Informationen zum Datenbank-Assistenten

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In Visio können Sie den Datenbank-Assistenten verwenden, um eine ein-oder zwei-Wege-Verknüpfung zwischen Shapes in einer Zeichnung und Datensätzen in einer Datenbanktabelle zu erstellen. Durch das Verknüpfen von Shapes mit Datensätzen können Sie Ihre Daten sowohl in einer visuellen Form (Ihrer Zeichnung) als auch in einem tabellarischen Formular (Ihrer Datenbanktabelle) anzeigen.

Nachdem Sie die Links festgelegt haben, können Sie die Zeichnung und die Tabelle synchronisieren, damit die von Ihnen vorgenommenen Änderungen in beiden Seiten wiedergegeben werden.

Mit dem Datenbank-Assistenten können Sie eine verknüpfte Zeichnung auf vier verschiedene Arten erstellen.

Verknüpfen von Shapes in einer vorhandenen Zeichnung mit einer Datenbanktabelle

Sie können eine vorhandene Zeichnung (z. b. einen Office-Plan) mit Datenbankinformationen wie Gerätelisten verknüpfen. Sie können entweder eine Verknüpfung zu einer vorhandenen Datenbanktabelle erstellen, oder Sie können eine im Assistenten erstellte Datenbank aus einem späteren Zeitpunkt ausfüllen.

Hinweis: Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt herstellen, müssen Sie eine Arbeitsmappe so einrichten, dass die Daten vor dem Starten des Assistenten akzeptiert werden. Benennen Sie auf dem Arbeitsblatt den Zellbereich, in dem Ihre Daten enthalten sind. Weitere Informationen zum Benennen eines Zellbereichs finden Sie in der Excel-Dokumentation.

Um zu beginnen, wählen Sie auf der zweiten Seite des Assistenten Formen mit Datenbankeinträgen verknüpfen aus. Wählen Sie auf der dritten Seite Shapes in einer Zeichnung aus. Der Rest des Assistenten führt Sie durch die verbleibenden Schritte zum Verbinden Ihrer vorhandenen Shapes mit Datensätzen in einer Datenbanktabelle. Wenn Sie Hilfe beim Durchlaufen des Assistenten erhalten möchten, drücken Sie F1, während die Seite des Assistenten geöffnet ist.

Erstellen eines Master-Shapes, das mit einem beliebigen Datensatz in einer Datenbanktabelle verknüpft werden kann

Sie können einen Master, z. b. ein Computer-Shape oder ein Personen-Shape, mit Datenbankinformationen wie Gerätelisten oder Personaldatensätzen verknüpfen. Anschließend können Sie das Master-Shape auf das Zeichenblatt ziehen und dann den Datenbankeintrag auswählen, der für jede Instanz des Shapes angezeigt werden soll. Sie können entweder eine Verknüpfung zu einer vorhandenen Datenbanktabelle erstellen, oder Sie können eine im Assistenten erstellte Datenbank aus einem späteren Zeitpunkt ausfüllen.

Hinweis: Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt herstellen, müssen Sie über eine Arbeitsmappe verfügen, die die Daten annehmen kann. Benennen Sie auf dem Arbeitsblatt den Zellbereich, der die Daten enthält. Weitere Informationen zum Benennen eines Zellbereichs finden Sie in der Excel-Dokumentation.

Um zu beginnen, wählen Sie auf der zweiten Seite des Assistenten Formen mit Datenbankeinträgen verknüpfen aus. Wählen Sie auf der dritten Seite entweder Master (s) auf einer Dokumentschablone oder Master (s) in einer Visio-Schablone aus. Der Rest des Assistenten führt Sie durch die verbleibenden Schritte zum Verbinden eines Master-Shapes mit einer Datenbanktabelle. Wenn Sie Hilfe beim Durchlaufen des Assistenten erhalten möchten, drücken Sie F1, während die Seite des Assistenten geöffnet ist.

Nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben, müssen Sie die Änderungen in einer überarbeiteten Visio-Schablone oder in einer neuen Schablone mit dem verknüpften Master und der Notiz speichern, in der Sie gespeichert ist.

Erstellen eines separaten Master-Shapes für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle

Wenn Sie viele Instanzen desselben Datensatzes in Ihrer Zeichnung darstellen möchten, sollten Sie eine Schablone erstellen, die für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle ein separates Master-Shape enthält. Wenn Sie beispielsweise über eine Datenbanktabelle mit Bürostühlen verfügen, in der jeder Datensatz (oder jede Zeile) ein anderes Modell darstellt, möchten Sie möglicherweise viele Instanzen jedes Modells in Ihren Office-Plan einbeziehen.

Hinweis: Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt herstellen, müssen Sie über eine Arbeitsmappe verfügen, die die Daten annehmen kann. Benennen Sie auf dem Arbeitsblatt den Zellbereich, der die Daten enthält. Weitere Informationen zum Benennen eines Zellbereichs finden Sie in der Excel-Dokumentation.

Wählen Sie zunächst auf der zweiten Seite des Assistenten neue Master aus Datenbank generieren aus. Der Rest des Assistenten führt Sie durch die verbleibenden Schritte zum Erstellen einer Schablone mit Mastern aus einer Datenbanktabelle. Wenn Sie Hilfe beim Durchlaufen des Assistenten erhalten möchten, drücken Sie F1, während die Seite des Assistenten geöffnet ist.

Nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben, müssen Sie die neue Schablone, die die verknüpften Master enthält, mit einem erkennbaren Namen und Speicherort speichern, damit Sie Sie problemlos wieder finden können. Alle Master werden gleich aussehen, werden jedoch entsprechend dem Datensatz beschriftet, mit dem Sie verknüpft sind.

Erstellen einer Zeichnung, die eine vorhandene Datenbanktabelle darstellt

Sie können eine Zeichnung erstellen, die ein separates Shape für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle enthält.

Bevor Sie beginnen, müssen Sie bereits über ein Master-Shape verfügen, das mit einer Datenbanktabelle verknüpft ist. Wenn Sie das noch nicht getan haben, wählen Sie zuerst das Shape "Master erstellen" aus, das mit einem beliebigen Datensatz in einer Datenbanktabellen Option verknüpfen kann, und versuchen Sie dann erneut, diese Option zu verwenden.

Hinweis: Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt herstellen, müssen Sie über eine Arbeitsmappe verfügen, die die Daten annehmen kann. Benennen Sie auf dem Arbeitsblatt den Zellbereich, der die Daten enthält. Weitere Informationen zum Benennen eines Zellbereichs finden Sie in der Excel-Dokumentation.

Wählen Sie zunächst auf der zweiten Seite des Assistenten eine verknüpfte Zeichnung erstellen oder eine vorhandene ändern aus. Der Rest des Assistenten führt Sie durch die verbleibenden Schritte zum Erstellen einer Zeichnung aus einer Datenbanktabelle. Alle Shapes werden gleich aussehen, ihre Shape-Datenfelder werden jedoch entsprechend dem Datensatz aufgefüllt, mit dem Sie verknüpft sind.

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