Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

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Bei der Inhaltsorganisation handelt es sich um ein SharePoint-Feature, mit dem einige wichtige Aufgaben in Bibliotheken automatisch verwaltet werden können. Dadurch können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass eine Dokumentbibliothek konsistent verwaltet wird.

Welche Aufgaben kann die Inhaltsorganisation erledigen?

Die Inhaltsorganisation kann folgende Aufgaben automatisch ausführen:

  • Weiterleiten von Dokumenten an andere Bibliotheken oder Ordner    Die Inhaltsorganisation dient im Prinzip als Gatekeeper für Dokumente. Jedes Mal, wenn ein Dokument hochgeladen wird, bestimmt die Inhaltsorganisation anhand von von Ihnen erstellten Regeln, wohin das Dokument zu verschieben ist. Dann wird das Dokument an die richtige Bibliothek bzw. den richtigen Ordner weitergeleitet, die bzw. der sich auch in einer anderen Websitesammlung befinden kann. Regeln können auf einer Kombination aus Inhaltstypen und Metadaten basieren.

  • Hochladen aller Dokumente in eine Abgabebibliothek    Sie können die InhaltsOrganisation so konfigurieren, dass alle hochgeladenen Dokumente in eine Dropdown Bibliothek eingefügt werden, in der Metadaten eingegeben und ein Übermittlungsprozess abgeschlossen werden kann.

  • Verwalten der Ordnergröße    Sie können die Inhaltsorganisation so konfigurieren, dass die Anzahl von Elementen in Ordnern überwacht wird und sichergestellt wird, dass ein Ordner nicht mehr als die angegebene Anzahl von Elementen enthält. Standardmäßig sind das 2500 Elemente, und sobald das 2501. Element eingeht, erstellt die Inhaltsorganisation automatisch einen neuen Ordner und legt das Dokument darin ab. Sie können die Anzahl von Elementen festlegen, die die Inhaltsorganisation in einem Ordner zulässt.

  • Verwalten von doppelten Übermittlungen    Wenn ein Dokument hochgeladen wird, das bereits in der Bibliothek vorhanden ist, können Sie die Inhaltsorganisation entweder SharePoint-Versionen verwenden oder den Dateinamen ändern, indem Sie eindeutige Zeichen hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass das vorhandene Dokument und das Duplikat beibehalten werden.

  • Behalten von Überwachungsprotokollen    In der Inhaltsorganisation können Überwachungsprotokolle zu einem Dokument behalten werden, die nach dem Weiterleiten mit dem Dokument gespeichert werden.

Aktivieren der Inhaltsorganisation auf einer Website

Sie müssen über mindestens Websitebesitzer Berechtigungen verfügen, und die Veröffentlichungsfeatures müssen aktiviert sein.

So aktivieren Sie die Inhaltsorganisation für eine Website

  1. Navigieren Sie zu der Website, die Sie konfigurieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , und wählen Sie dann im Dropdownmenü Websiteeinstellungen aus.

    Klicken Sie in SharePoint Online auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen in der Gruppe Websiteaktionen auf Websitefeatures verwalten.

  4. Klicken Sie neben dem Namen der Inhaltsorganisation auf Aktivieren. Wenn das Feature aktiviert ist, wird es in der Spalte Status als Aktiv angezeigt.

    Schaltfläche "Inhalt Organzier aktivieren"

Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

Hinweis:  Zum Konfigurieren der Inhaltsorganisation müssen Sie zumindest über die Berechtigungen eines Websitebesitzers verfügen.

  1. Navigieren Sie zu der Website, für die Sie die Inhaltsorganisation konfigurieren möchten, damit Dokumente automatisch an bestimmte Speicherorte weitergeleitet werden.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , und wählen Sie dann im Dropdownmenü Websiteeinstellungen aus.

    Klicken Sie in SharePoint Online auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Wählen Sie in der Gruppe Websiteverwaltung die Option Einstellungen der Inhaltsorganisation aus.

    Hinweis:  Der Link für die Einstellungen der Inhaltsorganisation wird nur angezeigt, wenn das Feature für diese Website aktiviert ist.

  4. Aktivieren Sie im Abschnitt Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten das Kontrollkästchen, um die Inhaltsorganisation zu erzwingen. So werden Benutzer automatisch an die Abgabebibliothek umgeleitet, wenn sie ein Dokument hochladen.

  5. Aktivieren Sie im Abschnitt Sendevorgang an eine andere Website das Kontrollkästchen, wenn Dokumente mithilfe von Regeln an eine andere Website weitergeleitet werden sollen.

  6. Aktivieren Sie im Abschnitt Ordnerpartitionierung das Kontrollkästchen Unterordner erstellen, wenn ein Zielspeicherort zu viele Elemente enthält, damit automatisch Unterordner erstellt werden, wenn am Speicherort die angegebene Anzahl der Elemente überschritten wurde.

    • Geben Sie im Feld Anzahl Elemente in einem einzelnen Ordner die Anzahl der Dokumente ein, die in einem Ordner gespeichert werden können, bevor ein neuer erstellt wird.

    • Geben Sie in das Feld Format des Ordnernamens die Benennungskonvention für neu zu erstellende Ordner ein.

  7. Legen Sie im Abschnitt Doppelte Übermittlungen fest, ob für Duplikate die Versionsverwaltung verwendet werden soll, oder ob bei Duplikaten immer eindeutige Zeichen an den Dateinamen des Elements angefügt werden sollen.

  8. Aktivieren Sie im Abschnitt Der Kontext wird gespeichert das Kontrollkästchen, wenn Überwachungsprotokolle oder Metadaten als Überwachungseintrag für das übermittelte Element oder Dokument gespeichert werden sollen.

  9. Geben Sie im Abschnitt Regel Manager Benutzernamen ein, die Regel-Manager in Ihrer Organisation sind. Regel Manager müssen über die Berechtigung "Website verwalten" auf die Seite "Regeln für die InhaltsOrganisation" zugreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Regeln für die Inhaltsorganisation zum Weiterleiten von Dokumenten.

  10. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, damit E-Mail-Nachrichten automatisch an die Regel-Manager gesendet werden. Die Inhaltsorganisation kann eine E-Mail-Nachricht senden, wenn auf eine Übermittlung keine Regel zutrifft, oder wenn Inhalt an die Inhaltsorganisation übermittelt wird.

    Hinweis: E-Mail muss von Ihrem SharePoint-oder Netzwerkadministrator für den Server oder Dienst konfiguriert werden, damit diese Kontrollkästchen aktiviert sind.

  11. Geben Sie im Abschnitt Übermittlungspunkte Informationen zu anderen Websites oder E-Mail-Messagingsoftware, die Inhalt an die aktuelle Website senden können.

    Tipp:  Dieser Abschnitt enthält auch die URL des Webdiensts zum Übermitteln von Inhalt an die Website für den Fall, dass Sie einen Workflow oder eine benutzerdefinierte Lösung zum Übermitteln von Dokumenten aus einem E-Mail-System erstellen möchten.

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