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Hinzufügen oder Löschen einer Spalte in einem Datenblatt

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Access stellt mehrere Möglichkeiten bereit, Spalten in einem Datenblatt hinzuzufügen oder zu entfernen. In der Datenblattansicht können Sie Spalten hinzufügen oder entfernen und die Datentypen für diese Spalten festlegen. Sie können auch Felder aus einem Aufgabenbereich hinzufügen, oder Sie können die Tabelle öffnen, die dem Datenblatt zugrunde liegt, und ein Feld in der Entwurfsansicht hinzufügen. In diesem Thema wird erläutert, wie Sie die verschiedenen Methoden verwenden.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Datenblättern finden Sie in den Artikeln Erstellen eines Formulars mit dem Datenblatttool und Arbeiten mit Datenblättern.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zu Spalten in Datenblättern

Hinzufügen einer Spalte unter Verwendung der Datenblattansicht

Entfernen einer Spalte unter Verwendung der Datenblattansicht

Hinzufügen einer Spalte unter Verwendung der Entwurfsansicht

Entfernen einer Spalte unter Verwendung der Entwurfsansicht

Grundlegendes dazu, wie Access bei der Eingabe von Informationen Datentypen zuweist

Festlegen der Datentypen, die in der Datenblattansicht nicht abgeleitet werden

Grundlegendes zu Spalten in Datenblättern

Ein Datenblatt ist die visuelle Darstellung der Informationen, die in einer Datenbanktabelle enthalten sind, oder der Ergebnisse, die von einer Abfrage zurückgegeben werden. Eine Spalte in einem Datenblatt ist das gleiche wie ein Feld in einer Datenbanktabelle. Wenn Sie eine Spalte zu einem Datenblatt hinzufügen oder eine Spalte aus einem Datenblatt entfernen, fügen Sie der dem Datenblatt zugrunde liegenden Tabelle ein Feld hinzu bzw. entfernen ein Feld aus der Tabelle. Wenn dieses Feld Daten enthält, werden diese Informationen ebenfalls gelöscht.

Arbeiten mit Spalten

In Access können Sie schneller und einfacher Tabellenfelder hinzuzufügen oder entfernen, da Sie diese Aufgaben in der Datenblattansicht ausführen können. Standardmäßig enthalten alle Tabellen in der Datenblattansicht nun eine leere Spalte mit der Bezeichnung Klicken Sie hier zum Hinzufügen. Um eine Spalte hinzuzufügen, geben Sie Daten in die erste leere Zelle unter der Spaltenüberschrift ein. Sie können auch Daten in die leere Spalte einfügen. Sie müssen zum Hinzufügen oder Entfernen von Spalten nicht mehr in die Entwurfsansicht wechseln, aber Sie können die Entwurfsansicht natürlich auch weiterhin bei Bedarf verwenden.

Außerdem müssen Sie die am häufigsten verwendeten Datentypen für die neue Spalte nicht mehr festlegen. Standardmäßig müssen die Felder einer Datenbanktabelle bestimmte Datentypen enthalten, wie z. B. Text, Datum und Uhrzeit, Zahlen usw. Typischerweise legen Sie Datentypen fest, wenn Sie die Tabellen für eine Datenbank entwerfen. Allerdings leitet Access jetzt die meisten Datentypen ab, wenn Sie zum ersten Mal Daten in eine neue Spalte eingeben. Wenn Sie beispielsweise in das erste Feld der neuen Tabelle einen Namen eingeben, legt Access den Datentyp für dieses Feld auf "Text" fest. Wenn Sie beispielsweise ein Datum einfügen, legt Access den Datentyp für das Feld auf "Datum/Uhrzeit" fest usw. Wenn Sie eine Kombination aus Daten einfügen, z. B. Postleitzahlen aus mehreren Ländern/Regionen, wählt Access den Datentyp aus, der die Informationen am besten bewahrt – in der Regel den Datentyp "Text". Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Grundlegendes dazu, wie Access bei der Eingabe von Informationen Datentypen zuweist, weiter unten in diesem Artikel.

Weitere Informationen zum Festlegen von Datentypen finden Sie im Artikel Datentypen für Access-Desktopdatenbanken. Wenn Sie mit den Entwurfsregeln für relationale Datenbanken nicht vertraut sind, lesen Sie den Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erklären, wie Sie Spalten in Datenblättern mithilfe der Datenblatt- und Entwurfsansicht hinzufügen und entfernen können.

Hinzufügen einer Spalte unter Verwendung der Datenblattansicht

Die Schritte in diesem Abschnitt erklären, wie Sie die Datenblattansicht verwenden, um eine Spalte zu einem Datenblatt hinzuzufügen, der Spalte einen Namen zu geben und Daten einzugeben. Denken Sie im Weiteren daran, dass Sie mit den folgenden Schritten ein Feld in der Tabelle, die Ihrem Datenblatt zugrunde liegt, hinzufügen und ändern.

  1. Suchen Sie im Navigationsbereich die Tabelle, der Sie das Feld hinzufügen möchten, und doppelklicken Sie darauf.

    Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Scrollen Sie zur rechten oder linken Seite des Datenblattes (abhängig von Ihren Windows Regional- und Spracheinstellungen), und suchen Sie die leere Spalte.

    Standardmäßig werden die Wörter Klicken Sie hier zum Hinzufügen in der Spaltenüberschrift der leeren Spalte angezeigt.

  3. Geben Sie einige Daten in die erste leere Zeile unter der Überschrift ein.

    – oder –

    Fügen Sie Daten in das Feld ein, beginnend mit der ersten leeren Zelle.

    Speichern Sie Ihre Änderungen.

    Abhängig vom Typ der eingegebenen Daten legt Access den Datentyp für das Feld fest. Wenn Sie beispielsweise einen Namen eingeben, legt Access den Datentyp für das Feld auf "Text" fest.

    Weitere Informationen dazu, wie Access Datentypen festlegt, finden Sie im Abschnitt Grundlegendes dazu, wie Access bei der Eingabe von Informationen Datentypen zuweist. Informationen zum manuellen Einstellen von Datentypen finden Sie unter Festlegen der Datentypen, die in der Datenblattansicht nicht abgeleitet werden, ebenfalls weiter unten in diesem Artikel.

  4. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

    – oder –

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie im Kontextmenü auf Feld umbenennen. Geben Sie dann einen Namen für das Feld ein.

  5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

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Entfernen einer Spalte unter Verwendung der Datenblattansicht

Bevor Sie eine Spalte aus einem Datenblatt entfernen, sollten Sie einige wichtige Dinge berücksichtigen:

  • Wenn Sie eine Spalte entfernen, löschen Sie alle Daten in der Spalte, und Sie können das Löschen nicht rückgängig machen. Aus diesem Grund sollten Sie die Tabelle sichern, bevor Sie die Spalte löschen.

  • Bestimmte Arten von Spalten können Sie nicht ohne zusätzlichen Aufwand löschen. Beispielsweise können Sie die Datenblattansicht nicht verwenden, um ein Primärschlüsselfeld zu löschen. Dazu müssen Sie die Entwurfsansicht verwenden. Außerdem können Sie einen Primärschlüssel oder ein Nachschlagefeld nur löschen, wenn Sie vorher die Beziehung zwischen dem Feld und den Tabellen löschen, aus denen das Feld seine Daten bezieht. Die Erklärung, wie verknüpfte Felder gelöscht werden, geht über den Rahmen dieses Artikels hinaus.

    Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln Grundlagen des Datenbankentwurfs, Hinzufügen oder Ändern des Primärschlüssels einer Tabelle in Access, erstellen, bearbeiten oder Löschen einer Beziehung sowie erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds.

Entfernen der Spalte in der Datenblattansicht

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Spalte, die Sie entfernen möchten.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Feld löschen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.

  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

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Hinzufügen einer Spalte unter Verwendung der Entwurfsansicht

Wenn Sie mit früheren Versionen von Access vertraut sind, haben Sie wahrscheinlich bereits Erfahrung mit der Entwurfsansicht. Die Entwurfsansicht bietet mehr Flexibilität als die Datenblattansicht, da Sie alle verfügbaren Datentypen festlegen und Nachschlagefelder erstellen können, ohne die Entwurfsansicht verlassen zu müssen.

Hinzufügen der Spalte in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    – oder –

    Klicken Sie auf der Statusleiste von Access auf Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie in der Spalte Feldname eine leere Zeile aus, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

  3. Wählen Sie in der Spalte Datentyp neben Ihrem neuen Feldnamen einen Datentyp für die neue Spalte aus.

  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

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Entfernen einer Spalte unter Verwendung der Entwurfsansicht

Die Regeln zum Löschen einer Spalte in der Datenblattansicht gelten auch für die Arbeit in der Entwurfsansicht: Wenn Sie eine Spalte löschen, werden auch alle Daten in dieser Spalte gelöscht. Darüber hinaus müssen Sie, bevor Sie einen Primärschlüssel oder ein Nachschlagefeld löschen können, zuerst die Beziehungen zu diesen Feldern löschen.

Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln Grundlagen des Datenbankentwurfs, Hinzufügen oder Ändern des Primärschlüssels einer Tabelle in Accessund erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds.

Entfernen der Spalte in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    – oder –

    Klicken Sie auf der Statusleiste von Access auf Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie das zu löschende Feld oder die zu löschende Zeile aus.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Zeilen löschen.

    – oder –

    Drücken Sie ENTF.

  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

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Grundlegendes dazu, wie Access bei der Eingabe von Informationen Datentypen zuweist

Wenn Sie ein leeres Datenblatt erstellen, weist Access jedem Feld bei der ersten Dateneingabe einen Datentyp zu. In der folgenden Tabelle sind die unterschiedlichen Arten von Daten aufgeführt, die Sie eingeben können, sowie die Datentypen, die Access jeweils zuweist.

Hinweis: Die Datentypen "Anlage" oder "OLE-Objekt" können nicht durch Eingabe von Daten in ein Feld festgelegt werden, ebenso, wie das Aktivieren der Unterstützung der Rich-Text-Bearbeitung nicht durch Eingabe von Daten in ein Feld möglich ist.

Die folgende Tabelle zeigt, wie Access den Datentyp für ein Feld festlegt, wenn Sie Daten in der Datenblattansicht eingeben.

Eingabe

Access erstellt ein Feld mit diesem Datentyp:

Johann

Kurzer Text (Text)

Ein Textblock oder ein aus Text und Zahlen bestehender Block mit mehr als 256 Zeichen.

Langer Text (Memo)

Hinweis: Die Rich-Text-Formatierung kann in der Datenblattansicht nicht aktiviert werden. Zudem blendet Access für ein Memo-Feld, dessen Eigenschaft Nur anfügen aktiviert ist, standardmäßig den Text im Feld aus, wenn Sie den Cursor in dieses Feld platzieren.

Informationen zum Aktivieren von Rich-Text-Formatierung finden Sie im Artikel Erstellen oder Löschen eines Rich-Text-Felds.

http://www.contoso.com

Access erkennt die folgenden Internetprotokolle: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Hinweis: Damit Access das Protokoll erkennt und den Datentyp "Hyperlink" festlegt, darf auf das Protokoll kein Leerzeichen folgen.

Hyperlink

50000

Zahl, Long Integer

50.000

Zahl, Long Integer

50.000,99

Zahl, Double

50000,389

Zahl, Double

31.12.2019

Die Art und Weise, wie Access Datum-/Uhrzeit-Daten formatiert, wird von den Datum- und Uhrzeitformaten gesteuert, die in den Regions- und Spracheinstellungen von Windows festgelegt wurden.

Datum/Uhrzeit

31. Dezember 2019

Hinweis: Sie müssen mehr als nur den Namen des Tages eingeben oder einfügen, damit Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" ableiten kann. Wenn Sie z. B. "Dienstag" eingeben, wählt Access den Datentyp "Text" aus. Damit Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" ableiten kann, müssen Sie zusätzlich zum Tag einen Monat eingeben.

Datum/Uhrzeit

10:50:23

Datum/Uhrzeit

10:50

Datum/Uhrzeit

17:50

Datum/Uhrzeit

12,50 €

Access erkennt das Währungssymbol, das Sie in den Windows-Regions- und Sprachoptionen angegeben haben.

Währung

21,75

Zahl, Double

123,00 %

Zahl, Double

3,46E+03

Zahl, Double

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Festlegen der Datentypen, die in der Datenblattansicht nicht abgeleitet werden

Standardmäßig können Sie einige Aufgaben in der Datenblattansicht nicht ausführen:

  • Sie können die Datentypen "Anlage" und "OLE-Objekt" nicht festlegen, indem Sie Daten in ein leeres Feld einfügen.

  • Sie können die Rich-Text-Bearbeitung für ein Feld vom Datentyp "Langer Text (Memo)" nicht durch Einfügen von Daten aktivieren. Um die Rich-Text-Unterstützung zu aktivieren, müssen Sie in der Entwurfsansicht eine Option für das Feld festlegen.

Die Schritte in diesem Abschnitt erklären, wie Sie diese Aufgaben ausführen.

Festlegen des Datentyps "Anlage"

  1. Wählen Sie die leere Spalte (mit der Bezeichnung Klicken Sie hier zum Hinzufügen) in Ihrem Datenblatt aus, wenn sie nicht bereits ausgewählt ist.

  2. Wählen Sie in der Dropdownliste die Option Anlage aus.

  3. Speichern Sie Ihre Änderungen.

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Hinzufügen eines Felds vom Datentyp "Langer Text (Memo)" zu einer Tabelle mit Rich-Text-Bearbeitung

  1. Wählen Sie die leere Spalte (mit der Bezeichnung Klicken Sie hier zum Hinzufügen) in Ihrem Datenblatt aus, wenn sie nicht bereits ausgewählt ist.

  2. Wählen Sie in der Dropdownliste die Option Rich-Text aus.

  3. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Konvertieren einer Spalte in ein Nachschlagefeld

Standardmäßig können Sie die Datenblattansicht nicht verwenden, um eine neue Spalte in ein Nachschlagefeld zu konvertieren. Wenn Sie neu bei Access sind: Ein Nachschlagefeld zeigt Daten aus einer anderen Quelle – entweder einer Tabelle oder einer Liste von Elementen – in einer Liste an. Standardmäßig verwendet Access eine Dropdownliste, um Nachschlagedaten anzuzeigen, kann aber auch ein Listenfeld (eine Liste, die sich nicht öffnet oder schließt) in einem Formular verwenden.

Sie können zwei Arten von Nachschlagefeldern erstellen – tabellenbasierte Listen und Wertelisten. Eine tabellenbasierte Liste verwendet eine Abfrage, um Daten aus einer anderen Tabelle abzurufen, und eine Werteliste zeigt einen Satz hartcodierter Werte an. Die folgende Vorgehensweise erklärt, wie Sie beide Arten von Listen erstellen.

Hinzufügen eines Nachschlagefelds

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die dem neuen Datenblatt zugrunde liegt, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    – oder –

    Klicken Sie auf der Statusleiste von Access auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  2. Wählen Sie das Feld aus, das Sie umwandeln möchten.

    – oder –

    Wählen Sie eine leere Zeile in der Spalte Feldname aus, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Nachschlagespalte.

    – oder –

    Klicken Sie in der Entwurfsansicht in der Spalte Datentyp auf den nach unten weisenden Pfeil, und wählen Sie Nachschlage-Assistent aus.

    Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Erstellen einer tabellenbasierten Liste    

      1. Wählen Sie Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen aus, und klicken Sie auf Weiter.

      2. Wählen Sie unter Ansicht eine Option aus, wählen Sie eine Tabelle oder eine Abfrage aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Weiter. Wenn Sie in einem Nachschlagefeld beispielsweise Werte aus einer Tabelle verwenden möchten, klicken Sie auf Tabellen. Wenn Sie eine Abfrage verwenden möchten, klicken Sie auf Abfragen. Um ein Liste aller Tabellen und Abfragen in der Datenbank anzuzeigen, klicken Sie auf Beide.

      3. Verschieben Sie die Felder, die in Ihrer Nachschlageliste angezeigt werden sollen, aus dem Bereich Verfügbare Felder in den Bereich Ausgewählte Felder, und klicken Sie dann auf Weiter.

      4. Wählen Sie optional ein oder mehrere Sortierkriterien für die Felder aus, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben, und klicken Sie dann auf Weiter.

      5. Passen Sie optional die Breite jeder Spalte in der Nachschlageliste an, und klicken Sie dann auf Weiter.

      6. Geben Sie optional unter Beschriftung für die Nachschlagespalte einen Namen in das Textfeld ein.

      7. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen. Mit der Auswahl dieser Option können Sie mehr als ein Element in der Liste auswählen und speichern.

      8. Klicken Sie auf Fertig stellen. Wenn Sie von Access aufgefordert werden, die Tabelle zu speichern, klicken Sie auf Ja. Access fügt die Nachschlageabfrage der neuen Tabelle hinzu. Standardmäßig ruft die Abfrage die von Ihnen angegebenen Felder sowie die Primärschlüsselwerte für die Quelltabelle ab. Anschließend legt Access den Datentyp für das Nachschlagefeld so fest, dass er dem Primärschlüsselfeld in der Quelltabelle entspricht. Wenn das Primärschlüsselfeld in der Quelltabelle beispielsweise den Datentyp "AutoWert" aufweist, legt Access den Datentyp für das Nachschlagefeld auf "Zahl" fest.

      9. Kehren Sie zur Datenblattansicht zurück, wechseln Sie zum Nachschlagefeld, und wählen Sie ein Element aus der Liste aus.

        Oder

  5. Erstellen einer wertbasierten Liste    

    1. Klicken Sie auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben, und klicken Sie dann auf Weiter.

    2. Geben Sie im Feld Spaltenanzahl die Anzahl der Spalten ein, die die Liste enthalten soll, wechseln Sie dann zur ersten leeren Zelle, und geben Sie einen Wert ein.

      Wenn Sie den ersten Wert eingeben, wird unter der aktuellen Zelle eine weitere leere Zelle angezeigt.

    3. Wenn Sie mit der Eingabe des ersten Werts fertig sind, verwenden Sie TAB oder die NACH-UNTEN-TASTE, um den Fokus in die nächste Zelle zu verschieben, und geben Sie den zweiten Wert ein.

    4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis Sie die Erstellung der Liste abgeschlossen haben, und klicken Sie dann auf Weiter.

    5. Geben Sie optional einen Namen für das neue Feld ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

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