Planen von Websites und Verwalten von Benutzern

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Wenn Ihnen die Verwaltung aller Teamwebsites Ihrer Organisation für Ihr Office 365 Small Business-Abonnement obliegt, führt Sie dieser Artikel durch einige der Hauptaufgaben und -konzepte, die mit der Verwaltung einer Websitesammlung und ihrer Benutzer in Zusammenhang stehen.

Inhalt dieses Artikels

Was ist eine Websitesammlung?

Verwalten einer Websitesammlung

Planen der Websites in der Websitesammlung

Verwalten von Benutzern

Planen der Verwendung von Websitesammlungsfeatures

Planen der Aktivierung mehrerer Sprachen auf der Website

Was ist eine Websitesammlung?

Die standardmäßigen SharePoint Online-Websites in Office 365 for Small Business sind Teil einer einzelnen Websitesammlung. Eine Websitesammlung ist eine Gruppe von SharePoint-Websites, die über denselben Besitzer oder gemeinsame Verwaltungseinstellungen – wie etwa Berechtigungen – verfügen. Websitesammlungen sind hierarchisch und schließen immer eine Website auf oberster Ebene und alle dieser jeweils untergeordneten Websites ein.

Hierarchisches Diagramm einer Websitesammlung mit Websites auf oberster Ebene und Unterwebsites

Ihre SharePoint Online-Websitesammlung enthält drei Websitesammlungen, wenn Sie beginnen: die Team Website und meine Websites. Sie können weitere Unterwebsites unterhalb der Team Website erstellen. Einzelne Benutzer können auch Unterwebsites auf der Seite "Meine Websites" erstellen.

Hinweis: In SharePoint Online für Office 365 for Small Business können keine zusätzlichen Websitesammlungen erstellt werden.

Teamwebsite    Die Teamwebsite und alle darunter erstellten Websites stehen Benutzern zur Verfügung, die Sie durch Erteilen von Berechtigungen für die Website einladen, oder externen Benutzern, für die Sie die Website mithilfe des externen Freigabefeatures explizit freigeben. Standardmäßig wird jeder im Office 365-Verzeichnis der internen Websitesammlung als Mitglied und Ihrer öffentlichen Websitesammlung als Besucher hinzugefügt. Mithilfe einer Teamwebsite kann Ihre Organisation, Ihr Team oder Ihre Gruppe sich untereinander vernetzen und zusammen an Dokumenten und anderen Dateien arbeiten, Ankündigungen veröffentlichen, Besprechungen planen, Aufgaben verwalten, Probleme oder Aktionselemente nachverfolgen, Informationen in Listen speichern usw. Darüber hinaus können Sie mithilfe der verfügbaren Websitevorlagen verschiedene Unterwebsites in der Teamwebsite erstellen.

Persönliche Websites ("Meine Website") Persönliche Websites bieten Benutzern in Ihrer Organisation eine umfangreiche Sammlung von Features für soziale Netzwerke. Hierzu gehören unter anderem:

  • Newsfeed:    Eine Seite, auf der Websitebenutzer interagieren können.

  • OneDrive for Business:    Ein Ort, wo Benutzer persönliche oder geschäftliche Dokumente, Fotos und andere Mediendateien speichern, teilen und synchronisieren können.

  • WebSites:    Eine personalisierte Seite, auf der Benutzer Verknüpfungen zu nützlichen Websites speichern können.

  • Profil:    Eine Seite, auf der Benutzer sich selbst anderen und der Organisation vorstellen können.

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Verwalten einer Websitesammlung

Als Websitesammlungsadministrator verfügen Sie über die Berechtigungsstufe " Vollzugriff " für die Websitesammlung. Dies bedeutet, dass Sie auf allen Unterwebsites auf der Team Website auf Inhalte zugreifen können. Sie können Benutzerberechtigungen für die Team Website verwalten und administrative Aufgaben ausführen, die für die Website relevant sind. Zusätzlich zu diesen Aufgaben müssen Sie möglicherweise eine Reihe anderer Aufgaben in ihrer Rolle als Websitesammlungsadministrator ausführen.

Typische Zuständigkeiten von Websitesammlungsadministratoren

Wenn Sie ein Websitesammlungsadministrator für die SharePoint Online-Website sind, umfassen Ihre Zuständigkeiten ggf. Folgendes:

  • Sie dienen als Kontaktpunkt zwischen den Benutzern und dem globalen Office 365-Administrator (wenn Sie dies nicht auch sind).

  • Sie erteilen Benutzerberechtigungen für den Zugriff auf die Teamwebsite.

  • Sie entscheiden, wer auf wichtige Inhalte zugreifen kann, die auf SharePoint Online-Websites gespeichert sind, indem Sie Berechtigungen für die Websitesammlungsebene konfigurieren.

  • Sie entscheiden, welche Features für Personen verfügbar sind, die die Websites in der Websitesammlung verwenden.

  • Sie bieten in gewissem Umfang technische Unterstützung für Personen, die die Websitesammlung nutzen.

  • Sie bestimmen einen sekundären Administrator für die Websitesammlung.

  • Sie unterstützen die Verwaltung bestimmter Features wie:

    • Sie aktivieren oder deaktivieren die verfügbaren Websitesammlungsfeatures.

    • Sie erstellen Websiteinhaltstypen oder passen sie an.

    • Sie legen regionale Einstellungen fest.

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Planen der Websites in der Websitesammlung

Obwohl es ganz einfach ist, zusätzliche Websites für Ihr Team zu erstellen, empfiehlt es sich, die Websites zu planen, die Sie benötigen, um Ihre SharePoint Online-Websites im Laufe der Zeit zu verwalten. Sie sollten auch prüfen, ob Sie Benutzern in Ihrem Unternehmen das Erstellen eigener neuer Teamwebsites zum Verwalten von Projekten gestatten möchten. Wenn Sie eine zentralere Kontrolle über die Erstellung von Websites wünschen, können Sie diese Option deaktivieren (Sie können Sie jederzeit später wieder aktivieren, wenn Sie Ihre Meinung ändern). Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Websiteerstellung in SharePoint Online.

Nachstehend eine Liste der Websitevorlagen, die in SharePoint Online für Office 365 for Small Business zur Verfügung stehen, sowie eine Beschreibung der jeweiligen Vorlage. Anhand dieser Liste können Sie entscheiden, welche Websitetypen für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

  • Blog    Eine Website für eine Person oder ein Team zum Veröffentlichen von Ideen, Beobachtungen und Erfahrungen, die von Websitebesuchern kommentiert werden können.

  • Communitywebsite    Eine Website für die Teilnahme an Communitydiskussionen.

  • Projektwebsite    Eine Website zum Verwalten und gemeinsamen Bearbeiten eines Projekts.

  • Teamwebsite    Eine Website für Teams für das schnelle Organisieren, Bearbeiten und Freigeben von Informationen. Sie stellt eine Dokumentbibliothek sowie Listen für das Verwalten von Ankündigungen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen zur Verfügung.

Aufsicht, Steuerung und Kontrolle ("Governance")

Unter Governance wird die Aufsicht, Steuerung und Kontrolle der Unternehmensführung nach Maßgabe einer Sammlung an Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen verstanden. Hiermit wird geregelt, wie die Abteilungen und Teams eines Unternehmens zusammenarbeiten, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Im Hinblick auf die SharePoint Online-Websitesammlung kann ein geeigneter Governanceplan Ihnen helfen, die Rollen, Zuständigkeiten und Richtlinien zu planen, die für die Websitesammlung notwendig sind. Dies kann u. a die folgenden Überlegungen umfassen:

  • Informationsarchitektur einschließlich Webseiten, Dokumente, Listen und Daten

  • Wartungsaktivitäten einschließlich der Verwaltung von Benutzerkonten

  • Richtlinien zur Markenverwendung und zur Anpassung

  • Schulung

Es ist wichtig, einen Governanceplan für das Unternehmen zu entwerfen. Durch die Teilnahme an der Entwicklung eines Governanceplans können Sie dazu beitragen, die Besitzverhältnisse für die geschäftlichen und technischen Teams zu definieren und damit festzulegen, wer für welche Bereiche des Systems zuständig ist. Weitere Informationen zur Entwicklung eines Governanceplans finden Sie unter Bewährte Verfahren für das Erstellen und Verwalten von Teamwebsites.

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Verwalten von Benutzern

Benutzerkonten werden vom globalen Office 365-Administrator erstellt. Als Websitesammlungsadministrator weisen Sie diesen Benutzern mithilfe der Einstellungen Kleines Zahnrad für Einstellungen anstelle von 'Websiteeinstellungen'. der Teamwebsite Berechtigungen zu.

Benutzerkonten in Office 365

Der globale Administrator fügt Office 365 for Small Business neue Benutzer mithilfe des Office 365 Admin Centers, dem Portal für das Verwalten von Benutzern und das Konfigurieren von Diensten, hinzu. Beim Hinzufügen eines neuen Benutzers geht der globale Administrator folgendermaßen vor:

  • Er gibt an, ob dieser Benutzer auch auf die Verwaltungskonsole zugreifen können soll.

  • Er legt die geografische Position des Benutzers fest.

  • Er wählt den Typ der Benutzerlizenz aus.

  • Er erstellt einen Benutzernamen und ein Kennwort für den Benutzer.

Benutzer der Teamwebsite

Nachdem ein neuer Benutzer dem Benutzerverzeichnis von Office 365 for Small Business hinzugefügt wurde, wird dieser Benutzer automatisch zu einer SharePoint-Gruppe namens "Mitglied" (Personen, die Inhalte und Seiten bearbeiten können) auf der internen Website sowie "Besucher" (Personen, die anzeigen und lesen können) auf den öffentlichen Websites hinzugefügt. Wenn Sie für einige Benutzer umfassenderen Zugriff als "Besucher" oder "Mitglied" benötigen, können Sie die Berechtigungen für diese Benutzer anpassen, indem Sie sie anderen SharePoint-Gruppen hinzufügen, beispielsweise "Besitzer" (Personen mit Vollzugriff auf die Website). Berechtigungsstufen und SharePoint-Gruppenmitgliedschaft werden in Benutzer und Berechtigungen unter Einstellungen festgelegt. Weitere Informationen zu Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaften finden Sie im Abschnitt Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaft in diesem Artikel.

Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaft

Berechtigungsstufen stellen Sammlungen von Berechtigungen (oder SharePoint-Rechten) dar, die Benutzern das Ausführen einer Reihe verwandter Aufgaben ermöglichen. Beispielsweise umfasst die Berechtigung Lesen u. a. die Berechtigungen "Elemente anzeigen", "Elemente öffnen", "Seiten anzeigen" und "Versionen anzeigen", die alle erforderlich sind, um Seiten, Dokumente und Elemente auf einer SharePoint-Website anzeigen zu können. Berechtigungen können in mehr als einer Berechtigungsstufe enthalten sein.

Es wird nicht empfohlen, Berechtigungen direkt einzelnen Benutzern zuzuweisen, da dies das Nachverfolgen und Verwalten der Benutzer, die Zugriff auf Websites besitzen, sehr schwierig machen kann. Weisen Sie stattdessen SharePoint-Gruppen Berechtigungen zu, und weisen Sie dann einzelne Benutzer den entsprechenden SharePoint-Gruppen zu. Sie können auch die SharePoint-Gruppen verwenden, die standardmäßig für Sie erstellt werden.

Eine SharePoint-Gruppe ist eine Sammlung von Benutzern, die auf Websitesammlungsebene zum Zweck der einfachen Verwaltung von Berechtigungen definiert wird. Jeder Gruppe wird eine standardmäßige Berechtigungsstufe zugewiesen.

Hinweis:  Wenn SharePoint-Gruppen auf der Websitesammlungsebene Berechtigungsstufen zugewiesen werden, erben standardmäßig alle Websites und Websiteinhalte diese Berechtigungsstufen. Dieses Standardverhalten wird als "Berechtigungsvererbung" bezeichnet. Sie können auch angeben, ob die Vererbung von Berechtigungen aufgehoben werden soll, oder eigene Berechtigungen erteilen. Dies ist wirklich hilfreich, wenn Sie Dateien besitzen, die nur bestimmte Benutzer sehen können sollen. Nachdem Sie die Vererbung von Berechtigungen unterbrochen haben, können Sie alle anderen SharePoint-Gruppen entfernen und nur Zugriff auf bestimmte SharePoint-Gruppen oder bestimmten Benutzern erteilen.

Da mit den Berechtigungen eines Benutzers festgelegt wird, welche Elemente einer Website dieser Benutzer anzeigen und auf welche er zugreifen kann, sollten Sie sorgfältig überlegen, welche Personen Sie zu Mitgliedern dieser SharePoint-Gruppe machen. Ein Benutzer, der beispielsweise für das Erstellen und Anpassen von Websites zuständig ist, muss mindestens Mitglied der Gruppe der Designer sein. Ein Benutzer, der jedoch nur Inhalt lesen und möglicherweise Beiträge zu einem Blog erstellen können muss, muss lediglich ein Mitglied der Gruppe "Mitglieder" sein.

Standardrollen

In diesem Abschnitt finden Sie die Standardrollen in SharePoint Online sowie eine Beschreibung der Aktivitäten, die ein Benutzer mit einer bestimmten Rolle auf der Website durchführen kann.

  • Websitesammlungsadministratoren    Websitesammlungsadministratoren verfügen über die Berechtigungsstufe " Vollzugriff ". Sie haben Zugriff auf Inhalte auf allen Unterwebsites unter der Team Website. Sie können Benutzer zu einer Team Website hinzufügen und Verwaltungs-und Überwachungsaufgaben ausführen, die für die Websites relevant sind.

  • Websitebesitzer    Standardmäßig verfügen Mitglieder der Gruppe " Besitzer " über die Berechtigungsstufe " Vollzugriff " auf der Website, die Sie auf der Team Website erstellt haben. Sie können Benutzer hinzufügen und alle administrativen Aufgaben ausführen, die für Ihre Website relevant sind.

    Tipp:  Es empfiehlt sich, der Startseite einer Website die Kontaktinformationen eines Websitebesitzers hinzuzufügen. Dies kann Benutzer beim Auffinden des Besitzers unterstützen, falls sie Hilfe vom Administrator benötigen.

    Hinweis: Ein Benutzer, der eine Website unterhalb einer Website auf oberster Ebene auf der Teamwebsite erstellt, wird automatisch zu einem Websitebesitzer für diese Website.

  • Designer    Standardmäßig verfügen Mitglieder der Gruppe " Entwurf " über die Berechtigungsstufe " Entwurf ". Sie können Listen und Dokumentbibliotheken erstellen, Seiten bearbeiten und Designs, Rahmen und Stylesheets auf der Team Website anwenden.

  • Bearbeiten    Standardmäßig verfügen Personen in der Gruppe Mitglieder über die Berechtigungsstufe Bearbeiten . Auf der Team Website können die Editoren Listen und Bibliotheken anzeigen und hinzufügen, aktualisieren, löschen, genehmigen und anpassen.

  • Mitwirkender Keine Gruppe hat Standard mäßig die Berechtigung "mitwirken". Auf der Team Website können Mitarbeiter nur Elemente in vorhandenen Listen und Dokumentbibliotheken hinzufügen, bearbeiten und löschen und mit Webparts arbeiten.

  • Besucher    Standardmäßig verfügen Mitglieder der Gruppe " Besucher " über die Berechtigungsstufe " Lesen ". Auf der Team Website können Besucher nur Seiten, Listenelemente und Dokumente anzeigen.

Administratorrollen

Bei der anfänglichen Erstellung einer SharePoint Online-Website werden die folgenden Administratorrollen standardmäßig erstellt:

  • Globaler Administrator    Der Administrator der obersten Ebene in Office 365. Wenn Sie sich für den Kauf von Office 365 anmelden, werden Sie zum globalen Administrator. Globale Administratoren besitzen Zugriff auf alle Funktionen im Office 365 Admin Center (beispielsweise Hinzufügen von Benutzern zum Verzeichnis, Hinzufügen von Domänen und Verwalten von Diensteinstellungen), und nur globale Administratoren können weitere Administratorrollen zuweisen. Es kann mehrere globale Administratoren im Unternehmen geben, doch standardmäßig wird nur der erste globale Administrator zum standardmäßigen Websitesammlungsadministrator in SharePoint Online.

  • Websitesammlungsadministrator    Websitesammlungsadministratoren haben die volle Kontrolle über die SharePoint Online-Websitesammlung. Sie haben Zugriff auf Inhalte auf allen Unterwebsites auf der Team Website. Sie können Benutzer zu einer Team Website hinzufügen und Verwaltungs-und Überwachungsaufgaben ausführen, die für die Website relevant sind. EIN Websitesammlungsadministrator kann auf der Seite "WebsiteEinstellungen" einen anderen Websitesammlungsadministratoren hinzufügen oder den Administrator der Websitesammlung ändern.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Benutzern und Berechtigungen finden Sie unter Planen der Berechtigungsstrategie, Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint und Erstellen und Verwalten von SharePoint-Gruppen

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Planen der Verwendung von Websitesammlungsfeatures

Als Websitesammlungsadministrator für SharePoint Online sind Sie mit der Verwaltung von Features der Websitesammlung befasst. Diese Aufgaben können das Aktivieren oder Deaktivieren von Features entsprechend Ihrem Governanceplan umfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Websitesammlungsfeatures. Siehe auch Verwalten des Papierkorbs einer SharePoint-Websitesammlung.

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Planen der Aktivierung mehrerer Sprachen auf der Website

Als Websitesammlungsadministrator können Sie das MUI-Feature (Multiple Language User Interface) aktivieren, um Benutzern das Anzeigen von Websites in anderen Sprachen als der Standardsprache Ihrer Websitesammlung zu ermöglichen.

Wenn MUI aktiviert ist, können die Benutzer die folgenden Elemente in einer anderen Sprache anzeigen:

  • Websitetitel und -beschreibung

  • Standardmenüs und -aktionen von SharePoint

  • Standardspalten

  • Benutzerdefinierte Spalten (Liste oder Website)

  • Navigationsleistenlinks

Weitere Informationen zu Benutzeroberflächen in mehreren Sprachen (MUI) finden Sie unter Einführung in mehrsprachige Features.

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