Löschen eines inaktiven Postfachs in Office 365

Ein inaktives Postfach wird verwendet, um die E-Mails eines ehemaligen Mitarbeiters aufzubewahren, nachdem dieser die Organisation verlassen hat. Wenn Sie die Inhalte eines inaktiven Postfachs nicht mehr aufbewahren müssen, können Sie das inaktive Postfach durch Entfernen des Haltebereichs endgültig löschen. Darüber hinaus ist es möglich, mehrere Haltebereiche für ein inaktives Postfach festzulegen. Beispielsweise kann für ein inaktives Postfach ein Beweissicherungsverfahren aktiviert oder das Postfach in einem oder mehreren In-Situ-Haltebereichen abgelegt werden. Darüber hinaus kann auf das inaktive Postfach eine Office 365 Aufbewahrungsrichtlinie (die im Office 365 Security & Compliance Center erstellt wurde) angewendet werden. Sie müssen alle Haltebereiche und alle Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien von einem inaktiven Postfach entfernen, um dieses löschen zu können. Nach dem Entfernen der Haltebereiche wird das inaktive Postfach zum Löschen markiert und endgültig gelöscht, nachdem es verarbeitet wurde.

Wichtig: Wir haben den Stichtag (1. Juli 2017) für die Erstellung neuer In-Situ-Speicher zum Deaktivieren eines Postfachs verschoben. Allerdings werden Sie ab Ende dieses Jahres bzw. Anfang nächsten Jahres keine neuen In-Situ-Speicher in Exchange Online mehr erstellen können. Ab diesem Zeitpunkt können Sie nur noch Beweissicherungsverfahren und Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um ein inaktives Postfach zu erstellen. Vorhandene inaktive Postfächer, die In-Situ-Speicher sind, werden jedoch weiterhin unterstützt, und Sie können die In-Situ-Speicher für inaktive Postfächer weiterhin verwalten. Dies umfasst das Ändern der Dauer eines In-Situ-Speichers und das endgültige Löschen eines inaktiven Postfachs durch Entfernen des In-Situ-Speichers.

Eine Beschreibung dessen, was geschieht, wenn Haltebereiche von einem inaktiven Postfach entfernt werden, finden Sie im Abschnitt Weitere Informationen.

Vorbemerkung

  • Sie müssen Exchange Online-PowerShell zum Entfernen eines Beweissicherungsverfahrens für ein inaktives Postfach verwenden. Sie können nicht die Exchange-Verwaltungskonsole (EAC) verwenden. Schrittweise Anleitungen finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online-PowerShell. Sie können die Exchange Online-PowerShell oder die EAC verwenden, um einen In-Situ-Haltebereich von einem inaktiven Postfach zu entfernen.

  • Sie können die Inhalte eines inaktiven Postfachs in ein anderes Postfach kopieren, bevor Sie den Haltebereich entfernen und ein inaktives Postfach löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Restore an inactive mailbox in Office 365 (Rückspeichern eines inaktiven Postfachs in Office 365).

  • Wenn Sie den Haltebereich oder die Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie für ein inaktives Postfach entfernen, während die Beibehaltungsdauer für das vorläufig gelöschte Postfach abgelaufen ist, wird das Postfach dauerhaft gelöscht. Nachdem es gelöscht wurde, kann es nicht wiederhergestellt werden. Stellen Sie vor dem Entfernen des Haltebereichs sicher, dass Sie die Inhalte im Postfach nicht mehr benötigen. Wenn Sie ein inaktives Postfach erneut aktivieren möchten, können Sie es wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Recover an inactive mailbox in Office 365 (Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs in Office 365 mit Rückspeicherung).

  • Weitere Informationen zu inaktiven Postfächern finden Sie unter Inaktive Postfächer in Office 365.

Schritt 1: Identifizieren der Haltebereiche für ein inaktives Postfach

Wie bereits erwähnt, kann ein Beweissicherungsverfahren, ein In-Situ-Haltebereich oder eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie für ein inaktives Postfach aktiviert werden. Der erste Schritt besteht darin, die Haltebereiche für ein inaktives Postfach zu identifizieren.

Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die Informationen zu Haltebereichen für alle inaktiven Postfächer in Ihrer Organisation anzuzeigen.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

Der Wert True für die Eigenschaft LitigationHoldEnabled gibt an, dass für das inaktive Postfach ein Beweissicherungsverfahren aktiviert ist. Wenn ein In-Situ-Speicher für ein inaktives Postfach aktiviert ist, wird die GUID für den Haltebereich als Wert für die Eigenschaft InPlaceHolds angezeigt. Die folgenden Ergebnisse für zwei inaktive Postfächer zeigen beispielsweise, dass für Ann Beebe ein Beweissicherungsverfahren und für Pilar Pinilla zwei In-Situ-Speicher aktiviert wurden.

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
InPlaceHolds          : {}

...

DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491, ba6f4ba25b62490aaaa253eea27426ab}

Tipp: Wenn viele In-Situ-Haltebereiche für ein inaktives Postfach aktiviert werden, werden nicht alle GUIDs der In-Situ-Haltebereiche angezeigt. Sie können alle GUIDs von In-Situ-Haltebereichen mit dem folgenden Befehl anzeigen:Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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Schritt 2: Entfernen eines Haltebereichs von einem inaktiven Postfach

Nachdem Sie ermittelt haben, welche Art von Haltebereich für das inaktive Postfach aktiviert ist (und ob es mehrere Haltebereiche gibt), werden im nächsten Schritt die Haltebereiche für das Postfach entfernt. Wie bereits erwähnt, müssen Sie alle Haltebereiche entfernen, um ein inaktives Postfach endgültig zu entfernen.

Entfernen eines Beweissicherungsverfahrens

Wie bereits erwähnt, müssen Sie Windows PowerShell verwenden, um ein Beweissicherungsverfahren von einem inaktiven Postfach zu entfernen. Sie können nicht die EAC verwenden. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um ein Beweissicherungsverfahren zu entfernen.

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

Tipp: Die beste Methode zum Identifizieren eines inaktiven Postfachs ist die Verwendung des Distinguished Name oder des Exchange-GUID-Werts. Durch Verwenden eines dieser Werte können Sie verhindern, versehentlich das falsche Postfach anzugeben.

Entfernen von In-Situ-Speichern

Es gibt zwei Möglichkeiten, um einen In-Situ-Speicher von einem inaktiven Postfach zu entfernen:

  • Löschen des In-Situ-Speicherobjekts      Wenn das inaktive Postfach, das Sie endgültig löschen möchten, das einzige Quellpostfach für einen In-Situ-Speicher ist, können Sie einfach das In-Situ-Speicherobjekt löschen.

    Hinweis: Sie müssen den Haltebereich deaktivieren, bevor Sie ein In-Situ-Speicherobjekt löschen können. Wenn Sie versuchen, ein In-Situ-Speicherobjekt zu löschen, dessen Haltebereich aktiviert ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Entfernen des inaktiven Postfachs als Quellpostfach für einen In-Situ-Speicher      Wenn Sie andere Quellpostfächer für einen In-Situ-Speicher beibehalten möchten, können Sie das inaktive Postfach aus der Liste der Quellpostfächer entfernen und das In-Situ-Speicherobjekt beibehalten.

Verwenden der EAC zum Löschen eines In-Situ-Speichers

  1. Wenn Sie den Namen des zu löschenden In-Situ-Speichers kennen, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Andernfalls führen Sie den folgenden Befehl aus, um den Namen des In-Situ-Speichers abzurufen, der für das endgültig zu löschende inaktive Postfach aktiviert ist. Verwenden Sie die In-Situ-Speicher-GUID, die Sie in Step 1 abgerufen haben.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Navigieren Sie in EAC zu Verwaltung der Compliance > In-Situ-eDiscovery & Haltebereich.

  3. Wählen Sie den In-Situ-Haltebereich aus, den Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf Bearbeiten Symbol "Bearbeiten" .

  4. Deaktivieren Sie auf der Eigenschaftsseite In-Situ-eDiscovery und Haltebereich auf der Seite In-Situ-Speicher das Kontrollkästchen Inhalt, der mit der Suchanfrage übereinstimmt, in ausgewählten Postfächern aufbewahren, und klicken Sie dann auf Speichern.

  5. Wählen Sie auf der Seite In-Situ-eDiscovery und Haltebereich den In-Situ-Speicher erneut aus, und klicken Sie dann auf Löschen Symbol "Löschen" .

  6. Klicken Sie in der Warnung auf Ja, um den In-Situ-Haltebereich zu löschen.

Verwenden von Exchange Online-PowerShell zum Löschen eines In-Situ-Haltebereichs

  1. Erstellen Sie eine Variable, die die Eigenschaften des zu löschenden In-Situ-Speichers enthält. Verwenden Sie die In-Situ-Speicher-GUID, die Sie in Step 1 abgerufen haben.

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. Deaktivieren Sie den Haltebereich für den In-Situ-Speicher.

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name –InPlaceHoldEnabled $false
  3. Löschen Sie den In-Situ-Speicher.

    Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name

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Verwenden der EAC zum Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einem In-Situ-Haltebereich

  1. Wenn Sie den Namen des In-Situ-Speichers kennen, der dem inaktiven Postfach zugeordnet ist, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Führen Sie andernfalls den folgenden Befehl aus, um den Namen des In-Situ-Speichers abzurufen, der dem Postfach zugeordnet ist. Verwenden Sie die In-Situ-Speicher-GUID, die Sie in Step 1 abgerufen haben.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Navigieren Sie in EAC zu Verwaltung der Compliance > In-Situ-eDiscovery & Haltebereich.

  3. Wählen Sie den In-Situ-Speicher aus, der dem inaktiven Postfach zugeordnet ist, und klicken Sie dann auf Bearbeiten Symbol "Bearbeiten" .

  4. Klicken Sie auf der Eigenschaftsseite In-Situ-eDiscovery und Haltebereich auf Quellen.

  5. Klicken Sie in der Liste der Quellpostfächer auf den Namen des inaktiven Postfachs, das Sie entfernen möchten, und dann auf Entfernen Symbol "Entfernen" .

  6. Klicken Sie zum Speichern der Änderung auf Speichern. Eine Meldung wird angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 6, um andere In-Situ-Speicher zu entfernen, die dem inaktiven Postfach zugeordnet sind.

Verwenden der Exchange Online-PowerShell zum Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einem In-Situ-Speicher

Wenn der In-Situ-Haltebereich eine große Anzahl von Postfächern enthält, ist das inaktive Postfach möglicherweise nicht auf der Seite Quellen in der Exchange-Verwaltungskonsole aufgelistet. Bis zu 3.000 Postfächer werden auf der Seite Quellen angezeigt, wenn Sie einen In-Situ-Haltebereich bearbeiten. Wenn ein inaktives Postfach nicht auf der Seite Quellen aufgelistet ist, können Sie Exchange Online-PowerShell verwenden, um es aus dem In-Situ-Haltebereich zu entfernen.

  1. Erstellen Sie eine Variable, die die Eigenschaften des In-Situ-Speichers enthält, der dem inaktiven Postfach zugeordnet ist. Verwenden Sie die In-Situ-Speicher-GUID, die Sie in Step 1 abgerufen haben.

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. Stellen Sie sicher, dass das inaktive Postfach als ein Quellpostfach für den In-Situ-Speicher aufgelistet ist.

    $InPlaceHold.Sources

    Hinweis: Die Eigenschaft Sources des In-Situ-Speichers identifiziert die Quellpostfächer nach der Eigenschaft LegacyExchangeDN. Da diese Eigenschaft inaktive Postfächer eindeutig identifiziert, können Sie mit der Eigenschaft Sources des In-Situ-Speichers verhindern, das falsche Postfach zu entfernen. Außerdem vermeiden Sie auch Probleme, wenn zwei Postfächer über denselben Alias oder dieselbe SMTP-Adresse verfügen.

  3. Entfernen Sie das inaktive Postfach aus der Liste der Quellpostfächer in der Variablen. Achten Sie darauf, die Eigenschaft LegacyExchangeDN des inaktiven Postfachs zu verwenden, die von dem Befehl im vorherigen Schritt zurückgegeben wurde.

    $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")

    Der folgende Befehl entfernt z. B. das inaktive Postfach für Pilar Pinilla.

    $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")
  4. Stellen Sie sicher, dass das inaktive Postfach aus der Liste der Quellpostfächer in der Variable entfernt wird.

    $InPlaceHold.Sources
  5. Ändern Sie den In-Situ-Speicher mit der aktualisierten Liste der Quellpostfächer, die das inaktive Postfach nicht enthält.

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources
  6. Stellen Sie sicher, dass das inaktive Postfach aus der Liste der Quellpostfächer für den In-Situ-Speicher entfernt wird.

    Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources

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Weitere Informationen

  • Ein inaktives Postfach ist ein Typ des vorläufig gelöschten Postfachs.      In Exchange Online ist ein vorläufig gelöschtes Postfach, das zwar gelöscht wurde, aber innerhalb einer bestimmten Beibehaltungsdauer wiederhergestellt werden kann. Die Aufbewahrungsdauer für vorläufig gelöschte Postfächer beträgt in Exchange Online 30 Tage. Das bedeutet, dass das Postfach innerhalb von 30 Tagen nach dem vorläufigen Löschen wiederhergestellt werden kann. Nach 30 Tagen wird ein vorläufig gelöschtes Postfach zum dauerhaften Löschen markiert und kann nicht wiederhergestellt werden.

  • Was geschieht, nachdem Sie den Haltebereich für ein inaktives Postfach entfernt haben?      Das Postfach wird wie andere vorläufig gelöschte Postfächer behandelt und wird für die dauerhafte Löschung markiert, nachdem die 30-tägige Beibehaltungsdauer für das vorläufig gelöschte Postfach abgelaufen ist. Dieser Aufbewahrungszeitraum beginnt an dem Datum, an dem das Postfach erstmals inaktiv gemacht wurde. Dieses Datum wird als Datum für das vorläufige Löschen bezeichnet und ist das Datum, an dem das entsprechende Office 365-Benutzerkonto oder an dem das Exchange Online-Postfach mit dem Cmdlet Remove-Mailbox gelöscht wurde. Das Datum für das vorläufige Löschen ist nicht das Datum, an dem Sie den Haltebereich entfernt haben.

  • Wird ein inaktives Postfach sofort nach dem Entfernen des Haltebereichs dauerhaft gelöscht?      Wenn das Datum für vorläufig gelöschte Elemente für ein inaktives Postfach mehr als 30 Tage zurückliegt, wird das Postfach nicht sofort dauerhaft gelöscht, sobald Sie den Haltebereich entfernen. Das Postfach wird zum endgültigen Löschen markiert und bei der nächsten Verarbeitung gelöscht.

  • Wie wirkt sich die Beibehaltungsdauer für das vorläufig gelöschte Postfach auf inaktive Postfächer aus?      Wenn das Datum für vorläufig gelöschte Elemente für ein inaktives Postfach über 30 Tage vor dem Datum liegt, an dem der Haltebereich entfernt wurde, wird das Postfach für die dauerhafte Löschung markiert. Wenn jedoch ein inaktives Postfach über ein Datum für das vorläufige Löschen innerhalb der letzten 30 Tage verfügt und Sie den Haltebereich entfernen, können Sie das Postfach bis zum Ablauf des Aufbewahrungszeitraums für das vorläufige Löschen wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Delete or Restore User Mailboxes in Exchange Online (Löschen oder Rückspeichern von Benutzerpostfächern in Exchange Online). Nachdem die Beibehaltungsdauer für das vorläufig gelöschte Postfach abgelaufen ist, müssen Sie die Prozeduren für das Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs befolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Recover an inactive mailbox in Office 365 (Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs in Office 365).

  • Wie können Informationen über ein inaktives Postfach angezeigt werden, nachdem der Haltebereich entfernt wurde?      Nachdem ein Haltebereich entfernt und das inaktive Postfach auf ein vorläufig gelöschtes Postfach zurückgesetzt wurde, wird es nicht mit dem Parameter InactiveMailboxOnly mit dem Cmdlet Get-Mailbox zurückgegeben. Sie können jedoch Informationen über das Postfach anzeigen, indem Sie den Befehl Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox verwenden. Beispiel:

    Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
    Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox
    
    Name                   : pilarp
    Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
    LitigationHoldEnabled  : False
    InPlaceHolds           : {}
    WhenSoftDeleted        : 10/30/2014 1:19:04 AM
    IsInactiveMailbox      : False

    Beachten Sie die Eigenschaft WhenSoftDeleted, die das Datum für das vorläufige Löschen angibt, das in diesem Beispiel der 30. Oktober 2014 ist. Wenn dieses vorläufig gelöschte Postfach zuvor ein inaktives Postfach war, für das der Haltebereich entfernt wurde, wird es 30 Tage nach dem Wert der Eigenschaft WhenSoftDeleted endgültig gelöscht. In diesem Fall wird das Postfach nach dem 30. November 2014 endgültig gelöscht.

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