Integrieren der Varianz Nachverfolgung in Ihren Projekt Änderungsverwaltungsprozess

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Von Jane Suchan, PMP

Bei der Projektverwaltung geht es darum, herauszufinden, was Sie erreichen möchten, indem Sie eine Aufgabenliste erstellen, die erledigt werden muss, um Sie dorthin zu bringen, festzulegen, wie lange das dauert und wie viel Kosten    werden soll.  Klingt einfach, huh? Aber der wirklich schwierige Teil verfolgt alles. Wird das Projekt pünktlich ausgeführt? Wird es im Vorfeld des Terminplans erledigt? Ist Sie unter dem Budget? Wird es noch unter dem Budget stehen, wenn die gesamte Arbeit erledigt ist?

Eine Möglichkeit, die Integrität eines Projekts auszuwerten, besteht darin, den Unterschied zwischen dem ursprünglichen Projektplan und dem tatsächlichen Ereignis nachzuverfolgen. Diese Lücke wird besser als Varianz bezeichnet, ein Vergleich des beabsichtigten oder budgetierten Betrags und der tatsächlich ausgegebene Betrag. Bei der Varianzanalyse werden die tatsächlichen Projektergebnisse mit den geplanten oder erwarteten Ergebnissen verglichen. Dies ist eine Möglichkeit, um zu quantifizieren, wie gut ― oder wie schlecht ein Projekt voranschreitet.

Planen von Abweichungen: Erstellen von Basiswerten

Um die Projekt Abweichungen festzulegen, müssen Sie als Ausgangspunkt einen Pfahl in den Boden setzen: Dies ist Ihre Baseline. Ohne dies verfolgen und versuchen Sie, ein bewegliches Ziel zu steuern. Zwei wichtige Basispläne, die Sie erstellen können, bevor Sie die Abweichungs Verfolgung und die Berichterstellung in die Spielsituation einbringen, sind Kosten und Zeitplan. Bevor Sie jedoch dorthin gelangen können, sollten Sie den Projektumfang festnageln.

Verwenden eines Projektstrukturplanes zum Erstellen eines Bereichs

Der Umfangs-Basisplan enthält alle Projektergebnisse; als solches identifiziert Sie alle Aufgaben, die erledigt werden müssen. Eine Möglichkeit zum Dokumentieren des Umfangs besteht darin, einen Projektstrukturplan (PSP) zu erstellen, eine hierarchische Ansicht von Project-Lieferbestandteilen. Jede Ebene nach unten in der Hierarchie stellt eine immer ausführlichere Beschreibung des Lieferumfangs dar. Ein PSP-Projekt für den Bau eines neuen Hauses umfasst z. b. die Grundlagen, Rahmen-, Dach-und Elektro-und Sanitärsysteme sowie Landschaftsbau-Pläne, architektonische Zeichnungen und Inspektions Genehmigungen.

Erstellen von Terminplan-und Kostenbasis Plänen

Die Plan-und Kostenbasis Pläne werden erst festgelegt, nachdem der Umfang ermittelt wurde. Ohne ein klares Bild der Vorgehensweise des Projekts können Sie nicht ermitteln, wie lange es dauert oder wie viel es Kosten wird.

Der Plan-Basisplan ist der genehmigte Projektzeitplan, die Grundlage für die Messung und Berichterstellung der Leistungsfähigkeit. Der Kosten Basisplan ist das genehmigte Zeitphasen Budget, mit dem die Kosten Leistung gemessen wird. Sie wird durch Addieren der Kosten für einen bestimmten Projektzeitraum oder eine bestimmte Phase ermittelt, die das Zuweisen von Kosten zu Projektvorgängen erfordert. Die Zuordnung von Kosten zu Projektkomponenten kann zwar sehr zeitaufwendig sein, ermöglicht jedoch eine detailliertere und präzisere Berichterstattung über die Kosten-und Leistungsfähigkeit, an der sich die Beteiligten und der Projektsponsor sehr interessieren.

So erstellen Sie Plan-und Kostenbasis Pläne:

  1. Entwickeln Sie den Terminplan, indem Sie die Aktivitäten und Vorgänge zum Erstellen jedes Lieferbestandteils im PSP-Projekt ermitteln.

  2. Identifizieren Sie Ressourcen für jeden Vorgang. Ziehen Sie Einschränkungen in Frage, oder wie viel Zeit die einzelnen Personen diesem Projekt realistisch widmen können.

  3. Schätzen der Dauer (in Stunden oder Tagen), die für die Durchführung der einzelnen Vorgänge dauert.

  4. Schätzen Sie die Kosten für jeden Vorgang mit einer durchschnittlichen stündlichen oder täglichen Rate pro Ressource sowie mit den Fixkosten, die dem Vorgang zugeordnet sind.

  5. Ermitteln Sie, welche Aufgaben von anderen abhängig sind, und entwickeln Sie dann den kritischen Pfad.

  6. Erstellen des Kostenbasis Plans; Dies ist ein Zeitphasen-Budget So messen Sie die Kosten Leistung des Projekts. Fügen Sie dazu die geschätzten Kosten nach Vorgang oder Zeitraum hinzu.

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Reagieren auf Varianzen: Ändern der Steuerung

Nachdem Sie die Grundlagen für Umfang, Zeitplan und Kosten festgelegt haben, erstellen Sie die Schritte, die das Team zum Verwalten von Abweichungen für diese Pläne ausführen wird. Diese Informationen werden zum Plan für die Projekt Änderungsverwaltung. Dieser Plan definiert, wann eine Projekt Änderungsanforderung (PCR) erforderlich ist, wie Sie Abweichungen dokumentieren und zur Genehmigung übermitteln und was passiert, wenn eine Änderungsanforderung genehmigt wurde.

Varianz Berechnungen werden verwendet, um festzustellen, ob ein PCR erforderlich ist und ob der Projektplan oder die Kostenbasis Pläne geändert werden. Abweichung kann entweder positiv oder negativ sein:

  • EINE positive Varianz gibt an, dass das Projekt einem Terminplan oder einem Budget entspricht. Positive Szenarien können es Ihnen ermöglichen, Geld und Ressourcen auf die im negativen Gebiet zu verteilen.

  • EINE negative Abweichung ist der Indikator, dass das Projekt den Terminplan oder das Budget überschritten hat und dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen. Möglicherweise müssen Sie Ihr Budget erhöhen oder reduzierte Gewinnspannen akzeptieren.

Abweichungs Schwellenwerte sind ein wichtiger Bestandteileines Plans für die Projekt Änderungsverwaltung. Sie stellen die wesentlichen Änderungen am Projekt dar und erfordern daher Dokumentation und Genehmigung in einem PCR. Nicht alle PCRs führen zum Wiederherstellen von Umfang, Zeitplan oder Budget. Dies ist eine wichtige Aufgabe, die beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen kann, und Sie müssen die Genehmigung nach oben und unten in der Projektorganisation erhalten.

Durch das NachVerfolgen von Kosten-und Terminabweichungen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts können Sie Schwachstellen ermitteln ― Bereiche mit wiederholten Änderungen ― und entsprechend reagieren. Wenn Sie z. b. feststellt, dass das Testteam ständig verzögert wird, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen zuweisen, damit Sie planmäßig bleiben.

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Einen Schritt weiter: Ertragswertanalyse

Keine Diskussionen über Projekt Abweichungen sind abgeschlossen, ohne dass der Ertragswert erwähnt wird, ein Projektmanagementverfahren zum Schätzen der Kosten und des Terminplans zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Ertragswertanalyse vergleicht die Arbeit mit den festgelegten Basiswerten. Sie unterstützt Sie bei der Beurteilung der aktuellen Projektleistung und bei Bedarf an Kurskorrekturen.

Um die Ertragswertanalyse durchführen zu können, müssen Sie über einen PSP, einen detaillierten Projektplan und ein Budget (nach Phase oder Zeitraum) für die geplante Arbeit verfügen.

Fragen zum Ertragswert

An einem beliebigen Punkt misst die Ertragswertanalyse die Projekt Integrität, indem Sie drei wichtige Fragen stellt:

  • Geplanter Wert: Was ist der Betrag, der für die Arbeit benötigt wird?

  • Ertragswert: Was haben Sie eigentlich abgeschlossen?

  • Ist-Kosten: wie viel kostete es Sie, die Arbeit abzuschließen?

Geplanter Wert (BW) ist der budgetierte Aufwand für geplante Vorgänge. Ertragswert (EV) ist die Summe aller budgetierten Kosten für abgeschlossene Arbeit. Die tatsächlichen Kosten (AC) werden für die erstellte Arbeit ausgegeben.

Informationen zur Ertragswertanalyse

Die einfachste Möglichkeit zur Beschreibung des Ertragswerts ist das Beispiel. Angenommen, Sie verwalten ein viermonatiges Projekt mit einem Budget von $100.000. Sie sind drei Monate dabei und stellen fest, dass das Team nur die Hälfte der Arbeit abgeschlossen hat, daher ist die EV $50.000. Auf der Grundlage des Projektzeitplans sollten ungefähr 75 Prozent der Arbeit jetzt erledigt werden, also Das PV ist $75.000. Sie wissen auch, dass das Team $90.000 bisher ausgegeben hat, daher ist die AC $90.000.

Mithilfe dieser Nummern können Sie Kosten-und Terminabweichungen berechnen. Die Abweichung Kosten (CV) misst die Differenz zwischen den Istkosten der ausgeführten Arbeit und dem Projektbudget:

CV = EV – AC   

Die Ablaufplan Abweichung misst den tatsächlichen Fortschrittgegenüber dem Projektplan:

SV = EV – PV   

Im obigen Beispiel ist die Kostenabweichung für dieses Projekt $50.000 – $90.000 = $40.000. Die Ablaufplan Abweichung lautet $50.000 – $75.000 = $25.000.

Jeder Projektmanager konnte sehen, dass das Projekt 90 Prozent seines Budgets ausgegeben hat und nur 50 Prozent der Arbeit abgeschlossen hat. Das Projekt ist im Rückstand, und das Budget wird zum Zeitpunkt der Fertigstellung überschritten, daher ist eine Änderung erforderlich. Der Projektmanager sollte den Umfang verkleinern, den Terminplan verlängern oder mehr Mittel für die Durchführung der Arbeit erhalten.

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Erste Schritte bei der Varianz Nachverfolgung

Die Integration der Varianz Nachverfolgung in Ihr Projektmanagement ist ziemlich einfach, erfordert jedoch einen systematischen Ansatz. Nachdem Sie die Projektaufgabe abgeschlossen haben, arbeiten Sie mit Ihrem Sponsor zusammen, um den Umfang, das Budget und den Zeitplan festzulegen. Arbeiten Sie dann mit Ihrem Team zusammen, um einen leistungsfähigen Änderungs Verwaltungsplan zu erstellen, der Varianz Schwellenwerte identifiziert und beschreibt, wie Sie mit den Abweichungen umgehen können, wenn Sie Schwellenwertüberschreitungen überschreiten. Nachdem Sie den PSP entwickelt und den detaillierten Projektplan definiert haben, können Sie den Projektplan und das Budget festlegen. Nachdem alle Komponenten vorhanden sind, können Sie mit der Nachverfolgung von Varianzen beginnen und ihre Pläne zur Änderungsverwaltung in die Praxis umsetzen.

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Informationen zum Autor     Jane Suchan ist Programmmanager mit Erfahrung bei der Verwaltung von Unternehmensinitiativen und der Entwicklung von Methoden zum Projektmanagement. Jane lebt in Seattle, Washington.

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