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Planen Ihrer SharePoint-Website – entwerfen von Grundlagen

Planen Ihrer SharePoint-Website – entwerfen von Grundlagen

Dieser Leitfaden dient dazu, Websitebesitzern zu ermöglichen, eine neue SharePoint-Website zu erstellen, die den geschäftlichen Zielen, den Anforderungen der Benutzer entspricht und mit minimalem Überwachungsaufwand verwaltet werden kann. Es gibt bekannte Faktoren, die zum Gesamterfolg Ihres Intranets, Ihrer Website oder Ihrer Seite beitragen können. Wenn Sie sicherstellen, dass bestimmte Grundlagen in Ihr Design integriert werden, wird sich die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre geschäftlichen Ziele und Benutzeranforderungen erfüllt werden. 

Hier erfahren Sie, wie Sie SharePoint-Entwurfsgrundlagen in Ihr Design und ihre Taktik integrieren, mit denen Sie den Erfolg Ihres SharePoint-Projekts beschleunigen oder verlangsamen können. 

Dieser Leitfaden besteht aus drei separaten Teilen:

Inhalt dieses Artikels:

  • Einführung in SharePoint-Entwurfsgrundlagen

  • Bekannte Erfolgs Taktiken

  • Moderne Ressourcen zur Websiteerstellung

SharePoint-Entwurfsgrundlagen

1. sicher und barrierefrei

Aufsicht, Steuerung und Kontrolle ("Governance")

Governance ist der Satz von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen, die Steuern, wie die Geschäftsbereiche und IT-Teams einer Organisation in SharePoint zusammenarbeiten, um Ihre Ziele zu erreichen. Jedes Unternehmen hat einzigartige Anforderungen und Zielsetzungen, die seinen Governance-Ansatz beeinflussen. Größere Organisationen benötigen wahrscheinlich mehr – und detaillierter – die Governance als kleinere Organisationen.

Governance wird in der Regel von mehreren Personen in einer Organisation bestimmt. Die Governance-Richtlinie wird vom SharePoint-Administrator implementiert. Als Websitebesitzer haben Sie nicht die volle Kontrolle über den Governance-Plan Ihres Unternehmens, aber Sie sollten sich bewusst machen, dass bestimmte Richtlinien wie folgt aussehen:

  • Berechtigungen und Dokumenterstellung

  • Inhalts Aufbewahrung

  • Freigabe – extern und intern

Warum sollte Governance priorisiert werden?

Ein guter Governance-Plan kann:

  • Optimieren Sie die Bereitstellung von Produkten und Technologien wie SharePoint.

  • Helfen Sie, das System Ihres Unternehmens sicher und kompatibel zu halten.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Investition in Technologie optimal wiedergeben können.

Barrierefreiheit

Websites, die Sie in SharePoint Online erstellen, umfassen Barrierefreiheitsfeatures, die es Menschen mit Behinderungen erleichtern, Sie zu verwenden. Der Begriff "Personen mit Behinderungen" umfasst Millionen von Menschen mit einer breiten Palette von Anforderungen. Jede Teilzielgruppe weist jedoch bestimmte, unverkennbare Anforderungen auf. Zu den häufigsten Behinderungen gehören: Blindheit, sehbehinderte, Farbenblindheit, eingeschränkte Beweglichkeit und Beweglichkeit, Taubheit und Kognitive Behinderungen wie Legasthenie oder Attention-Defizit-Störung. 

Weitere Informationen zu Ressourcen zum Erstellen von barrierefreien Websites in SharePoint Online.

Warum sollten Barrierefreiheit priorisiert werden?

Der Entwurf von Websites unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit hilft Ihnen dabei, Ihre Websites wie folgt zu gestalten:

  • Barrierefrei, unabhängig vom Gerät oder der Eingabemethode, die eine Person möglicherweise verwendet (z. B. Desktopbrowser, Sprachbrowser, Mobiltelefonbrowser, kraftfahrzeugbasierte Computer usw.).

  • Barrierefrei, unabhängig von den Einschränkungen, denen eine Person möglicherweise unterliegt (z. B. lärmintensive Umgebungen, Räume mit wechselndem Beleuchtungsniveau, Fahrumgebung mit Freisprecheinrichtung usw.).

  • Vorhersehbar. Innovationen sind für Websites wichtig, aber die Vorhersehbarkeit ist unverzichtbar. Wenn Sie die Navigation auf Ihrer Website leicht verständlich und vorhersehbar gestalten, ist sie für jeden leichter zugänglich.

Benutzerfreundlichkeit

Usability bezieht sich auf die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Website – im Grunde, wie einfach es für Benutzer ist, ihre Ziele mithilfe Ihrer Website zu erreichen? Beachten Sie, dass Benutzer diese Website für den Zugriff auf Ressourcen und die Optimierung von Arbeitsauslastungen benötigen. Stellen Sie sicher, dass sich der Website Erstellungsplan auf wichtige Aufgaben und Benutzeranforderungen konzentriert, die von Ihrer Website unterstützt werden müssen. 

Grundlegende Usability-Richtlinien, die Sie beachten sollten:

  • Lernmöglichkeiten: wie einfach ist es für Benutzer, grundlegende Aufgaben bei der ersten Verwendung der Website zu erfüllen?

  • Effizienz: Wenn Benutzer das Design erlernt haben, wie schnell können Sie Aufgaben ausführen?

  • Einprägsamkeit: Wenn Benutzer nach einem Zeitraum, in dem Sie Sie nicht verwenden, zur Website zurückkehren, wie einfach können Sie die Kenntnisse wiederherstellen?

  • Fehler: wie viele Fehler machen Benutzer und wie einfach können Sie die Fehler wiederherstellen?

  • Zufriedenheit: wie angenehm ist es, das Design zu verwenden?

Quelle: Nielson Norman Usability 101

Warum sollte Usability priorisiert werden?

Ihre SharePoint-Website wird für Benutzer wertvoll, wenn Sie dazu beiträgt, die für die Ausführung von Aufgaben benötigte Zeit zu verringern und Benutzer mit häufig verwendeten Ressourcen zu verbinden. Ihre Website wird für Ihr Unternehmen wertvoll, wenn Sie Kundendienst Tickets reduziert und Aufgaben wie die Vertragsabwicklung automatisiert. Um diese Arten von Zielen zu erfüllen, muss Ihre Website zunächst für alle Zielgruppen verwendet werden, beispielsweise für Benutzer von mobilen Geräten , für Remote Teammitglieder, für mehrsprachige Anforderungen und für Barrierefreiheit.

Arbeiten an einem beliebigen Gerät

Wenn Benutzer Dateien auf Ihrem lokalen Gerät oder auf einer Netzwerkfreigabe speichern, haben Sie kein Glück, wenn Sie nicht über das Gerät verfügen oder über keine Verbindung mit Ihrem Netzwerk verfügen. Wenn auf dem Gerät eines Benutzers etwas passiert, können die Daten möglicherweise nicht wiederhergestellt werden. Wenn das Gerät eines Benutzers aktualisiert wird, müssen lokale Daten migriert werden.

Wenn Sie Dateien in OneDriveSpeichern , können Sie von allen ihren Geräten, wie dem Smartphone und dem privaten Computer (je nachdem, was Sie zulassen), darauf zugreifen. Sie können sogar von anderen Geräten, denen Sie Vertrauen, auf Dateien in einem Browser zugreifen. Holen Sie sich die Mobile SharePoint-app.

2. informieren und engagieren

Nutzung moderner Listen und Bibliotheken

Sie können Inhalte mithilfe von SharePoint-Listen sammeln und verwalten, genau wie Sie Informationen in Excel sammeln. Bibliotheken ermöglichen es Ihnen und ihren Teams, Informationen in SharePoint-Bibliothekenzu sammeln, zu überwachen und freizugeben.

Moderne Content Management-Webparts:

  • Einfaches Hinzufügen, Neuanordnen, sortieren, Filtern und Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten von Bibliotheken mithilfe des Dokumentbibliothek-Webparts

  • Verbessern der Anzeige von Listen mit Spalten-und Listen Ansichts Formatierungen mithilfe des Listen Webparts

  • Dynamisches Anzeigen von Inhalten aus einer Dokumentbibliothek, einer Website, einer Websitesammlung oder allen Websites mithilfe des hervorgehobenen Inhalts Webparts

  • Hinzufügen von Dateien als Links, anstatt Sie mit dem Link-Webpart zwischen Websites zu kopieren

Personalisierte Nachrichten und Inhalte

Mithilfe des News-Webpartskönnen Sie für Ihr Publikum relevante Neuigkeiten erstellen und kuratierten. Erstellen Sie schnell auffällige Beiträge wie Ankündigungen, Personen Nachrichten, Status Updates und vieles mehr, die Grafiken und eine umfangreiche Formatierung enthalten können. Im News-Webpart können Sie die Quelle für automatische Nachrichten Beiträge und die Reihenfolge angeben, in der Sie auf Ihrer Seite angezeigt werden sollen.

Passen Sie die Art und Weise an, in der Benutzer Inhalte und Nachrichten mithilfe der Zielgruppenadressierunganzeigen. Mit der Zielgruppenadressierung können bestimmte Inhalte für bestimmte Zielgruppen auf der SharePoint-Startseite, Nachrichten in der mobilen App und im News-Webpart priorisiert werden, wenn die Zielgruppenadressierung aktiviert ist.

Zusammenarbeiten an derselben Datei

Die gemeinsame Dokumenterstellung besteht darin, dass zwei oder mehr Autoren gleichzeitig an verschiedenen Teilen eines Dokuments arbeiten. Während ein Autor an seinem Abschnitt des Dokuments arbeitet, kann ein anderer Autor an ihm arbeiten, ohne die Arbeit des anderen zu unterbrechen. Die gemeinsame Dokumenterstellung beseitigt Hindernisse für die Zusammenarbeit auf Server Basis und unterstützt Organisationen dabei, den Overhead zu verringern, der mit herkömmlicher Dokumenten Freigabe über Anlagen verbunden ist. 

Verbinden Ihrer Teamwebsite mit einer Office 365-Gruppe

Wenn Sie festgestellt haben, dass Sie eine Teamwebsite erstellen müssen, sollten Sie Sie mit einer Office 365 Gruppe verbinden.

Beim Erstellen oder Herstellen einer Verbindung mit einer Gruppestehen freigegebene Ressourcen für das Team zur Verfügung wie der freigegebene Posteingang, ein Teamkalender, ein OneNote-Notizbuch, ein Standardspeicherort für Dateien (die Dokumentbibliothek "Teamwebsite"), Planner für die Aufgabenverwaltung, Seiten, Listen, Bibliotheken und Team Nachrichten – alles, um der Gruppe bei der Zusammenarbeit,

Erstellen Sie eine mit einer Gruppe verbundene SharePoint-Teamwebsite in Sekunden. 

3. Community und Kultur aufbauen 

Verbinden von Mitarbeitern

Unterstützen von Arbeitsgruppen beim Herstellen einer Verbindung und der Einbindung in Ihre Organisation mithilfe von jammern Verwenden Sie "jammern", um Ideen zu diskutieren, Updates zu teilen und mit anderen zu vernetzen. Weitere Informationen zu den Webparts "jammern-Highlights" und "jammern-Konversationen"

Mithilfe von Unterhaltungen können Benutzer an Onlineunterhaltungen teilnehmen, ohne Ihre SharePoint-Seite verlassen zu müssen. "Jammern-Highlights" bietet einen schnellen Überblick über aktive Unterhaltungen und ein gezieltes Portal für bestimmte Gruppen oder Konversationen in "jammern".

Mögliche Aktionen mit "jammern"-Webparts:

  • Suchen nach Experten, Unterhaltungen und Dateien

  • Gruppen beitreten, um informiert zu bleiben, sich mit ihrer Community zu verbinden und Ideen zu sammeln

  • @ erwähnen Sie eine Person, um Sie zu verschlingen

  • Loben Sie eine Person in Ihrem Netzwerk, um einen Erfolg zu feiern oder einfach nur dank zu sagen

  • Verwenden von Umfragen, um das Feedback der Quelle zu verdrängen und schnell Antworten zu erhalten

Vereinheitlichen Ihrer Organisation

Sie können Ihre Partner, Ihr Team und ihre Kollegen auf dem laufenden halten und Sie mit der Nachrichtenfunktion auf Ihrer Teamwebsite in wichtige oder interessante Geschichten einbinden. Sie können im Handumdrehen attraktiv gestaltete Beiträge wie Ankündigungen, News für Personen, Statusaktualisierungen und weiteres mehr erstellen, die auch Grafiken und umfangreiche Formatierungen enthalten können. Verwenden des News- Webparts auf Ihrer Teamwebsite

Manchmal muss der Inhalt über Video-like bereitgestellt werden, wenn unternehmensweite Ankündigungen erfolgen oder wenn hochrangige Führungskräfte ein Live-Ereignis hosten. Microsoft Stream ist die eigene Video Website Ihres Unternehmens. Verwenden Sie das Stream-Webpartauf Ihrer Website, um Videoinhalte anzuzeigen.

Durch Hinzufügen des Events-Webpartshelfen Sie Ihrer Organisation, den bevorstehenden Ereignissen eine größere Sichtbarkeit zu verleihen.

4. erstellen und Erweitern von Wissen

Die erfolgreichsten Websites engagieren Benutzer mit den richtigen Inhalten und Ressourcen zur richtigen Zeit. Inhalte können als Dokumente, Bilder, Videos, Unternehmensnachrichten, Abschnittsüberschriften und Dokumentbeschriftungen definiert werden – beliebiges Informationsmedium, das Benutzer verwenden müssen, um informiert zu werden.

Inhalt wird letztendlich entscheiden, wie Sie Ihre Website in Seiten, Dokumentbibliotheken, Listen, Websitenavigationslinks und andere Komponenten aufteilen. Verwenden Sie einen Designansatz , um zu ermitteln, welche Inhalte auf Ihrer Seite zu finden sind, bevor Sie Ihre Website erstellen. Damit Ihre Inhalte die richtige Zielgruppe erreichen, informieren Sie sich über die bewährten Methoden für Websitenavigation, Suche und Inhaltsverwaltung. 

Navigation

Die effektivsten SharePoint-Websites helfen Benutzern, schnell zu finden, was Sie benötigen, damit Sie die Informationen verwenden können, die Sie finden, um Entscheidungen zu treffen, zu erfahren, was vor sich geht, auf die erforderlichen Tools zuzugreifen oder sich mit Kollegen in Verbindung zu setzen, um ein Problem zu lösen. Das Planen einer effektiven Navigations Umgebung ist daher ein wichtiges Element beim Entwerfen von SharePoint-Websites. Gute Navigations Erlebnisse präsentieren Besuchern ein vollständiges Bild von dem, was auf der Website zur Verfügung steht, und bieten zusammen mit der Startseite eine umfassende "Geschichte" für die Website. 

Weitere Informationen zum Planen der Websitenavigation. Sie müssen mit dem Websitesammlungsadministrator zusammenarbeiten, um Navigationsänderungen vorzunehmen, die sich auf Hub-Websites und Home-Websites auswirken.

Suchen

Microsoft Search in SharePoint bietet eine großartige Benutzeroberfläche, die personalisierte Suchergebnisse enthält, ohne dass ein Administrator irgendetwas konfigurieren muss. Sie können auch die Informationen und Antworten für Ihre Benutzer zur Durchführung von Aufgaben fördern, beispielsweise Richtlinien, Vorteile, Ressourcen, Tools und vieles mehr. Zielgruppen, wie neue Mitarbeiter oder entfernte Arbeitskräfte, mit bestimmten Inhalten mithilfe der Zielgruppen Adressierung

Inhaltsverwaltung

Inhaltsverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung aller Inhalte auf Ihrer SharePoint-Website (s) – wie Text, Bilder, Logos, Beschriftungen, Links und Metadaten. Das Verwalten von Inhalten in diesem Kontext bedeutet, dass Benutzer ihre Inhalte finden können – und wenn Sie Sie finden, ist der Inhalt auf dem neuesten Stand und für die Bedürfnisse des Benutzers relevant.

Die Inhaltsverwaltung sollte Teil ihrer Organisations-Governance-Strategie sein, um bestimmte Aufgaben wie Inhalts Aufbewahrung und Veröffentlichungs Berechtigungen zu automatisieren. Als Websitebesitzer müssen Sie mit der Websitesammlung oder dem mandantenadministrator zusammenarbeiten, um zu verstehen, welche Richtlinien für Ihre Organisation vorhanden sind. 

Bewährte Methoden für die Inhaltsplanung: 

  • Identifizieren Sie Ihre Benutzer und Ihre Anforderungen, und stellen Sie sicher, dass Ihre Website diese Anforderungen erfüllt.

  • Verwenden des Menüs "Website", um Benutzern anzuzeigen, was Sie auf Ihrer Website tun können

  • Themenspezifische Websites sind ideal, damit Ihre Website skalierbar wird, wenn Ihr Unternehmen wächst

  • Überwachen der aktuellen Inhalte zur Qualitätssicherung, bevor Sie der Website hinzugefügt werden

  • Lassen Sie viel Freiraum in Ihrem Design-weniger mehr

Bewährte Methoden zum Schreiben von Inhalten: 

  • Verwenden Sie einen Unterhaltungs Ton und ein vertrautes Vokabular für Ihr Publikum.

  • Beantworten Sie die folgenden Informationen für Benutzer sofort: wo bin ich? Was kann ich hier tun? Was kann ich als nächstes tun?

  • Sicherstellen, dass H1-und H2-Titel Schlüsselwörter verwenden, die die Typen von wichtigen Works-Benutzern bei der Suche nach diesen Inhalten in Betracht gezogen werden

  • Benutzer lesen nicht, Sie Scannen – verwenden Sie große Schlagzeilen mit Schlüsselwörtern

  • Buchstabieren von Akronymen und Abkürzungen bei der ersten Erwähnung

  • Berücksichtigung von Kultur, doppelter Bedeutung und Lokalisierung

  • Sicherstellen, dass Inhalte barrierefrei sind, beispielsweise: Bilder und Farben werden nicht zum vermitteln von Informationen und Videos mit Untertiteln verwendet.

Bewährte Methoden für die Inhaltsverwaltung:

  • Dateinamen und Dokumenttitel sollten für Benutzer sinnvoll sein, da diese Informationen wichtig werden, wenn Benutzer Ihre Website nach Inhalten durchsuchen.

  • Vermeiden Sie es, Datumsangaben und Versionsnummern in Dateinamen zu verwenden.

  • Benutzerfreundliche Namen für SharePoint-Hyper-Links suchen

  • Regelmäßiges Planen von Inhalts Überwachungen, um sicherzustellen, dass Inhalte relevant bleiben

Bekannte Erfolgsfaktoren

Champions suchen

Champions sind die Personen in Ihrer Organisation, die absichtlich Zeit widmen, um neue Ideen und Arbeitsweisen zu verstärken. Champions können dazu beitragen, das Benutzer Engagement und die Akzeptanz für Ihre SharePoint-Websites zu beschleunigen. Champions sind ein wertvoller Vorteil beim Erstellen und Starten neuer Websites, Hub-Websites und-Portale. 

Champions können mit folgenden Themen helfen:

  • Skalieren von Adoptions Aktivitäten in der gesamten Organisation

  • Evangelisieren von SharePoint und dessen Wert in Teams

  • Begrüßung neuer Nutzer und Beantwortung von Fragen

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Champions in Ihrem Büro mithilfe von SharePoint-Adoptions Ressourcen finden und nutzen können.

Feedback anfordern

Bitten Sie während des Entwurfsprozesses um Feedback von Benutzern, um zu überprüfen, ob das Design Ihren Anforderungen entspricht. Das Testen Ihrer Website vor dem ersten Start kann besonders aufschlussreich sein, wenn Sie Informationen zu Architektur-oder Websitestruktur Problemen entdecken.

Feedback kann in Form einer Umfrage, einesUsability-Tests oder der Interaktion von Benutzern mit der neuen Website hilfreich sein. Beachten Sie beim Verwenden Ihrer Website, dass Ihre Zielgruppe sofort verstehen kann: wo bin ich, was kann ich hier tun, und was kann ich als nächstes tun?

Messen des Website Erfolgs

Festgelegte Website Ziele, die regelmäßig überwacht und kommuniziert werden. Schauen Sie sich die Website Nutzungsanalyse an, um mehr darüber zu erfahren, wie Benutzer mit Ihrer Website interagieren.

Einige Beispiele für Website Ziele, die gemessen werden können:

  • Verkürzen von Aufgaben (also Formularen)

  • Reduzierte Supportanrufe

  • Mitarbeiterengagement und-Zufriedenheit erhöhen

  • Verbinden von Mitarbeitern mit anderen Mitarbeitern und Geschäftstools

  • Informations-Gateway (d.h. Onboarding neuer Teammitglieder)

Halten Sie Inhalte auf dem neuesten Stand und kompatibel

Für die meisten Organisationen und Websites nimmt der Umfang und die Komplexität der Inhalte täglich zu – e-Mails, Dokumente, Sofortnachrichten und vieles mehr. Effektives verwalten-oder regieren-diese Informationen sind wichtig, wenn Sie Folgendes benötigen: proaktive Einhaltung der Branchenrichtlinien, Verringerung des Risikos im Fall einer Sicherheitsverletzung und Unterstützung Ihrer Organisation beim effizienten Austausch von Wissen und agiler durch sicherstellen, dass Ihre Benutzer nur mit Inhalten arbeiten, die aktuell und für Sie relevant sind.

Arbeiten Sie mit dem Websitesammlungsadministrator zusammen, um Aufbewahrungsrichtlinien zu erstellen , die Ihnen helfen können, Inhalte zu verwalten, indem Sie Inhalte beibehalten, damit Sie nicht endgültig vor dem Ende des Aufbewahrungszeitraums gelöscht werden und die Inhalte am Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht werden.

Ein Aspekt des Verwaltens von Inhalten ist so oft wie erforderlich geplanter Audits. Ermitteln Sie, wie regelmäßig Ihr Website Verwaltungsteam: Aktualisieren von Inhalten, sicherstellen, dass Verknüpfungen nicht beschädigt sind, Aktualisieren von Mitarbeiterinformationen und Überprüfen der Berechtigungs-und Freigabeeinstellungen.  

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