Ihr Projekt im Gesamtzusammenhang

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Die Verwaltung eines Projekts wäre ein ziemlich einfacher Vorgang: Sie identifizieren die Aufgaben des Projekts, weisen einige Personen für die Arbeit zu, ermitteln, wann die Dinge erledigt werden müssen, und ermitteln, woher das Geld kommt, um alles zu bezahlen. Einfach, oder?

Aber was sagen Sie, wenn Ihr Supervisor Sie fragt, welche Geschäftsziele für die Portfolio, die Ihr Projekt enthalten, sind, oder ob es sich bei der Lieferumfang des Projekts um ein Produkt oder ein Ergebnis handelt? Huch.

Anstatt dass Deer-in-the-Scheinwerfer auf Sie zukommen, kann dieser Artikel Ihnen helfen, diese Bedingungen kennenzulernen, damit Sie einige bissige Antworten praktisch finden können. Und im Prozess können Sie die brennende Frage beantworten: Was ist ein Projekt überhaupt?

Inhalt dieses Artikels

Orientierung: Phasen, Prozesse, Portfolios und Produkte

Das Ergebnis: Die Lieferungen des Projekts

Wie passt Project 2007 in Ihr Projektmanagementsystem?

Orientierung: Phasen, Prozesse, Portfolios und Produkte

Bei einem Projekt handelt es sich lediglich um eine Reihe von Aktivitäten, die nach einem Zeitplan erfolgen und eine Art Ausgabe generieren. Einige Projekte stehen allein, ohne Beziehung zu anderen arbeiten, die in einer Organisation stattfinden. Auf der anderen Seite sind einige Projekte Bestandteil größerer Anstrengungen wie Phasen, Prozesse, Programme und Portfolios.

Phasen

Projekte können in Phasengeplant werden, sodass mehrere Projekte im Zusammenhang mit demselben Ziel gemeinsam verwaltet werden können. Eine Wohltätigkeitsorganisation hat beispielsweise jedes Jahr eine Spendenaktion. Um alle Projekte zu verwalten, die der Funktion zugeordnet sind, Gruppieren Sie die Projekte in drei Phasen: Planung, Ereignistag und NachVerfolgung. Jede Phase enthält mehrere Projekte.

Phase

Projekte

Ergebnis der Phase

Planung

  • Reservieren der Veranstaltungsräume

  • Festlegen und Einladen von Gastrednern

  • Einladen der Teilnehmer

Vollständiger Veranstaltungsplan (Dokument)

Veranstaltungstag

  • Vorbereitung des Veranstaltungsraums

  • Unterstützung der Gastredner

  • Bereitstellung von Dienstleistungen für die Teilnehmer

Planmäßiger Veranstaltungsablauf

Nachbereitung

  • Befragung der Teilnehmer

  • Zusammenstellen von Notizen zur Nachbereitung

Dokument zum Soll-Ist-Vergleich nach Projektabschluss

Prozesse

Die Aktivitäten zweier unterschiedlicher Projekte können zu einem Prozess miteinander verknüpft sein. Gehen wir beispielsweise einmal von zwei Projekten aus: Eines beinhaltet alle Aktivitäten zum Aufbau eines Callcenter-Ticketingsystems und ein zweites umfasst die erforderlichen Aktivitäten zur Einstellung und Schulung der Mitarbeiter des Callcenters.

Projekt 1

Proje CT 2

Aktivitäten

  • Ticketingsystem entwickeln

  • Ticketingsystem testen

  • Ticketingsystem freigeben

Aktivitäten

  • Vorstellungsgespräche führen

  • Callcenter-Mitarbeiter einstellen

  • Callcenter-Mitarbeiter schulen

Ergebnis:
Callcenter-Ticketingsystem

Ergebnis:
Callcenter-Mitarbeiter

In Kombination bilden die Aktivitäten beider Projekte einen Prozess zur Einrichtung eines Callcenters. Das Ergebnis des Prozesses ist ein voll funktionstüchtiges Callcenter.

Prozess

Aktivitäten in Projekt 1:

  • Ticketingsystem entwickeln

  • Ticketingsystem testen

  • Ticketingsystem freigeben

Aktivitäten in Projekt 2:

  • Vorstellungsgespräche führen

  • Callcenter-Mitarbeiter einstellen

  • Callcenter-Mitarbeiter schulen

Prozessergebnis:
Voll funktionstüchtiges Callcenter

Programme

Ein Programm ist eine Gruppe von Projekten, die gemeinsam verwaltet werden, um ihren zusammenhängenden Charakter optimal auszunutzen. Gehen wir beispielsweise einmal von einem Bauunternehmen aus, das parzelliertes Bauland bebaut und jedes Haus auf dem Bauland als separates Projekt verwaltet. Wenn das Unternehmen alle Projekte des parzellierten Baulands in einem Programm zusammenfasst, lässt sich der Fortschritt des gesamten Baulands leicht verfolgen und der Einsatz von Drittressourcen wie Betonmischern oder Landschaftsgärtnern wird besser planbar.

Programm

Projekte

Neubaugebiet "Contoso"

  • Contoso-Weg 530

  • Contoso-Weg 531

  • Contoso-Weg 532

  • Contoso-Weg 533

Portfolios

Einige Projektmanager verwenden Portfolios, um Projekte und Programme mit den entsprechenden strategischen Zielen des Unternehmens zu koppeln. Gehen wir beispielsweise von einem Softwareentwicklungsunternehmen aus, das drei strategische Geschäftsziele verfolgt: "Innovation in der Branche", "Entwicklung sicherer Software" und "Erstklassiger Kundensupport". In der Organisation wird für jedes der drei Ziele ein Portfolio eingerichtet ("Innovation", "Sicherheit" und "Support"). Aktuelle Projekte und Programme werden diesen Portfolios zugeordnet.

Portfolio

Projekte und Programme

Innovation

  • Projekt: Wettbewerbsanalyse

  • Programm: Branchenspezifische Schulung
    (Beinhaltet drei Projekte: "Identifizierung externer Ressourcen," "Schulung der Produktmanager" sowie "Teilnahme an Konferenzen")

Sicherheit

  • Projekt: Sicherheitstests

  • Programm: Implementierung eines serverbasierten Registrierungssystems
    (Beinhaltet zwei Projekte: "Aufbau einer Serverfarm" und "Entwicklung von Registrierungscode")

Support

  • Projekt: Bereitstellung eines Callcenter-Ticketingsystems

  • Projekt: Einstellung und Schulung von Callcenter-Personal

  • Programm: Online-Ressourcen für Kunden
    (Beinhaltet zwei Projekte: "Einrichten einer Kundenschnittstelle für das Ticketingsystem" und "Entwicklung und Freigabe von E-Learning-Ressourcen")

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Das Ergebnis: Die Lieferungen des Projekts

Projekte, Phasen und Prozesse liefern grundsätzlich irgendeine Art von Ergebnis, die so genannte Lieferung. In der Regel handelt es sich bei einer Lieferung um einen materiellen Gegenstand wie ein Dokument oder ein fertiges Produkt. Bei Lieferungen kann es sich also um Produkte oder Güter, aber auch um immaterielle Ergebnisse oder Dienstleistungen handeln. Die nachfolgende Tabelle enthält Beispiele für die unterschiedlichen Lieferungsarten.

Lieferungsart

Beschreibung

Beispiele

Produkt

Ein materieller Gegenstand, der aus einem Projekt, einer Phase oder einem Prozess resultiert. Bei Produkten kann es sich um eigenständige Lieferungen oder um Komponenten einer größeren Lieferung handeln.

Dokument, Softwareprogramm, Haus

Immaterielles Ergebnis

Das Ergebnis abgeschlossener Projekte, Phasen oder Prozesse.

Überarbeiteter Prozess zur Fehlerbearbeitung, neue Organisationsstruktur, Richtlinien für eine umweltfreundliche Bauweise

Dienstleistung

Ein Ergebnis eines Projekts, einer Phase oder eines Prozesses, durch das eine Organisation in die Lage versetzt wird, eine Geschäftsfunktion auszuführen.

Voll funktionsfähiges Callcenter, Konferenztisch mit Personal, Funkdienst

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Wie passt Project 2007 in Ihr Projektmanagementsystem?

Ein Projektmanagementsystem bezieht sich auf den integrierten Satz von Prozessen, Techniken, Methoden und Tools, die für das Planen und Nachverfolgen von Projekten verwendet werden. Microsoft Office Project 2007 ist ein Tool innerhalb des größeren Projektmanagementsystems. Projekte, die auch als Projektpläne bezeichnet werden, werden als separate Dateien in Project 2007 gespeichert und können zu größeren Anstrengungen gruppiert werden, z. b. Phasen, Prozesse, Programme und Portfolios.

Tipp: Weitere Informationen zum gemeinsamen Gruppieren von Projekten in größeren Anstrengungen finden Sie unter Pläne in Plänen: Hauptprojekte undTeilprojekte.

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