Planen von Besprechungen mit der Suchzeit

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Die Suchzeit ist ein Outlook-Add-in, das es einfacher macht, Besprechungen zu planen, indem Sie es den eingeladenen ermöglicht, für geeignete Zeiten zu stimmen.

So planen Sie eine Besprechung in Outlook mit "suchen"

  1. Erstellen Sie eine neue e-Mail, oder wählen Sie eine e-Mail aus, auf die Sie antworten möchten.

  2. Auflisten der erforderlichen Besprechungseinladungen in " an " und "optionale Einladungen" ( CC )

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option mit Besprechungs Umfrage Antworten aus.
    Suchzeit > mit Besprechungs Umfrage Antworten

  4. Wählen Sie die Besprechungs

    Einstellungen Dauer der Besprechungsdauer

    • Dauer: Wählen Sie eine Dauer aus der Liste aus.

      • Wählen Sie 8 Stunden für eine ganztägige Besprechung aus.

      • Verwenden Sie Benutzerdefiniert, um Ihre eigene Zeit einzurichten. Die maximale Dauer beträgt 23h 59M.
        Benutzerdefinierte Dauer für die Suche

    • Arbeitszeiten: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die vorgeschlagene Besprechungszeit nur auf Arbeitstage und-Stunden zu beschränken.

      ArbeitsZeiten suchen

      Hinweis: die standardmäßig verwendeten Arbeitszeiten werden aus Ihren Organizer-Einstellungen < Link zur Verwendung des Dashboards für die Suche nach Zeit Organisation > Einstellungen für Organisatoren abgerufen und die Exchange-Einstellungen werden nicht angezeigt. Wenn keine Einstellungen gefunden werden, werden diese standardmäßig von 8.00 bis 17.00 Uhr verwendet.

    • Zeitzone: Wählen Sie Zeitzonen-Symbol aus, um die Zeitzone für die Besprechung zu ändern.

      Zeitzone bearbeiten
      Hinweis

      • Die verwendete Zeitzone wird aus den Einstellungen des Organisators < Link zur Verwendung des Dashboards "suchtime-Organizer" > "Organisatoreinstellungen" abgerufen, aber Sie können ein neues aus der Liste auswählen.

      • Die Sommerzeit wird berücksichtigt, und Besprechungen nach der jährlichen Umstellung zeigen die richtige Uhrzeit an.

  5. "Suchen" durchsucht die eingeladenen Zeitpläne (sofern verfügbar) und schlägt geeignete Besprechungszeiten vor.

    Hinweis: Suchzeit verwendet Ihr Office 365 Business-Konto für den Zugriff auf Ihren Kalender und die Kalender der Teilnehmer in Ihrer Organisation, um die Verfügbarkeit zu ermitteln. Kalender, die keinem Office 365-Konto zugeordnet sind, werden nicht unterstützt.

    Verwenden Sie die Links, um die Besprechungsoptionen zu sortieren.

    • Verfügbarkeit: Listet die besten Optionen (Zeiten, wenn alle erforderlichen Einladungen frei sind) zuerst auf. Faktoren, die zum Ermitteln der besten Optionen verwendet werden, sind die kostenlose Anzahl der Teilnehmer, die Anzahl der erforderlichen vs. optionalen Teilnehmer, unabhängig davon, ob in Konflikt stehenden Teilnehmern in Ihrem Kalender Vorbehalte oder Beschäftigte eingegangen sind.
      Nach Verfügbarkeit sortierte Besprechungsoptionen

    • Zeit: Listet die Optionen chronologisch auf.

      Besprechungsoptionen nach Zeit sortiert

      Hinweis: Sie können mithilfe von <und> durch die Tage und Monate scrollen. Die VerfügBaren Tage sind grün unterstrichen. Dunkler grün gibt an, dass Tage mit den meisten Optionen und helleren grün-und rot-Zeichen die meisten Konflikte aufweisen. Wochenendtage sind als verfügbar gekennzeichnet, wenn keine Arbeitszeit ausgewählt ist.

    • Die Symbole für Personen zeigen an, ob Einladungen erforderlich sind und welche Verfügbarkeit

      • Blaue Unterstreichung: erforderlich

      • Grün: verfügbar

      • Gelb: ist möglicherweise ausgelastet

      • Rot: besetzt

      • Grau: Unbekannte

        Tastensymbol für Personen

    • Sie können die Symbole verwenden, um auf Weitere Informationen zuzugreifen.

      • Wählen Sie Statussymbol für eingeLadene Personen aus, um die Statusleiste der eingeladenen Personen zu öffnen.
        Statusleiste für eingeLadene Personen

      • Zeigen Sie mit der Maus auf jedes Personensymbol oder, um die verfügbaren Informationen anzuzeigen.

      • Wählen Sie Symbol "Kalender" aus, um Ihren Kalender anzuzeigen.
        Kalender des Organisators

  6. Wählen Sie ein paar geeignete Besprechungszeiten aus.

    • Das Feld Zeit wird bei Auswahl in Grün geändert.

    • Sie können maximal 20 Mal auswählen.
      Ausgewählte Besprechungsoptionen

  7. Wählen Sie Weiter aus.

  8. Geben Sie den Besprechungs Speicherort ein.

    • Skype ist standardmäßig aktiviert. Wählen Sie das Skype-Symbol aus, um es zu deaktivieren.

      Standorteinstellungen
      Hinweis:. Die Skype-Einstellungen auf Ihrem Organizer-Dashboard < Link zur Verwendung des Dashboards für die Auffindbarkeit > HinzuFügen von Skype-Einstellungen > werden verwendet. Suchzeit kann Ihre Einstellungen nur erkennen, wenn Sie über eine Brücke verfügen. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie für jede Besprechung eine neue Skype-ID.

  9. Wählen Sie Besprechungseinstellungen aus, und aktivieren Sie die Option ein/aus.

    • Benachrichtigungen: Sie erhalten e-Mail-Benachrichtigungen, wenn eingeladene abstimmen.

    • Automatischer Terminplan: die Besprechung wird automatisch in Ihrem Kalender geplant, wenn alle erforderlichen Teilnehmer mit Ja für eine Besprechungsoption gestimmt haben. Weitere Informationen finden Sie unter funktionsWeise der automatischen Terminplanung < Link >.

    • Gilt: Fügt einen vorläufigen Termin zu Ihrem Kalender für jede ausgewählte Besprechungsoption hinzu. Haltebereiche werden entfernt, wenn die Besprechung geplant ist oder die Abstimmung abgebrochen wird.

      Hinweis: Sie können zu diesem Zeitpunkt immer noch ausgewählte Besprechungszeiten löschen, indem Sie in der Liste ausgewählte Zeiten die Option X auswählen.
      Löschen von Besprechungszeiten

  10. Wählen Sie in e-Mail einfügenaus.

  11. Suchzeit fügt die vorgeschlagenen Besprechungszeiten in Ihre e-Mail ein. Wählen Sie Bearbeitungsoptionen aus, um bei Bedarf die Besprechungseinstellungen zu ändern.

    Bearbeiten von Optionen in einer e-Mail
    Hinweis: Wenn Sie Änderungen vornehmen und die Besprechungszeiten erneut einfügen, müssen Sie die ursprüngliche Einladung manuell löschen.

  12. Wählen Sie senden aus, um die Besprechungseinladungen zu senden, und starten Sie den Abstimmungsprozess. < Link zur Verwendung der Seite "Suchwahl" >

  13. Sie erhalten einen direkten Link zur abstimmungsseite < über die Seite "Suchen nach Wahl" > für Ihre Besprechung.

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