Manuelles Archivieren von Elementen

Manuelles Archivieren von Elementen

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Ihr Outlook-Postfach weist eine bestimmte Größe auf, und in naher Zukunft können Sie nicht damit rechnen, dass Sie keine E-Mails mehr bekommen. Damit es nicht zu voll wird, können Sie ältere Elemente, die Sie behalten möchten, in ein Archiv verschieben. Das ist eine separate Outlook-Datendatei (PST), die Sie bei Bedarf jederzeit in Outlook öffnen können.

Hinweis: Der Befehl "Archivieren" und "Feature" wird für kein Konto in Ihrem Outlook-Profil angezeigt, wenn Sie ein Exchange Server-Konto hinzufügen und Ihre Organisation das Online Archiv für Microsoft Exchange Server verwendet. Ihr Netzwerkadministrator kann diese Funktion auch deaktivieren.

Standardmäßig verwendet Outlook die AutoArchivierung, um Elemente regelmäßig zu archivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Automatisches Archivieren älterer Elemente.

Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, Elemente manuell zu archivieren. Auf diese Weise können Sie steuern, welche Elemente archiviert werden, wo sie abgelegt werden und wie alt ein Element sein muss, bevor es archiviert werden kann.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie in Outlook 2013: auf Datei > Informationen > Cleanup-Tools > archivieren.


      Archivieren

    • In Outlook 2016: Klicken Sie auf Datei > Informationen > Tools > Alte Elemente bereinigen.

      Bereinigen alter Elemente

    Tipp: Archivierung und AutoArchivierung sind ggf. nicht verfügbar, wenn Ihr E-Mail-Profil mit einem Computer mit Exchange Server verbunden ist. Es ist auch möglich, dass in Ihrer Organisation eine Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails angewendet wird, die die AutoArchivierung außer Kraft setzt. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator.

  2. Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und wählen Sie den Ordner aus, der archiviert werden soll.

  3. Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.

    Dialogfeld "Archivieren"

  4. Sie können mehrere PST-Dateien erstellen, wenn Sie einige Ordner mit anderen Einstellungen archivieren möchten. So möchten Sie beispielsweise Elemente in Ihrem Ordner "Gesendet" länger aufbewahren als Elemente in Ihrem Ordner "Posteingang".

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung" aktiviert ist, um einzelne Elemente zu archivieren, die von der automatischen Archivierung ausgeschlossen sind. Mit dieser Option wird nicht der Ausschluss dieser Elemente generell entfernt, sondern die Einstellung Keine AutoArchivierung nur für dieses Archiv ignoriert.

  6. Klicken Sie auf OK.

Deaktivieren der AutoArchivierung

Deaktivieren Sie die AutoArchivierung, wenn Sie bestimmen möchten, wann Elemente archiviert werden.

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.

  2. Klicken Sie unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.

Standardmäßig werden ältere Outlook-Elemente automatisch in regelmäßigen Abständen archiviert. Weitere Informationen zur AutoArchivierung finden Sie unter sichern oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung.

Sie können Elemente zusätzlich zur AutoArchivierung oder als Ersatz auch manuell sichern und archivieren. Die manuelle Archivierung bietet Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, genau anzugeben, welche Ordner im Archiv enthalten sind und welche Archiv-Outlook-DatenDatei (PST) verwendet wird.

Zum manuellen Archivieren von Outlook-Elementen gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Cleanup-Tools.

  3. Klicken Sie auf Archivieren.

  4. Klicken Sie auf die Option diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und klicken Sie dann auf den Ordner, den Sie archivieren möchten. Alle Unterordner des ausgewählten Ordners sind in diesem manuellen Archiv enthalten.

  5. Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.

    Dialogfeld 'Archivieren'

  6. Wenn Sie die Standarddatei oder den Speicherort nicht verwenden möchten, klicken Sie unter Archivdatei auf Durchsuchen, um eine neue Datei oder einen neuen Speicherort anzugeben. Suchen Sie nach der gewünschten Datei, oder geben Sie den Dateinamen ein, und klicken Sie dann auf OK. Der Speicherort der Ziel Datei wird im Feld Archivdatei angezeigt.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente mit "nicht AutoArchivierung" einschließen, um alle Elemente einzubeziehen, die möglicherweise einzeln markiert sind, um von der automatischen Archivierung ausgeschlossen zu werden. Mit dieser Option wird dieser Ausschluss aus diesen Elementen nicht entfernt, stattdessen wird das Kontrollkästchen nicht AutoArchivierung nur für dieses Archiv ignoriert.

Deaktivieren der AutoArchivierung

Wenn Sie nur manuell archivieren möchten, müssen Sie die AutoArchivierung deaktivieren. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Optionen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte erweitert unter AutoArchivierung auf AutoArchivierungseinstellungen.

  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage ausführen.

Bei der AutoArchivierung, die standardmäßig aktiviert ist, werden alte Elemente in geplanten Intervallen automatisch an einen Archivierungs Punkt verschoben. Sie können Elemente jedoch manuell an einem von Ihnen angegebenen Pfad sichern und archivieren.

Hinweis: Die Microsoft Office Outlook 2007-AutoArchivierungseinstellungen sind anpassbar. Anstatt die Elemente manuell zu sichern oder zu archivieren, stellen Sie möglicherweise fest, dass die AutoArchivierung Ihren Anforderungen entspricht. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der AutoArchivierung zum Sichern oder Löschen von Elementen.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf archivieren.

  2. Wählen Sie die Option diesen Ordner und alle Unterordner archivieren aus, und geben Sie dann ein Datum unterhalb der Elemente archivieren ein.

    Archivierte Ordner in der Ordnerliste

  3. Klicken Sie unter Archivdatei auf Durchsuchen, um eine neue Datei oder einen neuen Speicherort anzugeben, wenn Sie nicht die Standarddatei oder den Speicherort verwenden möchten.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente mit "nicht AutoArchivierung einbinden", wenn Sie eine vorherige Einstellung außer Kraft setzen möchten, um bestimmte Elemente nicht automatisch zu archivieren. Wenn Sie sich entscheiden, diese Elemente während dieses Vorgangs manuell zu archivieren, unterliegen die Elemente erneut der Einstellung " Keine AutoArchivierung ", es sei denn, Sie haben diese Einstellung in Zukunft erneut manuell außer Kraft gesetzt.

  5. Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Outlook erstellt automatisch eine weitere Archivdatei für Elemente im angegebenen Ordner und Speicherort.

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