, dass Sie keine weiteren Regeln mehr erstellen können. Wenn das geschieht, müssen Sie einige der vorhandenen Regeln löschen oder vereinfachen, bevor Sie weitere Regeln erstellen können. Hier einige Methoden, um den von Regeln belegten Speicherplatz zu reduzieren:

    • Löschen Sie Regeln, die Sie nicht mehr benötigen.

    • Kürzen Sie die Namen der Regeln.

    • Kombinieren Sie Regeln, die dasselbe bewirken.

    • Entfernen Sie Kriterien aus Regeln.

  • Wenn Sie eine Weiterleitungsregel erstellen, können Sie mehr als eine Adresse hinzufügen, an die Sie weiterleiten möchten. Die Anzahl der Adressen, an die Sie weitergeleitet werden können, ist je nach den Einstellungen für Ihr Konto möglicherweise eingeschränkt. Wenn Sie mehr Adressen als zulässig hinzufügen, funktioniert die Weiterleitungsregel nicht. Wenn Sie eine Weiterleitungsregel mit mehr als einer Adresse erstellen, testen Sie Sie, um sicherzustellen, dass Sie funktioniert.

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