Methoden zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen

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Es gibt verschiedene Verfahren zum Aktualisieren von Daten in einer Access-Datenbank. Sie fügen Ihrer Datenbank einen Datensatz hinzu, wenn Sie ein neues Element nachverfolgen möchten, wie etwa einen neuen Kontakt in der Tabelle "Kontakte". Wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen, fügt Access den Datensatz am Ende der Tabelle an. Sie können außerdem Felder ändern, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben, etwa im Fall einer neuen Adresse oder eines geänderten Nachnamens. Um Datenintegrität aufrecht zu erhalten, sind die Felder in einer Access-Datenbank dafür eingerichtet, einen bestimmten Datentyp zu akzeptieren, etwa Text oder Zahlen. Wenn Sie nicht den richtigen Datentyp eingeben, zeigt Access eine Fehlermeldung an. Schließlich können Sie einen Datensatz löschen, wenn er nicht mehr relevant ist, und um Platz zu sparen.

Weitere Informationen zum Einrichten einer Datenbank für die Dateneingabe finden Sie unter Design considerations for updating data (Entwurfsaspekte zum Aktualisieren von Daten).

Inhalt dieses Artikels

Aktualisieren von Daten durch Verwenden eines Formulars oder eines Datenblatts

Sie können ein Formular verwenden, um Daten manuell zu aktualisieren. Formulare zur Dateneingabe können einen einfacheren, schnelleren und genaueren Weg zur Eingabe von Daten darstellen. Formulare können eine beliebige Anzahl Steuerelemente, wie etwa Listen, Textfelder und Schaltflächen enthalten. Jedes der Steuerelemente auf dem Formular liest seinerseits entweder Daten aus dem zugrundeliegenden Tabellenfeld oder schreibt Daten in das zugrundeliegende Tabellenfeld.

Ein Formular mit Registersteuerelement

Datenblätter sind gefüllte Datenraster, die wie Excel-Arbeitsblätter aussehen. Sie können Daten ändern, indem Sie direkt in der Datenblattansicht arbeiten. Wenn Sie mit Excel vertraut sind, sollten Datenblätter relativ leicht zu verstehen sein. Sie können Daten in Tabellen, Abfrageresultsets und Formularen ändern, die Datenblätter anzeigen. Normalerweise verwenden Sie Datenblätter, wenn Sie viele Datensätze zugleich im Blick haben müssen.

Eingeben eines neuen Feldnamens in eine Access-Tabelle

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Grundlegendes zu Dateneingabesymbolen

Die folgende Tabelle zeigt einige der Datensatzmarkierer-Symbole, die Sie möglicherweise beim Aktualisieren von Daten zu Gesicht bekommen, und erläutert ihre Bedeutung.

Symbol

Bedeutung

Indikator für den aktuellen Datensatz

Dies ist der aktuelle Datensatz; der Datensatz wurde so gespeichert, wie er angezeigt wird. Der aktuelle Datensatz wird durch eine Farbänderung des Datensatzmarkierers angezeigt.

Indikator für einen bearbeiteten Datensatz

Sie bearbeiten diesen Datensatz; Änderungen am Datensatz wurden noch nicht gespeichert.

Indikator für einen gesperrten Datensatz

Dieser Eintrag ist durch einen anderen Benutzer gesperrt; Sie können ihn nicht bearbeiten.

Indikator für einen neuen Datensatz

Dies ist ein neuer Datensatz, in den Sie Informationen eingeben können.

Indikator für den Primärschlüssel

Dies ist das Primärschlüsselfeld und enthält einen Wert, der den Datensatz eindeutig identifiziert.

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Hinzufügen eines Datensatzes zu einer Tabelle oder einem Formular

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, oder öffnen Sie das Formular in der Formularansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Neu, klicken Sie auf Neuer (leerer) Datensatz, oder drücken Sie STRG+Pluszeichen (+).

  3. Suchen Sie den Datensatz mit einem Sternsymbol im Datensatzmarkierer, und geben Sie Ihre neuen Informationen ein.

  4. Platzieren Sie den Fokus durch Klicken oder auf andere Weise auf dem ersten Feld, das Sie verwenden möchten, und geben Sie dann Ihre Daten ein.

  5. Um zum nächsten Feld in der gleichen Zeile zu gelangen, drücken Sie TAB, verwenden Sie die rechte oder linke Pfeiltaste, oder klicken Sie auf die Zelle im nächsten Feld.

    Um in einer Tabelle zur nächsten Zelle in einer Spalte zu wechseln, verwenden Sie die Pfeiltasten nach oben oder unten, oder klicken Sie auf die gewünschte Zelle.

  6. Wenn Sie einen anderen Datensatz anzeigen oder die Tabelle oder das Formular schließen, speichert Access den neuen Datensatz, den Sie hinzugefügt haben. Um explizit Änderungen am aktuellen Datensatz zu speichern, drücken Sie UMSCHALT+EINGABE.

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Suchen eines Datensatzes

Sie müssen einen Datensatz zuerst finden, bevor Sie ihn bearbeiten oder löschen können. In einem Formular oder Datenblatt, das nur eine kleine Anzahl Datensätze enthält, können Sie die Schaltflächen zur Datensatznavigation verwenden, um durch die Datensätze zu navigieren, bis Sie den gewünschten finden. Wenn viele Datensätze vorliegen, können Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen verwenden und auf den Datensatz filtern.

Verwenden der Navigationsschaltflächen für Datensätze

Sie können mithilfe der Navigationsschaltflächen zwischen Datensätzen navigieren.

Navigationssteuerelement

Pfeilschaltflächen    Klicken Sie, um komfortabel zum ersten, vorherigen, nächsten oder letzten Datensatz zu navigieren.

Neuer (leerer) Datensatz     Klicken Sie, um einen Datensatz hinzuzufügen

Aktueller Datensatz    Geben Sie eine Datensatznummer ein, und drücken Sie dann EINGABE, um zu diesem Datensatz zu navigieren. Die Datensatznummer wird sequenziell gezählt, vom Anfang des Formulars oder Datenblatts – sie entspricht keinem Feldwert.

Filter     Die Schaltfläche für die Filteranzeige zeigt an, ob ein Filter angewendet wurde. Klicken Sie, um den Filter zu entfernen oder erneut anzuwenden.

Suchen     Geben Sie Text im Suchfeld ein. Der erste übereinstimmende Wert wird in Echtzeit hervorgehoben, während Sie die einzelnen Zeichen eingeben.

Verwenden des Dialogfelds zum Suchen und Ersetzen

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen bietet eine weitere Möglichkeit, kleine Datenmengen in kurzer Zeit und mit wenig Mühe zu ändern. Sie können die Suchfunktion im Dialogfeld Suchen und Ersetzen verwenden, um einen übereinstimmenden Datensatz zu finden. Wenn Sie einen übereinstimmenden Datensatz finden, wird dieser Datensatz zum aktuellen Datensatz, und Sie können ihn bearbeiten oder löschen.

  1. Klicken Sie auf das Feld, das Sie durchsuchen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Suchen, oder drücken Sie STRG+F.

    Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Suchen.

  4. Geben Sie im Feld Suchen nach den Wert ein, zu dem Sie die Übereinstimmung finden möchten.

  5. Verwenden Sie optional die Liste Suchen in, um das Feld zu ändern, das Sie durchsuchen möchten, oder um stattdessen die gesamte zugrundeliegende Tabelle zu durchsuchen.

  6. Wählen Sie optional in der Liste VergleichTeil des Feldinhaltes aus. Durch Aktivieren dieser Option erhalten Sie den größtmöglichen Suchumfang.

  7. Wählen Sie in der Liste SuchenAlles aus, und klicken Sie dann auf Weitersuchen.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Dialogfelds "Suchen und Ersetzen" zum Ändern von Daten.

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Anwenden eines Filters

Sie können einen Filter anwenden, um die angezeigten Datensätze auf die einzuschränken, die Ihren Kriterien entsprechen. Das Anwenden eines Filters macht es einfacher, den Datensatz zu finden, den Sie bearbeiten oder löschen möchten.

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, oder das Formular in der Formularansicht.

  2. Um sicherzustellen, dass die Tabelle oder das Formular noch nicht gefiltert ist, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen, oder klicken Sie in der Datensatznavigationsleiste auf Filter.

  3. Navigieren Sie zu dem Datensatz, der den Wert enthält, den Sie als Teil des Filters verwenden möchten, und klicken Sie dann auf das Feld. Soll der Filter auf einer Teilauswahl basieren, wählen Sie nur die gewünschten Zeichen aus.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Auswahl, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, und wenden Sie einen Filter an.

  5. Wenn Sie weitere Felder basierend auf einer Auswahl filtern möchten, wiederholen Sie die Schritte 3 und 4.

Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden eines Filters zum Anzeigen ausgewählter Datensätze in einer Access-Datenbank

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Löschen eines Datensatzes

Der Löschvorgang ist ziemlich einfach, es sei denn, der Datensatz ist auf andere Daten bezogen und liegt auf der "1"-Seite einer 1:n-Beziehung. Zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität erlaubt Access Ihnen nicht das Löschen aufeinander bezogener Daten. Weitere Informationen finden Sie unter Leitfaden für Tabellenbeziehungen.

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, oder das Formular in der Formularansicht.

  2. Wählen Sie den Datensatz oder die Datensätze aus, den bzw. die Sie löschen möchten.

    Um einen Datensatz auszuwählen, klicken Sie auf den Datensatzmarkierer neben dem Datensatz, wenn der Datensatzmarkierer verfügbar ist.

    Um die Auswahl zu erweitern oder zu reduzieren, ziehen Sie den Datensatzmarkierer (falls er verfügbar ist), oder drücken Sie UMSCHALT+NACH-UNTEN oder UMSCHALT+NACH-OBEN.

  3. Drücken Sie ENTF, wählen Sie Start > Datensätze > Löschen aus, oder drücken Sie STRG+Minuszeichen (-).

Tipp    Wenn Sie nur einige Informationen anstelle des gesamten Datensatzes löschen müssen, wählen Sie nur die Daten in den einzelnen Feldern aus, die Sie löschen möchten, und drücken Sie dann ENTF.

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Bearbeiten von Daten in einem Textfeld oder Feld

Access bietet ein Textsteuerelement zur Nutzung mit Feldern für Kurzer Text und Langer Text (auch als Memofelder bezeichnet). Normalerweise können Sie anhand der Größe des Steuerelements ersehen, ob es sich bei dem zugrundeliegenden Feld um kurzen oder langen Text handelt, denn es gibt im Normalfall die erforderliche Größe für das zugrundeliegende Tabellenfeld wieder. In einem kurzen Textfeld können bis zu 255 Zeichen und einem langen Textfeld 64.000 Zeichen gespeichert werden.

Standardmäßig können Sie nicht aus allen Typen von Abfragen Daten bearbeiten.  Sie können beispielsweise keine Daten bearbeiten, die von einer Kreuztabellenabfrage zurückgegeben wurden, und Sie können keine berechneten Felder bearbeiten oder entfernen, also Werte, die beim Verwenden der Datenbank durch eine Formel berechnet werden, die aber nicht in einer Tabelle gespeichert sind.

  1. Öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht oder das Formular in der Formularansicht.

  2. Klicken Sie auf das Feld, oder navigieren Sie zu dem Feld, indem Sie die TAB- oder Pfeiltasten verwenden und dann F2 drücken.

    In der Formularansicht können Sie auf die Beschriftung eines Felds klicken, um es auszuwählen. In der Datenblattansicht können Sie ein Feld auswählen, indem Sie in der Nähe des linken Rahmens des Felds klicken, wenn sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen (+) verwandelt.

  3. Platzieren Sie den Cursor dort, wo Sie Informationen eingeben möchten.

  4. Geben Sie den Text ein, den Sie einfügen möchten, bzw. aktualisieren Sie ihn. Wenn Ihnen ein Tippfehler unterläuft, drücken Sie die RÜCKTASTE.

  5.  Wenn ein Feld ein Eingabeformat aufweist, geben Sie die Daten entsprechend dem Format ein.

  6. Um produktiver zu werden, sollten Sie die folgenden Tastenkombinationen lernen:

    • Um eine neue Zeile in einem Textfeld einzugeben, drücken Sie STRG+EINGABE.

    • Um für ein Feld den Standardwert einzugeben, drücken Sie STRG+ALT+LEERTASTE.

    • Um das aktuelle Datum in ein Feld einzufügen, drücken Sie STRG+SEMIKOLON.

    • Um die aktuelle Uhrzeit einzufügen, drücken Sie STRG+UMSCHALT+DOPPELPUNKT ().

    • Um die Rechtschreibung zu prüfen, drücken Sie die F7.

    • Um ähnliche Werte aus einem vorherigen Datensatz wiederzuverwenden, navigieren Sie zu dem entsprechenden Feld in dem vorherigen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+' (Apostroph).

    • Um Ihre Änderungen explizit zu speichern, drücken Sie UMSCHALT+EINGABE.

    Weitere Informationen finden Sie unter Tastenkombinationen für Access.

  7.  Um die Daten zu speichern, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Datensatz speichern, oder drücken Sie UMSCHALT+EINGABE.

    Sie brauchen Ihre Änderungen nicht explizit zu speichern. Access schreibt sie fest in die Tabelle, wenn Sie den Cursor auf ein neues Feld der gleichen Zeile bewegen, wenn Sie den Mauszeiger in eine andere Zeile bewegen oder wenn Sie das Formular oder Datenblatt schließen.

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Hinzufügen eines Datums mithilfe der Datumsauswahl

Es gibt mehrere Methoden, Ihrer Tabelle Daten hinzuzufügen, und die Verwendung der Datumsauswahl stellt eine schnelle Möglichkeit dar.

  1. Klicken Sie auf das Feld, dem Sie einen Datumswert hinzufügen möchten. Ein Kalendersymbol wird angezeigt.

    Das Datumsauswahl-Steuerelement steht nicht zur Verfügung, wenn auf das Datums-/Uhrzeitfeld ein Eingabeformat angewendet wird.

  2. Klicken Sie auf das Kalendersymbol. Ein Kalendersteuerelement wird angezeigt.

    Das Kalendersteuerelement

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um das aktuelle Datum einzugeben, klicken Sie auf Heute.

    • Um einen Tag im aktuellen Monat auszuwählen, klicken Sie auf das Datum.

    • Um einen anderen Monat und Tag auszuwählen, verwenden Sie die Vorwärts- und Zurück-Schaltflächen.

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Eingeben von Text in einem Steuerelement mit Eingabeformaten

Auf ein Feld wird möglicherweise ein Eingabeformat angewendet. Ein Eingabeformat ist ein Satz von literalen und Platzhalterzeichen, die Sie zwingen, Daten in einem bestimmten Format einzugeben. Weitere Informationen über Eingabeformate finden Sie unter Steuern von Dateneingabeformaten mithilfe von Eingabeformaten.

  • Um Daten einzugeben, folgen Sie dem Eingabeformat:

    Eingabeformat für Telefonnummern

    Die Definition des Standardeingabeformats für Telefonnummern und das resultierende Format

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Anwenden von Rich-Text-Formatierung auf Daten einem langen Textfeld

Wenn ein langes Textfeld (auch als Memofeld bezeichnet) Rich-Text-Formatierung unterstützt, können Sie auf den Text verschiedene Schriftarten, Schriftgrade, Formatvorlagen und Farben anwenden.

  1. Öffnen Sie das Formular in der Formularansicht oder die Tabelle in der Datenblattansicht.

  2. Wählen Sie das Langer Text-Feld aus. In der Regel können Sie nach einem Feld mit dem Namen "Kommentare", "Anmerkungen" oder "Beschreibung" suchen.

  3. Verwenden Sie die Schaltflächen und Menüs auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung, um den Text zu formatieren.

    Befehle, die in der Access-Gruppe "Schriftart" verfügbar sind Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, die Farbe ändern usw.

    Wenn Sie mehr Platz zum Bearbeiten haben möchten, öffnen Sie das Zoomfeld.

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Eingeben von Daten mithilfe einer Liste

Listen unterstützen die Aufrechterhaltung von Datenintegrität und sind leicht zu verwenden. Sie können Listen in Formularen sowie in Tabellen und Abfragen verwenden. Access verfügt über drei Arten von Listen: Wertelisten, Nachschlagefelder und mehrwertige Listen. Wertelisten zeigen eine Reihe von Elementen an, die Sie manuell eingeben. Nachschlagelisten verwenden eine Abfrage, um Ihre Daten aus einer oder mehreren Tabellen Ergebnissätzen abzurufen, die in der Datenblattansicht geöffnet sind. Mehrwertige Listen lösen eine allgemeine Geschäftsanforderung, eine viele-zu-viele-Beziehung. So können Sie beispielsweise Kundendienstprobleme nachvollziehen und mehreren Personen dasselbe Problem in einem Feld zuweisen.

Es gibt drei Arten von Listensteuerelementen:

Kombinationsfeld

Eine leere Nachschlageliste

Listenfeld

Ein einfaches Listenfeldsteuerelement in einem Formular

Kombinationsfeld ' MultiSelect '

Kontrollkästchen-Dropdownliste im geöffneten Zustand Kontrollkästchenliste

Eingeben eines Elements über ein Kombinationsfeld

  1. Öffnen Sie das Formular in der Formularansicht oder die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Liste, und wählen Sie dann das gewünschte Element aus.

  3. Um Ihre Auswahl in der Datenbank festzuschreiben, verschieben Sie den Cursor in ein anderes Feld, oder drücken Sie UMSCHALT+EINGABE.

Eingeben eines Elements über ein Listenfeld

  1. Öffnen Sie das Formular in der Formularansicht.

  2. Scrollen Sie abwärts durch die Liste der Elemente im Listenfeld, und wählen Sie das gewünschte Element aus.

  3. Um Ihre Auswahl in der Datenbank festzuschreiben, verschieben Sie den Cursor in ein anderes Feld, oder drücken Sie UMSCHALT+EINGABE.

Eingeben von Elementen aus einer mehrwertigen Liste in einem MultiSelect-Kombinationsfeld

  1. Öffnen Sie das Formular in der Formularansicht oder die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben der Liste.

  3. Markieren Sie bis zu 100 Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf OK.

Bearbeiten der Elemente in einer Liste

Um Elemente in einer Liste zu bearbeiten, muss für die Liste Bearbeitung aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie unter Entwurfsüberlegungen für das Aktualisieren von Daten.

  1. Öffnen Sie das Formular, die Tabelle oder das Abfrageresultset, das die Liste enthält.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Listenelemente bearbeiten.

    • Klicken Sie auf die Liste, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten oder das Formular zu öffnen.

      Kombinationsfeld mit der Schaltfläche 'Listenelemente bearbeiten'

  3. Der angezeigte Bildschirm hängt vom Typ der Liste ab, die Sie bearbeiten möchten.  Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine Werteliste oder ein mehrwertiges Feld bearbeiten, verwenden Sie das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten , um die Listendaten zu bearbeiten, die einzelnen Elemente in einer separaten Zeile zu speichern, und klicken Sie dann auf OK , wenn Sie fertig sind.

    • Wenn Sie ein Nachschlagefeld bearbeiten, wird ein Dateneingabeformular angezeigt. Verwenden Sie dieses Formular zum Bearbeiten der Listendaten.

  4. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil im Feld Standardwert, und klicken Sie dann auf den gewünschten Wert, um einen Standardwert für neue Datensätze auszuwählen.

  5. Klicken Sie auf OK.

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Eingeben von Zeichenfolgen mit der Länge null

Access ermöglicht Ihnen die Unterscheidung zwischen zwei Arten von Leerwerten: NULL-Werte und Zeichenfolgen mit der Länge null. NULL-Werte zeigen einen unbekannten Wert an, und Zeichenfolgen mit der Länge null bezeichnen Felder, die ein Leerzeichen enthalten. Angenommen, Sie verfügen über eine Tabelle mit Kundendaten, und diese Tabelle enthält ein Feld für die Faxnummer. Sie können das Feld leer lassen, wenn Sie die Faxnummer eines Kunden nicht kennen. In diesem Fall wird beim Leerlassen des Felds ein NULL-Wert eingegeben, was bedeutet, dass Sie den Wert nicht kennen. Wenn Sie später herausfinden, dass der Kunde nicht über ein Faxgerät verfügt, können Sie eine Zeichenfolge mit der Länge null in das Feld eingeben, um anzugeben, dass Sie wissen, es gibt keinen Wert.

  1. Öffnen Sie eine Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht oder ein Formular in der Formularansicht.

  2. Wählen Sie das gewünschte Feld aus, und geben Sie dann zwei doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen ("") ein.

  3. Bewegen Sie den Cursor auf einen anderen Datensatz, um Ihre Änderungen in der Datenbank festzuschreiben, oder drücken Sie UMSCHALT+EINGABE. Standardmäßig verschwinden die Anführungszeichen.

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Rückgängigmachen von Änderungen

Wenn Sie Daten fehlerhaft eingegeben haben, können Sie Ihre Änderungen oftmals rückgängig machen. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

  • Um Ihre letzten Änderungen rückgängig zu machen, wählen Sie in der Symbolleiste für den SchnellzugriffRückgängig aus, oder drücken Sie ESC.

  • Um alle Änderungen am Datensatz rückgängig zu machen, drücken Sie erneut ESC.

  • Um Änderungen rückgängig zu machen, nachdem Sie die Änderungen gespeichert oder zu einem anderen Datensatz gewechselt haben, wählen Sie in der Symbolleiste für den SchnellzugriffRückgängig aus.

    Wichtig    Sobald Sie mit der Bearbeitung eines anderen Datensatzes beginnen, einen Filter anwenden oder entfernen oder zu einem anderen Fenster oder einer anderen Dokumentregisterkarte wechseln, werden Ihre Änderungen dauerhaft.

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