Planen einer Besprechung in einer Gruppenkalender in Outlook

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Aktualisiert: November 2017

Innerhalb der Gruppen ist Arbeitsbereich eines freigegebenen Kalenders, wo Sie und alle Mitglieder der Gruppe planen und anstehende Besprechungen finden können.

Aller Besprechungen, die Sie in der Gruppenkalender erstellen, werden sowohl das Gruppenpostfach und die persönliche Eingänge der alle Mitglieder der Gruppe übermittelt. Jedem Mitglied der Gruppe kann bearbeiten die Besprechung, d. h., die, wenn der Organisator des Ereignisses aufgelaufene ist oder beschließt, einen Urlaub Tag dauern, bis und an die Besprechung absagen vergessen, anderer Benutzer in der Gruppe können sie für diese Abbrechen. Keine zusätzlichen Berechtigungen erforderlich.

Gruppen steht in Outlook im Web und Outlook 2016. Anweisungen für die Verwendung der Gruppenkalender werden für beide bereitgestellt. Wählen Sie die Registerkarte, die auf Ihre Version von Outlook gilt nur aus. Sie wissen nicht genau welche Version Sie verwenden?

Dies ist Outlook im Web

Hierbei handelt es sich um Outlook 2016

Dies ist wie die Kopfzeile Gruppen in Outlook im Web aussieht

Dies ist wie die Kopfzeile Gruppen in Outlook 2016 aussieht

Öffnen eines Gruppenkalenders in Outlook im Web

  1. Melden Sie sich bei Office 365 an.

  2. Klicken Sie auf Outlook.

    Die Office 365-Startseite, auf der die Outlook-App hervorgehoben ist

    Sie können die gesuchte App nicht finden? Wählen Sie im Startprogramm auf Alle Apps aus, um eine alphabetische Liste der verfügbaren Office 365-Apps anzuzeigen. Hier können Sie nach einer bestimmten App suchen.

  3. Wählen Sie im Navigationsbereich die Option Gruppen aus, und wählen Sie dann Ihre Gruppe aus.

    Wenn Sie mehrere Kalender geöffnet haben, werden die Ereignisse für jeden Kalender angezeigt. Am oberen Rand geben farbige Registerkarten an, welche Ereignisse sich auf die jeweilige Gruppe beziehen.

    Gruppenkalender
  4. Wählen Sie Tag, Arbeitswoche oder Monat aus, um die Kalenderansicht zu ändern.

Hinzufügen einer Besprechung zu einer Gruppe Kalender ist ähnlich wie eine in Ihrem persönlichen Kalender hinzufügen und Einladungen an alle Mitglieder der Gruppe gesendet werden. Wenn Sie eine Besprechung auf einem Gruppenkalender erstellen, wird es als Aufbau des Programms, indem Sie die Gruppe angezeigt. Sie sind automatisch als Teilnehmer hinzugefügt, und das Ereignis in Ihrem persönlichen Kalender hinzugefügt wird.

Es folgt ein Video, in dem Sie durch den Prozess geführt werden.

  1. Gruppenkalender wählen Sie die Uhrzeit, an der Sie die Besprechung geplant ist.

  2. Geben Sie im Fenster "Details" einen Besprechungstitel, einen Ort und eine Endzeit ein.

    Gruppenkalender mit Bildschirm zum schnellen Hinzufügen

  3. Standardmäßig werden die Einladung zur Besprechung an jeder Mitglieds Posteingang in der Gruppe gesendet. Wenn Sie dies nicht möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, oder wählen Sie Weitere Details, um die eingeladenen Personen angeben.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Sie möchten dem Gruppenkalender Urlaubs- oder Abwesenheitszeit hinzufügen?

  1. Gruppenkalender Doppelklicken Sie auf die Besprechung, um ihn zu öffnen.

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und wählen Sie Senden aus.

E-Mail-Benachrichtigungen wie "Annehmen", "Mit Vorbehalt" und "Ablehnen" können störend sein und den Posteingang überladen. Wenn Sie einen Gruppenkalender zum Planen des Ereignisses verwenden, können Sie ganz einfach auf einen Blick übersichtlich anzeigen, wer teilnimmt, wer nicht teilnimmt und wessen Antwort noch aussteht.

  1. Gruppenkalender Doppelklicken Sie auf die Besprechung, um ihn zu öffnen.

  2. Unter der Option "Teilnehmer" wird unter dem Namen jeder eingeladenen Person der entsprechende Status ("Zugesagt", "Keine Antwort", "Mit Vorbehalt", "Abgelehnt") angezeigt.

    Kalenderereignis mit hervorgehobener Teilnehmerliste

Beim Erstellen eine Besprechung in der Gruppenkalender kann jede Person in der Gruppe sie Abbrechen.

  1. Gruppenkalender Doppelklicken Sie auf die Besprechung, um ihn zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf Absagen, und wählen Sie die entsprechende Option für die Absage aus.

    Optionen für das Absagen einer Besprechung

Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender

  1. Outlook 2016 wählen Sie eine Gruppe von der linken NAV.

    Gruppen auf der linken Navigationsleiste

  2. Wählen Sie im Menüband die Option Kalender aus.

    Kalender auswählen

  3. Wählen Sie Neue Skype-Besprechung oder Neue Besprechung aus. Wenn Sie diese Besprechung als Skype-Besprechung festlegen, werden dem Nachrichtentext Anrufdetails hinzugefügt. Informationen zu Skype-Besprechungen finden Sie unter Hilfe zu Skype for Business-Besprechungen.

    Neue Besprechung

  4. Beachten Sie, dass die Gruppe Alias automatisch in der Zeile an eingegeben wird. Geben Sie einen Betreff, Ort und Anfangs- und Zeit für die Besprechung ein.

  5. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Tagesordnung ein. Achten Sie beim Einrichten einer Skype-Besprechung unbedingt darauf, dass Sie die Online-Besprechungsinformationen nicht ändern.

  6. Wählen Sie Terminplanungs-Assistenten , auf der Multifunktionsleiste, um sicherzustellen, dass Sie für die Besprechung die optimale Zeit ansetzen.

  7. Wählen Sie Senden aus.

Die Besprechung wird in der Gruppe Kalender als auch die persönlichen Kalender jedes Mitglieds angezeigt. (Wenn Sie einen Termin statt einer Besprechung planen, wird der Appoinment nur auf die Gruppe und nicht einzelne Ressourcenkalender der einzelnen Gruppenmitglieder angezeigt.)

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