Planen einer Besprechung mit anderen Personen

Planen einer Besprechung mit anderen Personen

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Sie können eine Besprechungsanfrage an eine oder mehrere Personen senden. Outlook verfolgt, wer die Anforderung akzeptiert, und reserviert Zeit für Ihren Kalender für die Besprechung. Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erstellen, können Sie Anlagen hinzufügen, einen Ort festlegen und den Terminplanungs-Assistenten verwenden, um die optimale Zeit für Ihre Besprechung zu wählen.

Planen einer Besprechung

  1. Erstellen Sie eine Besprechungsanfrage auf eine der folgenden Arten:

    • Wählen Sie im Posteingang die Option neue Elemente _GT_ Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Q.

      Um eine Besprechung zu planen, wählen Sie auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Neu" die Option "Neue Elemente" und dann "Besprechung" aus.

    • Wählen Sie im Kalender die Option neue Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + Q.

      Befehl 'Neue Besprechung' im Menüband

    • Wählen Sie aus einer e-Mail-Nachricht im Posteingang die Schaltfläche mit besprechungsAnfrage Antworten aus.

      Wählen Sie in einer e-Mail-Nachricht mit Besprechung Antworten aus.
  2. Sie haben zwei Möglichkeiten zum Hinzufügen von Teilnehmern:

    • Fügen Sie die Teilnehmer zur Zeile an der Besprechungsanfrage hinzu, und fahren Sie mit Schritt 4 fort.

    • Wenn Sie ein Office 365-oder Exchange-Konto verwenden, verwenden Sie den terminPlanungs- Assistenten , um Teilnehmer-Zeitpläne anzuzeigen.

  3. Klicken Sie im terminPlanungs- Assistentenentweder auf das Feld unter Ihrem Namen, geben Sie den Namen oder die e-Mail-Adresse eines Teilnehmers ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen , um Ihr Adressbuch aufzurufen.

    Klicken Sie im terminPlanungs-Assistenten auf das Symbol neben dem Namen des Teilnehmers, um einen bestimmten Teilnehmer als erforderlichen Teil nehmer,optionalen Teilnehmer oder eine Ressourcezu kennzeichnen. Wenn Sie mit der Eingabe des Namens eines Teilnehmers beginnen, werden Sie von Outlook basierend auf den Personen, mit denen Sie kürzlich kontaktiert oder per e-Mail kontaktiert haben, Vorschläge für Sie bereitstellen. Wählen Sie einen Namen aus der Liste aus, um einen Teilnehmer hinzuzufügen.

    Sie können Teilnehmer als erforderlich oder optional kennzeichnen.
  4. Hinzufügen eines Besprechungs betreffs, Startzeit und Endzeit sowie Standort.

    In Outlook 2016 und Outlook für Office 365 können Sie beginnen, einen Standortnamen einzugeben, beispielsweise Fourth Coffee Shop oder Konferenzraum 23, und Outlook sucht nach Standort Übereinstimmungen. Wählen Sie einen der Vorschläge aus, um diesen Standort auszuwählen, oder geben Sie die Eingabe fort, um einen anderen Speicherort einzugeben.

    Tipp: Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto oder ein Office 365-e-Mail-Konto verwenden, klicken Sie auf Terminplanungs- Assistent, und klicken Sie dann auf Raumsuche, um Verfügbarkeit zu überprüfen Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Terminplanungs-Assistenten und Raum Finder für Besprechungen in Outlook.

  5. Wenn Sie eine Datei an eine Besprechungsanfrage anfügen möchten, wählen Sie im Menü Einfügen die Option Datei anfügenaus, und wählen Sie dann die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten.

  6. Wenn Sie keine Besprechungsserie anlegen möchten, klicken Sie auf Senden. Andernfalls lesen Sie Erstellen einer Besprechungsserie.

Verwenden Sie Outlook Mobile zusammen mit Outlook für PC für zusätzliche Funktionen. Wenn Sie Outlook für IOSverwenden, können Sie von Ihrem mobilen Gerät darauf hingewiesen werden, dass Sie den Termin rechtzeitig an Ihre Termine weitergeben müssen.

Zeit für den Urlaub einSchalten

  1. Wählen Sie in Outlook für iOS Einstellungen _GT_ Zeit aus, um zu beenden.

  2. Wählen Sie ein unterstütztes Konto aus, und verwenden Sie dann den Schieberegler, um Zeit für den Urlaub zu aktivieren.

Hinweis: Zeit zu verAbschieden ist für Outlook für Android noch nicht verfügbar. Nur Office 365, Outlook.com und einige Gmail-Konten werden unterstützt.

Verhindern, dass Teilnehmer eine Besprechung weiterleiten

Wenn Sie Office 365 verwenden, können Sie beim Erstellen einer Besprechungsanfrage verhindern, dass Besprechungsteilnehmer die Besprechungsanfrage an andere Personen weiterleiten. Diese neue Option steht nach dem Upgrade auf Version 1808 für monatliche Kanal Kunden zur Verfügung.

  • Bevor Sie die Besprechungsanfrage senden, wählen Sie " Antwortoptionen " _GT_ " Weiterleitung zulassen " aus, um die Möglichkeit für Teilnehmer zum Weiterleiten einer Besprechungsanfrage zu aktivieren.

Weitere Informationen finden Sie unter verhindern der Weiterleitung einer Besprechungs .

  1. Klicken Sie auf Besprechung > Serientyp.

    Befehl 'Serie' im Menüband

    Hinweis: Verwenden Sie die Tastenkombination STRG+G, um die Besprechung so zu planen, dass sie regelmäßig wiederholt wird.

  2. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis: Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

  3. Klicken Sie zum Senden der Besprechungsanfrage auf Senden.

Hinzufügen einer Person zu einer vorhandenen Besprechung

Sie können einer vorhandenen Besprechung einen weiteren Teilnehmer hinzufügen.

Wenn Sie der Besprechungs Besitzer sind:

  1. Doppelklicken Sie, um die Besprechung zu öffnen, und verwenden Sie dann die Zeile an oder den Terminplanungs- Assistenten , um eine oder mehrere Personen zur Besprechung hinzuzufügen.

  2. Klicken Sie auf senden , und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:

    • Updates nur an hinzugefügte oder gelöschte Teilnehmer senden.

    • Senden Sie Updates an alle Teilnehmer.

Wenn Sie nicht der Besprechungs Besitzer sind

  1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage. Wählen Sie im Menüband in der Gruppe Antworten die Option Antwortenund dann weiterleitenaus. Fügen Sie der Besprechungsanfrage mindestens einen Empfänger hinzu.

  2. Klicken Sie auf Senden. Der Besprechungs Besitzer erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Besprechungsanfrage an eine andere Person weitergeleitet haben. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten einer Besprechung.

Besprechungen vorzeitig beenden

Wenn Sie Outlook für Office 365 verwenden, können Sie Outlook Ihre Besprechungen jetzt einige Minuten früher beenden. Dies kann Ihnen helfen, die Reisezeit zwischen Besprechungen zu gestalten. Sie können eine andere Dauer für Besprechungen unter einer Stunde und Besprechungen über eine Stunde auswählen.

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Kalender > Kalenderoptionen aus.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Termine und Besprechungen vorzeitig beenden .

    Dialogfeld "Kalenderoptionen"; Kontrollkästchen "Termine und Besprechungen vorzeitig beenden" aktiviert
  3. Verwenden Sie die Dropdownliste, um die Anzahl der Minuten für Besprechungen mit weniger als einer Stunde und einer Stunde oder länger festzulegen, und klicken Sie dann auf OK.

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