Office 365, betrieben von 21Vianet: Importieren von Kontakten in Outlook für Windows

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Mit dem Import/Export-Assistenten von Outlook können Sie Kontakte in Outlook auf Ihrem Desktop importieren. So sieht das Menüband in Outlook für den Desktop aus:

So sieht das Menüband in Outlook 2016 aus.

ein Outlook-Menüband sieht anders aus. Oder, wenn Sie ein Mac-Kunde sind, finden Sie Informationen unter Importieren von Elementen in Outlook 2016 für Mac.

Wählen Sie aus der nachstehenden Liste von Importanweisungen aus.

  1. Wählen Sie in Outlook auf Ihrem Desktop (Outlook 2013 oder Outlook 2016) Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren aus.

    Zum Erstellen Ihrer PST-Datei in Outlook wählen Sie "Datei" > "Öffnen und Exportieren" > "Importieren/Exportieren" aus.

  2. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und dann Weiter aus.

    Import/Export-Assistent – Aus anderen Programmen oder Dateien importieren

  3. Wählen Sie Kommagetrennte Werte und dann Weiter aus.

    Outlook-Export-Assistent – CSV-Datei auswählen

  4. Navigieren Sie im Feld Datei importieren zu Ihrer Kontaktdatei, und doppelklicken Sie, um sie auszuwählen.

    Navigieren Sie zur Datei "contacts.csv", und wählen Sie aus, wie doppelte Kontakte verarbeitet werden sollen.

  5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um anzugeben, wie Outlook doppelt vorhandene Kontakte verarbeiten soll:

    • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen   Wenn ein Kontakt in Outlook und Ihrer Kontaktdatei bereits vorhanden ist, werden die in Outlook vorhandenen Informationen für diesen Kontakt verworfen und die Informationen aus der Kontaktdatei verwendet. Verwenden Sie diese Option, wenn die Kontaktinformationen in Ihrer Kontaktdatei vollständiger oder aktueller als diejenigen in Outlook sind.

    • Erstellen von Duplikaten zulassen   Wenn ein Kontakt in Outlook und Ihrer Kontaktdatei vorhanden ist, werden in Outlook Kontaktduplikate erstellt – ein Kontakt mit den ursprünglichen Outlook-Informationen und einer mit den aus der Kontaktdatei importierten Informationen. Sie können die Informationen für diese Person später kombinieren, um doppelte Kontakte zu beseitigen. Dies ist die Standardoption und auch die sicherste Option, weil keine Informationen verworfen werden.

    • Keine Duplikate importieren   Wenn ein Kontakt in Outlook und Ihrer Kontaktdatei vorhanden ist, werden die in Outlook vorhandenen Informationen für diesen Kontakt beibehalten und die aus der Kontaktdatei stammenden Informationen verworfen. Verwenden Sie diese Option, wenn die Kontaktinformationen in Outlook vollständiger oder aktueller als die Kontaktinformationen in Ihrer Kontaktdatei sind.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Scrollen Sie bei Bedarf im Feld Zielordner auswählen nach oben, und wählen Sie den Ordner Kontakte > Weiter aus. Wenn Sie über mehrere E-Mail-Konten verfügen, wählen Sie den Kontakteordner aus, der sich in dem E-Mail-Konto befindet, das mit den Kontakten verknüpft werden soll.

    Wenn Sie Google Gmail-Kontakte in Ihr Office 365-Postfach importieren, wählen Sie "Contacts" als Ziel aus.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Gmail-Kontakte in Ihr Office 365-Postfach importieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertig stellen", um die Migration zu starten.

    Outlook importiert Ihre Kontakte sofort. Nach Abschluss dieses Vorgangs zeigt es keine Meldung an.

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Wenn Sie über zahlreiche Geschäftskontakte oder private Kontakte in einer Excel-Tabelle verfügen, können Sie diese mit ein wenig Vorbereitung direkt in Outlook 2013 oder Outlook 2016 für Windows importieren. Dazu müssen Sie drei grundlegende Schritte ausführen:

  1. Speichern Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe als CSV-Datei.

  2. Importieren Sie Ihre Kontakte.

  3. Zuweisen der Spalten der Excel-Tabelle zu den entsprechenden Outlook-Feldern

Schritt 1: Speichern Ihrer Excel-Arbeitsmappe als CSV-Datei

Outlook kann CSV-Dateien (durch Trennzeichen getrennte Dateien) importieren, nicht hingegen Arbeitsmappen mit mehreren Arbeitsblättern. In Schritt 1 speichern Sie also Ihre Excel-Arbeitsmappe als CSV-Datei. Das geht so:

  1. Klicken Sie in der Arbeitsmappe auf das Arbeitsblatt mit den Kontaktdaten, die Sie importieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

  3. Geben Sie an, wo die Datei gespeichert werden soll.

  4. Wählen Sie im Feld Dateityp den Eintrag CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) aus, und klicken Sie auf Speichern.

    Excel gibt die folgende Meldung aus: "Der ausgewählte Dateityp unterstützt keine Arbeitsmappen, die mehrere Blätter enthalten". Dies bezieht sich auf eine Einschränkung von CSV-Dateien; an der ursprünglichen Arbeitsmappe (der XLSX-Datei) werden keine Änderungen vorgenommen.

  5. Klicken Sie auf OK.

    Excel gibt die folgende Meldung aus: "Einige Features in der Arbeitsmappe gehen möglicherweise verloren, wenn Sie sie als 'CSV (Trennzeichen-getrennt)' speichern". Dies bezieht sich auf eine Einschränkung von CSV-Dateien und kann ignoriert werden.

  6. Klicken Sie auf Ja, um das aktuelle Arbeitsblatt als CSV-Datei zu speichern. Die Originalarbeitsmappe (die XLSX-Datei) wird geschlossen.

  7. Schließen Sie die CSV-Datei.

Damit sind alle Schritte in Excel erledigt. Nun können Sie mit dem Importvorgang in Outlook beginnen.

Hinweis: Einige Gebietsschemas verwenden standardmäßig unterschiedliche Listentrennzeichen. Daher müssen Sie möglicherweise alle Semikolons in der CSV-Datei durch Kommas ersetzen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schritt 2: Importieren Ihrer Kontakte

  1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.

    Hiermit wird der Import/Export-Assistent geöffnet.

  2. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Import/Export-Assistent

    Tipp: Wenn Sie zur Angabe eines Kennworts aufgefordert werden, aber kein Kennwort festgelegt haben, klicken Sie auf Abbrechen, um zum nächsten Fenster zu wechseln.

  3. Wählen Sie Kommagetrennte Werte aus, und klicken Sie auf Weiter.

  4. Navigieren Sie zu der CSV-Datei, die Sie importieren möchten.

  5. Wählen Sie unter Optionen aus, ob doppelt vorhandene Einträge (vorhandene Kontakte) ersetzt werden sollen, ob Duplikate der Kontakte erstellt oder Duplikate nicht importiert werden sollen.

  6. Klicken Sie auf Weiter, und wählen Sie den Zielordner für die Kontakte aus. Kontakte sollte standardmäßig ausgewählt sein. Wenn nicht, scrollen Sie nach oben oder unten, um nach dem Ordner zu suchen. Sie können auch einen anderen Ordner auswählen oder einen neuen Ordner erstellen.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen neben "MeineKontakte.csv" importieren aktiviert ist (vorausgesetzt, dies ist der Name Ihrer Datei).

  9. Klicken Sie noch nicht auf Fertig stellen, denn Sie müssen zuvor noch einige der Spalten in der CSV-Datei den Kontaktfeldern in Outlook zuordnen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die importierten Kontakte wie gewünscht dargestellt werden.

Schritt 3: Zuordnen der Spalten in der CSV-Datei zu Outlook-Kontaktfeldern

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen. Das Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder zuordnen wird angezeigt.

    • Unter Von sehen Sie ein Feld mit den Spaltennamen aus der CSV-Datei, die Sie importieren.

    • Unter Zu sehen Sie die Standardfelder, die Outlook für Kontakte verwendet. Wenn ein Feld einer Spalte in der CSV-Datei entspricht, wird die Spalte unter Zugeordnet aus angezeigt.

    • Die Felder Name, Vorname und Nachname sind Standardfelder für Kontakte in Outlook. Wenn die Kontaktdaten in Ihrer Datei einen dieser Kontaktnamen aufweisen, können Sie fortfahren.

      Zuordnen einer Spalte aus Excel zu einem Outlook-Kontaktfeld

  2. Möglicherweise müssen Sie einige Zuordnungen manuell vornehmen. In dieser importierten Datei beispielsweise befindet sich die Handynummer des Kontakts in der Spalte "Handynr". Hierfür gibt es in Outlook keine exakte Entsprechung. Aber Sie können eine passende Entsprechung in Outlook finden, indem Sie wie folgt vorgehen:

    1. Scrollen im Bereich auf der rechten Seiten nach unten, bis Sie auf den Eintrag Weitere Adresse stoßen, neben dem ein Pluszeichen (+) angezeigt wird.

    2. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die sich darunter befindenden Einträge anzuzeigen. Dort finden Sie dann die passende Entsprechung: Mobiltelefon.

  3. Ziehen Sie Handynr aus dem Bereich auf der linken Seite auf Mobiltelefon im Bereich auf der rechten Seite.

    Handynr erscheint nun neben Mobiltelefon in der Spalte Zugeordnet aus.

    'Handynr' wird dem Outlook-Feld 'Mobiltelefon' zugeordnet

  4. Ziehen Sie die restlichen Werte nacheinander aus dem linken Bereich auf die entsprechenden Outlook-Felder im rechten Bereich. So können Sie Anschrift entweder auf Straße privat oder auf Straße geschäftlich ziehen, je nach Art der Anschrift Ihrer Kontakte.

  5. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Damit wurden Ihre Kontakte erfolgreich in Outlook importiert.

    Kontakte

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  1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.

    Hiermit wird der Import/Export-Assistent geöffnet.

  2. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Import/Export-Assistent

  3. Wählen Sie Outlook-Datendatei (PST) aus, und klicken Sie auf Weiter.

  4. Navigieren Sie zu der PST-Datei, die Sie importieren möchten.

  5. Wählen Sie unter Optionen aus, wie Duplikate behandelt werden sollen.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Wenn der Outlook-Datendatei (PST) ein Kennwort zugewiesen wurde, geben Sie das Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

  8. Legen Sie die Optionen für den Import von Elementen fest. Im Normalfall müssen die Standardeinstellungen nicht geändert werden.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Tipp   Wenn Sie nur wenige Elemente aus einer Outlook-Datendatei (PST) importieren oder wiederherstellen möchten, können Sie die Outlook-Datendatei öffnen und dann im Navigationsbereich auf die betreffenden Elemente in den Ordnern in der Outlook-Datendatei klicken und sie in die vorhandenen Outlook-Ordner ziehen.

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Bevor Sie Ihre icloud-Kontakte in Outlook für Windows importieren, müssen Sie Sie aus einem vcf-Dateiformat in ein CSV-Dateiformat konvertieren. Dazu müssen Sie Sie in Windows importieren und dann in die CSV-Datei exportieren. Wenn Sie über mehr als 50 Kontakte verfügen, ist dies ein langwieriger Vorgang, da Sie für jeden Kontakt, den Sie in die CSV-Datei importieren möchten, auf OK drücken müssen. Es gibt keine Möglichkeit, eine globale OK-Datei zu verwenden und alle gleichzeitig in die CSV-Datei zu importieren.

Konvertieren einer VCF-Datei in CSV

  1. Öffnen Sie auf Ihrem PC den Datei-Explorer (oder Windows-Explorer, wenn Sie eine frühere Version von Windows verwenden).

  2. Wechseln Sie zu Ihrem Ordner "Kontakte":

    C:\Benutzer\<Benutzername>\Kontakte

    Navigieren Sie zum Ordner „Kontakte“, und wählen Sie dann „Importieren“ aus.

  3. Wählen Sie oben auf der Seite Importieren aus.

  4. Wählen Sie vCard > Importieren aus.

    Wählen Sie „vCard“ und dann „Importieren“ aus.

  5. Navigieren Sie zu der VCF-Datei, die Sie aus iCloud exportiert haben, wählen Sie sie aus, und wählen Sie dann Öffnen aus

    Wählen Sie Ihre vCard-Datei aus, die Sie in CSV importieren möchten.

  6. Wählen Sie für jeden Kontakt OK aus, den Sie in die CSV-Datei importieren möchten.

    Wählen Sie für jeden Kontakt „OK“ aus, den Sie in die CSV-Datei importieren möchten.

  7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

  8. Wählen Sie oben auf der Seite von Datei-Explorer Exportieren aus.

  9. Wählen Sie CSV-Datei > Exportieren aus.

    Wählen Sie „CSV“ und dann „Exportieren“ aus.

  10. Wählen Sie Durchsuchen aus, um Ihre CSV-Datei zu benennen.

    Wählen Sie „Durchsuchen“ aus, um Ihre Datei zu benennen.

  11. Geben Sie im Feld "Dateiname" einen Namen für Ihre CSV-Datei ein. In diesem Beispiel haben wir die Datei "Meine Kontakte aus iCloud" genannt.

    Geben Sie einen Namen für Ihre CSV-Datei ein, und wählen Sie dann „Speichern“ aus.

  12. Wählen Sie die Felder aus, die Sie in die CSV-Datei exportieren möchten, und wählen Sie dann Fertig stellen aus. Es wird empfohlen, dass Sie vorerst die Standardeinstellungen übernehmen. Sie können jederzeit eine andere CSV-Datei erstellen, wenn Sie andere Felder möchten.

    Wählen Sie die Felder aus, die Sie in Ihre CSV-Datei exportieren möchten, und wählen Sie „Fertig stellen“ aus.

  13. Es wird diese endgültige Meldung angezeigt, dass Ihre Kontakte in eine CSV-Datei exportiert wurden.

    Es wird eine endgültige Meldung angezeigt, dass Ihre Kontakte in eine CSV-Datei exportiert wurden.

  14. Sie können Excel zum Öffnen Ihrer CSV-Datei verwenden, um zu sehen, was vorhanden ist. Wenn Sie möchten, können Sie der CSV-Datei weitere Informationen hinzufügen, aber achten Sie darauf, die oberste Zeile der Überschriften nicht zu ändern. Weitere Informationen zum Arbeiten mit der CSV-Datei finden Sie unter Manuelles Erstellen einer Liste mit Kontakten in einer CSV-Datei.

  15. Informationen zum Importieren Ihrer Kontakte aus der CSV-Datei in Outlook finden Sie unter Importieren von Kontakten aus einerCSV-Datei in diesem Thema.

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  • Sie erhalten eine Fehlermeldung: Wenn Sie versuchen, mehr als 2000 Kontakte gleichzeitig zu importieren, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Verwenden Sie ein Programm wie Excel, um die CSV-Datei zu öffnen und die Liste mit Kontakten in kleinere CSV-Dateien aufzuteilen. Dann importieren Sie die einzelnen neu erstellten CSV-Dateien.

  • In Outlook werden keine Kontakte angezeigt: Wenn Sie den Importvorgang abgeschlossen haben, in Outlook jedoch keine Kontakte angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Suchen Sie die CSV-Datei, die Sie aus dem Quell-E-Mail-System wie Google exportiert haben. Wenn Sie Kontakte aus Google exportiert haben, lautet der Standarddateiname "contacts.csv".

    2. Öffnen Sie die CSV-Datei, die Sie aus dem Quell-E-Mail-System exportiert haben, in Excel.

    3. Überprüfen Sie, ob in der CSV-Dateiinformationen vorhanden sind. Wenn die CSV-Datei keine Informationen enthält, funktioniert der Export aus dem Quell-e-Mail-System nicht. In diesem Fall:

      1. Löschen Sie die Datei "contacts.csv".

      2. Exportieren Sie die Kontakte erneut aus dem Quell-E-Mail-System. Vergewissern Sie sich bei einem Export aus Google, dass Sie die Option Alle Kontakte oder die richtige Kontaktgruppe für den Export ausgewählt haben.

        Wählen Sie Kontakte zum Exportieren und dann "Outlook CSV-Format" aus, um Google-Kontakte zu exportieren.

      3. Öffnen Sie die CSV-Datei nach dem Export der Kontakte in Excel, und überprüfen Sie, ob Daten vorhanden sind. Beim Schließen der Datei werden Sie ein paar Mal von Excel gefragt, ob Sie sicher sind, dass Sie die Datei im CSV-Format speichern möchten. Wählen Sie immer Ja aus. Wenn Sie "Nein" auswählen, wird die Datei fehlerhaft, und Sie müssen mit einer neuen Datei "contacts.csv" von vorne beginnen.

      4. Wiederholen Sie die Schritte zum Importieren der Datei "contacts.csv" in Outlook.

  • In den Kontakten fehlen Daten: Wenn Sie Ihre Kontakte importiert haben und nach dem Öffnen von Outlook feststellen, dass nicht alle Daten importiert wurden, öffnen Sie die CSV-Datei in Excel, um zu prüfen, ob die Daten vorhanden sind.

    • Sie können die CSV-Datei in Excel öffnen und Namen sowie weitere fehlende Informationen hinzufügen.

    • Für Outlook müssen in der ersten Zeile Spaltenüberschriften stehen. Ersetzen Sie die Überschriften deshalb nicht durch ein anderes Element.

    • Beim Speichern der CSV-Datei werden Sie ein paar Mal von Excel gefragt, ob Sie sicher sind, dass Sie die Datei im CSV-Format speichern möchten. Wählen Sie immer "Ja" aus. Wenn Sie "Nein" auswählen, wird die Datei fehlerhaft, und Sie müssen die Liste der Kontakte erneut aus dem Quell-E-Mail-System exportieren.

    • Wiederholen Sie die Schritte zum Importieren der Datei "contacts.csv" in Outlook. Wählen Sie in Schritt 5 bei der Aufforderung zur Behandlung von Duplikaten unbedingt Duplikate durch importierte Elemente ersetzen aus.

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Wenn Ihr Menüband nicht wie in der Outlook-Desktopversion aussieht, verwenden Sie möglicherweise Outlook im Web, das so aussieht:

Eine Abbildung der Seite "Personen", wie sie in Outlook im Web aussieht

Um Kontakte in Outlook im Web zu importieren, wählen Sie Verwalten > Kontakte importieren aus, und befolgen Sie die Anweisungen zum Importieren Ihrer Kontakte.

Das Menüband für Outlook Web App sieht wie folgt aus:

Eine Abbildung der Seite "Personen", wie sie in Outlook Web App aussieht

Um Kontakte in Outlook im Web zu importieren, müssen Sie Outlook auf dem Desktop verwenden, um Ihre Kontakte zu importieren. Siehe So erhalten Sie eine Kopie von Outlook.

Das Menüband der Mail-App für Windows 10 sieht wie folgt aus:

So sieht die Windows 10-Mail-App aus.

In Windows 10 werden Kontakte in der Kontakte-App gespeichert. Sie können mit der Kontakte-App in Windows 10 keine Kontakte importieren oder exportieren.

Die folgenden Optionen stehen für Personen zur Verfügung, auf deren Computer keine Kopie von Outlook zur Verfügung steht, die jedoch Kontakte importieren möchten, damit sie in Outlook Web App darauf zugreifen können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie eine Kopie von Outlook auf einem Computer installieren können:

  • Registrieren Sie sich für eine Kostenlose 30-Tage-Testversion von Office 365. Es umfasst Outlook, das Sie auf Ihren Computer herunterladen können. Fügen Sie Ihr e-Mail-Konto zur Testversion von Outlook hinzu, und importieren Sie dann Ihre Kontakte mithilfe einer der Methoden in diesem Artikel. Outlook wird mit Outlook Web App synchronisiert, und Ihre Kontakte werden dort angezeigt. Wenn Sie mit dem Importieren Ihrer Kontakte fertig sind, lassen Sie die Testversion laufen, damit Ihnen nichts berechnet wird. Sie haben zwar weiterhin Zugriff auf Ihre Kontakte in Outlook Web App, aber Sie haben keinen Zugriff mehr auf Outlook auf Ihrem Desktop.

  • Suchen Sie einen Freund, der Outlook auf seinem Computer installiert hat. Fügen Sie Ihr E-Mail-Konto zu Outlook hinzu, und importieren Sie dann Ihre Kontakte in Ihr E-Mail-Konto (nicht in das E-Mail-Konto Ihres Freunds). Outlook wird mit Outlook Web App synchronisiert, und die Kontakte werden angezeigt. Wenn Sie mit dem Import Ihrer Kontakte fertig sind, entfernen Sie Ihr E-Mail-Konto aus der Outlook-Version Ihres Freunds. Sie können weiterhin auf Ihre Kontakte in Outlook Web App zugreifen.

  • Kaufen Sie es. Outlook verfügt über viele großartige Funktionen zum Verwalten Ihrer E-Mail. Dies ist allerdings ein recht teurer Kauf, um Kontakte zu importieren, und wird nicht empfohlen, wenn dies der einzige Grund ist, aus dem Sie es kaufen.

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Was muss ich sonst noch wissen?

  • Wenn sich ein Kontakt sowohl in Ihrem Ordner Kontakte als auch in der CSV-Datei befindet, wird ein Duplikat erstellt.

  • Wenn Sie versuchen, zu viele Kontakte zu importieren, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Verwenden Sie ein Programm wie Excel, um die CSV-Datei zu öffnen und in kleinere Dateien aufzuteilen, und importieren Sie dann die einzelnen Dateien.

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