Erste Schritte

Plan für Office 365

Planen für Office 365

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Entscheidung, Ihre Unternehmensdaten mithilfe von Office 365 in die Cloud zu verschieben! Unabhängig davon, ob es in Ihrem Unternehmen 1 Person oder 10 Personen gibt – mit ein bisschen Planung können Sie von Office 365 maximal profitieren.

Wenn Sie ein Neueinsteiger sind, werden Sie Folgendes erhalten:

  • Office-Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

  • Eine personalisierte E-Mail-Adresse für Sie und Ihre Mitarbeiter, z. B. "ralf@contoso.com".

  • Dokumentspeicher in der Cloud (OneDrive und Teamwebsites) und vieles mehr.

Sie erhalten keine Apps für Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, CRM oder eine öffentliche Website.

1. Auswählen Ihres Plans

  • Muss Office auf Ihren Computern installiert sein? Wählen Sie in diesem Fall Office 365 Business Premium aus.

  • Benötigen Sie auch E-Mail-Verschlüsselung? Oder sind Sie in der Medizinbranche, Finanzbranche, juristischen Branche oder einer anderen Branche tätig, die Security und Compliance-Tools und Archivierung erfordert? Wählen Sie in diesem Fall stattdessen E3 aus.

  • Haben Sie einige Mitarbeiter, die nur E-Mail benötigen, und andere Mitarbeiter, bei denen Office-Apps installiert sein müssen?

    Sie können Pläne beliebig kombinieren! So können Sie beispielsweise den Premium-Plan und Lizenzen nur für diejenigen Mitarbeiter kaufen, die dieses Angebot tatsächlich nutzen werden. Nachdem Sie das erledigt haben, können Sie Ihrem Abonnement einen anderen Plan hinzufügen und Lizenzen für die übrigen Mitarbeiter kaufen. Damit bleibt das Ganze übersichtlich: Sie haben ein einziges Abonnement mit mehreren Plänen und Lizenzen.

 

Wählen Sie einen Plan aus.

2. Sich entscheiden für einen Domänennamen, wenn es noch keinen gibt

  • Mit einer Domäne erhält Ihre Organisation eine professionelle und leicht zu merkende Online-Identität, z. B. ralf@contoso.com. Wenn Sie bereits eine Domäne haben, können Sie sie in Office 365 einbeziehen – wir helfen Ihnen beim Übergang.

  • Sie haben noch keine Domäne? Gleichzeitig mit Ihrer Registrierung für Office 365 können Sie eine problemlos erhalten.

 

Entscheiden Sie sich für einen Domänennamen.

3. Planen, wann der Umzug Ihrer vorhandenen E-Mails und Kontakte nach Office 365 stattfinden soll

Wenn Sie die Umstellung von einem bestehenden E-Mail-Dienst auf Office 365 planen, müssen dafür normalerweise ein bis zwei Tage veranschlagt werden. Wir empfehlen Ihnen, die Umstellung der E-Mail auf Office 365 für einen Abend oder ein Wochenende zu terminieren, wenn Sie weniger E-Mails empfangen.

Planen Sie für E-Mails.

4. Identifizieren der Dateien, die Sie in der Cloud speichern möchten

Die meisten Unternehmen möchten alle ihre Dateien in der Cloud speichern, weil das Risiko eines Verlusts dort geringer ist. Und Sie können von praktisch überall aus darauf zugreifen! Wenn Sie Ihren Computer mit der Cloud synchronisieren, wird eine Kopie der Datei für Sie heruntergeladen, damit Sie daran lokal arbeiten können, falls Sie keinen Zugriff auf das Internet haben. Wenn Sie die Datei speichern und schließen und dann eine Verbindung mit dem Internet herstellen, wird die Datei erneut in der Cloud gespeichert.

Planen Sie das Verschieben Ihrer Dateien in die Cloud.

5. Zuweisen von Rollen

  • Waren Sie die Person, die sich für Office 365 registriert und das Abonnement gekauft hat? Dann sind Sie der globale Administrator für Ihre Organisation!

    Dies bedeutet: Sie sind dafür verantwortlich, dass alles Erforderliche eingerichtet, Probleme gelöst und anderen Benutzern geholfen wird. Sie können aber auch vertrauenswürdigen Benutzern Administratorrollen zuweisen.

  • Nur einer oder zwei Personen in Ihrem Unternehmen sollte die Rolle des globalen Administrators zugewiesen werden. Da Personen in dieser Rolle alle Aufgaben erledigen können, z. B. ALLE Ihre Dokumente löschen, ist es ein Sicherheitsrisiko, wenn die Rolle mehreren Personen zugewiesen wird.

  • Einige Unternehmen engagieren einen Berater zur Verwaltung ihrer Computer und Software. Sie können ein Konto für Ihren IT-Berater erstellen, müssen ihm aber keine Lizenz zuweisen. Im Hinblick auf Office 365 entstehen Ihnen also keine Kosten. Er kann weiterhin die meisten Aufgaben in der Rolle des globalen Administrators ausführen.

Planen Sie Rollen.

6. Informieren der Mitarbeiter

  • Lassen Sie die Personen in Ihrem Unternehmen wissen, dass Sie in die Cloud wechseln werden! Dann können sie anfangen, alte E-Mails und Dateien zu bereinigen oder die kostenlosen Onlineschulungen zu nutzen.

  • Entscheiden Sie, wie Sie den Benutzern Anmeldeinformationen und Kennwörter zustellen möchten, wenn Sie für den Wechsel bereit sind.

Teilen Sie den Plan Ihrem Team mit.

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