Planen von täglichen Aktivitäten auf Microsoft StaffHub

Team-Manager können jetzt im Web detaillierte Tagespläne für Mitarbeiter erstellen und die spezifischen Details der Schichten einfach in die Tagespläne einfügen. StaffHub hat zusammen mit dem Feature Aktivitäten eine neue Oberfläche Tagesansicht eingeführt, um Benutzern die Interaktion mit Schichtdetails in der Tagesansicht zu ermöglichen. Die Details können sich auf Aufgaben, Verteilerinformationen oder geplante Pausen zu festgelegten Zeiten beziehen. Dies ermöglicht Managern zu berücksichtigen, wo sich einzelne Mitarbeiter befinden und welche Aufgaben sie ausführen, und den Teamplan einfacher zu verwalten.

Angenommen, Alina Möller ist eine Schicht von 9: 00-17:00 zugewiesen. Während dieser Schicht arbeitet sie von 9:00-11:00 Uhr am Empfang, macht ihre Mittagspause von 11:00-12:00 Uhr, übernimmt das Telefon von 12:00-15:00 Uhr und arbeitet von 15:00-17:00 Uhr am zweiten Standort der Firma. All diese Details können nun zu Aktivitäten innerhalb der Schicht in der Tagesansicht hinzugefügt werden.

Vorbemerkungen zu Aktivitäten

  • Aktivitäten können nur in der StaffHub-Website geplant werden, wo auch alle anderen Planungen der Schichten erfolgen.

  • Nur der Team-Manager kann Aktivitäten erstellen, aktualisieren und löschen.

  • Mitarbeiter verfügen über eine schreibgeschützte Ansicht des Tagesplans zusammen mit Aktivitäten auf der StaffHub-Website.

  • Mitarbeiter können die ihnen zugewiesenen Aktivitäten auf ihrem Mobiltelefon anzeigen.

  • Aktivitäten befinden sich immer innerhalb einer Schicht. Eine Schicht kann mehrere Aktivitäten enthalten.

  • Eine einzelne Schicht kann nicht mehrere, sich überlappende Aktivitäten enthalten. Mehrere Schichten können jedoch demselben Benutzer zugewiesen werden und sich überlappen.

  • Jede Aktivität verfügt über einen Titel, eine Farbe, einen optionalen Code (hilft bei der Identifizierung der Aktivitäten in der Tagesansicht), eine Startzeit, eine Dauer und die Option "Bezahlt/nicht bezahlt".

  • Aktivitäten sind immer für einen bestimmten Zeitraum innerhalb einer Schicht geplant.

  • Die kürzeste Aktivitätsdauer beträgt 15 Minuten. Die längste Aktivitätsdauer umfasst die gesamte Schicht.

  • Standardmäßig ist eine Aktivität immer bezahlt, aber der Manager hat die Möglichkeit, sie als "Nicht bezahlt" zu kennzeichnen.

  • Sobald eine Aktivität einmal angelegt wurde, wird sie im System gespeichert, um das Verfahren für die Zukunft zu vereinfachen.

  • Beim Kopieren und Einfügen einer Schicht in der Wochen- oder Monatsansicht werden die Aktivitäten nicht mitkopiert.

  • Wenn Sie in der Wochenansicht auf "Letzten Zeitplan kopieren" klicken, wird eine Option angezeigt, um die Aktivitäten zusammen mit den Schichten in den neuen Zeitplan zu kopieren. Wenn die Aktivitäten nicht zusammen mit der Schicht kopiert werden sollen, können Sie diese Option deaktivieren.

Erstellen einer Aktivität

Ähnlich wie bei der Schichtplanung können Aktivitäten nur über die StaffHub-Website erstellt werden. Aktivitäten befinden sich immer innerhalb einer Schicht, und Sie müssen eine Schicht erstellen, bevor Sie Aktivitäten hinzufügen können. So erstellen Sie eine Aktivität:

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld "Schicht und Aktivitäten" aus einer beliebigen Ansicht (Tag, Woche oder Monat). Doppelklicken Sie auf eine Zelle, oder klicken Sie die rechte Maustaste, und wählen Sie Schicht hinzufügen/bearbeiten oder Aktivität hinzufügen/bearbeiten aus.

  2. Navigieren Sie zur Registerkarte "Aktivitäten", und klicken Sie auf Aktivität hinzufügen.

  3. Geben Sie die Details für die Aktivität ein. Die Schaltfläche Speichern wird erst aktiviert, wenn Sie einen Aktivitätstitel hinzugefügt haben und sich keine Aktivitäten überlappen.

  4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind, um die Aktivitäten zu erstellen.

    Screenshot:  Hinzufügen oder Anzeigen der Seite "Aktivitäten"

Zunächst müssen alle Aktivitäten über das Dialogfeld "Schicht und Aktivitäten" erstellt werden. Nachdem sie mindestens einmal erstellt wurden, können sie auf unterschiedliche Weise zu verschiedenen Schichten hinzugefügt werden.

  • Kopieren und Einfügen in der Tagesansicht

    • Sie können zur Tagesansicht navigieren und Aktivitäten für diesen Tag kopieren und einfügen. Sie können nur Aktivitäten mit einer Dauer von mindestens 30 Minuten kopieren. Um Aktivitäten von weniger als 30 Minuten zu erstellen, verwenden Sie das Dialogfeld "Aktivität".

  • Aktivitätsauswahlmenü in der Tagesansicht

    • Sie können zur Tagesansicht navigieren und auf die rechte Leiste in einer Zelle innerhalb einer Schicht klicken. Ein kleines Menü wird geöffnet, in dem Ihre letzten Aktivitäten angezeigt werden. Sie können auch über die Suchleiste im Menü nach Aktivitäten suchen.

  • Kopieren des letzten Zeitplans in der Wochenansicht

    • Navigieren Sie zur Wochenansicht, und wählen Sie Letzten Zeitplan kopieren. Ein Dialogfeld mit einer Option zum Kopieren von Aktivitäten zusammen mit den Schichten in den neuen Zeitplan wird geöffnet. Wählen Sie das Dialogfeld aus, und kopieren Sie die Aktivitäten zusammen mit den Schichten.

Die Details der Aktivitäten können jederzeit mit den gleichen Schritten wie zuvor beschrieben geändert werden.

Anzeigen von Aktivitäten im Web

Die vollständigen Titel der Aktivitäten können angezeigt werden, indem Sie zur Registerkarte Aktivitäten im Dialogfeld Schicht und Aktivitäten navigieren. Die beste Möglichkeit zum Anzeigen von Aktivitäten ist jedoch die Tagesansicht, wo sie im Kalenderformular mit den entsprechenden Aktivitätscodes angezeigt werden können.

Aktivitäten können auch als PDF-Formular angezeigt und gedruckt werden. Zu diesem Zweck wechseln Sie zur Tagesansicht und klicken oben rechts auf Als PDF-Datei drucken. Dadurch wird eine PDF-Datei mit allen Aktivitäten an diesem Tag heruntergeladen.

Screenshot:  Anzeigen der Staffhub-Aktivitäten in einem Webbrowser

Anzeigen von Aktivitäten auf einem mobilen Gerät

Sie können Aktivitäten anzeigen, indem Sie auf Ihrem Smartphone auf der Seite Meine Schichten auf eine bestimmte Schicht klicken. Dadurch wird die Detailseite der Schicht geöffnet, welche Tagesnotizen, Notizen und Aktivitäten für diese Schicht sowie deren Zeit und Dauer enthält.

Screenshot:  Anzeigen der Staffhub-Aktivitäten auf dem mobilen Gerät

Löschen einer Aktivität

Aktivitäten können nur mithilfe eines Browsers im Web gelöscht werden. Dies kann auf mehrere Arten erfolgen.

  1. Löschen einer Schicht, die Aktivitäten enthält, aus der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Auf diese Weise werden alle Aktivitäten in dieser Schicht gelöscht. Sobald eine Schicht, die Aktivitäten enthält, gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden.

  2. Löschen von Aktivitäten über das Dialogfeld Schicht und Aktivitäten. Öffnen Sie das Dialogfeld, navigieren Sie zur Registerkarte Aktivitäten, und klicken Sie anschließend auf Löschen. Wenn Sie die Aktivität nicht löschen möchten, klicken Sie auf "Rückgängig". Sobald Sie auf Speichern geklickt haben, können die gelöschten Aktivitäten nicht mehr abgerufen werden.

  3. Löschen über die Tagesansicht. Markieren Sie die Aktivitäten, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Sobald die Aktivität gelöscht wurde, kann die nicht wiederhergestellt werden.

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×