Leiten einer Besprechung als Referent

Zeigen Sie die Teilnehmerliste an, oder blenden Sie sie aus.

• Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen und danach auf Teilnehmerliste anzeigen.

Es empfiehlt sich, die Teilnehmerliste während der Besprechung angezeigt zu lassen. Dadurch können Sie nachvollziehen, wer teilnimmt, wer gerade spricht und, wer eventuell Probleme mit Audio oder Freigabe hat. Manchmal ist es jedoch notwendig, die Teilnehmerliste auszublenden, um beispielsweise eine umfangreiche Sofortnachrichtenunterhaltung durchzusehen.

Stummschalten bzw. Aufheben der Stummschaltung von Teilnehmern

• Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Zur Audioverwaltung für einen oder mehrere Teilnehmer klicken Sie in der Teilnehmerliste mit der rechten Maustaste auf den bzw. die Namen und klicken anschließend auf Stumm schalten oder Stummschaltung aufheben.

  • Wenn Sie alle Besprechungsteilnehmer stumm schalten bzw. ihre Stummschaltung aufheben möchten, klicken Sie auf das Menü Optionen für Personen und dann auf Alle zuhörenden Personen stumm schalten.

    Tipp: Verwenden Sie diese Option bei großen Besprechungen, wenn aufgrund zu vieler, nicht stumm geschalteter Teilnehmer Audiostörungen auftreten.

Ändern von Referenten- oder Teilnehmer-Zugriffsrechten während der Besprechung

• Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Klicken Sie in der Teilnehmerliste mit der rechten Maustaste auf einen oder mehrere Teilnehmer, und klicken Sie dann entsprechend auf Referent einrichten bzw. Teilnehmer einrichten.

  • Klicken Sie auf das Menü Optionen für Personen und danach auf Alle zu Teilnehmern machen.

    Tipp: Wählen Sie diese Option, wenn es so viele Referenten gibt, dass sich dies störend auf den Ablauf der Besprechung auswirkt.

Zulassen oder Ablehnen von Personen im Wartebereich

• Führen Sie in der Teilnehmerliste eine der folgenden Aktionen aus:

  • Klicken Sie unter Wartebereich auf Alle zulassen oder Alle ablehnen.

  • Klicken Sie neben dem Namen der jeweiligen Person auf Zulassen bzw. Verweigern.

Beginnen einer separaten Unterhaltung mit einem oder mehreren Teilnehmern

• Wählen Sie in der Teilnehmerliste eine oder mehrere Personen aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den bzw. die ausgewählten Namen, und klicken Sie dann auf die gewünschte Kontaktoption.

Einladen anderer Personen zur Besprechung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um andere Personen mithilfe von Lync 2010 einzuladen:

1. (Optional) Wenn Sie die Zugriffsrechte oder Referentenoptionen für die einzuladenden Personen ändern möchten, klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf den Link Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen, klicken auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen und ändern anschließend die Besprechungsoptionen entsprechend. Einzelheiten dazu finden Sie unter Ändern von Besprechungsoptionen während der Besprechung.

2. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen, und klicken Sie dann auf Nach Name oder Telefonnummer einladen.

3. Geben Sie eine Telefonnummer ein, wählen Sie einen oder mehrere bestehende Kontakte aus, oder suchen Sie nach einem Kontakt.

4. Klicken Sie auf OK. Die von Ihnen eingeladenen Personen erhalten nun eine Benachrichtigung mit der Einladung zur Teilnahme an der Besprechung.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um andere Personen per E-Mail einzuladen:

1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen und danach auf Per E-Mail einladen.

2. (Optional) Wenn Sie die Zugriffsrechte oder Referentenoptionen für die einzuladenden Personen ändern möchten, klicken Sie in der Besprechungseinladung auf Besprechungsoptionen. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen von Optionen für Besprechungen oder Telefonkonferenzen

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Anzeigen oder Ausblenden des Freigabefensters

• Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf Freigabefenster anzeigen.

Hochladen oder Vorbereiten von Inhalt vor der Besprechung

1. Öffnen Sie vor der Besprechung in Microsoft Outlook im Kalender die Einladung zu einer von Ihnen geplanten Besprechung, und klicken Sie dann auf An Onlinebesprechung teilnehmen.

2. Führen Sie im Unterhaltungsfenster eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie auf das Menü Freigeben, um eine PowerPoint-Präsentation hochzuladen, ein Whiteboard hinzuzufügen oder eine neue Umfrage zu erstellen.

   • Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen  , um eine Datei hochzuladen. 

Einzelheiten dazu finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt unter "Hochladen einer PowerPoint-Datei zur Präsentation” oder "Hochladen von Anlagen, die Teilnehmer anzeigen und speichern können”.

Anzeigen von Besprechungsinhalten, die bereits hochgeladen wurden

• Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben, zeigen Sie auf Aktueller Inhalt, und klicken Sie dann auf den Inhalt, den Sie anzeigen möchten.

Freigeben eines Programms oder des Desktops

• Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf Desktop oder Programme. Einzelheiten finden Sie unter Freigeben des Desktops und von anderen Programmen.

Hochladen einer PowerPoint-Datei zur Präsentation

1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf PowerPoint-Präsentation.

2. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hochladen.

Hochladen von Anlagen, die Teilnehmer anzeigen und speichern können

1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Anlage hinzufügen.

3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hochladen.

Hinzufügen von Anmerkungen zu einer PowerPoint-Präsentation oder einem Whiteboard

• Klicken Sie im Freigabefenster in der linken unteren Ecke auf der Anmerkungssymbolleiste auf das gewünschte Anmerkungstool.

Sie oder andere Besprechungsteilnehmer haben folgende Möglichkeiten, Anmerkungen zu Whiteboard- oder PowerPoint-Folien hinzuzufügen:

• Verwenden des Laserpointer, ein farbiger, mit Ihrem Namen versehener Punkt

• Einfügen von Linien oder Formen

• Hinzufügen von Text

• Zeichnen oder Markieren mit dem Stift

• Hinzufügen eines Pfeil-, Haken- oder X-Stempels

• Einfügen einer Grafikdatei

Weitere Informationen zu den Anmerkungstools finden Sie unter Zusammenarbeiten an einem Whiteboard.

Hinzufügen eines Whiteboards oder einer Umfrage zur Besprechung

• Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf Neues Whiteboard bzw. Neue Umfrage.

Einzelheiten finden Sie unter Zusammenarbeiten an einem Whiteboard und Durchführen einer Umfrage.

Ändern, wer Anmerkungen zu PowerPoint-Präsentationen hinzufügen darf

1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf den Link Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen.

3. Ändern Sie im Dialogfeld Optionen für Onlinebesprechung unter Berechtigungen die Einstellung für Präsentationen Anmerkungen hinzufügen in Nur Referenten oder Keiner.

Festlegen, wer Besprechungsinhalte privat anzeigen darf

1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf den Link Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen.

3. Ändern Sie im Dialogfeld Optionen für Onlinebesprechung unter Berechtigungen die Einstellung für Privat anzeigen in Jeder oder Keiner.

Ändern, wer Zugriff auf Besprechungsinhalte hat

Standardmäßig haben nur Referenten erweiterten Zugriff auf Besprechungsinhalte. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Inhaltsliste auf den Pfeil neben dem zu ändernden Element, zeigen Sie auf Verfügbar machen für, und klicken Sie dann auf Organisator oder Jeder.

Wenn Sie jeder Jeder festlegen, haben sämtliche Besprechungsteilnehmer folgende Steuerungsmöglichkeiten für PowerPoint-Präsentationen, Whiteboards und Umfragen:

• Speichern einer lokalen Kopie mit oder ohne Anmerkungen

• Ändern der Anzeige im Freigabefenster

• Umbenennen oder Entfernen von Inhalt

• Zulassen des erweiterten Zugriffs auf Besprechungsinhalte für alle Teilnehmer

Ändern, wer Anlagen anzeigen und speichern darf

Standardmäßig dürfen alle Besprechungsteilnehmer Anlagen für die Besprechung speichern und anzeigen. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen  .

2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem zu ändernden Inhalt, zeigen Sie auf Verfügbar machen für, und klicken Sie dann auf Organisator oder Referenten.

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