Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender in Outlook

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Im Arbeitsbereich "Gruppen" handelt es sich um einen freigegebenen Kalender, in dem Sie und alle Mitglieder Ihrer Gruppe anstehende Besprechungen planen und anzeigen können.

Alle Besprechungen, die Sie im Gruppenkalender erstellen, werden an das Gruppenpostfach und die persönlichen Posteingänge aller Gruppenmitglieder übermittelt, wenn Sie der Gruppe folgen. Jedes Mitglied der Gruppe kann die Besprechungen bearbeiten, d. h., wenn der Organisator des Ereignisses krank ist oder sich entscheidet, einen Urlaubstag zu nehmen, und vergisst, die Besprechung abzusagen, kann jede andere Person in der Gruppe Sie für Sie stornieren. Es sind keine zusätzlichen Berechtigungen erforderlich.

Auswählen Ihrer Version für Anleitungen

Je nachdem, ob Sie die neue Version von Outlook im Web verwenden oder nicht, unterscheiden sich die Anleitungen geringfügig. Wählen Sie die von Ihnen verwendete Outlook im Web-Version aus, um die für Sie zutreffenden Schritte anzuzeigen.

Wenn Ihr Postfach wie folgt aussieht...

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Outlook-Mail im Web (Betaversion)

Lesen Sie Anleitungen zur neuen Version von Outlook im Web.

Outlook im Web

Lesen Sie Anleitungen zum klassischen Outlook im Web.

Hinweis: Wenn Ihre Organisation ihr Logo in die Symbolleiste einbezogen hat, sehen die Ihnen angezeigten Elemente möglicherweise etwas anders aus.

Anweisungen für das neue Outlook im Web

Öffnen eines Gruppenkalenders im neuen Outlook im Web

  1. Anmelden bei Office 365

  2. Klicken Sie auf Outlook.

  3. Wählen Sie unten auf der Seite Kalender aus, um den Kalender zu öffnen.

  4. Wählen Sie im Navigationsbereich unter Gruppen Ihre Gruppe aus. Wenn mehrere Kalender geöffnet sind, werden die entsprechenden Ereignisse angezeigt. Farbige Registerkarten am oberen Rand geben an, welche Ereignisse an den einzelnen Gruppen ausgerichtet sind.

  5. Wählen Sie Tag, Woche, Arbeitswoche oder Monat aus, um die Kalenderansicht zu ändern.

Das Hinzufügen einer Besprechung zu einem Gruppenkalender ähnelt dem Hinzufügen von einem zu Ihrem persönlichen Kalender und Einladungen werden an alle Gruppenmitglieder gesendet. Wenn Sie eine Besprechung in einem Gruppenkalender erstellen, wird Sie wie von der Gruppe organisiert angezeigt. Sie werden automatisch als Teilnehmer hinzugefügt, und das Ereignis wird Ihrem persönlichen Kalender hinzugefügt.

  1. Wählen Sie im Gruppenkalender die Uhrzeit aus, zu der Sie die Besprechung planen.

  2. Geben Sie im Fenster "Details" einen Besprechungstitel, einen Ort und eine Endzeit ein.

  3. Standardmäßig wird die Besprechungseinladung an den Posteingang aller Mitglieder der Gruppe gesendet. Wenn Sie dies nicht wünschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, oder wählen Sie Weitere Details aus, um die eingeladenen Personen anzugeben.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Sie möchten dem Gruppenkalender Urlaubs- oder Abwesenheitszeit hinzufügen?

  1. Doppelklicken Sie im Gruppenkalender auf die Besprechung, um Sie zu öffnen.

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und wählen Sie Senden aus.

E-Mail-Benachrichtigungen wie "Annehmen", "Mit Vorbehalt" und "Ablehnen" können störend sein und den Posteingang überladen. Wenn Sie einen Gruppenkalender zum Planen des Ereignisses verwenden, können Sie ganz einfach auf einen Blick übersichtlich anzeigen, wer teilnimmt, wer nicht teilnimmt und wessen Antwort noch aussteht.

  1. Doppelklicken Sie im Gruppenkalender auf die Besprechung, um Sie zu öffnen.

  2. Unter der Option "Teilnehmer" wird unter dem Namen jeder eingeladenen Person der entsprechende Status ("Zugesagt", "Keine Antwort", "Mit Vorbehalt", "Abgelehnt") angezeigt.

Wenn eine Besprechung im Gruppenkalender erstellt wird, kann jede Person in der Gruppe Sie kündigen.

  1. Doppelklicken Sie im Gruppenkalender auf die Besprechung, um Sie zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf Absagen, und wählen Sie die entsprechende Option für die Absage aus.

    Optionen für das Absagen einer Besprechung

Anleitungen zum klassischen Outlook im Web

Öffnen eines Gruppenkalenders in Outlook im Web

  1. Melden Sie sich bei Office 365 an.

  2. Klicken Sie auf Outlook.

    Die Office 365-Startseite, auf der die Outlook-App hervorgehoben ist

    Sie können die gesuchte App nicht finden? Wählen Sie im Startprogramm auf Alle Apps aus, um eine alphabetische Liste der verfügbaren Office 365-Apps anzuzeigen. Hier können Sie nach einer bestimmten App suchen.

  3. Wählen Sie im Navigationsbereich die Option Gruppen aus, und wählen Sie dann Ihre Gruppe aus.

    Wenn Sie mehrere Kalender geöffnet haben, werden die Ereignisse für jeden Kalender angezeigt. Am oberen Rand geben farbige Registerkarten an, welche Ereignisse sich auf die jeweilige Gruppe beziehen.

    Gruppenkalender
  4. Wählen Sie Tag, Arbeitswoche oder Monat aus, um die Kalenderansicht zu ändern.

Das Hinzufügen einer Besprechung zu einem Gruppenkalender ähnelt dem Hinzufügen von einem zu Ihrem persönlichen Kalender und Einladungen werden an alle Gruppenmitglieder gesendet. Wenn Sie eine Besprechung in einem Gruppenkalender erstellen, wird Sie wie von der Gruppe organisiert angezeigt. Sie werden automatisch als Teilnehmer hinzugefügt, und das Ereignis wird Ihrem persönlichen Kalender hinzugefügt.

Es folgt ein Video, in dem Sie durch den Prozess geführt werden.

  1. Wählen Sie im Gruppenkalender die Uhrzeit aus, zu der Sie die Besprechung planen.

  2. Geben Sie im Fenster "Details" einen Besprechungstitel, einen Ort und eine Endzeit ein.

    Gruppenkalender mit Bildschirm zum schnellen Hinzufügen

  3. Standardmäßig wird die Besprechungseinladung an den Posteingang aller Mitglieder der Gruppe gesendet. Wenn Sie dies nicht wünschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, oder wählen Sie Weitere Details aus, um die eingeladenen Personen anzugeben.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Sie möchten dem Gruppenkalender Urlaubs- oder Abwesenheitszeit hinzufügen?

  1. Doppelklicken Sie im Gruppenkalender auf die Besprechung, um Sie zu öffnen.

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und wählen Sie Senden aus.

E-Mail-Benachrichtigungen wie "Annehmen", "Mit Vorbehalt" und "Ablehnen" können störend sein und den Posteingang überladen. Wenn Sie einen Gruppenkalender zum Planen des Ereignisses verwenden, können Sie ganz einfach auf einen Blick übersichtlich anzeigen, wer teilnimmt, wer nicht teilnimmt und wessen Antwort noch aussteht.

  1. Doppelklicken Sie im Gruppenkalender auf die Besprechung, um Sie zu öffnen.

  2. Unter der Option "Teilnehmer" wird unter dem Namen jeder eingeladenen Person der entsprechende Status ("Zugesagt", "Keine Antwort", "Mit Vorbehalt", "Abgelehnt") angezeigt.

    Kalenderereignis mit hervorgehobener Teilnehmerliste

Wenn eine Besprechung im Gruppenkalender erstellt wird, kann jede Person in der Gruppe Sie kündigen.

  1. Doppelklicken Sie im Gruppenkalender auf die Besprechung, um Sie zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf Absagen, und wählen Sie die entsprechende Option für die Absage aus.

    Optionen für das Absagen einer Besprechung

Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender

  1. Wählen Sie in Outlook 2016 im linken Navigationsbereich eine Gruppe aus.

    Gruppen auf der linken Navigationsleiste

  2. Wählen Sie im Menüband die Option Kalender aus.

    Kalender auswählen

  3. Wählen Sie Neue Skype-Besprechung oder Neue Besprechung aus. Wenn Sie diese Besprechung als Skype-Besprechung festlegen, werden dem Nachrichtentext Anrufdetails hinzugefügt. Informationen zu Skype-Besprechungen finden Sie unter Hilfe zu Skype for Business-Besprechungen.

    Neue Besprechung

  4. Wie Sie sehen können, wurde der Gruppenalias in der Zeile An automatisch eingetragen. Geben Sie einen Betreff, einen Ort sowie eine Start- und Endzeit für Ihre Besprechung ein.

  5. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Tagesordnung ein. Achten Sie beim Einrichten einer Skype-Besprechung unbedingt darauf, dass Sie die Online-Besprechungsinformationen nicht ändern.

  6. Wählen Sie im Menüband Terminplanungs- Assistent aus, um sicherzustellen, dass Sie die beste Zeit für die Besprechung haben.

  7. Wählen Sie Senden aus.

Die Besprechung wird im Gruppenkalender sowie im persönlichen Kalender der einzelnen Mitglieder angezeigt. (wenn Sie einen Termin statt einer Besprechung planen, wird der appoinment nur im Gruppenkalender und nicht in den einzelnen Kalendern der einzelnen Gruppenmitglieder angezeigt.)

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