Planen einer Besprechung mit anderen Personen

Planen einer Besprechung mit anderen Personen

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Sie können eine Besprechungsanfrage an eine oder mehrere Personen senden. Outlook verfolgt, wer die Anforderung akzeptiert, und reserviert Zeit für Ihren Kalender für die Besprechung. Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erstellen, können Sie Anlagen hinzufügen, einen Lagerort festlegen und mithilfe des terminPlanungs-Assistenten die beste Zeit für die Besprechung auswählen.

Planen einer Besprechung

  1. Sie können eine Besprechungsanfrage auf eine der folgenden Arten erstellen:

    • Wählen Sie im Posteingang neue Elemente > Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Q.

      Um eine Besprechung zu planen, wählen Sie auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Neu" die Option "Neue Elemente" und dann "Besprechung" aus.

    • Wählen Sie im Kalender neue Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Q.

      Befehl 'Neue Besprechung' im Menüband

    • Wählen Sie in einer e-Mail-Nachricht im Posteingang die Schaltfläche mit Besprechung Antworten aus.

      Wählen Sie in einer e-Mail-Nachricht mit Besprechung Antworten aus.
  2. HinzuFügen von Teilnehmern auf eine von zwei Arten:

    • Fügen Sie Ihre Teilnehmer der Zeile an der Besprechungsanfrage hinzu, und fahren Sie mit Schritt 4 fort.

    • Wenn Sie ein Office 365-oder ein Exchange-Konto verwenden, können Sie den Terminplanungs- Assistenten verwenden, um Teilnehmer-Zeitpläne anzuzeigen.

  3. Klicken Sie im Terminplanungs- Assistenten entweder auf das Feld unter Ihrem Namen, geben Sie den Namen oder die e-Mail-Adresse des Teilnehmers ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen, um Ihr Adressbuch zu öffnen.

    Klicken Sie auf das Symbol neben dem Namen des Teilnehmers im Terminplanungs-Assistenten, um einen bestimmten Teilnehmer als erforderlichen Teil nehmer,optionalen Teil nehmer oder eine Ressource zu kennzeichnen. Wenn Sie mit der Eingabe des Namens des Teilnehmers beginnen, gibt Outlook Vorschläge für Sie auf der Grundlage der Personen aus, die Sie kürzlich getroffen oder per e-Mail erhalten haben. Wählen Sie einen Namen aus der Liste aus, um einen Teilnehmer hinzuzufügen.

    Sie können Teilnehmer nach Bedarf oder optional markieren.
  4. Fügen Sie einen Besprechungs Betreff, eine Startzeit und eine Endzeit sowie einen Aufenthaltsort hinzu.

    In Outlook 2016 und Outlook für Office 365 können Sie mit der Eingabe eines Ortsnamens beginnen, z. b. Fourth Coffee Shop oder Konferenzraum 23, und Outlook sucht nach Standort Übereinstimmungen. Wählen Sie einen der Vorschläge aus, um diesen zu wählen, oder setzen Sie die Eingabe fort, um einen anderen Zielort einzugeben.

    Tipp: Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto oder ein Office 365-e-Mail-Konto verwenden, klicken Sie auf Terminplanungs- Assistent, und klicken Sie dann auf Raumsuche, um die Verfügbarkeit zu prüfen Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Terminplanungs-Assistenten und Raum Finder für Besprechungen in Outlook.

  5. Wenn Sie eine Datei an eine Besprechungsanfrage anfügen möchten, wählen Sie im Menü Einfügen die Option Datei anfügenaus, und wählen Sie dann die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten.

  6. Wenn Sie dies nicht zu einer Besprechungsserie machen möchten, klicken Sie auf senden. Andernfalls finden Sie weitere Informationen unter Erstellen einer Besprechungsserie.

Verhindern, dass Teilnehmer eine Besprechung weiterleiten

Wenn Sie Office 365 verwenden, können Sie beim Erstellen einer Besprechungsanfrage verhindern, dass Besprechungsteilnehmer die Besprechungsanfrage an andere Personen weiterleiten. Diese neue Option steht nach dem Upgrade auf Version 1808 für monatliche Kanal Kunden zur Verfügung.

  • Bevor Sie die Besprechungsanfrage senden, wählen Sie Antwortoptionen > Weiterleitung zulassen aus, um die Fähigkeit der Teilnehmer zum Weiterleiten einer Besprechungsanfrage auszublenden.

Weitere Informationen finden Sie unter verhindern der Weiterleitung einer Besprechung .

  1. Klicken Sie auf Besprechung > Serientyp.

    Befehl 'Serie' im Menüband

    Hinweis: Verwenden Sie die Tastenkombination STRG+G, um die Besprechung so zu planen, dass sie regelmäßig wiederholt wird.

  2. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis: Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

  3. Klicken Sie zum Senden der Besprechungsanfrage auf Senden.

HinzuFügen einer Personen zu einer vorhandenen Besprechung

Sie können eine weitere Teilnehmer zu einer vorhandenen Besprechung hinzufügen.

Wenn Sie der Besprechungs Besitzer sind:

  1. Doppelklicken Sie, um die Besprechung zu öffnen, und verwenden Sie dann die Zeile an oder den Terminplanungs- Assistenten, um der Besprechung ein oder mehrere Personen hinzuzufügen.

  2. Klicken Sie auf senden , und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:

    • Aktualisierungen nur an hinzugefügte oder gelöschte Teilnehmer senden.

    • Aktualisierungen an alle Teilnehmer senden.

Wenn Sie nicht der Besprechungs Besitzer sind

  1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage. Wählen Sie in der Gruppe Antworten im Menüband Antwortenund dann weiterleitenaus. HinzuFügen von mindestens einem Empfänger zu einer Besprechungsanfrage

  2. Klicken Sie auf senden. Der Besprechungs Besitzer erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Besprechungsanfrage an eine andere Person weitergeleitet haben. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten einer Besprechung.

Besprechungen vorzeitig beenden

Nur für Office-Insider verfügbares Feature Dieses Feature steht derzeit nur für Teilnehmer am Office Insider-Programm zur Verfügung.

Wenn Sie Outlook für Office 365 verwenden, können Sie Ihre Besprechungen jetzt einige Minuten früher beenden. Dies kann Ihnen beim Erstellen von Reisezeit zwischen Besprechungen helfen. Sie können eine andere Dauer für Besprechungen unter einer Stunde und Besprechungen über eine Stunde auswählen.

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Kalender > Kalenderoptionen aus.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Termine und Besprechungen vorzeitig beenden.

    Dialogfeld ' Kalenderoptionen ' mit aktiviertem Kontrollkästchen ' Termine und Besprechungen vorzeitig beenden '
  3. Verwenden Sie die Dropdownlisten, um die Anzahl der Minuten für Besprechungen mit weniger als einer Stunde und einer Stunde oder länger zu markieren, und klicken Sie dann auf OK.

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