Planen einer Besprechung mit anderen Personen

Planen einer Besprechung mit anderen Personen

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Sie können eine Besprechungsanfrage an eine oder mehrere Personen senden. Outlook verfolgt, wer die Anforderung annimmt, und reserviert Zeit für Ihren Kalender für die Besprechung. Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erstellen, können Sie Anlagen hinzufügen, einen Speicherort festlegen und den Terminplanungs-Assistenten verwenden, um die beste Zeit für die Besprechung auszuwählen.

Planen einer Besprechung

  1. Erstellen Sie eine Besprechungsanfrage auf eine der folgenden Arten:

    • Wählen Sie im Posteingang neue Elemente > Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Q.

      Um eine Besprechung zu planen, wählen Sie auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Neu" die Option "Neue Elemente" und dann "Besprechung" aus.

    • Wählen Sie im Kalender die Option neue Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Q.

      Befehl 'Neue Besprechung' im Menüband

    • Wählen Sie in einer e-Mail-Nachricht im Posteingang die Schaltfläche Antwort mit Besprechung aus.

      Wählen Sie in einer e-Mail-Nachricht mit Besprechung Antworten aus.
  2. Sie haben zwei Möglichkeiten, Teilnehmer hinzuzufügen:

    • Fügen Sie Ihre Teilnehmer in die Zeile an der Besprechungsanfrage ein, und fahren Sie mit Schritt 4 fort.

    • Wenn Sie ein Office 365-oder Exchange-Konto verwenden, können Sie den Terminplanungs- Assistenten verwenden, um Teilnehmer-Zeitpläne anzuzeigen.

  3. Klicken Sie im Terminplanungs- Assistenten entweder auf das Feld unter Ihrem Namen, geben Sie den Namen oder die e-Mail-Adresse des Teilnehmers ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen , um Ihr Adressbuch aufzurufen.

    Klicken Sie im Terminplanungs-Assistenten auf das Symbol neben dem Namen des Teilnehmers, um einen bestimmten Teilnehmer als Erforderlicher Teilnehmer,optionaler Teil nehmer oder eine Ressource zu kennzeichnen. Wenn Sie mit der Eingabe des Namens eines Teilnehmers beginnen, stellt Outlook Vorschläge für Sie basierend auf den Personen bereit, die Sie kürzlich kennengelernt oder per e-Mail gesendet haben. Wählen Sie einen Namen aus der Liste aus, um einen Teilnehmer hinzuzufügen.

    Sie können Teilnehmer als erforderlich oder optional markieren.
  4. Fügen Sie einen Besprechungs Betreff, eine Startzeit und eine Endzeit sowie einen Speicherort hinzu.

    In Outlook 2016 und Outlook für Office 365 können Sie mit der Eingabe des Namens eines Standorts beginnen, beispielsweise mit dem Fourth Coffee Store oder dem Konferenzraum 23, und Outlook sucht nach Positions Übereinstimmungen. Wählen Sie einen der Vorschläge aus, um diesen Speicherort auszuwählen, oder setzen Sie die Eingabe fort, um einen anderen Speicherort einzugeben.

    Tipp: Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto oder ein Office 365-e-Mail-Konto verwenden, klicken Sie auf Terminplanungs- Assistent, und klicken Sie dann auf Raumsuche, um die Verfügbarkeit zu prüfen Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Terminplanungs-Assistenten und des Raum Finders für Besprechungen in Outlook.

  5. Wenn Sie eine Datei an eine Besprechungsanfrage anfügen möchten, wählen Sie im Menü Einfügen die Option Datei anfügenaus, und wählen Sie dann die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten.

  6. Wenn Sie diese Besprechung nicht als Besprechungsserie festlegen möchten, klicken Sie auf senden. Andernfalls lesen Sie Erstellen einer Besprechungsserie.

Verhindern, dass Teilnehmer eine Besprechung weiterleiten

Wenn Sie Office 365 verwenden, können Sie beim Erstellen einer Besprechungsanfrage verhindern, dass Besprechungsteilnehmer die Besprechungsanfrage an andere Personen weiterleiten.

  • Bevor Sie die Besprechungsanfrage senden, wählen Sie Antwortoptionen > Weiterleitung zulassen aus, um die Möglichkeit für Teilnehmer zum Weiterleiten einer Besprechungsanfrage zu aktivieren.

  1. Klicken Sie auf Besprechung > Serientyp.

    Befehl 'Serie' im Menüband

    Hinweis: Verwenden Sie die Tastenkombination STRG+G, um die Besprechung so zu planen, dass sie regelmäßig wiederholt wird.

  2. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis: Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

  3. Klicken Sie zum Senden der Besprechungsanfrage auf Senden.

Hinzufügen einer Person zu einer vorhandenen Besprechung

Sie können einer vorhandenen Besprechung einen weiteren Teilnehmer hinzufügen.

Wenn Sie der Besprechungs Besitzer sind:

  1. Doppelklicken Sie, um die Besprechung zu öffnen, und verwenden Sie dann die Zeile an oder den Terminplanungs- Assistenten , um der Besprechung eine oder mehrere Personen hinzuzufügen.

  2. Klicken Sie auf senden , und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:

    • Senden Sie Updates nur an hinzugefügte oder gelöschte Teilnehmer.

    • Senden Sie Updates an alle Teilnehmer.

Wenn Sie nicht der Besprechungs Besitzer sind

  1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage. Wählen Sie im Menüband in der Gruppe Antworten die Option Antwortenaus, und klicken Sie dann auf weiter. Fügen Sie der Besprechungsanfrage einen oder mehrere Empfänger hinzu.

  2. Klicken Sie auf senden. Der Besprechungs Besitzer erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Besprechungsanfrage an eine andere Person weitergeleitet haben. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleitung einer Besprechung.

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